TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada Innovative Learning Center.

TUGAS AKHIR

Nama : Dani Gunawan Wibisono NIM : 11.41010.0261

Program : S1 (Strata 1) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

Innovative Learning Center (ILC) merupakan bimbingan belajar bahasa inggris. Sistem yang menangani proses administrasi ILC sudah ada, namum sulit dalam menghasilkan laporan manajemen yang ditujukan kepada owner untuk mengetahui sejauh mana perkembangan ILC masing – masing cabang tiap bulan dan tiap periode. Selain masalah tersebut tutor membutuhkan informasi tentang perkembangan performa kelas dan siswa karena saat ini tutor tidak dapat mengetahui kemampuan siswa meningkat atau menurun. ILC juga memiliki permasalahan tentang kurangnya komunikasi antara pihak ILC dengan orang tua siswa.

Berdasarkan permasalahan diatas, dibangun sebuah sistem informasi akademik berbasis web yang mampu mengolah data administrasi seperti data siswa, registrasi ulang, presensi, resign, nilai, pembayaran spp dan buku menjadi informasi manajemen owner yang digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi performa akademik tiap periode. Mengolah data administrasi menjadi laporan performa kelas yang digunakan tutor dalam memonitor nilai dan presensi kelas tiap chapter dan mampu menghasilkan informasi tentang kegiatan akademik yang digunakan oleh orang tua untuk memonitor kegiatan siswa selama mengikuti les di ILC.

Sistem informasi akademik dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh owner untuk memonitor dan mengevaluasi performa akademik tiap periode dan cabang seperti perkembangan jumlah siswa aktif, baru, resign dan tidak registrasi, perkembangan jumlah kelas perperiode, serta perkembangan pendapatan perbulan. Sistem juga dapat memberikan informasi yang dibutuhkan tutor untuk memonitor kegiatan akademik kelas seperti perkembangan nilai dan presensi kelas, nilai terbaik dan terburuk serta informasi yang dibutuhkan orang tua atau siswa seperti perkembangan nilai perchapter, jadwal les, dan status pembayaran SPP untuk memonitor kegiatan akademik siswa.

Kata Kunci : Akademik, Sistem Informasi, Bimbingan Belajar, Innovative Learning Center (ILC)

iii

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah... 4

1.4 Tujuan Penelitian ... 4

1.5 Sistematika Penulisan...… 5

BAB II LANDASAN TEORI ...… 7

2.1 Sistem ... 7

2.2 Informasi ... ... ... 7

2.3 Data...… 7

2.4 Sistem Informasi...…. 8

2.5 Sistem Informasi Akademik... 8

2.6 Sistem Informasi Manajemen... 9

2.7 Penerapan Teknologi Informasi di Bidang Pendidikan... 12

2.8 System Development Life Cycle (SDLC)... 13

2.9 Testing Software………... 14

iv

2.12 MYSQL ... ……. 16

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 18

3.1 Analisis Sistem... 18

3.1.1 Identifikasi Masalah... ... 19

3.1.2 Analisis Kebutuhan ... 23

3.2 Perancangan Sistem... ... 27

3.2.1 Desain Logis………... ... 27

3.2.2 Context Diagram... 38

3.2.3 Diagram Jenjang... 49

3.2.4 Data Flow Diagram... 41

3.2.5 Entity Relationship Diagram ... 45

3.2.6 Desain Database………... 48

3.2.7 Desain User Interface……….... 60

3.3 Rancangan Pengujian dan Evaluasi Sistem... ... 83

3.3.1 Uji Coba Fungsi Sistem………... 83

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM... 96

4.1 Implementasi Sistem ... 96

4.1.1 Tahapan Pembuatan Website ... 98

4.1.2 Pembuatan Program... ... 98

4.1.3 Petunjuk Hosting... ... 100

4.1.4 Hasil Implementasi... ... 103

4.2 Evaluasi Sistem... 133

v

5.1Kesimpulan ... ... 158

5.2Saran ... ... 158

DAFTAR PUSTAKA ... 160

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Innovative Learning Center (ILC) merupakan bimbingan belajar bahasa inggris yang berdiri sejak tahun 2007. Visi ILC adalah meningkatkan kemampuan bahasa inggris pada aspek - aspek bahasa inggris seperti listening, speaking, writing, reading dan grammar serta menjadi bimbingan belajar bahasa inggris terdepan di Sidoarjo. Saat ini ILC memiliki tiga cabang yaitu di perumahan Puri Surya Jaya, Pondok Tjandra dan Delta Sari Baru. Proses bisnis di ILC terdiri dari beberapa kegiatan administrasi diantaranya proses pendaftaran, penentuan jadwal, penempatan, presensi, pembayaran spp, pembayaran buku, resign dan penilaian. Dewasa ini ILC berkembang cukup pesat, data siswa menunjukan cabang kedua memiliki jumlah siswa sebanyak 150 siswa aktif hanya dalam kurun waktu 3 bulan pertama.

Siswa yang ingin mendaftar di ILC dapat melakukan pendaftaran di bagian admin. Kemudian siswa tersebut diharuskan mengikuti tes penempatan untuk mengetahui tingkatan level yang sesuai. Setelah siswa resmi terdaftar, siswa berkewajiban untuk melakukan kegiatan presensi, kegiatan presensi ini adalah proses mencatat status hadir siswa setiap hari. Selain itu, siswa harus melakukan pembayaran spp setiap bulan dan pembayaran buku setiap kenaikan level. Siswa juga dapat melakukan resign apabila diperkirakan tidak dapat mengikuti kegiatan pembelajaran, siswa yang memilki status resign tidak akan ditagih untuk membayar SPP. Proses terakhir yang tidak kalah penting adalah penilaian. Proses

penilaian dilakukan pada setiap siswa aktif saat akhir chapter. satu periode pengajaran (3 bulan) terbagi atas 6 chapter. Jadi, satu chapter dijalani siswa dalam waktu 2 minggu.

Proses yang telah dijelaskan diatas adalah kegiatan administrasi yang rutin dijalankan oleh ILC. Saat ini proses tersebut dicatat dalam bentuk Excel dan manual sehingga untuk mendapatkan laporan manajemen, owner harus merangkum dari beberapa file yang sudah ada. Proses tersebut menjadi tidak efisien contohnya dalam pembuatan laporan perkembangan jumlah siswa aktif, owner harus merangkum file siswa dan file registrasi periode 132, 133 dan 134. Padahal owner juga membutuhkan laporan lain seperti laporan siswa baru, laporan siswa resign, laporan jumlah kelas, laporan pendapatan dan laporan tersebut juga dibutuhkan untuk masing-masing cabang. Akibat dari hal tersebut adalah terjadi keterlambatan penanganan apabila terjadi penurunan siswa aktif secara drastis. Menurut (Etin:2011) Kepekaan organisasi membuat lembaga mampu mendeteksi secara dini perubahan pasar, merancang ulang proses transformasi yang selama ini telah berjalan dalam rangka memenuhi tuntutan pasar. Menurut Daft et al dalam (Etin:2011) Maka dari itu, pemahaman kondisi lembaga dalam berkontribusi, mendukung, atau kemampuan merespon secara cepat dan efektif merupakan langkah kritis dalam rangka menyesuaikan dengan tuntutan lingkungannya.

Selain itu ada pula kendala lain dalam proses pengajaran yaitu tidak adanya informasi tentang performa kelas. Selama ini tutor hanya mengajar tanpa mengetahui perkembangan siswa setiap harinya. Permasalahan tersebut menyebabkan tutor tidak dapat mengetahui siswa yang berkemampuan baik atau kurang pada aspek tertentu. Akibat dari ketidaktahuan tutor tersebut adalah siswa

yang kurang mampu tidak dapat diketahui secara dini. Padahal ILC memiliki keinginan bahwa proses pengajaran harus dipantau setiap pertemuan agar siswa yang memiliki kemampuan kurang dapat diberi perhatian khusus oleh para tutor sehingga nilainya meningkat.

ILC juga memiliki permasalahan tentang kurangnya komunikasi antara pihak ILC dengan orang tua siswa. Selama ini komunikasi antara guru dan orang tua siswa hanya terjadi saat acara pembagian raport yang diadakan setiap 3 bulan sekali. Akibatnya orang tua siswa kurang mendapatkan informasi mengenai perkembangan kegiatan akademik anaknya. Informasi akademik yang dibutuhkan oleh orang tua siswa diantaranya adalah nilai, status pembayaran spp, status pembayaran buku, absensi, dan jadwal siswa.

Berdasarkan permasalahan diatas, maka diusulkan rancang bangun sistem informasi akademik berbasis web yang mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan pemilik, tutor, serta orang tua siswa. Alasan memakai aplikasi berbasis web adalah agar informasi yang diakses dapat bersifat aktual saat diakses oleh masing masing pengguna. Serta dapat diakses dimana saja dan kapan saja, terbebas dari kungkungan platform sistem operasi dan investasi perangkat keras lebih murah karena yang diperlukan hanyalah browser. (Siswoutomo:2005). 1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana rancang bangun sistem informasi akademik berbasis web pada Innovative Learning Center (ILC).

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi akademik berbasis web pada ILC ini adalah sebagai berikut.

1. Aplikasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. 2. Tidak membahas tentang pemasaran, pengendalian asset, dan administrasi

kepegawaian.

3. Tidak membahas tentang biaya pengeluaran perusahaan. 4. Tidak membahas tentang keamanan jaringan.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah menghasilkan sistem informasi akademik berbasis web pada Innovative Learning Center (ILC) yang dapat menyampaikan informasi akademik yang sesuai dengan kebutuhan owner, tutor, dan orang tua siswa.

1.5 Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir ini ditulis dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

Bab I : Pendahuluan

Bab ini berisi penjelasan tentang apa yang melatar belakangi diambilnya topik tugas akhir, rumusan masalah dari topik tugas akhir, batasan masalah atau ruang lingkup pekerjaan tugas akhir, dan tujuan tugas akhir ini.

Bab II : Landasan Teori

Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang berbentuk uraian-uraian yang berkaitan langsung dengan permasalahan yang dikerjakan. Dalam hal ini, teori yang digunakan dalam penyelesaian masalah tugas akhir ini adalah teori tentang sistem, informasi, sistem informasi akademik, penerapan teknologi informasi di bidang pendidikan, System Development Life Cycle (SDLC) dan Black Box Testing.

Bab III : Metode Penelitian

Bab ini berisi tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian tugas akhir yang terdiri dari analisis sistem, identifikasi masalah, identifikasi kebutuhan pengguna, pembuatan website, perancangan sistem, dan desain uji coba.

Bab IV : Implementasi dan Evaluasi

Bab ini membahas tentang implementasi sistem yang dibuat secara keseluruhan serta melakukan pengujian dan evaluasi terhadap sistem yang dibuat untuk mengetahui apakah sistem tersebut dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai dengan yang diharapkan.

