Pengertian Sistem Informasi Penggajian

Gambar 2.5 Proses Export ke Microsoft Excel Gambar 2.6 Hasil di Dalam Microsoft Excel

C. Pengertian Sistem Informasi Penggajian

Dari penjelasan diatas, tentang apakah itu sistem, informasi dan gaji maka penulis dapat mengambil sebuah pengertian bahwa Sistem Informasi Penggajian adalah suatu kesatuan, rangkaian ataupun jaringan prosedur formal, dimana data diproses dan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji karyawan atau pegawai serta pembayarannya. Sistem informasi penggajian mencakup seluruh tahap pemrosesan penggajian dan pelaporan kepegawaian. Sistem menyajikan cara-cara penggajian Universitas Sumatera Utara pegawai secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan, dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajemen. Pemrosesan harus meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, pelaporan kepada pemerintah, dan persyaratan-persyaratan kepegawaian lainnya. Sistem yang efisien diperlukan untuk menjaga hubungan baik antara pegawai dan pemberi kerja. Pemrosesan penggajian sangatlah kompleks. Dalam organisasi besar, penggajian seringkali merupakan prosedur paling kompleks dalam operasi. Sebab arti penting sosial penggajian yang banyak mengalami perubahan asumsi dalam beberapa dekade terakhir. Pemerintah juga seringkali melakukan perubahan- perubahan aturan dan tingkat potongan pajak, sehingga sistem penggajian tidak dapat berumur panjang secara mapan. Strategi mengatasinya adalah dengan membuat garis besar prosedur penggajian dan membahas faktor-faktor yang mempengaruhi perhitungan aktual penggajian. Tidak perlu dibuatkan prosedur potongan pajak yang terlampau kaku, sebab hukum pajak berubah secara cepat. Pemrosesan penggajian merupakan suatu kegiatan yang peka terhadap hukuman denda maupun penjara jika pencatatan yang dibuat tidak memadai. Dan hal ini menjadi tanggungjawab analis sistem untuk membuat proses penggajian tetap aktual. Adapun informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian adalah : 1. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu. Universitas Sumatera Utara 2. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu. 3. Jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu. 4. Rincian unsur biaya gaji yang menjadi beban perusahaan dan setiap pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. Ada lima bagian dalam pembuatan daftar gaji yaitu sebagai berikut: 1. Bagian Pencatatan Waktu Dalam beberapa perusahaan industri ada peraturan gaji dan upah minimum yang harus dibayarkan kepada karyawan. Bagian ini mencatat waktu kerja dari para karyawan yang dipakai dasar untuk menghitung upahnya. 2. Bagian Akuntansi Gaji dan Upah Bagian ini termasuk dalam Bagian Akuntansi Umum. Dalam bagian ini daftar jam kerja yang disusun oleh Bagian Pencatat waktu digunakan untuk mengerjakan Buku Upah. Dalam buku ini dicatat jumlah waktu kerja perminggu, tarif upah perjam, per hari atau per minggu, jumlah upah bruto sebelum potongan-potongan untuk pajak dan lain-lain dan akhirnya jumlah upah netonya yang harus dibayarkan kepada tiap karyawan. 3. Bagian Akuntansi Umum Bagian ini bertanggung jawab untuk pembuatan voucher pembayaran upah tiap minggu dan voucher penyetoran pajak penghasilan kepada kas Universitas Sumatera Utara negara. Bagian ini bertanggungjawab juga untuk pembagian gaji dan upah kepada biaya-biaya produksi, biaya-biaya penjualan dan biaya- biaya administrasi dan umum. 4. Bagian Keuangan Dalam bagian ini daftar gaji dan upah digunakan untuk membuat sampul-sampulamplop-amplop gaji dan upah untuk tiap karyawan atau mengisi cek. Kemudian daftar gaji dan upah itu dicatat dalam buku Jurnal Pengeluaran Kas. Jika gaji dan Upah dibayar dengan cek, maka cek-cek ini dicatat dalam register cek. 5. Bagian Kalkulasi Harga Pokok Bagi perusahaan industri yang mempunyai Bagian Kalkulasi Harga Pokok atau Bagian Akuntansi Biaya dan Harga Pokok berhubungan tidak hanya dengan pembuatan daftar gaji upah akan tetapi berhubungan juga dengan bagaimana membagikan gaji dan upah kepada bermacam- macam pesanan atau kepada bagian-bagian yang ada dalam perusahaan industri.

D. Pengendalian Intern Untuk Prosedur Akuntansi GajiUpah