Universitas Sumatera Utara
Persepsi atas kondisi-kondisi kerja, kepenyeliaan, upah, kenaikan pangkat, hubungan dengan rekan-rekan, hukum-hukum dan peraturan organisasi, praktik-
praktik pengambilan keputusan, sumber daya yang tersedia, dan cara-cara memotivasi anggota organisasi semuanya membentuk suatu badan informasi yang
membangun iklim komunikasi organisasi. Unsur-unsur organisasi tidak secara langsung menciptakan iklim komunikasi organisasi. Misalnya, sebuah organisasi
mungkin mempunyai sejumlah hukum dan peraturan, tetapi pengaruhnya terhadap iklim komunikasi organisasi bergantung pada persepsi anggota organisasi
mengenai 1 nilai hukum dan peraturan tersebut; yaitu, apakah hukum dan peraturan harus terus diterima dan ditaati ataukah beberapa hukum dan peraturan
harus diabaikan? Dan 2 kegiatan-kegiatan yang dikenai hukum dan peraturan tersebut: peraturan mengenai penggunaan telepon dapat menghambat sedangkan
peraturan mengenai kapan pekerjaan dimulai akan melancarkan organisasi Pace dan Faules, 2005 : 153.
2.1.3. Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Secara umum, komunikasi memiliki fungsi dalam kehidupan manusia, antara lain menginformasikan, mendidik, menghibur, dan mempengaruhi. Dalam
organisasi, komunikasi juga memiliki fungsi yang dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya.
Menurut Sunarto, komunikasi menjalankan empat fungsi utama dalam organisasi, yaitu : kendali kontrol, pengawasan, motivasi, pengungkapan
emosional, dan informasi. Pertama, komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai hirarki
wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh para karyawan anggota organisasi, dan komunikasi informal juga mengendalikan perilaku,
misal dalam bentuk sindiran. Kedua, komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada karyawan apa yang harus dilakukan,
bagaimana mereka bekerja baik, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar. Pembentukan tujuan spesifik,
umpan balik mengenai kemajuan ke arah tujuan dan dorongan dari perilaku yang diinginkan semuanya merangsang motivasi dan menuntut komunikasi. Funsi
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
terakhir yang dilakukan oleh komunikasi berhubungan dengan perannya dalam mempermuda pengambilan-keputusan. Komunikasi memberikan informasi yang
diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenali dan menilai pilihan-pilihan alternatif Sunarto,
2004 : 192. Arni Muhammad membagi fungsi komunikasi dalam fungsi komunikasi
verbal dan non verbal dalam organisasi. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan simbol-simbol atau kata-kata, baik yang dinyatakan secara
oral atau lisan maupun secara tulisan pesan. Empat fungsi pesan komunikasi verbal dalam organisasi yaitu fungsi yang berhubungan dengan tugas-tugas
dalam organisasi, pemeliharaan organisasi, kemanusiaan dan pembaruan dalam organisasi. Pertama, pesan tugas adalah pesan-pesan yang berkenaan dengan
pelaksanaan tugas-tugas organisasi oleh anggota organisasi. Pesan ini mencakup pemberian informasi kepada karyawan untuk melakukan tugas mereka secara
efisien, seperti aktivitas pemberian latihan kepada karyawan, memberikan orientasi bagi karyawan baru, penentuan tujuan dan aktivitas lainnya yang
berkenaan dengan produksi, pelayanan pemasaran dan sebagainya yang berkaitan dengan output sistem yang diinginkan oleh organisasi. Kedua, pesan pemeliharaan
adalah pesan-pesan yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan pengaturan organisasi. Pesan ini mencakup perintah, ketentuan, prosedur, aturan dan kontrol
yang diperlukan untuk mempermudah gerakan organisasi untuk mencapai output sistem, seperti : pembentukan panitia. Ketiga, pesan kemanusiaan langsung
diarahkan kepada orang-orang dalam organisasi dengan mempertimbangkan sikap mereka, kepuasan dan pemenuhan kebutuhan mereka. Pesan ini berhubungan
dengan hubungan interpersonal, konsep diri, perasaan dan moral. Contoh pesan ini adalah penghargaan terhadap hasil yang dicapai oleh karyawan, penyelesaian
konflik antara individu atau kelompok, aktivitas informal dan bimbingan. Keempat, pesan pembaruan menjadikan organisasi dapat menyesuaikan diri
dengan perubahan-perubahan yang terjadi dalam lingkungannya. Oleh karena itu, organisasi membuat rencana-rencana baru, aktivitas-aktivitas baru, program-
program baru, pengarahan yang baru, proyek-proyek yang baru dan saran-saran mengenai produksi baru. Rencana-rencana ini misalnya disampaikan pada waktu
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
pertemuan-pertemuan pemecahan masalah, pembuatan rencana dan pada waktu rapat-rapat dengan anggota organisasi Muhammad, 2009 : 99.
