Kepala Bagian Operasional, fungsi utamanya merencanakan, mengarahkan, Kepala Bagian Marketing, fungsi utamanya adalah merencanakan, Pemetaan Risiko Operasional

merupakan kegiatan utama perusahan secara langsung yang berhubungan dengan aktivitas utama dalam upaya mencari target. Manajer operasional bertanggung jawab dalam : - Tersusunnya sasaran, rencana jangka pendek, jangka panjang, serta proyeksi finansial dan non finansial tahunan. - Tercapainya target yang telah ditetapkan secara keseluruhan . - Terselenggaranya penilaian prestasi kerja karyawan.

c. Staff Administrasi, fungsi utamanya adalah melakukan pengelolaan

pengadministrasian segala sesuatu yang berkaitan dengan aktivitas pekerja. Staff administrasi bertanggung jawab dalam : - Mengadministrasikan seluruh berkas yang menyangkut dengan surat jalan. - Mengadministrasikan semua surat-surat masuk dan keluar khususnya yang berkaitan dengan PO purchase order.

d. Staff Keuangan, fungsi utamanya adalah melakukan pengelolaan keuangan

pada PT. Karisma Teknika secara keseluruhan. Staff keuangan bertanggung jawab dalam: - Membuat laporan keuangan PT. Karisma Teknika kepada pihak yang berkepentingan. - Pengarsipan laporan keuangan dan berkas-berkas yang berkaitan secara langsung dengan keuangan. - Menyiapkan laporan-laporan untuk keperluan analisis keuangan perusahaan

e. Kepala Bagian Operasional, fungsi utamanya merencanakan, mengarahkan,

mengontrol serta mengevaluasi seluruh rangkaian aktivasi di bidang operasional baik yang berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal yang dapat meningkatan profesionalisme khususnya dalam pelayanan terhadap pemasok dan pelanggan. Kepala bagian operasional bertanggung jawab dalam - Terselenggaranya pelayanan yang memuaskan service excellent kepada pemasok dan konsumen. - Terevaluasinya dan terseleksinya seluruh produk-produk yang akan dikirim ke supplier. - Terasipkannya surat masuk dan surat keluar serta hasil produk PO.

f. Kepala Bagian Marketing, fungsi utamanya adalah merencanakan,

mengarahkan serta mengevaluasi target produk serta memastikan strategi yang digunakan sudah tepat dalam upaya mencapai sasaran. Kepala bagian marketing bertanggung jawab dalam : - Tercapainya target marketing dalam pemasaran produk kimia. - Melakukan penilaian terhadap potensi pasar dan pengembangan pasar. Tenaga kerja di PT. Karisma Teknika terdiri dari kerja tetap, tenaga kerja harian dan tenaga kerja kontrak. Tenaga kerja tetap yang bekerja secara permanen, tenaga kerja tersebut terdiri dari staf perusahaan yang menerima gaji setiap bulan. Tenaga kerja harian adalah tenaga kerja yang dihitung per hari dalam pemberian gaji dan dapat ditambah sewaktu-waktu pada saat perusahaan memerlukannya. Pada saat ini PT. Karisma Teknika memiliki 13 orang karyawan. Tabel 4 Tabel 4. Jumlah Tenaga Kerja PT. Karisma Teknika Berdasarkan Posisi dan Jenis Kelamin Tahun 2010 No. Posisi Laki-Laki Perempuan Jumlah orang 1 Direktur 1 - 1 2 Staff Manager - 1 1 3 Staff Administrasi - 1 1 4 Staff Keuangan - 1 1 5 Marketing 1 - 1 6 Kepala bagian produksi 1 - 1 7 Tenaga kerja operasional 6 - 6 8 Tenaga kerja harian 1 - 1 Total Tenaga Kerja 10 3 13 Sumber : PT. Karisma Teknika, 2010

4.2. Produk – produk PT. Karisma Teknika

Produk otomotif di PT. Karisma Teknika sebesar 70 persen dan produk non-otomotif sebesar 30 persen dikarenakan PT. Karisma Teknika produknya banyak lebih ke perusahaan otomotif dibanding perusahaan non-otomotif sangat sedikit yaitu

