Berikut adalah gambaran dari jalur koordinasi tiap bagian divisi terkait dalam pengadaan barang pada perusahaan yang dijalankan hingga saat ini yakni :
Gambar 4.3. Alur proses pengadaan barang di PT. Karisma Indoagro Universal
4.2.4 Struktur Organisasi PT. Karisma Indoagro Universal
Organisasi merupakan salah satu alat bagi perusahaan untuk merealisasikan tujuannya. Organisasi perusahaan diperlukan sebagai kerangka
agar masing-masing orang di dalamnya dapat mengetahui akan tugas, wewenang, tanggung jawab yang harus dilakukannya. Organisasi dalam suatu perusahaan
sangat diperlukan dalam rangka pelaksanaan operasional perusahaan, dengan demikian diperlukan pemberian tugas atau wewenang dan tanggung jawab yang
tegas. 4.2.4.1 Job Discription Pada Bagian Marketing dan Sales.
1. Marketing manager
1. Bertanggung jawab kepada direktur.
2. Menjalankan dan mengendalikan organisasi departemen pemasaran secara
efesien dan efektif sesuai dengan misi dan visi perusahaan. 3.
Melaksanakan program pemasaran produk, harga, promosi, dan distribusi yang telah ditepkan oleh perusahaan.
4. Merancang, mengusulkan dan menganalisa kegiatan pemasaran sesuai
dengan kondisi masing-masing wilayah pemasaran. 5.
Merencanakan dan mengusulkan program-program pemasaran yang baru. Administrasi
Gudang Principle Pabrik
Pimpinan Sales Manager
Purchasing
6. Menangani dan mengawasi kontrak kerjasama pemasaran yang bersifat
kusus. 7.
Mengadakan koordinasi dan komunikasi intensif dengan jaringan pemasaran.
8. Bertanggung jawab membuat perencanaan penjualan dan kegiatan
pemasaran. 9.
Bertanggung jawab atas laporan pertanggung jawaban total biaya. 10.
Bertanggung jawab laporan evaluasi pencapaian target per tiga bulan, evaluasi kegiatan pemasaran dan evaluasi kondisi pasar dan pemasaran.
11. Bertanggung jawab mengelola produk ekslusif baik langsung melalui
principle maupun melalui Karisma. 12.
Memonitor dan mengarahkan petugas lapangan non karisma dalam hal product development.
13. Mengevaluasi program promosi toko baik melalui karisma maupun R1 yang
ditunjuk. 2.
Sales manager 1.
Bertanggung jawab atas pekerjaannya kepada direktur. 2.
Bertanggung jawab terhadap pencapaian target penjualan perusahaan yang telah ditetapkan.
3. Bertanggung jawab atas kegiatan penjualan masing-masing unit penjualan,
sesuai dengan rantai distribusi yang telah ditetapkan. 4.
Bertanggung jawab membina dan mengarahkan Team penjualan. 5.
Menemukan kategori criteria, kredit limit, kiospelanggan. 6.
Membantu menyelesaikan complain masalah transaksi ditingkat R1 atau R2 baik masalah keuangan maupun produk.
3. Marketing Representative
1. Bertanggung jawab kepada marketing manager.
2. Menjalankan dan mengendalikan organisasi bagian sesuai dengan visi dan
misi perusahaan. 3.
Melaksakan program pengenalan dan pembinaan produk baru ke toko dan petani.
4. Mencari , mengembangkan dan memelihara jaringan pemasaran.
5. Melaksanakan koordinasi dan kunjungan rutin terhadap kios yang ditunjuk
sebagai sub dealer. 6.
Membangun dan menciptakan hubungan kerja yang baik dan harmonis baik dengan kios pelanggan maupun lingkungan kerja.
7. Mengadakan koordinasi dengan petugas lapangan yang terkait dengan
program promosi atau kegiatan di lapangan. 8.
Mengarahkan petugas lapangan ke wilayah retailer yang ditunjuk 9.
Melaksakan dan mensosialisasikan program pemasaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan melalui marketing manager.
10. Bertanggung jawab terhadap pencapaian target di wilayah masing-masing.
11. Bertanggung jawab membuat perencanaan kegiatan dilapangan.
12. Bertanggung jawab membuat laporan total biaya dilapangan setiap akhir
bulan. 13.
