Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah

Adalah tunjangan yang diberikan kepada karyawan yang menjabat dengan jabatan tertentu 3. Tunjangan-tunjangan lainnya 4. Lembur Adalah upah yang dibayarkan kepada karyawan yang bekerja melebihi jam kerja biasa yang telah ditentukan.

C. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah

1. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah

Prosedur pencatatan gaji dan upah merupakan uraian kegiatan administrasi yang melibatkan beberapa orang dalam satu bidang atau lebih untuk menangani pencatatan gaji dan upah karyawan. Dalam perusahaan terdapat beberapa elemen atau fungsi yang saling terkait dalam penggajian dan pengupahan karyawan. Fungsi tersebut saling berkaitan antara satu dengan yang lain untuk mencapai tujuan tertentu. Mulyadi 2001:382 menguraikan fungsi yang terkait dalam sistem pencatatan gaji dan upah sebagai berikut : 1. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. 2. Fungsi Pencatat Waktu Universitas Sumatera Utara Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun. Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal. 5. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah serta menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Universitas Sumatera Utara Fungsi-fungsi diatas saling bekerja sama dan saling terkait satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.

2. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah

Untuk dapat menghitung jumlah penghasilan yang diterima pegawai, maka perlu diketahui langkah-langkah berikut : 1. Mencari gaji pokok pegawai yang bersangkutan di dalam skala gaji, sesuai dengan golongan ruang kepangkatan dan masa kerjanya. 2. Menentukan gaji kotor pegawai. 3. Menentukan gaji bersih dengan cara mengkurangkan gaji kotor dengan iuran wajib yang besarnya 10. 4. Menentukan jumlah penghasilan yang diterima pegawai dengan cara menambahkan gaji bersih dengan tunjangan-tunjangan. Yang perlu diperhatikan dalam proses gaji yaitu kebenaran atas kehadiran, Absensi ketidak hadiran, dan proses potongan gaji. Tahapan Proses Gaji pada PT Taspen Persero adalah : 1. Time Evaluation 2. Release Payroll 3. Simulasi Payroll, untuk mengecek kebenarannya. 4. Corrections, tahap ini dilakukan apabila masih ada kesalahan dalam struk gaji. Setelah tahapan diatas dilakukan, maka cekperiksa kehadiran, ketidak hadiran, tunjangan lembur dan lainnya sebagai penyebab kesalahan. Apabila telah diperbaiki, maka lakukan tahap-tahap proses gaji kembali dari No. 1 s.d 3 diatas, yaitu Time evaluation, release payroll, dan simulation. Universitas Sumatera Utara Cek kembali struk gaji, apabila sudah yakin kebenarannya, baru masuk ke tahap berikutnya. 5. Start Payroll 6. Bank Transfer 7. Pencetakan Lampiran Gaji 8. Posting to Accounting untuk mendapatkan nomor RUN 9. Posting Payroll to Finance 10. Mencetak LPT khusus Payroll 11. Exit Payroll Periode perhitungan atau pembuatan gaji dan upah pada PT. Taspen KCU Medan dilaksanakan setiap tanggal 20. Besarnya Gaji yang diterima setiap karyawan berbeda, berdasarkan tingkat jabatan dalam perusahaan. Selain gaji pokok, karyawan juga akan mendapatkan tunjangan-tunjangan, uang lembur dan unsur lain yang dapat menambah jumlah penghasilan. Akan tetapi, sebelum mendapatkan jumlah bersih, gaji juga akan mendapatkan potongan, seperti potongan absensi, potongan telat, potongan bank, potongan koperasi, potongan bapinroh, dan lain-lain. Rumus perhitungan gaji secara sistematis : Perkiraan perhitungan gaji untuk karyawan PT. Taspen Persero KCU Medan : Pendapatan : Gaji Pokok : Rp. xxx Tunjangan Jabatan : Rp. xxx Pendapatan Bersih = Gaji Pokok + Tunjangan – Potongan Universitas Sumatera Utara Tunjangan lain-lain : Rp. xxx Lembur : Rp. xxx Pendapatan Kotor Rp. xxx Potongan : Bank : Rp. xxx Koperasi : Rp. xxx Pph : Rp. xxx Bapinroh : Rp. xxx Total Potongan Rp. xxx Total Pendapatan Bersih Rp. xxx

