Otomatisasi Kantor

3.3.1 Otomatisasi Kantor

Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan di bidang perkantoran akan lebih baik. Kemajuan teknologi modern khususnya di bidang elektronika membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas- tugas perkantoran. Untuk kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume kerja yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses.

Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau memungkinkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan pula bahwa keputusan atau masalah-masalah yangsangat mendesak dapat segera diselesaikan.

Dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpensikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efesien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis. Personil yang mengelola informasi harus mempunyai sistem otomatisasi sesuai dengan tuntutan yang ada.

Otomatisasi adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan seefesien mungkin atau mesin, sehingga bahan dan sumber yang ada dapat dimanfaatkan. Otomatisasi atau sering juga dipakai istilah mekanisasi adalah merupakan usaha penyempurnaan pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan dengan cara mengurutkan masing-masing bagiannya sehingga prosedur itu akan berjalan “sendiri” secara otomatis.

Berarti pula bahwa prosedur dapat diterapkan, baik untuk bidang- bidang pekerjaan teknik maupun administratif, terutama untuk pekerjaan- pekerjaan yang harus dilakukan secara tetap dan terus-menerus (misalnya karena adanya sistem, skema prosedur kerja, dan buku pedoman kerja).

Tujuan otomatisasi adalah:

1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja.

2. Pemeliharaan kecepatan dan ketetapan prosedur kerja.

3. Meningkatkan produksi. Dalam rangka menerapkan otomatisasi, yang perlu diperhatikan

adalah:

1. Mengenai segi kerjanya:

a. Tujuan dari kerja termaksud

b. Jenis pekerjaan yang diperlukan

c. Volume dan frekuensi kerja per hari (per minggu)

d. Skema arus kerjanya

2. Mengenai segi mesin yang akan digunakan:

a. Cara mendatangkan/mengadakan mesin termaksud

b. Sistem kerja mesin (termaksud operator dan kapasitas kerja)

c. Pemeliharaan spare-partsnya

d. Pengadaan/pengisian sumber data

e. Ruang untuk menempatkan mesin

f. Tenaga operatornya

g. Pengaruh bagi operator mesin atau tenaga kerja lainnya. Penggunaan media otomatisasi bukan saja menjamin efisiensi, tetapi

juga mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan dengan bantuan mesin cetak. Oleh sebab itu maka penentuan pola otomatisasi informasi perlu memperhatikan 4 hal, yaitu:

1. Sifat pengguna informasi

2. Lingkungan informasi

3. Cara menggunakan informasi

4. Tujuan pengguna informasi Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuan kembali

informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan sungguh-sungguh yang kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomatisasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil, atau bahkan kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci, dari sistem tangan (manual) dapat diganti dengan sistem otomatis (menggunakan mesin).

Potensi yang canggih melalui otomatisasi menyebabkan pengolahan informasi dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokan dalam berbagai format dan dalam berbagai media penyimpanan. Didalam otomatisasi, semua pengelompokan dapat disatukan kedalam satu pangkal data dan dapat ditempuh jalan pintas untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomatisasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomatisasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih.

Sistem pengelolaan informasi secara otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi, dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume kegiatan yang tinggi, menggunakan alat modern akan meringankan atau mempermudah proses.