Pengertian Sistem Informasi Akuntasi

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntasi

Kebutuhan informasi di perusahaan telah menciptakan sistem informasi menurut bidangnya masing-masing. Informasi dibidang akuntansi telah menciptakan Sistem Informasi Manajemen. Ada beberapa factor yang mendefinisikan pengertian sistem. Menurut Hall 2001 : 5 “…sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan interrelated atau subsistem- subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama common purpose”. Adapun Bodnar Hopwood 2001 : 1 menyatakan bahwa sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan Mulyadi 2001 : 2 berpendapat sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Selanjutnya menurut Romney Steinbart 2004 : 2” Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen- komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. Adapun pengertian informasi oleh Bodnar Hopwood 2001 : 1” Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”. Sedangkan menurut Acconting Principles Board No : 4 dalam Skousen 2001 : 7 “Akuntansi didefinisikan sebagai sistem untuk memberikan informasi kuantitatif, terutama keuangan tentang entitas ekonomi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan ekonomi”. Universitas Sumatera Utara Adapun karakteristik suatu system dapa dilihat pada gambar II-1 Gambar II-1 Bagan Karakteristik Suatu Sistem Sumber : Dr. Jogiyanto H.M., MBA, Akt,1997, Sistem Informasi Berbasis Komputer,BPFE, Yogyakarta, h.10 Sub sistem Sub sistem Sub sistem Sub sistem Input Input Input Boundary Interface Boundary Universitas Sumatera Utara Adapun siklus informasi menurut Burch Grudnitski ter;ihat pada gambar II-2, yaitu : Gambar II-2 Siklus Informasi Sumber : Dr. Jogiyanto H.M, MBA, Akt, 1997, Sistem Informasi Berbasis Komputer, BPFE, Yogyakarta, h.29 Menurut Romney dan Steinbert 2004:12, informasi mempunyai beberapa karakteristik, yaitu : Tabel II-1 Karakteristik Informasi yang berguna Sumber : Marshall B. Romney Paul John Steinbert, 2004, Accounting Information System, Salemba Empat,Jakarta, h. 12 Proses model Data Input Data Ditangkap Hasil Tindakan Output Informasi Penerimaan Keputusan Tindakan Data Dasar Relevan Informasi itu relevan jika menurangi ketidakpastian, memperbaiki kemampuan pengambilan keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspetasi mereka sebelumnya. Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi. Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak mnghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya. Tepat Waktu Informasi itu tepat jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambilan keputusan atau menggunakannya dalam menbuat kputusan. Dapat Dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas. Dapat Divertifikasi Informasi dapat divertivikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang tidak bekerjasama secara nidependent dan Universitas Sumatera Utara Dari pengertian tersebut dapat diambil disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu organisasi yang terintegrasi satu dengan yang lain dan dikoordinasikan untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan untuk mencapai sasaran perusahaan. Istilah Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, seperti gambar II-3. ------------{Transaksi-transaksi} Gambar II-3 Model Siklus Transaksi Sistem Informasi Akuntansi Sumber : Goerge H.Bodnar, William S.Hopwood, 1995, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta, h 87 • Siklus Pendapatan, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistrisusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pemabayaran yang berkaitan. Kejadian- kejadian Ekonomik Siklus Pendapatan Siklus Pengeluaran Siklus Produksi Siklus Keuangan Siklus Pelaporan Keuangan Laporan Keuangan Universitas Sumatera Utara • Siklus Pengeluaran, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pemerolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. • Siklus Produksi, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa. • Siklus Keuangan, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas. Sistem informasi akuntansi mempunyai sub system utama, yaitu : 1 Siklus Pendapatan adalah siklus yang berorientasi kepada transaksi yang mengubah produk dan jasa menjadi pendapatan pelanggan. Fungsi-fungsi yang umum menjadi penjualan, pemnerimaan dan pemrosesan order, pengiriman barang dan piutang dagang. 2 Siklus Pengeluaran adalah siklus yang berhubungan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan terutama dalam bentuk barang dan jasa dari pemasok dari luar maupun karyawan di dalam perusahaan. Siklus ini meliputi sistem pembelian, hutang dan system penggajian. 3 Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia adalah siklus yang bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tariff gaji dan upah, promosi, mutasi, dan penghentian karyawan dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. 