Public Relations (PR) GMP

E. Public Relations (PR) GMP

1. Kedudukan PR GMP dalam Perusahaan

Departemen SBF membawahi Divisi Human Resources and General Services (HRGS) yang membawahi External Affairs. PR menjadi bagian dari divisi ini dan sejajar dengan Legal dan Landmatters. Tujuannya adalah sebagai salah satu jembatan penghubung antara GMP dengan publiknya. Ini semua dikarenakan GMP berhubungan dengan banyak lapisan masyarakat, baik yang berada di dalam kawasan GMP maupun yang berada di luar kawasan. Adapun kedudukan PR GMP di dalam struktur organisasi perusahaan, dapat dilihat sebagai berikut:

Kedudukan PR dalam Perusahaan

2. Fungsi Bagian PR GMP

Bagian PR GMP memiliki fungsi sebagai berikut:

a. Memudahkan dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili dari publik- publik perusahaan, sehingga kebijaksanaan beserta operasionalisasi perusahaan dapat dipelihara keserasiannya dengan ragam kebutuhan dan pandangan publik-publik tersebut.

b. Memberi masukan untuk manajemen mengenai jalan dan cara menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi perusahaan untuk dapat diterima secara maksimal oleh publik.

c. Merencanakan dan melaksanakan program-program yang dapat menimbulkan penafsiran yang menyenangkan terhadap kebijaksanaan dan operasionalisasi perusahaan.

Tugas utama PR GMP adalah membangun dan menjaga hubungan baik dengan publik perusahaan dengan berbagai cara. Seperti yang diutarakan oleh salah satu personel PR GMP,

“Peran PR di GM, PR sama dengan pelayanan umum. Dalam PR itu kita melayani dari segi tamu, bagian luar ataupun pemberina bantuan keluar, luas sekali. Melayani dlm bidang yang umum yang ada di GMP. Diantaranya pemberian bantuan, pemberian sosialisasi ataupun tamu perusahaan yang berkunjung, yang mau bertemu dengan pimpinan perusahaan kita terima dulu di depan kemudian kita arahkan dan banyak lagi lah. “ (Muji Sriyanti pada wawancara tanggal 11 April 2012.)

Untuk mengetahui cara-cara yang harus dilakukan dalam menghadapi publik, khususnya masyarakat sekitar perusahaan, PR GMP rutin mengadakan penelitian untuk melihat perilaku dan kebutuhan publik dalam rangka merencanakan kegiatan PR untuk membangun kepercayaan publik. Penelitian yang dilakukan melalui kunjungan kepada kepala-kepala kampung, pamong- pamong desa atau desa-desa sekitar. selain itu, PR GMP juga mengelola komunikasi perusahaan dengan publik-publik melalui media massa, majalah, dan radio internal. Fungsi majalah dan radio tidak hanya untuk internal tetapi juga digunakan untuk komunikasi massa secara umum. Majalah dan radio milik PT GMP diberi nama TAWON.

Selain membangun hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar perusahaan, PR GMP juga berusaha menjalin dan menjaga hubungan dengan lembaga-lembaga pemerintahan yang terkait dengan kelangsungan perusahaan serta lembaga-lembaga lain dalam industri gula dan dengan asosiasi dagang. Secara rinci, jobdescriptions masing-masing staf PR GMP berbeda-beda. Namun Selain membangun hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar perusahaan, PR GMP juga berusaha menjalin dan menjaga hubungan dengan lembaga-lembaga pemerintahan yang terkait dengan kelangsungan perusahaan serta lembaga-lembaga lain dalam industri gula dan dengan asosiasi dagang. Secara rinci, jobdescriptions masing-masing staf PR GMP berbeda-beda. Namun

a. Menangani urusan kepamongan, yaitu membantu masyarakat mengurus masalah kependudukan, SKCK, PBB, surat ahli waris, dan sebagainya.

b. Berkomunikasi dengan desa sekitar, termasuk pemberian allowance, pelayanan dan survey bantuan, rapat dengan kepala desa, camat, dan sebagainya.

c. Mengurus administrasi kegiatan sosial perusahaan, laporan bulanan.

d. Kampanye tenaga kerja, yaitu pencarian tenaga kerja buruh tebang dan tanam.

e. Menangani komunikasi dengan pers, menangani iklan, advertorial dan rilis- rilis ke media umum.

f. Mengurusi media komunikasi perusahaan yang berupa radio dan majalah (TAWON), mulai dari pencarian bahan berita atau acara hingga mendistribusiannya.

g. Mengurus bazar, pameran, penyambutan tamu-tamu perusahaan, pemberian hadiah, kliping koran, dan lain-lain.