Analisis Sistem Pemrosesan Transaksi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Berbasis Komputer Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

SKRIPSI

ANALISIS SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS BERBASIS

KOMPUTER PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO)

MEDAN

OLEH :

NAMA : HADI WIBOWO

NIM : 040503012

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

PERNYATAAN

Dengan ini menyatakan bahwa skripsi yang berjudul :

“ANALISIS SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS BERBASIS KOMPUTER PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) MEDAN”

Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan ataupun diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.

Medan, 11 Januari 2010 Yang membuat Peryataan

Hadi Wibowo NIM : 040503012

KATA PENGANTAR

Allhamdulillahirabbil’alamiiin, dengan segala kerendahan hati, penulis mengucapkan puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang Maha Pengasih, Maha Penyayang, Maha Sempurna, dan Maha Pemberi Petunjuk atas segala rahmat dan karunia-Nya yang telah diberikan kepada penulis sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan. Salawat beriring salam senatiasa terlimpah kepada Rasulullah SAW, keluarga, dan orang-orang beriman yang selalu mengikuti sunnahnya.

Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar sarjana ekonomi. Adapun skripsi “Analisis Sistem Pemrosesan Transaksi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berbasis Komputer Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan.

Dalam Penyusunan skripsi ini, penulis menyadari bahwa masih ada kekurangan baik dari segi penulisan, isi, dan penyajiannya. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan penulis miliki. Namun demikian, penulis akan tetap berusaha untuk memperbaiki diri lebih baik lagi di masa yang akan datang.

Penulis telah mendapatkan bantuan dan bimbingan baik moril maupun materiil dari berbagai pihak dalam penyelesaian skripsi ini. Maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan

sebesar-besarnya kepada semua pihak yang terlibat dan turut membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini terutama kepada :

1. Orang tuaku yang terkasih dan tercinta, Ayahanda Asmono, dan Ibunda Rumini yang telah memberikan dukungan kepada penulis baik moril dan materiil, bimbingan, nasehat, semangat, serta doanya kepada penulis.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak, selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak, selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, MAcc, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan pemikirannya dalam membimbung penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

5. Bapak Drs. Syahelmi, MSi, Ak, selaku Dosen Penguji I dan Bapak Drs. Rustam, MSi, Ak, selaku Dosen Penguji II yang telah banyak memberikan kritik dan sarannya bagi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

6. Ibu Dra. Salbiah, MM. Ak, selaku Dosen Wali (Penasihat Akademik) yang telah banyak membantu dalam konsultasi akademik selama penulis menjalani perkuliahan.

7. Bapak dan Ibu Staf Dosen Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terutama Departemen Program Akuntansi, yang telah

memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis selama perkulihan dan penyelesaian skripsi.

8. Para Pegawai Perpustakaan Pusat, Perpustakaan Ekonomi, Perpustakaan Pendidikan Profesi Akuntansi dan Bagian Administrasi khususnya Departemen Program Akuntansi dan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, telah banyak membantu penulis dalam urusan administrasi selama perkuliahan dan penyelasian skripsi ini.

9. Bapak Junaidi, selaku SPV SDM, Bapak Gufron, selaku SPV Akuntansi, Bapak Salomon Sitepu, selaku Bagian Akuntansi, Bapak Jansen Sinaga, selaku Bagian UPL, dan Bapak Ilham Harahap, selaku bagian Pembukua n PT. POS Indonesia (Persero) Medan, yang telah membantu dan memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan Penelitian pada PT. POS Indonesia (Persero) Medan.

10.Buat “my best friend”, Nina, Mahtalia Indriani, Kasini, Bulek Jum, Wardah Siti Fatimah, Nurhidayah, Novi, dan Abdul yang selalu setia dan baik hati, yang selalu ada saat-saat yang sangat sulit.