Komunikasi organisasi nonverbal sama pentingnya dengan komunikasi verbal karena keduanya itu saling bekerja sama dalam proses komunikasi.
Komunikasi nonverbal adalah penciptaan dan pertukaran pesan dengan tidak menggunakan kata-kata seperti komunikasi yang menggunakan gerakan tubuh,
sikap tubuh, vokal yang bukan kata-kata, kontak mata, ekspresi muka, kedekatan jarak dan sentuhan. Fungsi utamanya adalah sebagai pengulangan, pelengkap,
pengganti, memberikan penekanan dan pemberdayaan. Pertama, pengulangan sering digunakan terhadap apa yang telah dikatakan secara verbal. Misalnya
dalam suatu organisasi, seorang sekretaris bertanya kepada atasannya dimana surat yang akan diketik. Atasannya menjawab di meja sambil menunjuk dengan
jari telunjuknya ke arah meja tersebut, Perbuatan nonverbal menunjuk ke arah meja adalah pengulangan dari pesan verbal di meja. Kedua, pelengkap biasanya
digunakan untuk melengkapi, menguraikan atau memberikan penekanan terhadap pesan verbal. Misalnya, seorang karyawan mengucapkan selamat pagi pada
temannya yang sudah lebih dulu datang diiringi senyuman yang hangat sambil memandang kepada teman-temannya. Senyuman dan kontak mata berfungsi
sebagai pelengkap ucapan selamat pagi yang akan mempermudah interpretasi dari pesan tersebut. Ketiga, pengganti sering dilakukan apabila pembicaraan tidak
memungkinkan, tidak diinginkan atau tidak tepat diucapkan. Misalnya dalam suatu organisasi seorang teman sekerja bertanya kepada temannya dimana letak
suatu barang. Temannya yang tidak tahu tentang hal itu hanya menggelengkan kepalanya sebagai pengganti jawaban verbal tidak tahu. Keempat, kita
memberikan penekanan terhadap kata-kata yang diucapkan. Memberikan penekanan pada kata-kata tertentu dengan suara yang agak tinggi adalah contoh
pemberian penekanan secara nonverbal. Kelima, memperdayakan berarti tanda- tanda nonverbal sengaja diciptakan untuk memberikan informasi yang salah,
dengan maksud meberikan pengarahan yang tidak benar atau untuk memperdayakan orang lain sehingga orang mungkin salah dalam menafsirkan
pesan tersebut. Misalnya kita melihat seseorang yang denagn muka merah sambil mengepalkan tangannya, lalu bila ditanya apakah dia sedang marah maka dia
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
jawab saya tidak marah. Hal ini adalah pesan yang bertentangan. Biasanya dalam situasi tersebut, orang akan lebih cenderung menafsirkan pesan itu dari tingkah
laku nonverbal Muhammad, 2009 : 132.
2.1.4. Iklim Komunikasi Organisasi 2.1.4.1. Pengertian Iklim Komunikasi Organisasi