Bab V : Penutup

Bab ini membahas tentang kesimpulan dan saran. Kesimpulan dan saran yang ada di dalam bab ini didapatkan dari hasil evaluasi dari

bab empat. Kesimpulan akan dijelaskan hasil dari evaluasi sistem, sedangkan saran akan menjelaskan tentang masukan terhadap sistem untuk pengembangan lebih lanjut.

7 2.1 Sistem

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Herlambang (2005), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.2 Informasi

Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga

mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data

yang menggambarkan kejadian pada waktu tertentu. Dalam hal ini informasi dan

data saling berkaitan. Maka pengertian informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya (Jogiyanto:2005)

2.3 Data

Menurut Herlambang (2005), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem info

rmasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya. Sedangkan pengertian Sistem informasi itu sendiri adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.

2.4 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan (Jogiyanto:2005). 2.5 Sistem Informasi Akademik

Menurut Etin (2011) secara spesifik sistem informasi memiliki beberapa

karakter yang cukup luas, yaitu Sistem informasi akademik bermakna sebagai pendekatan-pendekatan dalam melakukan proses manajemen; (b) Komputer hanya merupakan komponen, atau alat bukan fokus sentral dari sistem informasi akademik; (c) Pimpinan berperan aktif dalam rangka sistem sebagai pengguna informasi bukan sebagai tenaga teknis ataupun operator komputer; dan (d) Esensi sistem informasi administrasi terletak pada sistem terpadu dan sistem terencana, bukan hanya urusan mekanisme pengolahan data.

Maka, sistem informasi akademik adalah sistem yang dihimpun dari berbagai macam data yang dikelola se-otomatis mungkin dengan alat dan metode

sehingga menghasilkan informasi yang diperlukan bagi terlaksananya kegiatan

akademis.

Sedangkan menurut Satoto (2009) sistem informasi akademik adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menyajikan informasi dan menata administrasi yang berhubungan dengan kegiatan akademis. Dengan menggunakan perangkat lunak seperti ini diharapkan kegiatan administrasi akademis dapat dikelola dengan baik dan informasi yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat

2.6 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen memiliki beberapa arti. Menurut Raymond

McLeod, Jr (1996), sistem informasi manajemen (SIM) didefinisikan sebagai

suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa

pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Menurut Herlambang (2005) Sistem

informasi manajemen (SIM) merupakan pengembangan dari SPT yang dirasa

masih belum memenuhi keinginan informasi yang lebih spesifik. Informasi ini

sangat diperlukan untuk para pemilik fungsional. Seperti pemilik pemasaran,

keuangan, produksi, dll.

Data ini disimpan dalam sebuah data seperti pada SPT. Perbedaannya

adalah informasi yang dihasilkan dari basis mempunyai 2 tipe, yaitu report writing

software dan berupa mathematic model.

1. Reportwritingsoftware menghasilkan laporan khusus dan laporan periodik.

untuk membuat sebuah penjadwalan. Laporan khusus atau special report

berfungsi untuk menangani informasi yang tidak dapat ditangani.

2. Mathematical model menghasilkan informasi secara matematik. Dengan

model matematik ini diperoleh suatu model yang membuat pekerjaan

menjadi lebih cepat.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen

adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengelola data supaya menghasilkan

informasi yang berguna untuk mendukung operasi manajemen dan pengambilan

keputusan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Informasi yang dihasilkan dari sistem informasi manajemen menjelaskan

mengenai berbagai hal yang telah terjadi di masa lalu, yang terjadi sekarang, dan

yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk

laporan periodik, laporan khusus, dan output simulasi matematika. Output

informasi tersebut digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam

perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah

(Raymond McLeod, Jr., 1996). Di dalam SIM terdapat level atau tingkatan

manajemen yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini

Tingkat teratas dari dari struktur piramid di atas terdiri dari sumber

informasi untuk mendukung strategi perencanaan dan pembuatan kebijaksanaan

oleh level yang lebih tinggi dalam manajemenm level dibawahnya terdiri dari

sumber informasi sebagai strategi penolong perencaaan dan pembuatan keputusan

manajemen, selanjutnya terdiri dari sumber informasi dalam mendukung operasi

dan control sehari-hari, lalu level terbawah adalah informasi untuk proses

transaksi, dan status penyelidikan. Setiap level dari proses informasi tersebut

mungkin menggunakan dari data yang disediakan level bawahnya. Dalam sistem

informasi manajemen ini terdapat beberapa fungsi yang dibutuhkan oleh

perusahaan, diantaranya:

1. Pencarian data

2. Pengupdatean data secara berkala

3. Penginformasian data (dapat berupa laporan text atau dalam bentuk tabel).

4. Penyimpanan data.

Menurut Herlambang (2005) Output sebuah laporan dan model dapat

diilustrasikan dalam bentuk table dan grafik. Para manajer menengah dan tingkat

atas lebih menyukai output model berbentuk table dan grafis karena mudah dalam

membuat keputusan.

Dengan menggunakan output model berbentuk grafis ini akan diperoleh

beberapa grafis dapat diperoleh beberapa keuntungan sebagai berikut.

1. Mencari ikthisar.

2. Dapat diperkirakan trend atau kecenderungan sistem untuk waktu yang akan

3. Jika grafik menampilkan beberapa variable maka dapat membandingkan

antara variable tersebut.

4. Dengan data pada grafik tersebut dapat dilakukan ramalan forecasting

2.7 Penerapan Teknologi Informasi di Bidang Pendidikan

Menurut Hidayat (2005) kompetisi dan tuntutan pendidikan saat ini adalah

banyak munculnya lembaga pendidikan baru yang menawarkan konsep

pembelajaran dan fasilitas yang menarik, tuntutan memberikan pelayanan yang

terbaik, tuntutan untuk menjamin mutu lembaga pendidikan agar lulusannya dapat

diterima di pasaran kerja, tuntutan pemerintah (DIKTI, BAN, dll) untuk

memberikan laporan laporan yang dibutuhkan secara cepat. Beliau menuliskan

bahwa pemangku kepentingan dalam bidang pendidikan adalah sebagai berikut :

Sedangkan tujuan masing masing pemangku kepentingan tersebut dalam bidang

pendidikan adalah sebagai berikut :

Gambar 2.3. Tujuan Masing-Masing Pemangku Kepentingan.

2.8 System Development Life Cycle (SDLC)

Menurut (Ladjamudin:2005) System Development Live Cycle (SDLC)

atau siklus hidup pengembangan sistem berfungsi untuk menggambarkan

tahapan-tahapan utama dari langkah-langkah yang secara garis besar terbagi dalam tiga

langkah utama, yaitu:

1. Analysis

Merupakan tahapan yang digunakan analis dalam membuat keputusan.

Apabila sistem saat ini mempunyai masalah dan hasilnya digunakan sebagai dasar

2. Design

Tahap perancangan (design) memiliki tujuan untuk mendesign sistem baru

agar dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan

berdasarkan pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Proses desain terdiri 3 sub

proses yaitu perancangan keluaran, perancangan masukan dan perancangan file.

3. Implementation

Tahap Implementasi memiliki beberapa tujuan yaitu untuk melakukan

kegiatan spesifikasi rancangan logical ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari

sistem informasi yang akan dibangun atau dikembangkan, lalu diimplementasikan

ke dalam salah satu bahasa pemrograman yang paling sesuai. Proses

implementation terdiri dari 2 sub proses yaitu : programming, testing, dan training

2.9 Testing Software

Menurut Romeo (2003), testing software adalah proses mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang di kendalikan, untuk verifikasi apakah telah berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut spesifikasi), mendeteksi error, dan validasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah memenuhi keinginan atau kebutuhan dari pengguna yang sebenarnya. Verifikasi adalah adalah pengecekan atau pengetesan entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan dan konsistensi dengan melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah ditetapkan. Validasi adalah melihat kebenaran sistem, apakah proses yang telah dilakukan adalah apa yang sebenarnya diinginkan atau dibutuhkan oleh user. Jadi, dapat disimpulkan bahwa testing merupakan tiap-tiap aktifitas pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi atau mengukur suatu atribut dari software.

Testing software dilakukan untuk mendapatkan informasi reliable terhadap software dengan cara termudah dan paling efektif, antara lain:

1. Apakah software telah siap digunakan ? 2. Apa saja resikonya ?

3. Apa saja kemampuannya ? 4. Apa saja keterbatasannya ? 5. Apa saja masalahnya ?

6. Apakah telah berlaku seperti yang diharapkan ? 2.10 Black Box Testing

Black Box Testing, dilakukan tanpa pengetahuan detil struktur internal dari sistem atau komponen yang ditest, juga disebut sebagai behavioral testing, specification-based testing, input / output testing atau functional testing (Romeo:2003). Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada spesifikasi kebutuhan dari software. Kategori error yang akan diketahui melalui black box testing adalah sebagai berikut:

a. Fungsi yang hilang atau tidak benar. b. Error dari antar muka.

c. Error dari struktur data atau akses eksternal database. d. Error dari kinerja atau tingkah laku.

e. Error dari inisialisasi dan terminasi.

Test di desain untuk menjawab pertanyaan sebagai berikut: 1. Bagaimana validasi fungsi yang akan ditest ?

2. Bagaimana tingkah laku kinerja dari sistem yang akan ditest ? 3. Kategori masukan apa saja yang bagus digunakan untuk test case ?

4. Apakah sebagian sistem sensitif terhadap suatu nilai masukan tertentu ? 5. Bagaimana batasan suatu kategori masukan ditetapkan ?

6. Sistem mempunyai toleransi jenjang dan volume data apa saja ? 2.11 PHP

Menurut Kadir (2001). PHP merupakan singkatan dari PHP Hypertext Prepocessor adalah suatu bahasa yang bersifat server side yang di desain khusus untuk aplikasi web. PHP dapat di sisipkan diantara bahasa HTML. karena serverside, maka bahasa PHP akan di eksekusi di server, sehingga yang di kirimkan ke browser adalah "hasil jadi" dalam bentuk HTML, dan kode PHP tidak terlihat lagi.

2.12 MYSQL

Menurut Nugroho (2007). MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language). MySQL juga dapat berperan sebagai client/server yang open source dengan kemampuan dapat berjalan baik di OS (Operating System) manapun. Selain itu database ini memiliki kelebihan dibanding database lain, diantaranya adalah :

1. MySQL sebagai Database Management System (DBMS).

2. MySQL sebagai Relation Database Management System (RDBMS).

3. MySQL adalah sebuah software database yang bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus membeli dan membayar lisensi kepada pembuatnya.

4. MySQL merupakan database server, jadi dengan menggunakan database ini, dapat dihubungkan ke media internet sehingga dapat diakses dari jauh.