D. Prosedur Penggajian dan Pengupahan

Prosedur penggajian dan pengupahan sangat membantu pimpinan dalam satu organisasi. Dengan prosedur penggajian dan pengupahan ini dapat dilakukan pencegahan dan menghindari apa yang tidak diinginkan seperti kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi . Berikut prosedur penggajian pada PT. Taspen Persero: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir Setiap karyawan yang hadir akan melakukan absen ke dalam mesin absen. Mesin absen yang digunakan oleh PT. Taspen Persero adalah Finger Print. Kemudian data yang telah tercatat dalam mesin absen akan direkap untuk selanjutnya membuat daftar gaji karyawan. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Universitas Sumatera Utara Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah yaitu kebenaran atas kehadiran, absensi ketidakhadiran serta proses potongan gaji. 3. Prosedur pembayaran gaji dan upah Apabila proses gaji telah benar, maka selanjutnya melakukan transfer gaji ke nomor rekening masing-masing pegawai. Sistem penggajianpengupahan yang umum diterapkan menurut Hasibuan 2003:122 antara lain: 1. Sistem Waktu Besarnya gajiupah dalam sistem ini ditetapkan berdasarkan standart waktu seperti jam, mingguan ataupun bulanan. Administrasi pengupahan sistem waktu relatif mudah serta dapat diterapkan kepada karyawan tetap ataupun harian. Sistem ini biasanya ditetapkan jika prestasi kerja sullit diukur perunitnya dan bagi karyawan tetap upahnya atas sistem waktu secara periodik setiap bulannya. 2. Sistem Hasil Out Put Besarnya upah dalam sistem ini ditetapkan atas kesatuan unit yang dihasilkan pekerjaan seperti potong, meter, liter dan kilogram. Besarnya upah yang dibayar selalu didasarkan kepada banyaknya hasil yang dikerjakan bukan pada lamanya waktu pengerjaannya. Sistem ini tidak bisa diterapkan pada karyawan tetap sistem waktu dan jenis pekerjaan yang tidak mempunyai standar fisik, seperti bagi karyawan administrasi. Kebaikan sistem ini memberikan kesempatan kepada yang bekerja sungguh-sungguh serta berprestasi baik akan memperoleh balas jasa yang Universitas Sumatera Utara lebih besar. Namun kelemahannya adalah kualitas barang yang dihasilkan kurang baik dan karyawan yang kurang mampu balas jasanya kecil sehingga kurang manusiawi. 3. Sistem Borongan Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang menetapkan besarnya jasa yang didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya. Penetapan besarnya balas jasa didasarkan pada sistem borngan cukup rumit, lama mengerjakannya serta banyaknya alat yang diperlikan untuk menyelesaikannya. Jam Operasional Karyawan PT. Taspen Persero Medan Ketetapan jam kerja yang berlaku pada PT. Taspen Persero Medan, yaitu 1. Hari Kerja Hari Kerja aktif adalah 5 lima hari dalam satu minggu, yaitu mulai dari hari Senin hingga