4 Siklus Produksi berkaitan dengan pengumpulan, penggunaan, dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi. Sistem ini meliputi enam kegiatan, yaitu : menyiapkan dan mengatur jadwal produksi, melaksanakan proses produksi, menghitung biaya overhead dan mengalokasikan ke pekerjaan yang sesuai, Universitas Sumatera Utara menyelesaikan produksi bahan yang masih dalam proses, dan menyiapkan produk jadi sebelum di jual. 5 Sistem Buku Besar dan Siklus Pelaporan Keuangan berhubungan dengan proses pembaharuan dan pembuatan laporan. Sistem ini merupakan muara bagi semua subsistem yang lain untuk kemudian menyusun laporan si setiap periode yang telah ditetapkan. Dari pengertian di atas tentang sistem, informasi, akuntansi, dapat digabungkan menjadi satu kesatuan yaitu sistem informasi akuntansi. Menurut Bodnar Hopwood 2001 : 1 “Sistem informasi akuntansi SIA adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan”. Akuntansi pada dasarnya merupakan suatu sistem informasi yang mengelola data akuntansi atau disebut transaksi menjadi informasi akuntansi dan biasanya disebut laporan keuangan. Maka lebih jelasnya, akuntansi adalah penerapan teori umum informasi terhadap pemecahan usaha operasi ekonomi yang efisien. Akuntansi dibentuk oleh sebagian besar informasi umum yang dinyatakan dalam simbol kuantitatif. Dalam rangka lingkup ini akuntansi sekaligus merupakan bagian dari sistem informasi umum dari suatu kesatuan yang beroperasi, sekaligus menjadi bagian dari suatu bidang dasar yang dibatasi oleh konsep informasi. Dari pengertian para pakar diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan komponen yang saling berkaitan untuk diolah Universitas Sumatera Utara seperti pencatatan transaksi, pengklasifikasian, pengolahan, pengikhtisaran, analisa dan pelaporan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan yang tepat yang akan dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai kondisi perusahaan. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Unsur atau elemen merupakan bagian yang penting yang membentuk sebuah sistem informasi akuntansi harus terdapat unsur-unsur pembentuknya. 1 Pemakai Akhir End User Pemakai akhir dibagi dalam dua kelompok yaitu : Eksternal dan Internal. Pemakai eksternal meliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat peraturan, otorisasi pajak, para pemasok dan pelanggan. Pemakai internal meliputi pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personil organisasi. 2 Sumber Data Sumber data adalah data transaksi keuangan yang memasuki system informasi dari sumber eksternal dan internal. Transaksi keuangan eksternal merupakan transaksi pertukaran ekonomis dengan entitas bisnis lainnya dan individu dari luar perusahaan. 3 Pengumpulan Data Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam system informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki sistem ini sah valid, lengkap dan bebas dari kesalahan Universitas Sumatera Utara material di dalam mengatur desain prosedur pengumpulan data terdapat dua aturan, yakni relevan dan efisien. 4 Pemrosesan Data Setelah data dikumpulkan, untuk data selanjutnya diproses untuk menghasilkan informasi. Tugas dalam tahap pemrosesan data bervariasi dari sederhana sampai yang kompleks. 5 Manajemen Database Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non keuangan. Isi dari database tanpa menghiraukan bentuk fisiknya, berupa hierarki data yang terdiri dari atribut data, record dan file. 6 Penghasil Informasi Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat, dan menyajikan informasi untuk para pemakai informasinya dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan yang terstruktur. 7 Umpan Balik Umpan balik merupakan suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem sebagai suatu sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal dan eksternal dan digunakan untuk memulai atau mengubah suatu proses. Universitas Sumatera Utara Model umum bagi sistem informasi akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut : Lingkungan Eksternal Gambar II-4. Model Umum untuk Sistem Informasi Akuntansi Sumber : James A.Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat Jakarta, h.15 B. Perangkat Sistem Informasi Berbasis Komputer Dalam sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer biasanya perangkat-perangkat sistem informasi itu terdiri dari : 1. Perangkat Keras Hardware Perangkat keras merupakan komponen dasar yang membentuk suatu sistem komputer. Dinamakan perangkat keras karena wujudnya berbentuk fisik komputer sesungguhnya. Perangkat keras dapat dikelompokkan lima komponen yaitu: Manajemen Database Pemrosesan Data Penghasil Informasi Pengumpulan Data Sum be r Da ta E k st e rna l Sistem Informasi Umpan Balik Sumber Data Internal Organisasi Bisnis Pemakai Akhir Informasi P e m a k ai A k tif E k st e rna l Universitas Sumatera Utara a. Central Processing Unit CPU Merupakan suatu pusat dari komputer, mempunyai fungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan arithemetic dan logika dan mengawasi kegiatan seluruh sistem EDP. b. Input Equipment Data yang akan diporses dalam komputer harus dimasukkan ke komputer, pekerjaan dalam memasukkan data dapat menggunakan berbagai macam alat. Alat-alat ini disebut dengan Pure Input Equipment atau sering disebut juga sebagai input device. c. Output Equipment Alat-alat ini berfungsi untuk menerima informasi dari komput er CPU dan mengubah ke dalam bentuk yang dapat dibaca manusia seperti : mesin plog, mesin plog pita kertas, visual display terminal dan alat-alat lainnya. d. Computer Communication equipment alat komunikasi Alat komunikasi dengan komputer merupakan alat yang menghubungkan seseorang langsung dengan CPU atau dengan komputer file yang online. Dengan digunakannya alat-alat komunikasi komputer ini, proses memasukkan dan mengeluarkan data ke dan dari komputer dapat dilakukan dengan jarak jauh. e. Kombinasi Input dan Output Kombinasi Input dan Output sering disebut juga dengan secondary stroge devices merupakan alat-alat yang digunakan untuk menyimpan data input maupun output dari komputer. Universitas Sumatera Utara 2. Perangkat Lunak Perangkat komputer dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu : program dan dokumentasi. Program komputer digunakan untuk memerintah komputer untuk melaksanakan langkah-langkah yang tercantum dalam program itu. Dokumentasi merupakan catatan dan penjelasan dari program komputer yang bertujuan untuk memudahkan memahami suatu program suatu sistem. Dalam penyusunan program komputer diperlukan langkah-langkah yaitu : mendefinisikan masalah, menyusun flowchart, menyusun kode dari jawaban yang diperoleh dari langkah kedua, yang mana kode tersebut adalah dari program komputer itu sendiri, dan memeriksa kesalahan dan membetulkannya. Setelah langkah-langkah tersebut dijalankan, kemudian dokumentasi dari program yang telah disusn itu dilengkapi. Dalam hubungannya dengan penyusunan program komputer ini perlu dijelaskan adanya tentang arus informasi dan langkah-langkah yang sangat diperlukan untuk menjawab masalah tertentu, arus informasi digambarkan dalam sistem flowchart dan langkah-langkah dalam program komputer ditunjukkan dalam program flowchart. Flowchart adalah gambaran yang menunjukkan arus dokumentasi data dalam suatu sistem dan perangkat keras serta file yang digunakan. Flowchart ini dibuat dengan simbol-simbol tertentu. Adapun rangkaian simbol dari flowchart document dapat dilihat dari gambar II-5 Universitas Sumatera Utara Gambar II-5. Rangkaian Simbol Flowcart Dokumen Sumber : James A.Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat Jakarta, h.15 3. Brainware Meskipun komputer alat elektronik yang canggih dan dapat bekerja secara otomatis, namun sesuai dengan konsep bahwa komputer hanya dapat bekerja sesuai instruksi yang diterimanya. Maka dalam hal ini manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer. 4. Jaringan Komputer Network Merupakan jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan satu atau lebih sistem komputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi alat komunikasi yang dapat membnetuk sistem. Dengan network ini, komputer yang satu dapat berhubungan dengan komputer yang lain. Maka jenis-jenis jaringan network itu sendiri terdiri dari : Dokumen sumber atau laporan Oprasi manual Jalur arus dokumen Catatan akuntansi jurnal, register, catatan harian, buku besar Penghubung lain halaman Deskripsi proseskomentar File untuk dokumen sumber penyimpanan dan laporan Akses langsung perangkat penyimpan paket disket Terminal menunjukkan sumber atau tujuan dari dokumen dan laporan Universitas Sumatera Utara a. Local Area Network LAN Jaringan ini berfungsi untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam suatu perusahaan, yang banyak menggunakan peralatan secara bersama-sama dan saling bertukar informasi. Yang mana biasanya jaringan ini dimiliki perusahaan tanpa menggunakan fasilitas dari perusahaan telekomunikasi umum. LAN berdasarkan jenis jaringan dapat dibedakan menjadi dua yaitu : jarak dan topologi. b. Metropolitan Area Network MAN Metropolitan Area Network MAN merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya memakai teknologi yang sama dengan LAN. MAN merupakan suatu pilihan untuk membangun jaringan komputer antar kantor dalam suatu kota. MAN dapat menjangkau perusahaan-perusahaan yang memiliki kantor-kantor yang letaknya sangat berdekatan dan MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan bisa disambungkan dengan jaringan televisi kabel. Jaringan ini mampu memiliki jarak radius 10-50 Km. didalam jaringan MAN hanya memiliki kabel output. c. Wide Area Network WAN Wide Area Network WAN merupakan sebuah jaringan yang memiliki jarak yang sangat luas, karena radiusnya mencakup sebuah Negara dan benua. Pada sebagian besar WAN, komponen yang dipakai dalam berkomunikasi terdiri dari dua komponen, yaitu : kabel transmisi dan elemen switching. Kabel transmisi berfungsi untuk memindahkan bit-bit dari suatu komputer ke komputer lainnya, sedangkan elemen switching di Universitas Sumatera Utara sini adalah sebuah komputer khusus yang digunakan untuk menghubungkan dua buah kabel transmisi atau lebih. Dan pada saat data yang dikirimkan sampai ke kabel penerima, maka elemen switching harus memilih kabel pengirim untuk meneruskan pesanan-pesanan berikut. Pada sebagian besar WAN, jaringan terdiri dari sejumlah banyak kabel atau saluran telepon yang menghubungkan sepasang router. Router adalah perangkat antara yang dapat digunakan untuk menghubungkan jaringan local yang sama pada lapisan jaringan OSI. OSI Open System Interconnection yaitu sistem koneksi terbuka yang mengatur informasi dari satu komponen ke komponen lain yang merupaan suatu media jaringan. Bila dua router yang tidak menggunakan kabel yang akan melakukan komunikasi, maka keduanya harus berkomunikasi secara tidak langsung melalui router dan paket data yang dikirimkan dari router yang satu ke router lainnya akan melalui router perantara. Setelah diterima dalam kondisi yang lengkap maka paket ini disimpan, sampai kesaluran untuk output dalam kondisi yang bebas, baru paket akan diteruskan.

C. Proses Pengolahan Data Akuntansi