5. Selain menjadi server yang melayani permintaan, MySQL juga dapat melakukan query yang mengakses database pada server.

6. Mampu menerima query yang bertumpuk dalam satu permintaan atau yang disebut Multi- Threading.

7. Mampu menyimpan data yang berkapasitas besar hingga berukuran gigabyte sekalipun.

8. Memiliki kecepatan dalam pembuatan tabel maupun update tabel.

9. Menggunakan bahasa permintaan standar yang bernama SQL (Structure Query Language) yaitu sebuah bahasa permintaan yang distandarkan pada beberapa database server seperti oracle.

Dengan beberapa kelebihan yang dimiliki, MySQL menjadi sebuah program database yang sangat terkenal digunakan. Pada umumnya MySQL digunakan sebagai database yang diakses melalui web.

18

3.1 Analisis Sistem

Pada pengembangan perangkat lunak, tahap pertama yang dilakukan adalah analisis sistem. Tahap ini bertujuan untuk mengumpulkan fakta, menganalisis fakta-fakta tersebut, kemudian mengomunikasikannya melalui laporan analisis sistem. Pada pengembangan perangkat lunak dengan Waterfall, output dari setiap tahap merupakan input bagi tahap berikutnya, namun dapat kembali pada tahap sebelumnya untuk penyesuaian dan peninjauan ulang. Kristanti (2004). Model Waterfall dapat dijelaskan pada Gambar 3.1.

Requirement

Spesification

Design

Operation Mode & Retirement Integration

Implementation

Gambar 3.1 Waterfall Model

Penjelasan tiap proses waterfall pada rancang bangun sistem informasi akademik :

1. Requirement : Menentukan permasalahan yang dialami oleh masing-masing pengguna serta merumuskan informasi yang dibutuhkan untuk dapat

menyelesaikan permasalahan tersebut. Proses ini dilakukan dengan cara observasi dan wawancara dengan owner, tutor dan siswa.

2. Spesification : Melakukan dokumentasi spesifikasi sistem informasi yang akan dibuat, lalu memastikan dengan pihak ILC apakah sudah sesuai atau belum.

3. Design : Menghasilkan sebuah racangan sistem yang menjadi dasar dalam pembuatan sistem informasi secara keseluruhan seperti Diagram Input Proses Output, Data Flow Diagram (DFD), CDM/PDM, Desain User Interface yang meliputi desain input dan output.

4. Implementation : Melakukan persetujuan rancangan sistem pada pihak ILC. Setelah rancangan sistem disetujui, maka akan diubah menjadi bentuk kode program. Pada tahap ini program yang dihasilkan masih berupa modul – modul seperti modul administrasi, siswa, tutor dan owner.

5. Integration : Pada tahap ini unit-unit program diintegrasikan dan diuji keterkaitannya sehingga menjadi sistem yang lengkap untuk meyakinkan bahwa perangkat lunak telah terpenuhi.

6. Operation mode & Retirement : tahap ini adalah tahap pemeliharaan yaitu termasuk pembetulan kesalahan yang ditemukan saat melakukan uji coba sistem dan juga perawatan selama sistem berjalan.

3.1.1 Identifikasi Masalah

Innovative Learning Center (ILC) sebagai bimbingan belajar bahasa inggris memiliki proses bisnis yang dimulai dari pendaftaran di bagian administrasi. Setelah siswa resmi terdaftar dan memilih jadwal yang disediakan, siswa berkewajiban untuk melakukan registrasi ulang. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah siswa

tersebut sepakat untuk les di ILC. sekaligus untuk menentukan kelas mana yang sesuai dengan siswa. Setelah resmi menjadi siswa ILC, siswa diwajibkan mengisi presensi. Kegiatan ini adalah proses mencatat status hadir siswa setiap pertemuan. Selain itu, siswa juga wajib melakukan pembayaran spp setiap bulan dan pembayaran buku setiap kenaikan level. Siswa juga dapat melakukan resign apabila diperkirakan tidak dapat mengikuti kegiatan pembelajaran, siswa yang memilki status resign tidak akan ditagih untuk membayar SPP. Proses terakhir yang tidak kalah penting adalah penilaian. Proses penilaian dilakukan kepada siswa aktif setiap akhir chapter. Satu periode pengajaran (3 bulan) terbagi atas 6 chapter. Jadi, satu chapter dijalani siswa dalam waktu 2 minggu. Gambaran sistem secara umum dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Siswa Baru Siswa Lama

Proses Belajar Mengajar Mencatat Presensi, Nilai,

Pembayaran SPP, Pembayaran Buku dan Resign

Membuat Rekap Kegiatan Akademik

Pertemuan Hasil Belajar Tutor dan Orang Tua

Pendaftaran Registrasi Ulang

Tutor Owner

Gambar 3.2 Diagram Alir Gambaran Umum Sistem

Saat ini proses pencatatan kegiatan akademik ILC menggunakan Excel dan manual. Berdasarkan pencatatan kegiatan akademik seperti itu ditemukan beberapa permasalahan yaitu yang pertama adalah owner sulit dalam mendapatkan laporan

akademik tiap periode karena data yang diterima menjadi tidak aktual dan proses rekap data menjadi tersebut menjadi tidak efisien contohnya dalam pembuatan laporan perkembangan jumlah siswa aktif, owner harus merangkum file siswa dan file registrasi periode 132, 133 dan 134. Padahal owner juga membutuhkan laporan lain seperti laporan siswa baru, laporan siswa resign, laporan jumlah kelas, laporan pendapatan dan laporan tersebut juga dibutuhkan untuk masing-masing cabang. Akibat dari hal tersebut adalah terjadi keterlambatan penanganan apabila terjadi penurunan siswa aktif secara drastis. Menurut (Etin:2011) Kepekaan organisasi membuat lembaga mampu mendeteksi secara dini perubahan pasar, merancang ulang proses transformasi yang selama ini telah berjalan dalam rangka memenuhi tuntutan pasar.

Permasalahan kedua adalah tutor tidak mendapat informasi tentang performa kelas. Selama ini tutor hanya mengajar tanpa mengetahui perkembangan siswa setiap chapter. Permasalahan tersebut menyebabkan tutor tidak dapat mengetahui kemampuan siswa apakah meningkat atau menurun. Akibat dari ketidaktahuan tutor tersebut adalah siswa yang memiliki nilai kurang baik tidak dapat diketahui sejak dini. Padahal ILC memiliki keinginan bahwa proses pengajaran harus dipantau setiap chapter agar siswa yang memiliki kemampuan kurang dapat diberi perhatian khusus oleh para tutor sehingga nilainya dapat meningkat.

ILC juga mengalami permasalahan dengan kurangnya komunikasi antara pihak ILC dengan orang tua siswa. Selama ini komunikasi antara guru dan orang tua siswa hanya terjadi saat acara pembagian raport yang diadakan setiap 3 bulan sekali. Akibatnya orang tua siswa kurang mendapatkan informasi mengenai perkembangan kegiatan akademik anaknya. Informasi akademik yang dibutuhkan oleh orang tua

siswa diantaranya adalah nilai, status pembayaran spp, status pembayaran buku, presensi, dan jadwal les.

Pada tahap ini dilakukan analisa untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi di ILC serta akibat yang bisa ditimbulkan karena masalah tersebut, analisis masalah dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Tabel Identifikasi Masalah

No Cause-and-effect analysis System improvement objectives

Masalah Akibat Target Sistem Batasan Sistem

1 Sulit dalam mendapatkan laporan manajemen Tidak adanya penanganan dini apabila terjadi penurunan performa kegiatan akademik secara drastis. Sistem dapat menyediakan fitur laporan tentang perkembangan dan perbandingan seluruh kegiatan akademik. Sehingga dapat membantu owner dalam mengidentifikasi masalah yang timbul dengan segera Kegiatan akademik yang dapat diakses meliputi proses pengelolaan data siswa, penempatan, presensi, pembayaran spp, pembayaran buku, resign, dan nilai. 2 Tidak ada kontrol

tutor

Sering ada keluhan dari orang tua siswa saat

pembagian raport bahwa siswa tidak mengalami

peningkatan

kemampuan bahasa inggris. Hal

tersebut disebabkan tutor kurang dapat memperhatikan perkembangan kemampuan siswa. Sistem dapat menyediakan perkembangan nilai dan presensi, jadwal kepada tutor sehingga tutor dapat mengetahui perkembangan siswa tiap chapter dan tiap pertemuan. Informasi yang dihasilkan hanya yang berkaitan dengan jadwal, presensi dan nilai siswa yang diajar

3 Tidak ada kontrol orang tua siswa

Akibatnya orang tua siswa kurang

Sistem dapat menyediakan

Informasi yang dihasilkan

No Cause-and-effect analysis System improvement objectives

Masalah Akibat Target Sistem Batasan Sistem

mendapatkan informasi mengenai perkembangan kegiatan akademik anaknya

informasi kegiatan

akademik siswa

meliputi status pembayaran spp, status pembayaran buku, presensi, nilai, dan jadwal 3.1.2 Analisis Kebutuhan

Dengan adanya permasalahan seperti telah dijelaskan pada Tabel 3.1 maka perancangan sistem ini dimulai dari proses identifikasi informasi kebutuhan pengguna, seperti kepada siapa informasi disampaikan, informasi apa saja yang perlu disajikan, dan seberapa detail informasi tersebut disampaikan, tujuan informasi tersebut bagi penguna, dan data apa yang diperlukan untuk mendapat informasi tersebut. Informasi disajikan kepada pihak yang berwenang dalam sistem seperti owner, tutor dan siswa atau orang tua.

A. Kebutuhan Informasi Owner

Merupakan output sistem yang dapat digunakan Owner dalam melakukan monitoring, evaluasi, maupun pengambilan keputusan. Frekuensi akses laporan Owner adalah minimal 1 bulan sekali. Namun tetap dapat diakses sewaktu-waktu. Daftar laporan Owner adalah sebagai berikut:

Tabel 3.2 Tabel Kebutuhan Informasi Owner ID Analisa

Kebutuhan

Kebutuhan Utama Tujuan

A.1 View informasi siswa baru keseluruhan

Mengetahui tren siswa baru, jika yang banyak adalah tingkatan sekolah TK maka itu adalah tingkat sekolah yang berpotensi untuk promosi ILC kedepan.

A.2 View informasi siswa aktif keseluruhan

Mengetahui karakteristik siswa aktif,

sehingga owner dapat

mempertimbangkan lebih lanjut tentang pertambahan tutor di level yang bersangkutan

A.3 View informasi siswa tidak registrasi keseluruhan

Mengetahui tren siswa tidak registrasi tiap periode. Dan mengetahui setelah berapa lama siswa mengikuti masa studi

A.4 View informasi siswa resign keseluruhan.

Mengetahui tren siswa keluar, mengetahui alasan siswa keluar dari ILC sehingga dapat memikirkan solusi permasalahan tersebut.