Jumat. Libur pada hari Sabtu dan Minggu serta libur yang telah ditetapkan pemerintah. Jadwal kerja perusahaan adalah sebagai berikut :  Senin sd Kamis Masuk : 07.45 – 12.00 Istirahat : 12.00 – 13.00 Masuk Kembali : 13.00 – 16.30 Universitas Sumatera Utara  Jumat Masuk : 07.30 – 12.00 Istirahat : 12.00 – 14.00 Masuk Kembali : 14.00 – 16.30 2. Cuti PT. Taspen persero juga memberikan cuti kepada karyawannya untuk tidak bekerja, tetapi tetap mendapatkan gaji penuh. Adapun cuti yang diberikan kepada karyawannya adalah sebagai berikut : a. Cuti Tahunan Cuti tahunan diberikan kepada karyawan yang minimal telah bekerja selama satu tahun.Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. b. Cuti Besar Cuti besar diberikan kepada karyawan yang telah bekerja sekurang- kurangnya selama 6 enam tahun berhak atas cuti besar selama 3 tiga bulan lamanya. c. Cuti Karena Alasan Penting Cuti karena alasan penting yang dimaksud adalah cuti karena ibu, bapak, isterisuami, anak, adik, kakak, mertua, atau menantu sakit keras atau meninggal dunia. d. Cuti Sakit Cuti sakit adalah periode waktu dimana seorang karyawan diizinkan untuk absen dari pekerjaan tanpa kehilangan gaji dikarenakan sakit. Universitas Sumatera Utara Dalam pelaksanaan penggajian dan pengupahan di sebuah perusahaan, ada beberapa dokumen terkait yang digunakan dan memiliki peran yang sangat penting sebagai barang bukti pada saat proses penggajian dan pengupahan karyawan berlangsung. Dokumen, formulir, dan catatan-catatan yang digunakan oleh perusahaan, antara lain: 1. Kartu jam hadir Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan sebagai alat pencatat waktu. Kartu ini berisi tanda pengenal karyawan, jam masuk, dan jam pulang serta jam lembur karyawan. 2. Laporan absensi atau bukti kehadiran Fingerprint 3. Slip gaji dan upah Slip gaji dan upah adalah lembaran yang mencantumkan gaji pokok, tunjangan-tunjangan serta potongan-potongan dan jumlah bersih gaji dan upah karyawan. 4. Daftar lembur Setiap slip gaji yang menyatukan permohonan untuk mendapatkan izin lembur dari bagian yang berwenang disetujui yang membuat jam lembur dan yang diperlukan untuk kerja lembur, maka dibuat daftar lembur karyawan. Izin ini harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Perhitungan lembur pada PT.Taspen Persero adalah sebagai berikut :  Pada hari Senin-Jumat hari kerja, lembur maksimal 3 jam maka akan mendapatkan uang makan. Universitas Sumatera Utara  Pada hari libur, lembur maksimal 6 jam. 5. Buku harian Buku harian merupakan buku yang mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan gaji karyawan. 6. Surat kesepakatan kerja Surat kesepakatan kerja ini merupakan bukti bahwa karyawan adalah bagian dari perusahaan.Dokumen ini memuat identitas karyawan dan jabatan.Surat ini ditandatangani oleh karyawan yang berarti telah disetujui.

