2. Pengertian Sistem Informasi Akuntasi
Kebutuhan informasi di perusahaan telah menciptakan sistem informasi menurut bidangnya masing-masing. Informasi dibidang akuntansi telah
menciptakan Sistem Informasi Manajemen. Ada beberapa factor yang mendefinisikan pengertian sistem.
Menurut Hall 2001 : 5 “…sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan interrelated atau subsistem-
subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama common purpose”. Adapun Bodnar Hopwood 2001 : 1 menyatakan bahwa sistem adalah
kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan Mulyadi 2001 : 2 berpendapat sistem adalah sekelompok unsur yang
erat berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Selanjutnya menurut Romney Steinbart 2004 : 2” Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-
komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
Adapun pengertian informasi oleh Bodnar Hopwood 2001 : 1” Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar
untuk mengambil keputusan yang tepat”. Sedangkan menurut Acconting Principles Board No : 4 dalam Skousen
2001 : 7 “Akuntansi didefinisikan sebagai sistem untuk memberikan informasi kuantitatif, terutama keuangan tentang entitas ekonomi yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan ekonomi”.
Universitas Sumatera Utara
Adapun karakteristik suatu system dapa dilihat pada gambar II-1
Gambar II-1 Bagan Karakteristik Suatu Sistem Sumber : Dr. Jogiyanto H.M., MBA, Akt,1997, Sistem Informasi Berbasis
Komputer,BPFE, Yogyakarta, h.10
Sub sistem
Sub sistem
Sub sistem
Sub sistem
Input Input
Input
Boundary Interface
Boundary
Universitas Sumatera Utara
Adapun siklus informasi menurut Burch Grudnitski ter;ihat pada gambar II-2, yaitu :
Gambar II-2 Siklus Informasi Sumber : Dr. Jogiyanto H.M, MBA, Akt, 1997, Sistem Informasi Berbasis
Komputer, BPFE, Yogyakarta, h.29 Menurut Romney dan Steinbert 2004:12, informasi mempunyai
beberapa karakteristik, yaitu :
Tabel II-1 Karakteristik Informasi yang berguna Sumber : Marshall B. Romney Paul John Steinbert, 2004, Accounting
Information System, Salemba Empat,Jakarta, h. 12
Proses model
Data Input
Data Ditangkap
Hasil Tindakan
Output Informasi
Penerimaan
Keputusan Tindakan
Data Dasar
Relevan Informasi itu relevan jika menurangi ketidakpastian,
memperbaiki kemampuan pengambilan keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki
ekspetasi mereka sebelumnya.
Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau
penyimpangan dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi.
Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak mnghilangkan aspek-aspek
penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya.
Tepat Waktu Informasi itu tepat jika diberikan pada saat yang tepat untuk
memungkinkan pengambilan keputusan atau menggunakannya dalam menbuat kputusan.
Dapat Dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang
dapat dipakai dan jelas.
Dapat Divertifikasi Informasi dapat divertivikasi jika dua orang dengan
pengetahuan yang tidak bekerjasama secara nidependent dan
Universitas Sumatera Utara
Dari pengertian tersebut dapat diambil disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu organisasi yang terintegrasi satu dengan yang lain dan
dikoordinasikan untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan untuk mencapai sasaran perusahaan.
Istilah Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, seperti gambar
II-3.
------------{Transaksi-transaksi}
Gambar II-3 Model Siklus Transaksi Sistem Informasi Akuntansi Sumber : Goerge H.Bodnar, William S.Hopwood, 1995, Sistem Informasi
Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta, h 87 •
Siklus Pendapatan, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistrisusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan
pengumpulan pembayaran-pemabayaran yang berkaitan.