Bertanggung jawab membuat laporan hasil kegiatan dan kunjungan dilapangan.
14. Membuat laporan dan memantau kegiatan competitor.
4. Sales kanvas
1. Bertanggung jawab kepada sales manager.
2. Bertanggung jawab terhadap administrasi kanvas dan personel kanvas.
3. Bertanggung jawab terhadap asset kanvas dan pendukungnya.
4. Bertanggung jawab terhadap target penjualan yang telah ditentukan.
5. Menentukan total biaya dan target penjualan.
6. Memeriksa laporan penjualan, tagihan, piutang, dan stock opname.
7. Mengetahui plafon kredit kios dan data untuk kategori criteria kios binaan.
8. Membantu mensosialisasikan program-program penjualan untuk
meningkatkan omset. 9.
Membangun dan menciptakan hubungan kerja yang harmonis dengan kios pelanggan dan lingkungan kerja.
10. Memberikan informasi mengenai kegiatan competitor baik masalah program
atau harga.
11. Selalu berkordinasi dengan sales manager atau dengan supervisor terutama
perkembangan masalah harga dan stok barang 12.
Menentukan prioritas penjualan dan produk-produk yang mempunyai nilai keuntungan yang baik.
13. Bertanggung jawab terhadap kinerja helper dan sopir kanvas.
14. Membuat selalu dan mensosialisasikan program point reward kepada
pelanggan dan secepatnya meyerahkan kebagian administrasi. 15.
Melaporkan kioskonsumen bermasalah kepada sales manager untuk segera diselesaikan.
5. Sales TO
1. Bertanggung jawab kepada marketing manager.
2. Mengadakan transaksi dengan toko yang ada di wilayah yang
bersangkutan. 3.
Mengirimkan data PO toko yang memesan barang melalui bagian pembuatan SO surat order.
4. Melakukan penagihan ke toko-toko yang mempunyai faktur yang telah
jatuh tempo. 5.
Menyetorkan semua hasil penjualan baik berupa tunai, BG melalui bagian keuangan.
6. Bertanggung jawab terhadap target penjualan yang telah ditentukan.
7. Mengetahui plafont kredit untuk setiap masing-masing toko.
8. Membantu mensosialisasikan program-program penjualan dari principle
atau program karisma. 9.
Membangun dan menciptakan hubungan kerja yang harmonis dengan kios pelanggan.
10. Memberikan informasi mengenai kegiatan competitor baik masalah harga,
dan produk. 11.
Selalu berkoordinasi dengan marketing manager mengenai perkembangan produk dan harga.
12. Menentukan prioritas penjualan untuk produk-produk yang mempunyai
nilai keuntungan yang besar.
13. Membuat dan selalu mensosialisasikan program point reward kepada
pelanggan. 14.
Melaporkan tokokonsumen bermasalah atau potensi kepada sales manager.
4.2.4.2 Sistem Kinerja Pada Bagian Sales TO PT.Karisma Indoagro Universal Sales TO Take Order
1.
Tujuan : Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur pelaksanaan
proses barang-barang yang hendak keluar dari gudang oleh Sales TO. 2.
Ruang lingkup : Prosedur ini digunakan untuk mengatur sales to yang terkait
dengan pelaksanaan proses registeradministrasi serta seleksi masuknya barang-barang di gudang PT.Karisma Indoagro Universal.
3.
Penanggung jawab : Sales TO
4.
Didistribusikan kepada : Kepala gudang, coordinator counter, sales counter.
5.
Tata cara : proses administrasi yang keluar gudang
- Sales TO menyerahkan surat order SO sesuai permintaan dari pelanggan
kepada administrasi counter untuk dibuatkan faktur penjualan. -
Administrasi counter mengadakan pengecekan antara permintaan dan ketersediaan barang untuk kemudian menerbitkan surat order, selanjutnya
surat order diserahkan kepada bagian pembuatan faktur penjualan dan surat jalan.
- Sales TO membuat laporan kepada asisten manager sales marketing
mengenai penjualan, penagihan, dan operational. 6.
Dokumen terkait :
- Surat order.
- Faktur penjualan.
- Laporan penjualan.
- Form persetujuan.
4.2.5 Produk PT Karisma Indoagro Universal