1. Produk Bahan Kimia untuk Otomotif

Bahan kimia otomotif PT. Karisma Teknika dipasarkan ke perusahaan-perusahaan otomotif yaitu PT Astra Honda Motor, PT TVS Motor Company Indonesia, PT Yamaha Indonesia Motor Manufacturing, dan PT Yamaha Motor Manufacturing West Java. Produk-produk tersebut menjadi bahan campuran kimia untuk produk perusahaan otomotif, yaitu pengolahan limbah dan proses finishing produk otomotif seperti kesalahan dalam pengecatan dan sebagai pembersih karat dan anti karat pada produk yang mudah terkena karat. Perusahaan otomotif ini sudah menjadi pelanggan setia dengan setiap bulannya melakukan Purchase Order dengan membeli produk yang sama seperti perusahaan Yamaha untuk pelapisan pengecatan pada sparepart. Produk bahan kimia untuk otomotif yang dipesan perusahaan-perusahaan tersebut kepada PT. Karisma Teknika dapat dilihat pada Lampiran 2.

2. Produk Bahan Kimia untuk Non-Otomotif

Bahan kimia non-otomotif di PT. Karisma Teknika sebagaimana produknya di pasarkan ke-25 perusahaan non otomotif seperti PT Panasonic Manufacturing Indonesia. Produk-produk non otomotif ini sebagai bahan pencampuran untuk produk mereka yang dipergunakan dalam pembuatan produk dan juga pada limbah yang ada pada lingkungan mereka seperti limbah perusahaan yang akan dapat dipakai kembali. Produk bahan kimia untuk non-otomotif dapat dilihat pada Lampiran 3.

4.3. Pemetaan Risiko Operasional

Pemetaan risiko yaitu untuk mengidentifikasi risiko utama yang mengancam perusahaan. Alat ini membantu perusahaan untuk mengetahui dan menentukan tempat dimana risiko operasional dapat diidentifikasi. Risiko operasional yang diidentifikasi pada penelitian ini adalah risiko sumber daya manusia SDM , risiko proses, dan risiko teknologi. Analisis pemetaan risiko dari ketiga hal tersebut akan dibahas pada sub bab berikut :