Kejadian- kejadian
Ekonomik
Siklus Pendapatan
Siklus Pengeluaran
Siklus Produksi
Siklus Keuangan
Siklus Pelaporan
Keuangan
Laporan Keuangan
Universitas Sumatera Utara
• Siklus Pengeluaran, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan
dengan pemerolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
• Siklus Produksi, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa. •
Siklus Keuangan, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Sistem informasi akuntansi mempunyai sub system utama, yaitu :
1 Siklus Pendapatan adalah siklus yang berorientasi kepada transaksi yang
mengubah produk dan jasa menjadi pendapatan pelanggan. Fungsi-fungsi yang umum menjadi penjualan, pemnerimaan dan pemrosesan order,
pengiriman barang dan piutang dagang. 2
Siklus Pengeluaran adalah siklus yang berhubungan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan terutama dalam
bentuk barang dan jasa dari pemasok dari luar maupun karyawan di dalam perusahaan. Siklus ini meliputi sistem pembelian, hutang dan system
penggajian. 3
Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia adalah siklus yang bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan,
penetapan tariff gaji dan upah, promosi, mutasi, dan penghentian karyawan dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.
4 Siklus Produksi berkaitan dengan pengumpulan, penggunaan, dan pengubahan
bentuk suatu sumber ekonomi. Sistem ini meliputi enam kegiatan, yaitu : menyiapkan dan mengatur jadwal produksi, melaksanakan proses produksi,
menghitung biaya overhead dan mengalokasikan ke pekerjaan yang sesuai,
Universitas Sumatera Utara
menyelesaikan produksi bahan yang masih dalam proses, dan menyiapkan produk jadi sebelum di jual.
5 Sistem Buku Besar dan Siklus Pelaporan Keuangan berhubungan dengan
proses pembaharuan dan pembuatan laporan. Sistem ini merupakan muara bagi semua subsistem yang lain untuk kemudian menyusun laporan si setiap
periode yang telah ditetapkan. Dari pengertian di atas tentang sistem, informasi, akuntansi, dapat
digabungkan menjadi satu kesatuan yaitu sistem informasi akuntansi. Menurut Bodnar Hopwood 2001 : 1 “Sistem informasi akuntansi
SIA adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Informasi ini
dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan”. Akuntansi pada dasarnya merupakan suatu sistem informasi yang
mengelola data akuntansi atau disebut transaksi menjadi informasi akuntansi dan biasanya disebut laporan keuangan. Maka lebih jelasnya, akuntansi adalah
penerapan teori umum informasi terhadap pemecahan usaha operasi ekonomi yang efisien. Akuntansi dibentuk oleh sebagian besar informasi umum yang
dinyatakan dalam simbol kuantitatif. Dalam rangka lingkup ini akuntansi sekaligus merupakan bagian dari sistem informasi umum dari suatu kesatuan yang
beroperasi, sekaligus menjadi bagian dari suatu bidang dasar yang dibatasi oleh konsep informasi.
Dari pengertian para pakar diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan komponen yang saling berkaitan untuk diolah
Universitas Sumatera Utara
seperti pencatatan transaksi, pengklasifikasian, pengolahan, pengikhtisaran, analisa dan pelaporan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan yang
tepat yang akan dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai kondisi perusahaan.
Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Unsur atau elemen merupakan bagian yang penting yang membentuk
sebuah sistem informasi akuntansi harus terdapat unsur-unsur pembentuknya. 1
Pemakai Akhir End User Pemakai akhir dibagi dalam dua kelompok yaitu : Eksternal dan Internal.
Pemakai eksternal meliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat peraturan, otorisasi pajak, para pemasok dan
pelanggan. Pemakai internal meliputi pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personil organisasi.
2 Sumber Data
Sumber data adalah data transaksi keuangan yang memasuki system informasi dari sumber eksternal dan internal. Transaksi keuangan eksternal merupakan
transaksi pertukaran ekonomis dengan entitas bisnis lainnya dan individu dari luar perusahaan.
3 Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam system informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data peristiwa
yang memasuki sistem ini sah valid, lengkap dan bebas dari kesalahan
Universitas Sumatera Utara
material di dalam mengatur desain prosedur pengumpulan data terdapat dua aturan, yakni relevan dan efisien.
4 Pemrosesan Data
Setelah data dikumpulkan, untuk data selanjutnya diproses untuk menghasilkan informasi. Tugas dalam tahap pemrosesan data bervariasi dari
sederhana sampai yang kompleks. 5
Manajemen Database Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan
non keuangan. Isi dari database tanpa menghiraukan bentuk fisiknya, berupa hierarki data yang terdiri dari atribut data, record dan file.