A.5 View perkembangan nilai, nilai siswa terbaik dan terburuk dari masing -masing level, masing masing tutor, dan masing - masing kelas

Memberikan bingkisan bagi siswa berprestasi dan evaluasi bagi tutor yang mengajar siswa dengan nilai kurang.

A.6 View perkembangan persentase presensi dari masing-masing level, masing masing tutor, dan masing - masing kelas

Menentukan kelas layak dipertahankan atau tidak. Jika jumlah presensi rata – rata sedikit, owner dapat mempertimbangkan untuk digabung dengan kelas yang lain. A.7 View perkembangan jumlah

kelas yang diselenggarakan per periode. Dapat dilihat per level dan per tutor

Apabila banyak tutor yang menangani kelas terlalu banyak dapat dipertimbangkan untuk menambah tutor baru.

A.8 View perkembangan jumlah pendapatan yang diterima (catatan: pendapatan didapat dari jumlah antara pembayaran SPP, pembayaran buku, dan pendaftaran)

Melakukan evaluasi dalam hal penerimaan pendapatan serta apabila penerimaan sedikit karena banyak siswa yang menunggak pembayaran SPP, admin diharuskan menagih lebih sering kepada orang tua siswa

A.9 View persentase spp yang diterima

A.10 View persentase pembayaran buku yang diterima

B. Kebutuhan Informasi Tutor

Merupakan output sistem yang digunakan tutor untuk memonitor performa kelas yang diajarnya. Hal tersebut diperlukan agar tutor dapat mengetahui

perkembangan akademis siswa, seperti nilai dan presensinya. Laporan yang dibutuhkan tutor ini diakses dalam kurun waktu harian. Selain itu ada laporan yang untuk mendukung proses mengajar seperti jadwal mengajar dan rangking kelas.

Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Informasi Tutor ID Analisa

Kebutuhan Kebutuhan Utama Tujuan

B.1 Perkembangan nilai (rata-rata, peraspek penilaian) masing-masing kelas

Melakukan evaluasi sehingga apabila nilai buruk dapat disarankan pindah kelas atau turun kelas

B.2 Perkembangan persentase presensi masing-masing kelas

Memonitor kehadiran siswa, apabila siswa jarang masuk, maka orang tua akan ditanyakan lebih lanjut apakah resign atau tidak.

B.3 Siswa dengan nilai paling baik dan kurang

Memberi perhatian bagi siswa dengan nilai kurang agar pada akhir periode dapat meningkat, serta memberi penghargaan bagi siswa dengan nilai terbaik

B.4 Jadwal ajar Untuk panduan mengajar.

C. Kebutuhan Informasi Siswa atau Orang Tua

Merupakan output sistem yang hampir sama dengan informasi untuk tutor. Namun laporan ini dikhususkan untuk satu anak. Informasi ini digunakan orang tua untuk memonitor kegiatan akademis anaknya. Hal tersebut diperlukan agar orang tua dapat mengetahui perkembangan akademis siswa. seperti perkembangan nilai, persentase absen, status pembayaran spp, pembelian buku, dll

Tabel 3.4 Tabel Kebutuhan Informasi Siswa atau Orang Tua ID Analisa

Kebutuhan Utama

Tujuan C.1 Perkembangan nilai siswa per

chapter dan nilai presensi per bulan

Memonitor kemampuan apakah meningkat dan memonitor presensi

ID Analisa

Kebutuhan Utama

Tujuan

C.2 Status kehadiran siswa Memonitor apakah siswa sering hadir. C.3 Status pembayaran spp dan

buku siswa

Untuk memastikan siswa telah membayar

C.4 Jadwal les Untuk mengetahui perlu hadir pada hari apa saja

C.5 Raport siswa Sebagai berkas yang diterima orang tua nilai siswa pada akhir periode

C.6 Nota Pendaftaran Bukti pendaftaran C.7 Nota Pembayaran Buku Bukti pembayaran buku C.8 Nota Pembayaran SPP Bukti pembayaran

3.2Perancangan Sistem 3.2.1 Desain Logis

Dari analisa sistem di atas maka dapat dirancang sebuah model pengembangan sistem, model pengembangan menjelaskan tentang apa saja yang menjadi input, proses dan output yang diperlukan sistem. model pengembangan yang dimaksud adalah seperti pada arsitektur sistem yang dapat dilihat pada Gambar 3.3

Gambar 3.3 Arsitektur Jaringan Sistem Informasi Akademik ILC

Gambar 3.3 menjelaskan tentang bentuk laporan yang dihasilkan oleh sistem. Laporan tersebut berdasarkan data yang telah diolah dari web server sehingga terbagi dalam 3 pengguna yaitu owner, tutor, dan orang tua atau siswa. Apabila di rinci lebih lanjut, maka laporan yang dihasilkan dapat dilihat pada blok diagram pada Gambar 3.4.

Laporan Owner

Modem Modem

Owner Tutor Orang Tua / Siswa

Modem

Laporan Tutor

Laporan Orang Tua / Siswa Web Server

1. Identitas Siswa

2. Data Jadwal

8. Data Penilaian 6. Data Pembayaran

Buku 5. Data Pembayaran

SPP 4. Data Resign 3. Data Presensi

7. Data Penempatan

Pengolahan Informasi Siswa

Pengolahan Informasi Akademik

Database

Proses

Output

Pengolahan Informasi Keuangan

View Akademik Kelas

T

u

to

r

Ora

n

g

T

u

a

/

Sisw

a

View Keuangan Siswa View Akademik Siswa

Nota Pembayaran Buku Nota Pendaftaran Nota Pembayaran SPP

Raport View Siswa Keseluruhan

View Pendapatan Keseluruhan

O

wn

e

r

View Akademik Keseluruhan

Gambar 3.4 Diagram Input Proses Output Sistem Informasi Akademik ILC Gambar 3.4 menjelaskan bahwa terdapat tiga proses utama yaitu pengolahan informasi siswa, pengolahan informasi akademik, dan pengolahan informasi keuangan. Pengguna sistem memiliki kebutuhan informasi yang berbeda. Owner membutuhkan laporan siswa, akademik, dan keuangan secara keseluruhan. Tutor membutuhkan informasi menyangkut kegiatan akademis siswa yang diajar. Sedangkan orang tua atau siswa membutuhkan informasi tentang kegiatan akademis satu siswa. Untuk dapat melihat lebih detil tetang laporan yang dihasilkan maka akan dijelaskan pada Gambar 3.5

1. Identitas Siswa

2. Data Jadwal

8. Data Penilaian 6. Data Pembayaran

Buku 5. Data Pembayaran

SPP 4. Data Resign 3. Data Presensi

7. Data Penempatan

Pengolahan Informasi Siswa

Pengolahan Informasi Akademik

Database Proses Output

Pengolahan Informasi Keuangan S is w a

Laporan Siswa Baru Keseluruhan Per Level

Per Tingkat Sekolah

Laporan Pendapatan Per Tipe Pendapatan SPP Diterima

Pembayaran Buku Diterima Laporan Siswa Resign Keseluruhan

Per Level Per Tutor Per Alasan

Laporan Nilai Kelas Per Chapter Laporan Nilai Keseluruhan

Per Level Per Kelas Per Tutor Laporan Presensi Keseluruhan

Per Level Per Kelas Per Tutor Ow n e r

Laporan Siswa Aktif Keseluruhan Per Level

Per Tingkat Sekolah Per Masa Studi

Dashboard Siswa

Nilai Jadwal Les

Pembayaran SPP dan Buku Presensi

Laporan Presensi Kelas Per Pertemuan

Nota Pembayaran Buku, Nota Pendaftaran, Nota Pembayaran SPP

Raport

Laporan Siswa Tidak Registrasi Keseluruhan Per Level

Per Masa Sutdi

Dashboard Tutor

T

u

to

r

Dashboard Owner

Laporan Presensi Keseluruhan Per Level Per Tutor

Jadwal Ajar

Gambar 3.5 Alur Pengolahan Informasi Sistem Informasi Akademik ILC

Gambar 3.5 menjelaskan tentang bagaimana data dimasukan ke dalam 3 proses yaitu proses pengolahan informasi siswa, pengolahan informasi akademik dan pengolahan informasi keuangan sehingga menghasilkan laporan masing masing user. laporan yang ditampilkan pada Gambar 3.5 adalah laporan yang bersifat lebih detil dibandingkan dengan Gambar 3.4

A. Input

A.1 Identitas Siswa

Data identitas siswa merupakan data yang tertera di form pendaftaran yang diisi siswa saat melakukan proses registrasi. Isi identitas siswa adalah NIS, nama lengkap, nama panggilan, alamat, nomor telepon, asal sekolah, grade sekolah, tempat dan tanggal lahir. Data siswa dimasukan pada proses registrasi sehingga selanjutnya dapat digunakan pada proses-proses yang lainya.

A.2 Data Jadwal

Data jadwal adalah catatan mengenai jadwal yang berlangsung di ILC. Data yang disimpan meliputi id jadwal, hari, jam masuk, jam keluar, nama tutor pengajar, materi dan ruang kelas. Data ini digunakan sebagai view jadwal masing-masing siswa dan tutor

A.3 Data Kehadiran

Data jadwal merupakan catatan yang tertera pada form kehadiran masing-masing kelas. Data yang disimpan meliputi id kehadiran, NIS, tanggal hadir, status hadir. Data ini digunakan dalam laporan siswa yaitu view kehadiran, laporan tutor yaitu view kehadiran kelas dan laporan manajemen yaitu view kehadiran keseluruhan. A.4 Data Resign

Data resign ini merupakan catatan alasan siswa resign. Data yang disimpan adalah id resign, NIS, tanggal resign dan alasan resign. Data ini digunakan untuk laporan manajemen view rekap resign.

A.5 Data Pembayaran SPP

Data pembayaran SPP merupakan catatan bulan apa saja siswa yang melakukan pembayaran SPP dan jumlahnya. Data ini juga tertera di slip pembayaran SPP yang dibawa oleh masing-masing siswa. Data yang disimpan adalah id

pembayaran SPP, NIS, tanggal pembayaran, pembayaran bulan, jumlah pembayaran. Data ini digunakan sebagai salah satu inputan pada view pendapatan, view pembayaran SPP yang harus diterima dan nota pembayaran SPP.

A.6 Data Pembayaran Buku

Data pembayaran buku merupakan catatan tentang siswa yang telah membayar buku pada tiap level dan jumlah yang dibayarakan. Data yang disimpan adalah id pembayaran buku, NIS, tanggal pembayaran, nama buku dan jumlah pembayaran. Data ini menjadi inputan dalam laporan manajemen view pendapatan serta nota pembayaran buku.