4.3.1 Risiko Operasional yang disebabkan oleh SDM

Risiko operasional yang disebabkan oleh SDM terdiri dari kesehatan dan keselamatan kerja, pelatihan yang tidak memadai dan aktivitas organisasi. Dampak dan frekuensi yang ditimbulkan dari faktor kesehatan dan keselamatan kerja termasuk ke dalam kuadran II, artinya dampak sedang 2,41 dan frekuensi yang ditimbulkan sedang 2,20. Hal yang menyebabkan timbulnya risiko pada keselamatan dan kesehatan kerja, karena adanya bahaya pada proses produksi yang dapat mencelakai karyawan seperti luka bakar. Proses produksi yang dilakukan mengandung bahan kimia berbahaya untuk pekerja. Apabila pegawai mengabaikan keselamatan dan kesehatan kerja dengan tidak memakai alat pelindung diri seperti masker, kacamata, sarung tangan maka dapat menimbulkan risiko yang berdampak sedang. Frekuensi yang terjadi dari risiko yang ditimbulkan oleh bahan kimia tersebut kepada pegawai dikategorikan sedang artinya kejadian tersebut terjadi minimun setahun sekali. dan pelindung badan yang merupakan area yang dihuni oleh risiko-risiko dalam prioritas II. Bila ada karyawan yang sakit maka perusahaan akan memberikan jaminan sosial seperti asuransi. Risiko yang disebabkan oleh pelatihan yang tidak memadai berada pada kuadran III dimana dampak yang ditimbulkan dari faktor tersebut tinggi 2,75 dan frekuensinya sedang 2,20. Hal ini disebabkan pekerja lalai dalam pencampuran bahan kimia dan tidak melakukan pelatihan pengenalan bahan baku seperti adjuster, HCL, H 2 SO 4 dan lain-lain. Pelatihan bahan kimia tersebut dikarenakan perusahaan belum melihat pentingnya pelatihan bagi pekerja baru. Selama ini hanya karyawan lama yang menginformasikan bahan kimia berbahaya kepada karyawan baru secara informal. Hal tersebut tidak efektif karena pekerja tidak terlalu paham terhadap kandungan bahan kimia tersebut Risiko yang disebabkan oleh aktifitas organisasi yang tidak memadai dapat menyebabkann dampak tinggi 2,71 dan frekuensi yang tinggi 2,75. Risiko tersebut berada pada kuadran 1. Indikator yang dapat dilihat dari aktifitas Tinggi 3 Sedang 2 Rendah 1 2 3 Rendah Sedang Tinggi Dampak organisasi yaitu pekerja cenderung menurun sebesar 40 persen. Hal ini diakibatkan oleh tingginya pekerja yang turn over seperti kejenuhan dalam bekerja. Faktor lain yang menyebabkan risiko akibat aktifitas organisasi adanya ketidak kejujuran yang dapat merugikan perusahaan misalnya ada karyawan mengambil sisa bahan kimia sehingga dapat diperjualbelikan kembali. Faktor lainnya yang menyebabkan risiko dari aktifitas organisasi adalah pekerja yang tidak disiplin seperti ada beberapa karyawan datang tidak ontime dan bolos. Hal ini dapat mengancam pencapaian tujuan perusahaan yang menyangkut dengan produktivitas pekerja. Peta risiko operasional yang disebabkan SDM dapat dilihat pada diagram peta risiko Gambar 9. Frekuensi Gambar 9. Peta risiko operasional yang disebabkan SDM 4.3.2 Risiko Operasional yang disebabkan oleh Proses Risiko proses pada PT. Karisma Teknika meliputi perencanaan produksi dampak sedang 2,05 dan frekuensi sedang 1,86 , proses produksi dampak sedang 2,27 dan frekuensi sedang 2,21 dan pengendalian produksi dampak Risiko II Risiko I Keselamatan dan kesehatan kerja dampak 2,41 dan frekuensi 2,20 Aktifitas organisasi dampak 2,71 dan frekuensi 2,75 Risiko IV Risiko III Pelatihan yang Tidak Memadai dampak 2,75 dan frekuensi 2, 20 sedang 2,27 dan frekuensi sedang 2,05 . Ketiga hal tersebut berada dalam kuadran II. Artinya dampak dan frekuensinya dikategorikan sedang. Risiko yang dapat terjadi karena kesalahan dalam merencanakan produksi diakibatkan kegagalan produksi hal tersebut disebabkan karena keterlambatan bahan baku yang akan digunakan seperti pengiriman bahan baku dari pemasok dan finansial perusahaan yang belum memadai. Selain itu disebabkan dokumen PO Purchase Order yang masuk ke bagian administrasi kurang teliti dalam hal jumlah dan jenis barang. Risiko proses produksi yang ditimbulkan akibat adanya kegagalan seperti pencampuran komposisi produk yang tidak diawasi dengan baik mengakibatkan mutu produk tidak sesuai standar. Dalam pencampuran bahan baku, komposisi sering tidak sesuai standar. Takaran bahan baku tidak diukur dengan alat yang tepat. Biasanya pekerja mencampurkan tanpa diukur terlebih dahulu by feeling. Kegagalan mutu produk seperti pengembalian produk dari pelanggan ke perusahaan. Pengiriman produk yang terlambat diakibatkan dari lamanya proses produksi karena kurangnya ketersediaan bahan baku. Risiko pengendalian produksi dalam pengawasan pembuatan produk dikarenakan tidak adanya supervisor perusahaan yang mengawasi pencampuran bahan kimia. Pencampuran bahan kimia tanpa adanya inspeksi menyebabkan mutu produk yang dihasilkan tidak sesuai standar. Hal tersebut mengakibatkan produk yang dihasilkan tidak diterima atau dikembalikan lagi reject. Produk gagal tersebut disimpan di gudang yang menyebabkan terjadinya penumpukan barang. Selain itu risiko yang timbul adalah kurangnya pemeliharaan peralatan terhadap mesin. Hal ini dikarenakan setelah produksi karyawan terkadang tidak membersihkan alat-alat mesin yang digunakan. Sehingga alat-alat mesin seperti mixer dan timbangan dapat menyebabkan kerusakan. Peta risiko operasional disebabkan oleh proses dapat dilihat pada Gambar 10. Tinggi 3 Sedang 2 Rendah 1 2 3 Rendah Sedang Tinggi Dampak Frekuensi Gambar 10. Peta risiko operasional disebabkan oleh proses 4.3.3 Risiko Operasional yang disebabkan oleh Teknologi Peta risiko teknologi terdiri dari hardware dan software. Risiko teknologi ini menyangkut sistem informasi perusahaan dan alat-alat yang digunakan dalam pembuatan proses produksi. Risiko teknologi pada hardware berada dalam kuadran III. Artinya dampak yang ditimbulkan tinggi 2,44 dan frekuensi sedang 2,21. Hal tersebut menandakan bahwa perusahaan masih belum memperhatikan alat-alat di dalam ruangan produksi karena tata letak ruangan produksi tidak sesuai dengan alur produksi. Selain itu perusahaan tersebut hanya memakai peralatan bekas seperti jerigen bekas dan mixer pencampuran bahan baku kimia. Risiko yang ditimbulkan masih sederhananya software yang digunakan berada pada kuadran I dimana dampak yang ditimbulkan tinggi 2,90 dan frekuensi tinggi 2,71. Hal ini dikarenakan perusahaan masih memakai sistem informasi tradisional. Sistem informasi tradisional digunakan masih bersifat lisan dikarenakan perusahaan belum memakai jaringan Local Area Network LAN. Risiko II Risiko I - Perencanaan produksi dampak 2,05 dan frekeunsi 1,86 - Proses produksi dampak 2,27 dan frekuensi 2,21 - Pengendalian produksi dampak 2,27 dan frekuensi 2,05 Risiko IV Risiko III Tinggi 3 Sedang 2 Rendah 1 2 3 Rendah Sedang Tinggi Dampak Sehingga sistem informasi yang kurang memadai dapat menyebabkan tujuan perusahaan sangat sulit dicapai. Selain itu juga sistem informasi digunakan sebagai keperluan transaksi pembayaran. Peta risiko operasional disebabkan oleh teknologi dapat dilihat pada Gambar 11. Frekuensi Gambar 11. Peta risiko operasional disebabkan oleh teknologi 4.4. Penanganan Risiko Operasional Risiko-risiko yang terdapat pada risiko SDM, proses dan teknologi ini bersumber dari karyawan atau SDM dalam perusahaan. Risiko kegagalan mengelola SDM dapat berakibat pada kerugian perusahaan. Berikut dijelaskan penanganan risiko operasional untuk masing-masing kategori.