6 Penghasil Informasi
Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat, dan menyajikan informasi untuk para pemakai informasinya
dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan yang terstruktur.
7 Umpan Balik
Umpan balik merupakan suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem sebagai suatu sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal dan
eksternal dan digunakan untuk memulai atau mengubah suatu proses.
Universitas Sumatera Utara
Model umum bagi sistem informasi akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut :
Lingkungan Eksternal
Gambar II-4. Model Umum untuk Sistem Informasi Akuntansi Sumber : James A.Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba
Empat Jakarta, h.15 B. Perangkat Sistem Informasi Berbasis Komputer
Dalam sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer biasanya perangkat-perangkat sistem informasi itu terdiri dari :
1. Perangkat Keras Hardware
Perangkat keras merupakan komponen dasar yang membentuk suatu sistem komputer. Dinamakan perangkat keras karena wujudnya berbentuk fisik
komputer sesungguhnya. Perangkat keras dapat dikelompokkan lima komponen yaitu:
Manajemen Database
Pemrosesan Data
Penghasil Informasi
Pengumpulan Data
Sum be
r Da ta
E k
st e
rna l
Sistem Informasi
Umpan Balik Sumber Data
Internal Organisasi Bisnis
Pemakai Akhir Informasi
P e
m a
k ai
A k
tif E
k st
e rna
l
Universitas Sumatera Utara
a. Central Processing Unit CPU
Merupakan suatu pusat dari komputer, mempunyai fungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan arithemetic dan logika dan mengawasi
kegiatan seluruh sistem EDP. b.
Input Equipment Data yang akan diporses dalam komputer harus dimasukkan ke komputer,
pekerjaan dalam memasukkan data dapat menggunakan berbagai macam alat. Alat-alat ini disebut dengan Pure Input Equipment atau sering disebut
juga sebagai input device. c.
Output Equipment Alat-alat ini berfungsi untuk menerima informasi dari komput er CPU
dan mengubah ke dalam bentuk yang dapat dibaca manusia seperti : mesin plog, mesin plog pita kertas, visual display terminal dan alat-alat lainnya.
d. Computer Communication equipment alat komunikasi
Alat komunikasi dengan komputer merupakan alat yang menghubungkan seseorang langsung dengan CPU atau dengan komputer file yang online.
Dengan digunakannya alat-alat komunikasi komputer ini, proses memasukkan dan mengeluarkan data ke dan dari komputer dapat
dilakukan dengan jarak jauh. e.
Kombinasi Input dan Output Kombinasi Input dan Output sering disebut juga dengan secondary stroge
devices merupakan alat-alat yang digunakan untuk menyimpan data input maupun output dari komputer.
Universitas Sumatera Utara
2. Perangkat Lunak
Perangkat komputer dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu : program dan dokumentasi. Program komputer digunakan untuk memerintah komputer untuk
melaksanakan langkah-langkah yang tercantum dalam program itu. Dokumentasi merupakan catatan dan penjelasan dari program komputer yang bertujuan untuk
memudahkan memahami suatu program suatu sistem. Dalam penyusunan program komputer diperlukan langkah-langkah yaitu :
mendefinisikan masalah, menyusun flowchart, menyusun kode dari jawaban yang diperoleh dari langkah kedua, yang mana kode tersebut adalah dari program
komputer itu sendiri, dan memeriksa kesalahan dan membetulkannya. Setelah langkah-langkah tersebut dijalankan, kemudian dokumentasi dari program yang
telah disusn itu dilengkapi. Dalam hubungannya dengan penyusunan program komputer ini perlu dijelaskan adanya tentang arus informasi dan langkah-langkah
yang sangat diperlukan untuk menjawab masalah tertentu, arus informasi digambarkan dalam sistem flowchart dan langkah-langkah dalam program
komputer ditunjukkan dalam program flowchart. Flowchart adalah gambaran yang menunjukkan arus dokumentasi data
dalam suatu sistem dan perangkat keras serta file yang digunakan. Flowchart ini dibuat dengan simbol-simbol tertentu.
