Penentuan Prioritas Usulan Perbaikan

75 BAB 6 ELIMINATE, COMBINE, REARRANGE, SIMPLIFY ECRS ANALYSIS

6.1. Usulan Perbaikan

6.1.1. Penentuan Prioritas

Perbaikan Setelah mendapatkan detail rata-rata durasi dan aktivitas kemudian dari delapan orang security diamati pula frekuensi masing-masing aktivitas. Frekuensi masing- masing aktivitas dari setiap petugas kemudian dihitung rata-ratanya untuk dikalikan dengan rata-rata durasi pengerjaan satu aktivitas. Hasil kali frekuensi dan durasi adalah berupa Score, dimana score ini akan dijadikan sebagai salah satu aspek yang akan dipertimbangkan untuk memutuskan aktivitas mana yang akan diprioritaskan untuk diperbaiki. Terdapat pengecualian pada dua macam macro activity yaitu pemeriksaan APAR bulanan dan tanggungjawab terhadap kelengkapan dokumen. Kedua macro activity tersebut tidak dimasukan dalam perhitungan Score dikarenakan beberapa hal sebagai berikut: a. Frekuensi dilakukannya pekerjaan tersebut hanya sebulan sekali sehingga satuan yang digunakanpun berbeda. b. Analisis yang dilakukan adalah bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja harian agar terjadi perbaikan dari segi waktu siklus sedangkan kedua macro activity tersebut hanya dilakukan 1x dalam sebulan sehingga dampak perbaikan pada pekerjaan tersebut hanya akan nampak saat security melakukan pekerjaan tersebut di hari tertentu. Hal ini juga telah disampaikan oleh Mikes J. 2007 pada papernya yang berjudul Improving Processes and Focusing on Value, mengenai hal-hal yang harus dipertimbangkan sebelum melakukan perbaikan. Perlu adanya pertimbangan mengenai seberapa besar dampak yang akan terjadi bila fokus untuk memperbaiki suatu hal yang misalnya hanya terjadi sebulan sekali. Dampak perbaikan yang akan dirasakan tidak terlalu besar dikarenakan hanya akan nampak di saat petugas security melakukan aktivitas tersebut, yaitu 1 bulan sekali. Maka dari itu perbaikan akan difokuskan pada aktivitas yang secara rutin dilakukan setiap harinya. Setelah mendapatkan detail il r r at ata-rata durasi da da n n aktivitas kemudian dari delapan orang security diama a ti ti pula frekuensi masing-masing ak ak tivitas. Frekuensi masing- y masing aktivitas as dari setiap petugas kemudian dihitung ng rata-ratanya untuk dikalikan de de ng an rata-rata duras a i pe e ng ger erja ja an an sat a u aktivitas. H H as asil kali frekuensi dan du u ra rasi adalah be be ru u pa pa Score, di d mana scor or e e ini ni a aka kan dijadikan se sebagai salah satu u aspek y y an an g g akan diperti ti mb mb a an k gk an u nt nt uk uk memutuskan n ak ak tivitas ma mana yang ak akan dip p ri ri or or it it as as ka k n un un tu tu k diperbaiki. Terd d ap ap at at p penge ge cu alian pa da dua mac am macro activi ty yai tu tu pem m er er ik k sa sa a an APA PAR y bula lana nan n da a n n ta nggung ja wa b terhad ap kelengkap an dokum en en. Ke Ke du dua a macr cro ac ac ti ti vi vity t t e er sebut tidak di ma sukan da lam perh itungan y Sc or r e e d d ik k ar are enakan n be be be b rap pa h al s ebagai berik ut : a. Fre re ku ensi dil ak ukan nya pe ke rjaa n te rseb ut han ya sebulan s ek al a i sehing g ga ga sa a tu an yang diguna ka npun b erbeda. b. b. A n na lisis yang dil ak uk an ada lah bertujua n un tuk mening ka tkan e fi i sien n s si ker e ja a ha a ri an a ga r te te rj rj ad adi perbai ka ka n n dari seg g i i w waktu siklus s s s ed ed angkan k k edua ma acr cr o o activity tersebut hanya dila ku kuka k n n 1 1x dalam sebulan sehingga damp mp ak a y perbaikan pada pekerjaan tersebut hanya akan nampak saat se secu cu ri rity me la la ku ku ka ka n n pe pe ke ke rj rj aa aa n n te te rs rs ebut di hari terte e nt nt u u. H H al al i i ni ni j j ug ug a a te te la la h h d disa sa mp mpa aik kan oleh h M M ik ik es es J J. 2 2 00 00 7 7 p pada pa pape pe rn rn ya ya y yan ang b be rj rj ud ud ul ul Im Im pr pr ov ov in in g g P Proces esse se s s and Fo Focu cu si si ng ng o o n n Va Valu lu e e, mengen enai hal l -hal y y a ang haru u s s di d pe e rt rt im im ba ba ng ng ka ka n s sebelum mela k ku k kan perbaikan. Perlu u adany ya pertimbangan mengenai seberapa besar dampak yang akan t terjadi bila fokus untuk memperbaiki suatu hal yang misalnya hanya terjad d i sebulan s sekali. Dampak perbaikan yang akan dirasakan tidak terlalu besa ar dikare renakan hanya akan nampak di saat petugas security melakukan a a kt k ivit t a as tersebut, yaitu 1 bulan sekali. Maka y dari itu perbaikan akan difokuskan an pada aktivitas yang secara rutin dilakukan 76 Tabel 6.1. Score Shift Pagi No. Macro activity Rata-rata frekuensi shift orang Rata-rata waktu siklus aktivitas detik Score 1 Akses masuk dan keluar kendaraan 85x shift orang 59,72 5076 2 Patroli 1x shift orang 3576 3576 3 Penyeberangan jalan raya 1x shift orang 1644 1644 4 Administrasi raw material dan finished good truck 11x shift orang 128,73 1416 5 Pelayanan visitor 8x shift orang 130,5 1044 6 Paket dan surat 6x shift orang 120 720 7 Fire alarm 3x shift orang 168 504 8 Ketertiban 4x shift orang 126 504 9 Pihak ketiga project dan non project 3x shift orang 164 492 10 Pengawasan CCTV 1x shift orang 324 324 Tabel 6.2. Score Shift Siang No. Macro activity Rata-rata frekuensi shift orang Rata-rata waktu siklus aktivitas detik Score 1 Patroli 2x shift orang 2040 4080 2 Penyeberangan jalan raya 1x shift orang 1920 1920 3 Akses masuk dan keluar kendaraan 25x shift orang 59,2 1480 4 Administrasi raw material dan finished good truck 9x shift orang 154,3 1080 5 Pengawasan CCTV 1x shift orang 700 700 6 Pihak ketiga project dan non project 3x shift orang 200 600 7 Ketertiban 4x shift orang 150 600 8 Paket dan surat 2x shift orang 260 520 9 Fire alarm 3x shift orang 160 480 10 Pelayanan visitor 3x shift orang 100 300 1 keluar kendaraan 85x sh sh if if t t orang 59,72 5 2 Patroli 1x shift orang 3576 3 3 Penyeberan n g gan jalan raya 1x shift orang 1644 4 A Admini nistrasi raw ma a te terial dan fi fi ni i sh sh ed e g good truck 11 1 x x sh sh if if t or oran an g g 12 28, 8, 73 5 Pelaya y na na n n visitor 8x 8x h sh if if t t or r an an g g 130,5 6 6 Pa a ke ke t t da da n sura ra t t 6x shif t orang 12 120 7 Fi Fire re a larm m 3x shif t orang 16 6 8 8 8 Ke K tert rt i ib an 4x sh if t orang 126 6 9 9 Piha ha k ketiga projec t da a n no n project 3x sh if t orang 16 64 10 10 P Pe ngawas an CCTV 1x sh ift oran g 32 4 4 Ta be l 6.2. Score Sh ift Siang t No. Ma cr cr o o ac ac ti ti vi vi ty ty Ra Ra ta-rata f f re re k kuensi sh s if f t t o orang Ra ta -rata w wa aktu si si kl k us ak tivitas detik S S 1 Patroli 2x shif if t t orang 2040 2 2 Pe Pe ny y eberangan j j ja ja la la n n ra ra ya ya 1x 1x shift oran n g g 19 19 2 20 3 3 A Akses masu u k k da da n n ke ke lu lu ar ar ke ke nd nd araa aa n n 25x sh shif ift t oran n g g 59,2 2 4 A A Ad Ad minist st ra ra s si raw material dan finished good truck 9x sh ift or ran a g 154,3 5 Pengawasan CCTV 1x x shift ora ang 700 6 Pihak ketiga project dan non project 3x shift or rang 200 7 Ketertiban 4x sh shift o orang 150 8 Paket dan surat 2x shif f t t orang 260 77 Score yang ditampilkan pada Tabel 6.1. dan Tabel 6.2. akan dijadikan salah satu pertimbangan dalam menentukan prioritas perbaikan. Dalam memberikan usulan perbaikan juga perlu memperhatikan aspek-aspek lain sehingga tidak serta merta langsung ditentukan dari jumlah score tertinggi. Perbaikan yang akan dilakukan juga memeperhatikan beberapa aspek sebagai berikut: a. Keterkaitan dengan departemen lain Dari hasil perhitungan score shift pagi dapat dilihat bahwa aktivitas penyeberangan jalan raya menempati posisi tertinggi ketiga dengan score 1644 dan pada shift siang menempati tertinggi kedua dengan score 1920. Namun dari hasil diskusi dengan pihak perusahaan ternyata diputuskan bahwa aktivitas ini tidak memiliki keterkaitan dengan departemen lain. Usulan perbaikan yang dikehendaki akan diprioritaskan pada aktivitas yang berkaitan dengan proses berlangsungnya departemen lain sehingga meskipun aktivitas ini memiliki score yang cukup tinggi, aktivitas penyeberangan tidak diprioritaskan dalam pemberian usulan perbaikan. Pada perhitungan score shift siang, juga terdapat aktivitas dengan score yang cukup tinggi yaitu pengawasan CCTV. Meskipun aktivitas ini memiliki score yang tinggi namun ternyata pihak perusahaan dan petugas security sendiri tidak merasa terlalu bermasalah dengan aktivitas ini sehingga mereka memutuskan untuk memilih perbaikan pada pelayanan pihak ketiga project dan non project pada shift siang dengan alasan memang terjadi masalah dalam proses administrasi. b. Kebutuhan Petugas Security Terdapat pula aktivitas dengan score yang berada di bawah 5 besar score tertinggi namun seringkali menjadi keluhan petugas security, yaitu penerimaan paket dan surat. Untuk aktivitas ini meskipun score nya tidak terlalu tinggi namun akan dijadikan sebagai prioritas karena petugas security seringkali mengalami kesulitan dalam mengorganisir paket dan surat, dikarenakan banyak paket pribadi yang seringkali dialamatkan ke perusahaan. Paket-paket pribadi yang seringkali dikirimkan ini baju, makanan, dan produk lain yang biasanya dibeli dari online shop sebenarnya bukan merupakan tanggungjawab petugas security sehingga penerimaan paket dan surat akan diprioritaskan untuk diperbaiki. juga memeperhatikan beberapa a a sp sp ek ek s s eb eb agai berikut: a. Keterkaitan denga a n n d departemen lain Dari hasil p p e erhitungan score shift pagi dapat di di lihat bahwa aktivitas t penyeber er an gan jalan raya a m m en en em em pa pa ti ti pos os isi tertinggi ke eti ti ga g dengan score 1644 44 dan pada a sh h if ift t siang m m en en em empa pa ti ti t t er er ti ti ng ng gi gi k k ed e ua denga an n t t score 1920. N Namun da da ri has s il il d diskusi den en ga ga n n pi pi hak perusa sa haan ternyata di d putuskan bahw a a ak akti ti vi v tas in in i i ti da k memi li ki keterka it t an an denga ga n n de departem e en lain. Us U ul ul an an perba a ik ik an yang dikehend ak i akan diprior it as ka ka n pada da a akt kt ivitas y y ang be be rk rk ai a tan n de ngan proses berl an gsungnya d eparte me men la lain in sehingg gga meskip p un aktivitas i ni mem il ik i score y an g cukup ti t nggi gi, , ak a tivita a s s peny y eb erangan tidak di pr io ritask an dalam pem berian usulan pe erbai i ka ka n. n Pa a d da perhi tung an score sh ift s iang , ju ga terdapat ak ti vi tas de engan an t sc s or r e e ya a ng cukup tingg i ya it u pe ngawas an C CT V. M es ki pun aktivitas ini memi mi li k ki sc c or e yang tinggi nam un ternyata pi ha k pe ru sahaan dan pet ug gas se e c curity ty se se nd iri ti da k merasa terlalu bermasalah dengan a ktiv it as i n ni s sehingg gg a a mere ka m m em emut ut us us ka ka n n un un tu tu k k m memilih pe perb rb ai ai ka ka n n pa pa da da p p el el ay a an an pihak ket et ig ga a project dan non project pada sh sh if if t siang dengan alasan memang te te r rjad ad i t ma m salah dalam proses administrasi. b. b. K K eb eb ut ut uhan P P et etug ug as as Se Secu cu ri ri ty ty Te T rdapat pul l a a ak akti tivita a s s dengan an sc sc or or e yang g be b ra da da d d i i bawah 5 be besa sar r score te te rt in in gg gg i i na a mu mun seringka li li menjadi di keluhan p p et et ugas as s secu cu ri ri t ty, yaitu penerimaan paket dan surat at . Untuk ak a tivitas ini meskipun score nya tidak terlalu tinggi namun akan dij jadikan seb bagai prioritas karena petugas security seringkali mengalami kesu ulitan dala am mengorganisir paket dan surat, dikarenakan banyak paket priba a d di yang seringkali dialamatkan ke perusahaan. Paket-paket prib bad a i i yang seringkali dikirimkan ini baju, makanan dan produk lain yang bi bi asanya dibeli dari online shop sebenarnya 78 Dari pertimbangan-pertimbangan tersebut maka diputuskan aktivitas yang akan diperbaiki adalah sebagai berikut: Tabel 6.3. Aktivitas yang Akan Diperbaiki No Shift Pagi Siang 1 Akses masuk dan keluar kendaraan Patroli 2 Patroli Akses masuk dan keluar kendaraan 3 Administrasi raw material dan finished good truck Administrasi raw material dan finished good truck 4 Pelayanan visitor Pihak ketiga project dan non project 5 Paket dan surat Paket dan surat Urutan aktivitas yang diperbaiki pada Tabel 6.3. tidak hanya berdasarkan dari bobot saja namun juga merupakan hasil pertimbangan dari pihak perusahaan yang berkaitan dengan keterkaitan dengan departemen lain maupun kebutuhan dari petugas security sendiri.

6.1.2. Analisis Sumber