4.4.1 Penanganan Risiko Operasional yang Disebabkan SDM

Cara untuk menangani risiko keselamatan dan kesehatan kerja dengan memakai alat pelindung diri seperti baju pelindung, masker, kacamata dan sarung tangan. Selain itu alat yang diperlukan adalah semprotan api untuk mengatasi kebakaran. Hal ini yang dapat dilakukan untuk menghindari risiko kebakaran. Risiko II Risiko I - Software : - SI Perusahaan dampak 2,90 dan frekuensi 2,71 Risiko IV Risiko III - Hardware : dampak 2,44 dan frekuensi 2,21 Untuk meminimalkan risiko kebakaran dengan pemasangan pengumuman dan gambar-gambar keselamatan dan kesehatan kerja pada ruangan produksi agar selalu bekerja dengan hati-hati. Penanganan risiko apabila pelatihan karyawan yang tidak memadai yaitu dengan menerapkan pelatihan rutin tentang pengenalan bahan baku yang berbahaya seperti bahan kimia HCL, amoniak dan lain-lain. Pelatihan pengenalan bahan baku sebaiknya diberikan sebelum pekerja masuk seperti orientasi pengenalan bahan baku berbahaya dengan dampak yang ditimbulkan. Penanganan aktivitas organisasi dapat dilakukan dengan pengayaan pekerjaan job enrichment tujuannya adalah untuk meningkatkan motivasi, kepuasan dan kinerja karyawan. Ada lima karakteristik inti dari pekerjaan yang dibangun dalam suatu pekerjaan karyawan yaitu mengalami beberapa kondisi psikologis krusial, termasuk memperoleh pekerjaan yang bermanfaat, perasaan tanggung jawab, dan memiliki pengetahuan dari hasil aktual dari kegiatan bekerja. Dengan demikian akan diperoleh luaran berupa motivasi yang lebih tinggi, peningkatan kepuasan kerja, dan rendahnya ketidakhadiran dan jumlah karyawan yang keluar. Perusahan harus mampu menerapkan iklim kerja atau Quality work life QWL yaitu dapat memberi kesempatan pengembangan diri, kesejahteraan yang dapat menutupi kebutuhan dasar pekerja, serta lingkungan yang aman dan nyaman sehingga dapat membangkitkan semangat kerja dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan secara lebih baik.