Adapun rangkaian simbol dari flowchart document dapat dilihat dari gambar II-5
Universitas Sumatera Utara
Gambar II-5. Rangkaian Simbol Flowcart Dokumen Sumber : James A.Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi,
Salemba Empat Jakarta, h.15 3.
Brainware Meskipun komputer alat elektronik yang canggih dan dapat bekerja secara
otomatis, namun sesuai dengan konsep bahwa komputer hanya dapat bekerja sesuai instruksi yang diterimanya. Maka dalam hal ini manusia yang terlibat di
dalam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer. 4.
Jaringan Komputer Network Merupakan jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan satu
atau lebih sistem komputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi alat komunikasi yang dapat membnetuk sistem. Dengan network ini, komputer yang
satu dapat berhubungan dengan komputer yang lain. Maka jenis-jenis jaringan network itu sendiri terdiri dari :
Dokumen sumber atau laporan
Oprasi manual Jalur arus dokumen
Catatan akuntansi jurnal, register, catatan
harian, buku besar Penghubung lain halaman
Deskripsi proseskomentar
File untuk dokumen sumber penyimpanan
dan laporan Akses langsung perangkat
penyimpan paket disket Terminal
menunjukkan sumber atau tujuan dari
dokumen dan laporan
Universitas Sumatera Utara
a. Local Area Network LAN
Jaringan ini berfungsi untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam suatu perusahaan, yang banyak menggunakan
peralatan secara bersama-sama dan saling bertukar informasi. Yang mana biasanya jaringan ini dimiliki perusahaan tanpa menggunakan fasilitas dari
perusahaan telekomunikasi umum. LAN berdasarkan jenis jaringan dapat dibedakan menjadi dua yaitu : jarak dan topologi.
b. Metropolitan Area Network MAN
Metropolitan Area Network MAN merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya memakai teknologi yang sama dengan LAN.
MAN merupakan suatu pilihan untuk membangun jaringan komputer antar kantor dalam suatu kota. MAN dapat menjangkau perusahaan-perusahaan
yang memiliki kantor-kantor yang letaknya sangat berdekatan dan MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan bisa disambungkan dengan
jaringan televisi kabel. Jaringan ini mampu memiliki jarak radius 10-50 Km. didalam jaringan MAN hanya memiliki kabel output.
c. Wide Area Network WAN
Wide Area Network WAN merupakan sebuah jaringan yang memiliki jarak yang sangat luas, karena radiusnya mencakup sebuah Negara dan
benua. Pada sebagian besar WAN, komponen yang dipakai dalam berkomunikasi terdiri dari dua komponen, yaitu : kabel transmisi dan
elemen switching. Kabel transmisi berfungsi untuk memindahkan bit-bit dari suatu komputer ke komputer lainnya, sedangkan elemen switching di
Universitas Sumatera Utara
sini adalah sebuah komputer khusus yang digunakan untuk menghubungkan dua buah kabel transmisi atau lebih. Dan pada saat data
yang dikirimkan sampai ke kabel penerima, maka elemen switching harus memilih kabel pengirim untuk meneruskan pesanan-pesanan berikut. Pada
sebagian besar WAN, jaringan terdiri dari sejumlah banyak kabel atau saluran telepon yang menghubungkan sepasang router. Router adalah
perangkat antara yang dapat digunakan untuk menghubungkan jaringan local yang sama pada lapisan jaringan OSI. OSI Open System
Interconnection yaitu sistem koneksi terbuka yang mengatur informasi dari satu komponen ke komponen lain yang merupaan suatu media
jaringan. Bila dua router yang tidak menggunakan kabel yang akan melakukan komunikasi, maka keduanya harus berkomunikasi secara tidak
langsung melalui router dan paket data yang dikirimkan dari router yang satu ke router lainnya akan melalui router perantara. Setelah diterima
dalam kondisi yang lengkap maka paket ini disimpan, sampai kesaluran untuk output dalam kondisi yang bebas, baru paket akan diteruskan.
C. Proses Pengolahan Data Akuntansi