A.7 Data Registrasi Ulang

Data registrasi ulang merupakan data ini juga tertera di form pendaftaran dan form registrasi ulang. Proses registrasi ulang adalah proses yang menentukan apakah siswa tersebut aktif pada periode selanjutnya atau tidak. Data yang disimpan adalah id registrasi, NIS, tanggal registrasi, dan jumlah biaya pendaftaran. Data ini menjadi inputan dalam view pendapatan dan nota registrasi.

A.8 Data Nilai

Data nilai merupakan nilai kemampuan bahasa inggris dilihat dari beberapa aspek yaitu speaking, reading, listening, writing, grammar. Data ini digunakan dalam laporan siswa yaitu view nilai, laporan tutor yaitu view nilai kelas dan laporan manajemen yaitu view nilai keseluruhan.

B. Proses

B.1 Penyimpanan Data

Proses penyimpanan data adalah proses administrasi yang dilakukan oleh admin. Beberapa yang ada pada sistem informasi akademik ILC adalah sebagai berikut:

1. Pendaftaran 2. Penentuan Jadwal 3. Registrasi Ulang 4. Presensi

5. Resign

6. Pembayaran SPP 7. Pembayaran Buku 8. Penilaian

B.2 Pengolahan Informasi

Laporan pada sistem informasi akademik ILC, secara umum terdapat 3 tipe yaitu laporan perkembangan, perbandingan, dan laporan detil. Berikut ini adalah formula yang digunakan dalam menghasilkan laporan perkembangan dan laporan perbandingan

1. Laporan Perkembangan

Laporan pertumbuhan menampilkan data perkembangan per periode atau per bulan. Laporan ini terletak pada menu dashboard masing masing pengguna. Fungsi laporan ini adalah untuk mengetahui peningkatan atau penurunan kondisi akademik ILC. Formulanya adalah sebagai berikut

Hapsari:2008 Keterangan :

: Jumlah atau Persentase pada periode sebelumnya. : Jumlah atau Persentase pada periode saat ini

2. Laporan Perbandingan

Laporan perbandingan adalah laporan yang lebih detil dari laporan perkembangan. Laporan ini terletak pada tiap menu masing masing pengguna. Caranya adalah melakukan pemilihan berdasarkan parameter yang diinginkan. Laporan ini menampilkan data persentase tiap level, tingkat, tutor atau kelas. Fungsi laporan ini adalah untuk mengetahui level, tingkat, atau kelas mana yang memiliki peringkat terbaik dan peringkat terburuk.

_∑

Smith, D.E. (1958) Keterangan :

: Jumlah variabel

∑ : Total jumlah variabel 3. Detil

Laporan detil menampilkan data yang besifat lebih detail dari laporan perkembangan atau perbandingan perbandingan.

Formula yang kedua adalah nilai AVG. formulanya adalah sebagai berikut:

Ketentuan Innovative Learning Center: 2007 Keterangan :

: Nilai Speaking : Nilai Listening : Nilai Reading

: Nilai Writing : Nilai Grammar Output

C.1. Output Bagi Owner Laporan Siswa

1. Siswa Baru

Laporan ini ditujukan kepada owner agar dapat mengetahui tren siswa baru. Hal ini diperlukan agar potensi siswa yang les di ILC dapat diketahui. Sehingga di masa yang akan datang owner dapat meningkatkan potensi yang masih kurang. Laporan ini menampilkan perkembangan jumlah siswa baru, lalu apabila dirinci akan menampilkan perbandingan jumlah total siswa baru Per Level, Per Tingkat Sekolah, dan Per Sekolah.

2. Siswa Aktif

Laporan ini ditujukan kepada owner agar dapat mengetahui total siswa yang les di ILC tiap periode, total siswa tiap levelnya. Informasi ini berguna bagi owner untuk merencanakan jumlah tutor yang kira-kira akan direkrut pada periode mendatang. Laporan ini dapat menampilkan perkembangan jumlah siswa aktif, lalu apabila dirinci akan menampilkan perbandingan jumlah total siswa aktif Per Level, Per Tutor

3. Resign

Laporan ini ditujukan kepada owner agar dapat mengetahui total siswa yang keluar dari ILC serta alasannya. Laporan ini berfungsi sebagai dasar pertimbangan menganalisa kecenderungan siswa keluar, agar di kemudian hari dapat diminimalisir. Laporan ini dapat menampilkan perkembangan jumlah siswa resign, lalu apabila

dirinci akan menampilkan perbandingan jumlah total siswa resign Per Alasan, dan Per Tutor.

4. Tidak Registrasi

Laporan ini ditujukan kepada owner agar dapat mengetahui total siswa yang tidak registrasi di ILC laporan ini berfungsi untuk mengetahui berapa lama masa studi siswa yang tidak registrasi. Laporan ini dapat menampilkan perkembangan jumlah siswa tidak registrasi, lalu apabila dirinci akan menampilkan perbandingan jumlah total siswa Per Lama Masa studi dan Per Level.

Laporan Akademik 1. Presensi Keseluruhan

Berfungsi bagi owner yang ingin mengetahui perkembangan persentase presensi tiap periode, apabila dirinci maka akan menampilkan perbandingan presensi perlevel, apabila dirinci lebih lanjut maka akan menampilkan perbandingan presensi perkelas serta menampilkan tutor yang mengajar kelas tersebut. Hal ini diperlukan untuk mengevaluasi persentase kehadiran kelas tiap tutor. Lalu pada tahap terakhir akan menampilkan detail presensi persiswa. Menampilkan perhitungan rata – rata pertemuan tiap level, tiap kelas dan juga detil per siswa

2. Nilai Keseluruhan

Berfungsi apabila owner ingin mengetahui perkembangan Nilai rata-rata tiap periode, apabila dirinci maka akan menampilkan perbandingan nilai perlevel, apabila dirinci lebih lanjut maka akan menampilkan perbandingan nilai perkelas serta menampilkan tutor yang mengajar kelas tersebut. Hal ini diperlukan untuk mengevaluasi nilai rata – rata kelas tiap tutor. Lalu pada tahap terakhir akan menampilkan detail nilai persiswa.

3. Kelas Keseluruhan

Berfungsi untuk mengetahui perkembangan jumlah jadwal yang diselenggarakan per periode. Hal ini juga digunakan untuk mempertimbangkan rencana perekrutan tutor baru. Laporan ini dapat menampilkan perkembangan jumlah jadwal yang diselenggarakan.

Laporan Pendapatan 1. Pendapatan Keseluruhan

Merupakan informasi tentang perkembangan jumlah pendapatan keseluruhan perbulan yang ditotal dari pembayaran SPP, pembayaran buku, dan pendaftaran, laporan ini apabila dirinci akan menghasilkan jumlah pembayaran spp, pembayaran buku dan pendaftaran pada bulan tsb.

2. Pembayaran SPP

Merupakan perkembangan jumlah pembayaran SPP. Laporan ini menampilkan jumlah pembayaran yang diterima oleh ILC setiap bulan serta menampilkan persentase spp yang telah dibayar orang tua dibandingkan dengan jumlah spp yang seharusnya diterima tiap bulannya.

3. Pembayaran Buku

Merupakan perkembangan jumlah pembayaran Buku. Laporan ini menampilkan jumlah pembayaran yang diterima oleh ILC setiap bulan serta menampilkan persentase pembayaran buku yang telah dibayar orang tua dibandingkan dengan jumlah spp yang seharusnya diterima tiap bulannya.

C.2. Output Bagi Tutor 1. Nilai Kelas

Berfungsi bagi tutor yang ingin mengetahui rata – rata nilai kelas yang diajar, apabila dirinci maka akan menampilkan perkembangan rata-rata nilai perchapter.

Lalu apabila dirinci lebih lanjut akan menampilkan detail nilai persiswa. Berisi chapter, materi, nilai writing, speaking, reading, grammar, listening

2. Presensi Kelas

Berfungsi bagi tutor yang ingin mengetahui persentase kehadiran kelas yang diajar, apabila dirinci maka akan menampilkan perkembangan presensi perchapter. Lalu apabila dirinci lebih lanjut akan menampilkan detail presensi persiswa. Menampilkan perhitungan rata – rata pertemuan tiap kelas dan juga detil per siswa 3. Nilai dan Presensi Terbaik

Berfungsi bagi tutor yang ingin mengetahui rata – rata nilai kelas yang diajar, apabila dirinci maka akan menampilkan perkembangan rata-rata nilai perchapter. Lalu apabila dirinci lebih lanjut akan menampilkan detail nilai persiswa. Berisi chapter, materi, nilai writing, speaking, reading, grammar, listening

4. Jadwal

Berfungsi untuk mengetahui jadwal ajar tutor yang menampilkan tanggal, hari, kelas, ruang, materi

C.3. Output Bagi Orang Tua atau Siswa 1. Dashboard Siswa

Dashboard siswa berisi berapa lama masa studi siswa, persentase presensi dalam satu bulan dan perkembangan nilai perchapter.

2. Jadwal

Berfungsi untuk mengetahui jadwal harian yang menampilkan tanggal, jam, hari, materi, ruang.

3. Presensi

Berfungsi bagi orang tua yang ingin mengontrol siswa apakah masuk les atau tidak. Menampilkan tanggal pertemuan, hari, serta status hadir.

4. Nilai

Berfungsi bagi orang tua yang ingin mengontrol perkembangan nilai siswa, berisi data chapter, materi, nilai writing, speaking, reading, grammar, listening 5. Nota Pembayaran SPP

Digunakan sebagai bukti siswa telah membayar SPP. Nota ini menampilkan bulan pembayaran, NIS, tgl pembayaran, jumlah pembayaran, dll

6. Nota Pembayaran buku

Digunakan sebagai bukti siswa telah membeli buku. Nota ini menampilkan nama buku, NIS, tanggal bayar, harga buku, dll.

7. Nota Pendaftaran

Digunakan sebagai bukti siswa telah melakukan pendaftaran. Nota ini menampilkan id_pendaftaran, nama buku, tanggal daftar, biaya pendaftaran, NIS, tanggal bayar, harga buku, dll.

8. Raport

Ditujukan kepada orang tua siswa sebagai bukti hasil belajar siswa. Laporan ini berisi nama, level, nilai rata - rata total, rata - rata speaking, rata – rata reading, rata – rata grammar, rata – rata listening, rata – rata writing.