4.4.2 Penanganan Risiko Operasional terhadap Proses

Risiko proses menjadi salah satu faktor yang dapat menyebabkan kerugian di perusahaan. Penanganan risiko proses ini ditangani berdasarkan prioritas utama per faktor berdasarkan hasil pemetaan dari proses perencanaan produksi, proses produksi, dan pengendalian produksi. Penanganan risiko pada perencanaan produksi yaitu dengan adanya catatan persediaan untuk bahan baku dan dokumen barang masuk dan keluar serta penjadwalan. Sehingga perencanaan produksi tidak lagi tertunda maka bahan baku selalu tersedia dan produk yang akan dikirim sesuai waktu yang ditentukan. Strategi penanganan untuk proses produksi ini dilakukan dengan pengawasan dalam pembuatan produk. Hal ini dapat dilakukan dengan adanya supervisor Quality Control QC untuk mengawasi bahan kimia yang berbahaya, pembuatan produk kimia sesuai dengan aturan atau sistem pengukuran. Sehingga kualitas produk menjadi baik serta menghindari adanya tolakan produk yang dapat mengakibatkan kerugian. Oleh karena itu, perusahaan harus lebih meningkatkan pengawasan pada proses produksi untuk komposisi produk. Penanganan pengendalian produksi dilakukan dengan cara melakukan daur ulang atau membuang produk yang gagal pada gudang penanganan. Adanya inspeksi agar produk berkualitas baik sehingga tidak ada pencemaran lingkungan. Penangangan pengendalian alat-alat produksi yaitu dengan menjaga alat-alat mesin dan ditempatkan pada tempat yang strategis agar mudah digunakan.

4.4.3 Penanganan Risiko Operasional terhadap Teknologi

Penanganan pada hardware yaitu dengan pemeliharaan alat-alat produksi. Penanganan untuk risiko ini dapat dilakukan dengan memberikan tanggung jawab untuk memelihara mesin atau peralatan masing-masing seperti kegiatan pembersihan seminggu sekali. Bila adanya kerusakan pada alat-alat produksi segera diperbaiki sehingga kegiatan produksi tidak tertunda. Penanganan software yaitu dengan memakai sistem informasi on-line untuk digunakan dalam perusahaan seperti LAN Local Area Network. Sistem informasi yang terintegrasi antara bagian produksi, keuangan, pemasaran dan SDM, khususnya sistem informasi yang menyangkut ketersediaan bahan baku. Sehingga dapat meningkatkan penjualan produk dan memasarkan produk-produk ke perusahaan lain lebih mudah. Secara ringkas risiko operasional berdasarkan peta yang sudah dibuat sebelumnya dapat digambarkan dalam diagram tulang ikan Gambar 12 . Sumber Daya Manusia Keselamatan dan Kesehatan Kerja Mengabaikan keselamatan dan kesehatan kerja Memakai perlengkapan produksi Pegawai yang sakit Pelatihan yang tidak memadai Pelatihan pengenalan bahan kimia Kelalaian pekerja dalam produksi Kinerja kurang Aktifitas organisasi Tidak adanya kejujuran Aktifitas cenderung menurun Perencanaan produksi Hardware Kegagalan perencanaan produk Alat-alat produksi usang Komposisi tidak sesuai pesanan Kekurangan alat produksi Bahan baku terlambat Proses Produksi Software Kegagalan pencampuran Pembayaran telat Mutu produk tidak baik SI tidak optimal Pengendalian produksi Pengawasan produksi Risiko Teknologi Dokumentasi PO Risiko Proses Gambar 12. Sebab dan Akibat Diagram Terjadinya Risiko Operasional

4.5. Implikasi Manajerial