kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.
3. Keterlibatan total Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan
mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif competitive advantage di pasar yang dimasuki.
Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenangkuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes fleksibel untuk memecahkan persoalan,
memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi
wewenangkuasa yang dapat menguntungkan organisasiperusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut.
B. Elemen pendukung TQM dalam perusahaan
1. Kepemimpinan
Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa
yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu terpadu. Ketika memutuskan untuk menggunakan TQM sebagai kunci proses manajemen, peranan manajer senior sebagai
penasihat, guru dan pimpinan tidak bisa diremehkan. Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional di mana
manajer yang paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya di dunia, harus diperebutkan melalui persaingan yang ketat. Kenyataan hidup yang berat ini akan
menyadarkan manajer senior mengakui bahwa mereka harus mengembangkan secara partisipatif, baik misi dan visi mereka maupun proses manajemen, yang dapat mereka
pergunakan untuk mencapai keduanya. Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa TQM adalah suatu proses yang terdiri dari tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang harus mereka
kelola agar mencapai perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Mutu didasarkan pada ketrampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan,
memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat
yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking,
statistik dan teknik lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan yang paripurna.
3. Struktur pendukung
Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin
diperoleh dari luar melalui konsultan, akan tetapi lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen
senior untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui network dengan manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai
topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior. 4.
Komunikasi Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara
berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara
ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.
5. Ganjaran dan Pengakuan
Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang
diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan
yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran
agar dapat menjadi panutancontoh bagi karyawan lainnya. 6.
Pengukuran Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting didalam menetapkan
proses manajemen mutu. Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan bahwa
kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi. Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap
orangkaryawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya. Prinsip dari sistem TQM adalah melibatkan semua elemen karyawan mulai dari ” Top
Management” sampai dengan pelaksana teknis ” Button Up Management”. Sistem TQM harus dimengerti, dipahami dan diterapkan dengan efisien dam efektif dalam semua aktifitas
di lingkungan perusahaan untuk mencapai tujuan, sasaran dan target produktivitas sesuai dengan kebijakan top management, yang dapat membantu perusahaan mewujudkan hasil
yang berpotensi dari teknologi informasi. Dalam era informasi sekarang ini, kepemilikan informasi merupakan hal yang sangat
penting dan berharga, namun jika digunakan dengan tidak bijaksana akan menimbulkan masalah. Suatu teknologi tidak dapat berjalan dengan sendirinya dalam setiap permasalahan.
TQM dapat diterapkan dalam teknologi informasi apabila memenuhi syarat-syarat berikut: a.
Setiap perusahaanorganisasi harus secara terus menerus melakukan perbaikan proses pada mutu produk dan layanan, sehingga dapat memuaskan konsumen.
b. Memberikan kepuasan kepada pemilik, supplier, karyawan dan para pemegang saham.
c. Memiliki wawasan dan pandangan jauh kedepan dalam meningkatkan profit dari penjualan
produk atau layanan. d.
Fokus utama ditujukan pada proses, baru pada hasil. e.
Menciptakan kondisi di mana para karyawan dapat aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu.
Oleh karena itu penggunaan teknologi informasi bagi perusahaan harus disesuaikan dengan kondisi, beberapa penggunaan teknologi informasi yang dapat diterapkan bagi
perusahaan. 1.
Menggunakan IT untuk meningkatkan jumlah customer dengan memperbesar pasar melalui internet. Cara yang termudah adalah dengan membuat website, karena sudah banyak tersedia
program-program komputer untuk memudahkan dalam membuat website. 2.
Menggunakan IT untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Dengan menggunakan IT perusahaan dapat lebih mudah dalam mencari informasi yang dapat
membantu meningkatkan produknya. Misalnya bertukar informasi dengan pakar yang secara fisik berlokasi jauh dengan menggunakan email.
3. Menggunakan IT untuk meningkatkan kinerja perusahaanorganisasi. Sebagai contoh LAN
intranet dapat dipasang di perusahaanorganisasi untuk mempercepat proses pertukaran informasi dalam bentuk email dan file sharring.
C. Hambatan dan kendala mengadopsi TQM dalam perusahaan