3.2.2 Context Diagram

Gambaran sistem pada context diagram menggambarkan informasi dan data yang keluar dari sistem dan masuk ke dalam sistem. Sistem informasi akademik ILC memiliki 3 external entity, yaitu Owner, Tutor, dan Orang Tua/Siswa. Penjelasannya adalah seperti pada Gambar 3.6

Kelas Tersedia

Kelas Pilihan

NIS

View Informasi Pendaftaran View Informasi Pembayaran Buku Raport

View Jadwal Keseluruhan Form Pembayaran Buku

Form Pembayaran SPP

Nilai Siswa

Form Presensi Kosong

Form Presensi Terisi View Nilai Keseluruhan

Nota Pendaftaran Nota Pembayaran Buku Nota Pembayaran SPP

View Presensi Keseluruhan

View Nilai

View Informasi Sis wa Baru Keseluruhan

View Jadwal Ajar Kelas

View Informasi Pendapatan Keseluruhan

View SPP Keseluruhan

View Nilai Siswa Kelas

View Informasi Sis wa Aktif Keseluruhan

View Informasi Sis wa Resign

View Jadwal Kelas View Presensi

View Presensi Siswa Kelas

Identitas Siswa

0

Sistem Informasi Akademik ILC

+

Owner

Orang Tua dan Siswa

Tutor

Gambar 3.6. Context Diagram Sistem Informasi Akademik ILC 3.2.3 Diagram Jenjang

Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat diagram jenjang terlebih dahulu, karena dengan adanya diagram jenjang, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram jenjang siswa dapat dilihat pada Gambar 3.7. pada Gambar tersebut terdapat 3 proses utama, yaitu proses mengelola informasi siswa, mengelola informasi akademik dan mengelola informasi keuangan. Penjelasannya dapat dilihat pada Gambar 3.8

Sistem Informasi Akademik ILC

0

Mengelola Informasi Siswa

1

Mengelola Informasi Akademik

2

Mengelola Informasi Keuangan

2

Gambar 3.7 Diagram Jenjang Sistem Informasi Akademik ILC Gambar 3.8 menggambarkan subproses dari proses mengelola informasi siswa. Subproses tersebut memiliki 3 subproses utama yaitu pendaftaran, resign dan mengolah laporan siswa.

Sistem Informasi Akademik ILC

0

Mengelola Informasi Siswa

1

Pendaftaran 1.1

Resign 1.2

Mengolah Laporan Siswa

1.3

Gambar 3.8 Diagram Mengelola Informasi Siswa

Gambar 3.9 merupakan subproses dari proses mengelola informasi akademik. Subproses tersebut memiliki 6 subproses utama yaitu penentuan jadwal, registrasi ulang, cek form presensi, presensi, penilaian dan pengolahan laporan akademik.

Sistem Informasi Akademik ILC

0

Mengelola Informasi Akademik

2

Penentuan Jadwal 2.1

Registrasi Ulang 2.2

Cetak Form Presensi 2.3

Presensi 2.4

Penilaian 2.5

Mengelola Laporan Akademik

2.6

Gambar 3.9 Diagram Mengelola Informasi Akademik

Gambar 3.10 merupakan subproses dari proses mengelola informasi keuangan. Subproses tersebut memiliki 3 subproses utama yaitu pembayaran SPP, pembayaran buku, mengelola laporan keuangan.

Sistem Informasi Akademik ILC

0

Mengelola Informasi Keuangan

3

Pembayaran SPP 3.1

Pembayaran Buku 3.2

Mengelola Laporan Keuangan

3.3

Gambar 3.10 Diagram Mengelola Informasi Keuangan 3.2.4 Data Flow Diagram (DFD)

Setelah membuat context diagram dan diagram jenjang, langkah selanjutnya adalah membuat Data Flow Diagram (DFD) Level 0 dengan cara membagi context diagram menjadi proses yang lebih rinci. DFD Level 0 memilki 3 proses utama yaitu mengolah data siswa, mengolah data akademik, dan mengolah data keuangan. Sedangkan external entity nya adalah Owner, Tutor dan Siswa. Penjelasannya ada pada Gambar 3.11

Data Periode Data Periode Data Periode Data Level Data Ruang Data Cabang Data Pegawai Data Kelas Data Buku Data Sekolah Data Jadwal

Data Penempatan Per Periode

Data Penempatan

Kelas Tersedia Kelas Pilihan

NIS

View Inform asi Pendaftaran View Inform asi Pembayaran Buku Raport

View Jadwal Keseluruhan

Form Pem bayaran Buku Form Pem bayaran SPP

Nilai Siswa Data Pendaftaran Terbaru

Form Presensi Terisi

Form Presensi Kosong

Nota Pembayaran Buku

Data Siswa

Data Pendaftaran Data Siswa

View Presensi Keseluruhan View Nilai Keseluruhan

Nota Pembayaran SPP Nota Pendaftaran

Data Siswa Terbaru Identitas Siswa

View Inform asi Siswa Baru Keseluruhan View Inform asi Siswa Aktif Keseluruhan

View Inform asi Siswa Resign

View Nilai

View SPP Keseluruhan View Inform asi Pendapatan Keseluruhan View Jadwal Ajar Kelas

View Jadwal Kelas

View Presensi

View Nilai Siswa Kelas

View Presensi Siswa Kelas Orang Tua dan Siswa

Owner

Tutor 2

Mengolah Data Akademik

+

3

Mengolah Data Keuangan

+ Orang Tua dan Siswa

Orang Tua dan Siswa

Owner Owner Tutor Owner Owner Tutor Orang Tua dan Siswa

Owner

Orang Tua dan Siswa

1

Mengolah Data Siswa

+

1 Siswa

4 Penempatan

Orang Tua dan Siswa

Owner

Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa

Owner 3 Pendaftaran Tutor Tutor 3 Pendaftaran 1 Siswa Tutor 12 Jadwal

Orang Tua dan SiswaOrang Tua dan Siswa Orang Tua dan SiswaOrang Tua dan Siswa

Owner

Orang Tua dan Siswa

Owner Owner

Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan SiswaOrang Tua dan Siswa

2 Sekolah 11 Buku 14 Kelas 15 Pegawai 16 Cabang 20 Ruang 19 Level 23 Periode 23 Periode 23 Periode

Gambar 3.11 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik ILC a. Mengelola Data Siswa

Gambar 3.12 merupakan decompose dari proses mengelola data siswa. Proses ini memiliki 3 proses utama yaitu pendaftaran, resign, dan mengelola laporan siswa.

Sedangkan data store yang digunakan adalah table sekolah, siswa, pendaftaran, penempatan dan resign.

Gambar 3.12 DFD Level 1 Mengelola Data Siswa b. Mengelola Informasi Akademik

Gambar 3.13 merupakan decompose dari proses mengelola data akademik. Proses ini memiliki 5 proses utama yaitu registrasi, cetak form presensi, presensi, penilaian dan mengelola laporan akademik. Sedangkan data store yang digunakan adalah table ruang, kelas, , pegawai, cabang, siswa. Data tersebut merupakan data master dari proses ini. Sedangkan data transaksinya adalah jadwal, penempatan, nilai dan detil nilai.

View Inform asi Siswa Tidak Registrasi [Data Sekolah]

[Data Penem patan Per Periode]

Data Pendaftaran

Data Siswa [Data Pendaftaran Terbaru]

Data Resign [Nota Pendaftaran]

Data Resign Terbaru

Status Siswa Data Siswa Resign [Data Siswa Terbaru]

[View Informasi Siswa Baru Keseluruhan] [View Informasi Siswa Aktif Keseluruhan]

[View Informasi Siswa Resign] [Identitas Siswa]

Owner Owner Owner Orang

Tua dan Siswa

1.1

Pendaftaran

1.2 Resign

1.3

Mengolah Laporan Siswa

5 Resign

1 Siswa

Orang Tua dan

Siswa Orang Tua dan

Siswa

3 Pendaftaran

4 Penempatan

Gambar 3.13 DFD Level 1 Mengelola Data Akademik c. Mengelola Informasi Keuangan

Gambar 3.14 merupakan decompose dari proses Mengelola Data Keuangan. Proses ini memiliki 3 proses utama yaitu pembayaran SPP, pembayaran buku,

[Data Keahlian]

[Data Pegawai] [Data Cabang]

[Data Ruang]

Data Rincian Nilai Rincian Nilai Per Chapter

Data Penempatan Data Jadwal Terbaru

[Data Kelas]

Data Penempatan Per Periode [Data Jadwal] [Data Penem patan]

[Kelas Pilihan] [Kelas Tersedia]

[NIS]

[Raport]

[View Jadwal Keseluruhan] [Data Siswa]

[Nilai Siswa]

Data Nilai Data Nilai Terbaru

Data Presensi

[View Nilai] [View Jadwal Ajar Kelas]

[View Nilai Siswa Kelas]

[View Jadwal Kelas]

[View Presensi Keseluruhan] [View Nilai Keseluruhan]

[View Presensi] [View Presensi Siswa Kelas] Data Presensi Terbaru

[Form Presensi Terisi] [Form Presensi Kosong]

Tutor Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Tutor Tutor Orang Tua dan Siswa Owner Owner 1 Siswa Tutor Tutor 2.4 Presensi 2.3 Cetak Form Presensi 2.6 Mengolah Laporan Akadem ik 7 Presensi 2.5 Penilaian 10 Nilai Tutor Owner Orang Tua dan Siswa 2.2 Registrasi Ulang Orang Tua dan Siswa Orang Tua dan Siswa Orang Tua

dan Siswa 4 Penempatan

12 Jadwal

2.1 Penentuan

Jadwal

14 Kelas

18 Detil Nilai

19 Keahlian

15 Pegawai

16 Cabang

mengelola laporan keuangan. Data store master yang yang digunakan adalah siswa, dan buku. Sedangkan data store transaksinya adalah pembayaran SPP, detil pembayaran spp, pembayaran buku, dan pendaftaran. table pendaftaran didapat dari proses mengelola informasi siswa

Gambar 3.14 DFD Level 1 Mengelola Data Keuangan 3.2.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD menggambarkan Tabel – Tabel apa saja yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Akademik ILC. ERD terbagi menjadi Conceptual Data

Bulan Pembayaran Keterangan Bulan Pem bayaran

[Data Buku]

[View Informasi Pendaftaran] [View Informasi Pem bayaran Buku] Data Pembayaran Buku

Data SPP Data Pembayaran Buku Terbaru

Jum lah Pembayaran SPP [Nota Pem bayaran SPP]

[Data Siswa]

[Data Pendaftaran] [Nota Pem bayaran Buku]

[View Informasi Pendapatan Keseluruhan]

[View SPP Keseluruhan] [Form Pembayaran SPP]

[Form Pembayaran Buku]

Owner Owner Orang

Tua dan Siswa Orang Tua dan

Siswa

3 Pendaftaran

1 Siswa

Orang Tua dan

Siswa Orang Tua dan

Siswa

3.2 Pembayaran

Buku

3.3

Mengolah Laporan Keuangan

3.1 Pembayaran

SPP

8 SPP

9 Pembayaran

Buku

OwnerOwner

11 Buku

Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). Penjelasanya ada pada Gambar 3.15 dan Gambar 3.16

a. Conceptual Data Model (CDM)