E. Unsur-unsur Pengendalian Internal Gaji dan Upah

Sebuah perusahaan yang telah berjalan harus memonitor kegiatan dan hasilnya. Manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang professional untuk memajukan atau meningkatkan hasil kerja yang telah dicapai. Maka dari itu, sebuah perusahaan memerlukan suatu pengendalian yang baik serta menyeluruh terhadap segala aktifitas yang ada. Pengendalian ini bertujuan untuk menjaga agar tidak terjadinya penyelewengan dan tetap dapat memelihara efisiensi operasi perusahaan terutama dalam bidang penggajian dan pengupahan. Pengendalian internal secara umum diperlukan untuk memberikan cukup kepastian bahwa sasaran dan tujuan perusahaan akan tercapai. Pengertian Pengendalian Internal Internal Control dapat dipandang dalam arti sempit dan dalam arti luas, yaitu: 1. Dalam arti sempit Pengendalian internal merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun penjumlahan menurun. Universitas Sumatera Utara 2. Dalam arti luas Pengendalian internal tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan, tetapi meliputi semua alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengendalian. Dapat disimpulkan bahwa, pengendalian internal adalah penggunaan semua sumber daya perusahaan untuk meningkatkan, mengarahkan, mengendalikan, dan mengawasi berbagai aktivitas dengan tujuan untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai. Pengendalian internal gaji dan upah meliputi struktur organisasi dan semua cara – cara dan alat – alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah. Pengendalian internal secara umum harus baik dan memuaskan agar operasi suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien serta cukup aman dari penyelewengan. Pengendalian internal yang baik dan memuaskan harus mengandung empat ciri, yaitu: 1. Suatu organisasi yang membagi fungsi organisasi secar tepat di antara petugas atau bagian dan di dalamnya terdapat pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berhubungan. Hal ini untuk mengurangi kemungkinan kekeliruan dan penyelewengan. Tanggung jawab atas operasi yang berhubungan harus dibagi diantara beberapa petugas. 2. Prosedur pemberian wewenang dan tanggung jawab yang sesuai antara bagian operasi dengan bagian pencatatan. Penyelenggaraan catatan-catatan akuntansi harus dipisahkan sebagai bagian tersendiri dan bertanggung jawab penuh terhadap data akuntansi perusahaan. Universitas Sumatera Utara 3. Praktik-praktik yang sehat yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap bagian organisasi. Tanggung jawab setiap bagian harus jelas, sehingga tidak ada tumpang tindih dalam operasi perusahaan antara satu bagian dengan bagian yang lain. Praktik yang sehat juga menuntut petugas untuk disiplin dalam menjalankan tugasnya dan tidak melampaui wewenang bagian lain. Setiap bagian harus mengetahui tugasnya masing-masing secara jelas dan benar serta menjalankannya dengan sungguh-sungguh. 4. Penempatan pegawai secara tepat sesuai dengan kemampuan dan kesungguhannya. Penempatan pegawai yang tepat akan mendorong kemajuan operasi perusahaan dan kebijaksanaan manajemen dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Kekurangan dalam hal ini dapat diatasi dengan memberikan program latihan dan pendidikan bagi pegawai yang baru, yang akan ditempatkan dibagian lain, atau yang akan mendapatkan promosi. Pengendalian internal merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi 2001:164 menyatakan bahwa unsur pokok sistem pengendalian internal adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian internal perlu memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah. b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Universitas Sumatera Utara 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah: a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama. b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan. c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan, harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. d. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. e. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. f. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. g. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. h. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Universitas Sumatera Utara Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah yaitu : a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. c. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitiannya dalam perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran. d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara unsur pokok pengendalian intern tersebut di atas, unsure mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang Universitas Sumatera Utara dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya juga akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif. Sistem Pengendalian Internal PT. Taspen Persero: 1. Unsur struktur organisasi 2. Unsur sistem wewenang dan prosedur pencatatan 3. Unsur pelaksanaan kerja secara sehat 4. Unsur pegawai berkualitas Demi terciptanya sistem informasi atas gaji dan upah serta pengendalian internal gaji dan upah yang baik pada PT. Taspen Persero Medan, dalam pembayaran gaji dan upah dan pelaksanaannya melibatkan beberapa bagian di antaranya: 1. Bagian SDM Bagian ini bertugas merekap data yang telah tercatat dari mesin absen Fingerprint untuk membuat daftar gaji karyawan. Daftar gaji yang telah dibuatakan diserahkan kepada manajer SDM untuk ditandatangani. 2. Bagian keuangan Bagian keuangan ini akan mendapat daftar gaji dari bagian kompensasi. Lalu, bagian keuangan akan mengecek kembali daftar gaji sebelum membuat surat pengeluaran gaji. Bagian keuangan akan meminta persetujuan dan tanda tangan perintah bayar kepala divisi keuangan. Bila sudah disetujui maka akan dibuat voucher kemudian meminta persetujuan voucher kepada bagian keuangan untuk pencairan gaji. Universitas Sumatera Utara Pada PT. Taspen Persero pengendalian internal gaji dan upah karyawan telah berjalan dengan baik. PT. Taspen melakukan pengendalian internal gaji dan upah dengan cara memisahkan tugas-tugas pada setiap bagian. SDM membuat daftar gaji sesuai dengan gradegolongan karyawan.Daftar gaji yang telah dibuat kemudian diberikan kepada manajer SDM untuk ditandatangani.Selanjutnya, bagian keuangan akan mengecek kembali daftar gaji yang diberikan bagian SDM sebelum membuat surat pengeluaran gaji. Bagian keuangan akan meminta persetujuan dan tanda tangan perintah bayar kepala divisi keuangan. Bila sudah disetujui maka bagian perbendaharaan akan membuat voucher kemudian meminta persetujuan voucher kepada bagian keuangan untuk pencairan gaji. Pembayaran gaji disetor melalui Bank BRI.Bagian anggaran mendapat voucher dan daftar gaji dari bagian keuangan. Voucher dan daftar gaji akan dijadikan bukti transaksi untuk melakukan pencatatan dan pembuatan jurnal. Universitas Sumatera Utara

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN