BAB III PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai perancangan dari komponen penyusun pada sistem. Komponen – komponen yang dirancang meliputi perangkat keras dan
perangkat lunak. Perangkat keras berupa rangkaian atau modul rangkaian elektronika, sedangkan perangkat lunak merupakan program yang ada pada mikrokontroler maupun
aplikasi desktop.
3.1. Gambaran Sistem
Sistem keseluruhan terdiri dari sebuah PC, switch dan modul pencatat kehadiran. Ketiganya terkoneksi secara LAN di sebuah gedung perkuliahan. Switch bertugas
sebagai terminal jaringan. PC memiliki peran sebagai server untuk mengolah, mengirim dan menerima informasi terhadap modul pencatat kehadiran.
Gambar 3.1. Gambaran keseluruhan sistem.
Modul pencatat kehadiran merupakan modul yang memiliki tugas menerima data dari label barcode KTM dan mengirimkan data tersebut ke PC melewati switch. Modul
ini diletakan pada setiap ruangan dalam suatu gedung perkuliahan dan digunakan saat mahasiswa masuk ke ruangan kuliah. PC diletakkan pada sebuah ruangan gedung
perkuliahan. Sistem dijalankan maksimal untuk 16 minggu pertemuan per matakuliah. Pengajar yang hendak memulai perkuliahan menyalakan modul pencatat kehadiran,
lalu memastikan bahwa jadwal yang tampak pada LCD merupakan matakuliah pengajar tersebut. Setelah itu, mahasiswa dipersilahkan untuk mengeluarkan KTM dan memasuki
ruang kuliah. Pengajar mempersiapkan barcode scanner, kemudian menekan tombol scan
terhadap label barcode KTM para mahasiswa yang memasuki ruang kuliah.
3.2. Cara Kerja Sistem
Sistem yang dibuat terdiri dari PC dan modul pencatat kehadiran, oleh karena itu cara kerja sistem dibagi menjadi dua. Kedua cara kerja sistem tersebut yaitu:
1. Cara Kerja Sistem pada PC
Operator memberikan input ke database PC secara manual melalui pengisian form atau dengan menggunakan file, dimana data yang dimasukkan
berupa informasi mengenai daftar presensi yang berisi kode matakuliah, nama matakuliah, kode pengajar, nama pengajar, waktu perkuliahan, ruangan kuliah
dan daftar peserta. File-file yang dimasukkan ke database berasal dari kantor fakultas, dengan format yang sudah ditentukan. Pengisian secara manual dapat
dilakukan dengan menggunakan form – form data yang tersedia. Proses ini dilakukan sebelum masa perkuliahan dimulai.
Setelah proses input daftar presensi selesai, operator lalu mengatur koneksi modul pencatat kehadiran dengan PC melalui form koneksi.
Pengaturan dilakukan dengan memberikan alamat IP modul pencatat kehadiran yang disesuaikan dengan ruangan kuliah. Ketika pengaturan sudah selesai,
operator wajib memeriksa dan memastikan bahwa koneksi tidak bermasalah. Aplikasi desktop dijalankan pukul 07:00 sampai 20:00 pada hari Senin
hingga Jumat. Operator wajib membuka koneksi sebelum pukul 07:00 dengan menekan start button pada form halaman utama. Setelah pukul 20:00 maka
koneksi harus diputus dengan penekanan tombol stop. Setelah masa perkuliahan selesai, maka operator dapat mencetak laporan
yang sudah diolah pada aplikasi desktop. Laporan tersebut diteruskan kepada kantor fakultas sebagai laporan daftar presensi untuk ditindaklanjuti, apabila
ditemukan ada mahasiswa yang tidak mengikuti perkuliahan selama lebih dari 3 pertemuan.
2. Cara Kerja Sistem pada Modul Pencatat Kehadiran
Modul pencatat kehadiran dinyalakan terlebih dahulu ketika hendak digunakan. Setelah modul menyala, maka modul akan memeriksa koneksi
kepada PC. LED hijau akan menyala jika koneksi dengan PC berhasil, ini menandakan bahwa modul berada pada mode online. Jika koneksi gagal maka
LED kuning akan menyala, modul berada pada mode offline. Pada mode online, mikrokontroler akan memeriksa terlebih dahulu
apakah ada data di EEPROM internal. Jika ada maka data pada EEPROM akan dikirim ke server terlebih dahulu sebelum modul meminta informasi jadwal
perkuliahan. Apabila jadwal telah diberikan oleh PC, pada LCD akan tampil informasi
mengenai perkuliahan saat itu. Informasi yang ditampilkan yaitu kode
matakuliah, nama matakuliah dan nama pengajar. Proses pengisian daftar presensi dapat dilakukan setelah informasi jadwal tertampil di LCD.
Pengisian daftar presensi dilakukan dengan menggunakan label barcode KTM. Label barcode KTM didekatkan ke barcode scanner, lalu tombol scan
ditekan. Data akan masuk ke mikrokontroler kemudain diolah dan diteruskan ke PC bagian aplikasi server. Setelah beberapa saat, akan muncul konfirmasi
di LCD mengenai respon terhadap data yang dikirim tadi. Mahasiswa dapat mengamati informasi tersebut, dan apabila konfirmasi menyatakan bahwa NIM
gagal tercatat atau merasa kurang yakin dengan informasi tersebut, maka mahasiswa dapat mengulangi proses pengisian daftar presensi.
Konfirmasi dari server setelah mahasiswa melakukan proses scanning pada label barcode KTM berupa informasi bahwa mahasiswa tersebut berhasil
mengisi daftar presensi, ditambah dengan pesan yang menyatakan status kehadiran di perkuliahan. Status kehadiran yang dimaksud adalah toleransi
untuk tidak menghadiri perkuliahan, tentunya mahasiswa yang sudah melanggar batas toleransi akan mendapatkan status kehadiran bahwa
mahasiswa tersebut telah gagal dalam perkuliahan. Batas toleransi yang digunakan adalah sebanyak tiga kali untuk setiap matakuliah yang diikuti,
lebih dari batas itu mahasiswa dianggap gagal mengikuti perkuliahan. Pada mode offline, data KTM disimpan pada EEPROM internal
mikrokontroler. Data yang disimpan ke dalam EEPROM berupa waktu dan NIM. Waktu yang tercatat diambil dari RTC. Mode offline juga digunakan
ketika listrik PLN padam. Catu daya yang digunakan menggunakan baterai. Baterai yang digunakan dapat diisi ulang, sehingga tidak perlu melakukan
penggantian baterai berkali – kali.
Modul pencatatan daftar presensi memiliki waktu toleransi 15 menit untuk digunakan, artinya seluruh mahasiswa yang hendak melakukan
pengisian daftar presensi hanya mendapat batas waktu sebesar 15 menit. Waktu tersebut mulai dihitung saat ada data NIM yang masuk untuk pertama
kali, dimana NIM tersebut ada pada daftar presensi. Aturan ini digunakan saat berada pada mode online.
3.3. Perancangan Perangkat Keras
