menyelesaikan permasalahan tersebut. Proses ini dilakukan dengan cara observasi dan wawancara dengan owner, tutor dan siswa.
2. Spesification
: Melakukan dokumentasi spesifikasi sistem informasi yang akan dibuat, lalu memastikan dengan pihak ILC apakah sudah sesuai atau
belum. 3.
Design : Menghasilkan sebuah racangan sistem yang menjadi dasar
dalam pembuatan sistem informasi secara keseluruhan seperti Diagram Input Proses Output, Data Flow Diagram DFD, CDMPDM, Desain User Interface
yang meliputi desain input dan output. 4.
Implementation : Melakukan persetujuan rancangan sistem pada pihak ILC.
Setelah rancangan sistem disetujui, maka akan diubah menjadi bentuk kode program. Pada tahap ini program yang dihasilkan masih berupa modul
– modul seperti modul administrasi, siswa, tutor dan owner.
5. Integration
: Pada tahap ini unit-unit program diintegrasikan dan diuji keterkaitannya sehingga menjadi sistem yang lengkap untuk meyakinkan
bahwa perangkat lunak telah terpenuhi. 6.
Operation mode Retirement : tahap ini adalah tahap pemeliharaan yaitu
termasuk pembetulan kesalahan yang ditemukan saat melakukan uji coba sistem dan juga perawatan selama sistem berjalan.
3.1.1 Identifikasi Masalah
Innovative Learning Center ILC sebagai bimbingan belajar bahasa inggris memiliki proses bisnis yang dimulai dari pendaftaran di bagian administrasi. Setelah
siswa resmi terdaftar dan memilih jadwal yang disediakan, siswa berkewajiban untuk melakukan registrasi ulang. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah siswa
tersebut sepakat untuk les di ILC. sekaligus untuk menentukan kelas mana yang sesuai dengan siswa. Setelah resmi menjadi siswa ILC, siswa diwajibkan mengisi
presensi. Kegiatan ini adalah proses mencatat status hadir siswa setiap pertemuan. Selain itu, siswa juga wajib melakukan pembayaran spp setiap bulan dan
pembayaran buku setiap kenaikan level. Siswa juga dapat melakukan resign apabila diperkirakan tidak dapat mengikuti kegiatan pembelajaran, siswa yang memilki
status resign tidak akan ditagih untuk membayar SPP. Proses terakhir yang tidak kalah penting adalah penilaian. Proses penilaian dilakukan kepada siswa aktif setiap
akhir chapter. Satu periode pengajaran 3 bulan terbagi atas 6 chapter. Jadi, satu chapter
dijalani siswa dalam waktu 2 minggu. Gambaran sistem secara umum dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Siswa Baru Siswa Lama
Proses Belajar Mengajar Mencatat Presensi, Nilai,
Pembayaran SPP, Pembayaran Buku dan Resign
Membuat Rekap Kegiatan Akademik
Pertemuan Hasil Belajar Tutor dan Orang Tua
Pendaftaran Registrasi Ulang
Tutor Owner
Gambar 3.2 Diagram Alir Gambaran Umum Sistem Saat ini proses pencatatan kegiatan akademik ILC menggunakan Excel dan
manual. Berdasarkan pencatatan kegiatan akademik seperti itu ditemukan beberapa permasalahan yaitu yang pertama adalah owner sulit dalam mendapatkan laporan
akademik tiap periode karena data yang diterima menjadi tidak aktual dan proses rekap data menjadi tersebut menjadi tidak efisien contohnya dalam pembuatan
laporan perkembangan jumlah siswa aktif, owner harus merangkum file siswa dan file registrasi periode 132, 133 dan 134. Padahal owner juga membutuhkan laporan
lain seperti laporan siswa baru, laporan siswa resign, laporan jumlah kelas, laporan pendapatan dan laporan tersebut juga dibutuhkan untuk masing-masing cabang.
Akibat dari hal tersebut adalah terjadi keterlambatan penanganan apabila terjadi penurunan siswa aktif secara drastis. Menurut Etin:2011 Kepekaan organisasi
membuat lembaga mampu mendeteksi secara dini perubahan pasar, merancang ulang proses transformasi yang selama ini telah berjalan dalam rangka memenuhi tuntutan
pasar. Permasalahan kedua adalah tutor tidak mendapat informasi tentang
performa kelas. Selama ini tutor hanya mengajar tanpa mengetahui perkembangan siswa setiap chapter. Permasalahan tersebut menyebabkan tutor tidak dapat
mengetahui kemampuan siswa apakah meningkat atau menurun. Akibat dari ketidaktahuan tutor tersebut adalah siswa yang memiliki nilai kurang baik tidak dapat
diketahui sejak dini. Padahal ILC memiliki keinginan bahwa proses pengajaran harus dipantau setiap chapter agar siswa yang memiliki kemampuan kurang dapat diberi
perhatian khusus oleh para tutor sehingga nilainya dapat meningkat. ILC juga mengalami permasalahan dengan kurangnya komunikasi antara
pihak ILC dengan orang tua siswa. Selama ini komunikasi antara guru dan orang tua siswa hanya terjadi saat acara pembagian raport yang diadakan setiap 3 bulan sekali.
Akibatnya orang tua siswa kurang mendapatkan informasi mengenai perkembangan kegiatan akademik anaknya. Informasi akademik yang dibutuhkan oleh orang tua
siswa diantaranya adalah nilai, status pembayaran spp, status pembayaran buku, presensi, dan jadwal les.
Pada tahap ini dilakukan analisa untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi di ILC serta akibat yang bisa ditimbulkan karena masalah tersebut, analisis masalah
dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Tabel Identifikasi Masalah
No Cause-and-effect analysis
System improvement objectives Masalah
Akibat Target Sistem
Batasan Sistem
1 Sulit dalam
mendapatkan laporan
manajemen Tidak adanya
penanganan dini apabila terjadi
penurunan performa kegiatan
akademik secara drastis.
Sistem dapat menyediakan fitur
laporan tentang perkembangan
dan perbandingan seluruh kegiatan
akademik. Sehingga dapat
membantu owner dalam
mengidentifikasi masalah yang
timbul dengan segera
Kegiatan akademik yang
dapat diakses meliputi proses
pengelolaan data siswa,
penempatan, presensi,
pembayaran spp,
pembayaran buku, resign,
dan nilai.
2 Tidak ada kontrol
tutor Sering ada keluhan
dari orang tua siswa saat
pembagian raport bahwa siswa tidak
mengalami peningkatan
kemampuan bahasa inggris. Hal
tersebut disebabkan tutor kurang dapat
memperhatikan perkembangan
kemampuan siswa. Sistem dapat
menyediakan perkembangan
nilai dan presensi, jadwal kepada
tutor sehingga tutor dapat
mengetahui perkembangan
siswa tiap chapter dan tiap
pertemuan. Informasi yang
dihasilkan hanya yang
berkaitan dengan jadwal,
presensi dan nilai siswa yang
diajar
3 Tidak ada kontrol
orang tua siswa Akibatnya orang
tua siswa kurang Sistem dapat
menyediakan Informasi yang
dihasilkan
No Cause-and-effect analysis
System improvement objectives Masalah
Akibat Target Sistem
Batasan Sistem
mendapatkan informasi
mengenai perkembangan
kegiatan akademik anaknya
informasi kegiatan
akademik siswa meliputi status
pembayaran spp, status
pembayaran buku, presensi,
nilai, dan jadwal
3.1.2 Analisis Kebutuhan