Gambar 3.15 ERD CDM Sistem Informasi Akademik ILC

Period e_Nilai Period e_Baya rbuku

Period e_Presensi Period e_SPP Period e_Resign Level_Materi

Mate ri_Detilnilai

Jad wal_P enempatan Ruang _Jadwa l

Caban g_Pegawa i

Caban g_Ruang

Sekolah _Siswa Siswa_Nilai

Siswa_Presensi Period e_Jad wal

Level_Bu ku

Buku_Penjualanbuku Siswa_Pe njua lanb uku

Penda ftaran_Siswa Kelas_Jadwal Pegawa i_Jadwal SPP_DetilSPP Siswa_SPP Siswa_Re sign

Siswa_Pe nempata n Caban g_Kelas Nilai_Detilnilai Level_Ke las Siswa NIS pass nm_lengkap_sis nm_panggil_sis jk_sis telp_sis tingkat nm_ortu agama_sis tmp_lahir_sis tgl_lahir_sis tgl_masuk_sis alamat_sis foto_sis st_aktif_sis st_tetap_sis Kelas id_kelas nm_kelas st_aktif_kls Nilai id_nilai Level id_level nm_level Detil_Nilai id_dtnilai speaking listening reading writing grammar Cabang id_cabang nm_cabang alamat_cabang Jadwal id_jadwal tgl_mulai tgl_selesai hari1 pukul_mulai1 pukul_selesai hari2 pukul_mulai2 pukul_selesai2 tutor Pegawai NIP password nm_lengkap_pgw inisial_pgw jk_pgw tmp_lahir_pgw tgl_lahir_pgw tgl_masuk_pgw alamat_pgw telp_pgw jabatan gelar foto_pgw st_aktif_pgw Periode id_periode tahun kuartal periode_saat_ini Penempatan id_penempatan Presensi id_presensi tgl_presensi st_hadir Resign id_resign tgl_resign alasan ket_alasan Ruang id_ruang nm_ruang SPP id_spp tgl_bayar_spp tot_bayar_spp Detil_SPP id_dtspp pemb_bln bln_ke Sekolah id_sekolah nm_sekolah alamat_sekolah Pendaftaran id_pendaftaran tgl_daftar biaya_pendaftaran Buku id_buku nm_buku stok harga Bayarbuku id_bayarbuku tgl_bayarbuku jml_bayarbuku Materi id_materi no_chapter nm_materi

b. Physical Data Model (PDM)

Gambar 3.16 ERD PDM Sistem Informasi Akademik ILC

ID_PERIODE = ID_PERIODE ID_PERIODE = ID_PERIODE

ID_PERIODE = ID_PERIODE ID_PERIODE = ID_PERIODE

ID_PERIODE = ID_PERIODE

ID_LEVEL = ID_LEVEL ID_MATERI = ID_MATERI

ID_JADWAL = ID_JADWAL ID_RUANG = ID_RUANG ID_CABANG = ID_CABANG

ID_CABANG = ID_CABANG

ID_SEKOLAH = ID_SEKOLAH NIS = NIS

NIS = NIS ID_PERIODE = ID_PERIODE

ID_BUKU = ID_BUKU

ID_BUKU = ID_BUKU

NIS = NIS

ID_PENDAFTARAN = ID_PENDAFTARAN ID_KELAS = ID_KELAS

NIP = NIP

ID_SPP = ID_SPP

NIS = NIS NIS = NIS

NIS = NIS ID_CABANG = ID_CABANG

ID_NILAI = ID_NILAI

ID_LEVEL = ID_LEVEL

SISWA NIS varchar(10) ID_PENDAFTARAN varchar(8) ID_SEKOLAH varchar(12) PASS varchar(50) NM_LENGKAP_SIS varchar(100) NM_PANGGIL_SIS varchar(30) JK_SI varchar(1) ALAMAT_SIS varchar(200) TELP_SIS varchar(30) TINGKAT varchar(10) NM_ORTU varchar(50) AGAMA_SIS varchar(10) TMP_LAHIR_SIS varchar(20) TGL_LAHIR_SIS datetime TGL_MASUK_SIS datetime FOTO_SIS varchar(50) ST_AKTIF_SIS varchar(1) ST_TETAP_SIS varchar(1) KELAS ID_KELAS varchar(5) ID_LEVEL varchar(12) ID_CABANG varchar(6) NM_KELAS varchar(50) ST_AKTIFKLS varchar(1) LEVEL ID_LEVEL varchar(12) ID_BUKU varchar(6) NM_LEVEL varchar(12) DETIL_NILAI ID_DTNILAI varchar(10) ID_NILAI varchar(10) ID_MATERI varchar(5) SPEAKING decimal LISTENING decimal READING decimal GRAMMAR decimal WRITING decimal CABANG ID_CABANG varchar(6) NM_CABANG varchar(30) ALAMAT_CABANG varchar(200) JADWAL ID_JADWAL varchar(6) NIP varchar(7) ID_KELAS varchar(5) ID_PERIODE int ID_RUANG varchar(6) TGL_MULAI datetime TGL_SELESAI datetime HARI1 varchar(10) PUKUL_MULAI1 datetime PUKUL_SELESAI datetime HARI2 varchar(10) PUKUL_MULAI2 datetime PUKUL_SELESAI2 datetime TUTOR varchar(6) PEGAWAI NIP varchar(7) ID_CABANG varchar(6) PASSWORD varchar(50) NM_LENGKAP_PGW varchar(50) INISIAL_PGW varchar(5) JK_PGW varchar(1) TMP_LAHIR_PGW varchar(50) TGL_LAHIR_PGW datetime TGL_MASUK_PGW datetime ALAMAT_PGW varchar(200) TELP_PGW varchar(30) JABATAN varchar(20) GELAR varchar(6) FOTO_PGW varchar(50) ST_AKTIF_PGW varchar(1) PERIODE ID_PERIODE int TAHUN int KUARTAL int PERIODE_SAAT_INI varchar(1) PENEMPATAN ID_JADWAL varchar(6) NIS varchar(10) ID_PENEMPATAN varchar(10) PRESENSI ID_PRESENSI varchar(12) NIS varchar(10) ID_PERIODE int TGL_PRESENSI datetime ST_HADIR varchar(1) RESIGN ID_RESIGN varchar(6) NIS varchar(10) ID_PERIODE int TGL_RESIGN datetime ALASAN varchar(30) KET_ALASAN varchar(250) RUANG ID_RUANG varchar(6) ID_CABANG varchar(6) NM_RUANG varchar(20) SPP ID_SPP varchar(10) NIS varchar(10) ID_PERIODE int TGL_BAYAR_SPP datetime TOT_BAYAR_SPP int DETIL_SPP ID_DTSPP varchar(10) ID_SPP varchar(10) PEMB_BLN varchar(30) BLN_KE varchar(12) SEKOLAH ID_SEKOLAH varchar(12) NM_SEKOLAH varchar(50) ALAMAT_SEKOLAH varchar(200) PENDAFTARAN ID_PENDAFTARAN varchar(8) TGL_DAFTAR datetime BIAYA_PENDAFTARAN int BUKU ID_BUKU varchar(6) NM_BUKU varchar(100) STOK int HARGA int BAYARBUKU ID_BUKU varchar(6) NIS varchar(10) ID_BAYARBUKU varchar(10) ID_PERIODE int TGL_BAYARBUKU datetime JML_BAYARBUKU int MATERI ID_MATERI varchar(5) ID_LEVEL varchar(12) NM_MATERI varchar(10) NO_CHAPTER int

3.2.6 Desain Database

Tabel - Tabel yang akan digunakan pada sistem seperti yang telah disertakan pada Physical Data Model adalah sebagai berikut:

a. Tabel Master Cabang

Tabel master cabang digunakan untuk menyimpan data cabang karena data tiap cabang akan digabungkan menjadi satu. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_CABANG. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.5 dibawah ini:

Tabel 3.5 Cabang

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_CABANG Varchar 6 Primary key

NM_CABANG Varchar 30 -

ALAMAT_CABANG Varchar 200 -

b. Tabel Master Ruang

Tabel master ruang digunakan untuk menyimpan data ruang pada masing-masing cabang. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_RUANG sedangkan foreign key adalah ID_CABANG. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.6 dibawah ini:

Tabel 3.6 Ruang

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_RUANG Varchar 6 Primary key

ID_CABANG Varchar 6 Foreign key

c. Tabel Master Level

Tabel master level digunakan untuk menyimpan data level. Level yang dimiliki setiap cabang sama. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_LEVEL. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.7 dibawah ini:

Tabel 3.7 Level

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_LEVEL Varchar 5 Primary key

NM_LEVEL Varchar 50 -

d. Tabel Master Kelas

Tabel master kelas digunakan untuk menyimpan data kelas. Kelas yang ada pada tiap cabang berbeda – beda. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_KELAS sedangkan foreign key adalah ID_LEVEL dan ID_CABANG. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.8 dibawah ini:

Tabel 3.8 Kelas

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_KELAS Varchar 5 Primary key

ID_LEVEL Varchar 5 Foreign key

ID_CABANG Varchar 6 Foreign key

NM_KELAS Varchar 50 -

e. Tabel Master Periode

Tabel master periode digunakan untuk menyimpan data periode. Periode baru dibuat tiap 3 bulan sekali. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_PERIODE. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.9 dibawah ini:

Tabel 3.9 Periode

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_PERIODE Int 3 Primary key

TAHUN Int 4 Foreign key

KUARTAL Int 11 Foreign key

PERIODE_SAAT_INI Varchar 1 -

f. Tabel Master Jadwal

Tabel master jadwal digunakan untuk menyimpan data jadwal kelas. Kelas pada ILC diselenggarakan tiap periode. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_JADWAL sedangkan foreign key adalah ID_KELAS, ID_LEVEL, ID_CABANG, ID_RUANG dan TUTOR. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.10 dibawah ini:

Tabel 3.10 Jadwal

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_JADWAL Varchar 6 Primary key

ID_KELAS Varchar 5 Foreign key

ID_PERIODE Int 3 Foreign key

ID_RUANG Varchar 6 -

Field Nama Tipe Data Constraint

TGL_MULAI Date -

TGL_SELESAI Date -

HARI1 Varchar 10 -

PUKUL_MULAI1 Time -

PUKUL_SELESAI1 Time -

HARI2 Varchar 10 -

PUKUL_MULAI2 Time -

PUKUL_SELESAI2 Time -

g. Tabel Master Pegawai

Tabel master pegawai digunakan untuk menyimpan identitas pegawai. Pegawai pada tiap cabang berbeda - beda. Primary key pada Tabel ini adalah field NIP sedangkan foreign key adalah ID_CABANG. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.11 dibawah ini:

Tabel 3.11 Pegawai

Field Nama Tipe Data Constraint

NIP Varchar 7 Primary key

ID_CABANG Varchar 6 Foreign key

PASSWORD Varchar 50 -

NM_LENGKAP_PGW Varchar 50 -

INISIAL_PGW Varchar 5 -

JK_PGW Varchar 1 -

TMP_LAHIR_PGW Varchar 50 -

Field Nama Tipe Data Constraint

TGL_MASUK_PGW Date -

ALAMAT_PGW Varchar 200 -

TELP_PGW Varchar 30 -

JABATAN Varchar 20 -

GELAR Varchar 6 -

FOTO_PGW Varchar 50 -

ST_AKTIF_PGW Varchar 1

h. Tabel Master Siswa

Tabel master siswa digunakan untuk menyimpan identitas siswa. Siswa pada tiap cabang berbeda dan dapat dibedakan dari format NIS. Primary key pada Tabel ini adalah field NIS sedangkan foreign key adalah ID_PENDAFTARAN dan ID_SEKOLAH. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.12 dibawah ini:

Tabel 3.12 Siswa

Field Nama Tipe Data Constraint

NIS Varchar 10 Primary key

ID_PENDAFTARAN Varchar 6 Foreign key

ID_SEKOLAH Varchar 6 Foreign key

PASS Varchar 50 -

NM_LENGKAP_SIS Varchar 100 -

NM_PANGGIL_SIS Varchar 30 -

JK_SIS Varchar 1 -

ALAMAT_SIS Varchar 200 -

Field Nama Tipe Data Constraint

TINGKAT Varchar 10 -

NM_ORTU Varchar 50 -

AGAMA_SIS Varchar 10 -

TMP_LAHIR_SIS Varchar 20 -

TGL_LAHIR_SIS Date -

TGL_DAFTAR_SIS Date -

FOTO_SIS Varchar 50 -

ST_TETAP_SIS Varchar 1 -

ST_AKTIF_SIS Varchar 1 -

i. Tabel Master Sekolah

Tabel master sekolah digunakan untuk menyimpan data sekolah siswa. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_SEKOLAH. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.13 dibawah ini:

Tabel 3.13 Sekolah

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_SEKOLAH Varchar 6 Primary key

NM_SEKOLAH Varchar 50 -

ALAMAT_SEKOLAH Varchar 200 -

j. Tabel Pendaftaran

Tabel pendaftaran digunakan untuk menyimpan biaya pendaftaran siswa dan tanggal pembayaran pendaftaran. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_PENDAFTARAN. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.14 dibawah ini:

Tabel 3.14 Pendaftaran

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_PENDAFTARAN Varchar 8 Primary key

TGL_DAFTAR Date -

BIAYA_PENDAFTARAN Int 11 -

k. Tabel Penempatan

Tabel penempatan digunakan untuk menyimpan penempatan siswa pada jadwal tiap periodenya. Proses ini dilakukan saat proses Registrasi Ulang. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_PENEMPATAN sedangkan foreign key adalah NIS dan ID_JADWAL. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.15 dibawah ini:

Tabel 3.15 Penempatan

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_PENEMPATAN Varchar 10 Primary key

NIS Varchar 10 Foreign key

ID_JADWAL Varchar 6 Foreign key

l. Tabel SPP

Tabel SPP digunakan untuk menyimpan status pembayaran SPP siswa. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_SPP sedangkan foreign key adalah ID_PERIODE dan NIS. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.16 dibawah ini:

Tabel 3.16 SPP

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_SPP Varchar 10 Primary key

ID_PERIODE Int 3 Foreign key

Field Nama Tipe Data Constraint

TGL_BAYAR_SPP Date -

JML_BAYAR_SPP INT 10 -

m. Tabel Detil SPP

Tabel Detil SPP digunakan untuk menyimpan status pembayaran spp lebih detil ke bulan pembayarannya. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_DTSPP sedangkan foreign key adalah ID_SPP. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.16 dibawah ini:

Tabel 3.17 Detil SPP

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_DTSPP Varchar 10 Primary key

ID_SPP Varchar 10 Foreign key

PEMB_BLN Varchar 30 -

BLN_KE Varchar 12 -

n. Tabel Resign

Tabel Resign digunakan untuk menyimpan tanggal resign dan alasan siswa resign. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_RESIGN sedangkan foreign key adalah NIS dan ID_PERIODE. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.17 dibawah ini:

Tabel 3.18 Resign

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_RESIGN Varchar 6 Primary key

NIS Varchar 10 Foreign key

TGL_RESIGN Date -

ALASAN Varchar 30 -

KET_ALASAN Varchar 250 -

o. Tabel Materi

Tabel master materi digunakan untuk menyimpan materi yang dimiliki tiap level. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_MATERI sedangkan foreign key adalah ID_LEVEL. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.18 dibawah ini:

Tabel 3.19 Materi

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_MATERI Varchar 5 Primary key

ID_LEVEL Varchar 10 Foreign key

NO_CHAPTER Int 11 -

NM_MATERI Varchar 200 -

p. Tabel Nilai

Tabel nilai digunakan untuk menyimpan nilai siswa yang terbagi menjadi 5 kategori penilaian yaitu speaking, listening, reading, writing dan grammar. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_NILAI sedangkan foreign key adalah NIS dan ID_PERIODE. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.19 dibawah ini:

Tabel 3.20 Nilai

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_NILAI Varchar 10 Primary key

NIS Varchar 10 Foreign key

q. Tabel Detil_Nilai

Tabel Nilai digunakan untuk menyimpan detil nilai tiap chapter. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_DTNILAI sedangkan foreign key adalah ID_NILAI dan ID_MATERI. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.20 dibawah ini:

Tabel 3.21 Detil Nilai

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_DTNILAI Varchar 10 Primary key

ID_NILAI Varchar 10 Foreign key

ID_MATERI Varchar 6 Foreign key

SPEAKING Decimal (10,2) -

READING Decimal (10,2) -

LISTENING Decimal (10,2) -

GRAMMAR Decimal (10,2) -

WRITING Decimal (10,2) -

r. Tabel Presensi

Tabel Presensi digunakan untuk menyimpan status presensi siswa tiap pertemuan. Primary key pada Tabel ini adalah field ID_BAYARBUKU sedangkan foreign key adalah ID_BUKU dan NIS. Struktur Tabelnya ada pada Tabel 3.22 dibawah ini:

Tabel 3.22 Presensi

Field Nama Tipe Data Constraint

ID_PRESENSI Varchar 12 Primary key

NIS Varchar 10 Foreign key

Dari Penjelasan uji coba fungsi pada Tabel 4.1 sampai Tabel 4.12 dan hasil uji coba perhitungan pada Tabel 4.13 sampai Tabel 4.27 dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibangun dapat menangani masalah yang telah disebutkan dari latar belakang antara lain:

1. Kesulitan owner dalam mendapatkan laporan manajemen dapat dimudahkan dengan adanya sistem informasi akademik yang menyediakan fitur laporan perkembangan dan perbandingan kegiatan akademik keseluruhan. Laporan tersebut dapat membantu owner dalam mengidentifikasi permasalahan yang timbul. Contohnya adalah apabila jumlah siswa resign meningkat dapat ditelusuri lebih lanjut mengapa jumlah siswa resign meningkat. Apabila setelah dirinci dan ternyata siswa resign disebakan oleh ketidakcocokan dengan pengajaran berarti ada permasalahan dalam pengajaran yang harus segera diperbaiki.

2. Permasalahan tidak adanya kontrol tutor dapat diselesaikan dengan sistem informasi akademik yang memiliki fitur perkembangan nilai perchapter dan presensi tiap pertemuan sehingga tutor dapat mengevaluasi tingkat pemahaman siswa terhadap materi yang diajarkan tiap chapter. Dengan demikian, pada chapter selanjutnya siswa yang memiliki nilai kurang dapat diberikan bimbingan khusus agar lebih mengerti tentang materi yang diajarkan.

3. Permasalahan tidak adanya kontrol orang tua dapat diselesaikan dengan adanya sistem informasi akademik yang memiliki fitur perkembangan nilai perchapter, informasi akademik seperti status pembayaran SPP, pembayaran buku, status presensi tiap pertemuan, jadwal tiap pertemuan. Beberapa

157

informasi tersebut dapat membantu para orang tua dalam memonitor dan membimbing anaknya saat menjalani proses belajar mengajar di ILC agar kegiatan akademik tetap berjalan lancar.

158 5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan pembuatan, uji coba, dan evaluasi maka dapat ditarik kesimpulan yaitu sistem informasi akademik dapat mengolah data administrasi seperti data siswa, registrasi ulang, presensi, nilai, pembayaran spp, pembayaran buku dan resign menjadi informasi akademik yang dapat mempermudah penyediaan laporan manajemen owner. Laporan tersebut digunakan untuk mengidentifikasi dengan segera permasalahan yang timbul agar dapat segera diperbaiki. Sistem informasi akademik juga dapat menyediakan laporan perkembangan nilai perchapter dan presensi tiap pertemuan kepada tutor sehingga dapat mengevaluasi tingkat pemahaman siswa terhadap materi yang diajarkan tiap chapter dan menyediakan laporan informasi kegiatan akademik kepada orang tua agar dapat memonitor dan membimbing anaknya sehingga proses belajar mengajar tetap berjalan lancar.

5.2 Saran

Adapun beberapa saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan sistem yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut:

1. Memperluas proses bisnis yang ditangani oleh sistem informasi akademik ILC agar dapat menghasilkan laporan yang lebih beragam. Seperti diintegrasikan dengan proses pemasaran, pengadaan dan administrasi kepegawaian.

159

2. Membahas tentang biaya pengeluaran perusahaan, serta pencatatan akuntansi.

3. Merubah proses pendaftaran menjadi berbasis Online agar mempermudah pekerjaaan administrasi dalam menginput data siswa.

160

Etin. 2011. Pengelolaan Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, Sumedang

Hakim. Lukmanul. 2009. Jalan Pintas Menjadi Master PHP, Yogyakarta

Hapsari, Epri. 2008. Analisis Rasio Keuangan Untuk Memprediksi Pertumbuhan Laba, Semarang

Herlambang, Soendoro, dan Tanuwijaya, Haryanto. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Hidayat, Syarif. 2005. Penerapan Teknologi Informasi Bidang Pendidikan, Purwakarta

Jogiyanto, HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi: Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Edisi-2. Yogyakarta: Andi Offset.

Kadir, Abdul. 2001, Dasar Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP, Yogyakarta: Andi.

Ladjamudin, Al-Bahra. 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Mcleod, Raymond. 1996. Sistem Informasi Manajemen, PT. Prenhallindo, Jakarta. Nugroho, Bunafit. 2007. Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan

MySQL, Gavamedia, Jogjakarta.

Romeo. 2003. Testing dan Implementasi Sistem, Edisi Pertama. Surabaya: STIKOM Surabaya.

161

Satoto, 2009. Analisis Keamanan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web di Fakultas Teknik Universitas Diponegoro, Seminar Nasional Aplikasi Sains dan Teknologi, Yogyakarta.

Siswoutomo, Wiwit. 2005. Membuat Aplikasi Database Berbasis Web. PT. Gramedia: Jakarta.