11.Buat Sahabat-sahabatku tersayang, Josephine, Alvin, Zulfirman, Frans, Mario, Hendri Pratama dan Teman-teman seperjuangan akuntansi 2004 Adryanto Sitepu, Jansen Batu Bara, Andreas, Jefry, Endry Leeguer, Khairul, Yani, Via, Merry, jonson, Chandra, Rangga, Doni, Mangindang, Eddy, Edu, Bambang, Hendra, dan teman-teman yang

tidak mungkin penulis tulis semuanya, serta senior dan yunior untuk semangat dan motivasinya.

Akhirnya atas jasa dan budi baik dari semua pihak, penulis serahkan kepada Allah SWT, dan smoga skripsi ini bermanfaat bagi kita semua. Amiin.

Medan, 11 Januari 2010 Penulis

(Hadi Wibowo) NIM : 040503012

ABSTRAK

Penelitian bertujuan untuk menganalisis apakah sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berbasis komputer yang diterapkan perusahaan saat ini masih efektif dan efisien untuk perusahaan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan sehingga tercipta pengendalian intern yang memadai, karena bentuknya yang sangat liquid/ lancar dengan mudah ditrasfer sehingga mudah pula di manipulasi, maka pihak manajemen hendaknya dapat menerapkan sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berbasis komputer yang dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kas.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif, dengan sumber data dari PT. Pos Indonesia (Persero) Medan. Teknik pengumpulan data melalui wawancara serta observasi pada unit SPV Keuangan, SPV Akuntansi, dan SPV SDM/ IT, untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penulisan ini. Penulis juga melakukan study kepustakaan melalui bahan bacaan yang ada kaitannya dengan sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berbasis komputer. Teknik analisa yang digunakan adalah teknik analisa deskriptif dan teknik analisa komperatif. Data yang telah didapat, dikumpulkan, diklasifikasikan, kemudian disusun, dam dianalisis sehingga memberikan bagi pemecahan masalah yang dihadapi dan dapat diambil kesimpulan.

Penulisan telah melakukan penelitian mengenai pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan sudah sangat baik, hal ini ditandai dengan adanya tata kerja organisasi yang baik untuk penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Serta pengendalian intern kas sangat baik sehingga telah mencapai tujuan pengendalian intern. Namun diharapkan lebih dalam lagi memahami Aplikasi Simakpos bagi beberapa karyawan yang belum memahami aplikasi tersebut, sebagai prosedur standart akuntansi berbasis teknologi yang merupakan sarana melaksanakan sistem akuntansi Pos Indonesia (Persero).

Kata kunci : Pemrosesan transaksi, penerimaan dan pengeluaran kas : berbasis komputer

ABSTRACT

The research is meant to analyse whether the applied computer system of processing incoming and outgoing cash at PT. Pos Indonesia (Persero) Medan is effective and eficient in enough to control the flow of cash since cash’s liquidity is very high, the risk of being misuset is manipulated is very high also hence company’s management must apply the computer research system in controling the flow of cash.

In writing this thesis, the writer used descriptive analysis based on information from PT. Pos Indonesia (Persero) Medan the technics used to collect data was done by interviewing finance unit supervisor, accounting supervisor, and human resource management supervisor, writer also studied with these methods, some additional references were taken from books which explained about computerised cashflow processing. Based on all the information gathered, The writer clasified rearranged and compared. The data and further did analysis to come up with a solution finally, writer could sum up in conclusion.

Having done all the analysis on the process of incoming and outgoing cashflow, the writer concluded that PT. Pos Indonesia (Persero) Medan had accompeished well in applying the system. It was shown in organised flow in receiving and outgoing cash furthermore the internal cash control was also good. However, the writer also noticed some officers had not fully understood how to apply the system, hence there was a risk of system/ procedure being breech. Keyword : Computerised, Processing of incoming and outgoing cash transaction

DAFTAR ISI

Halaman

SURAT PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... v

ABSTRACT……….. vi

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR... ix

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian ... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 5

A. Pengertian Kas dan Sistem Informasi Akuntansi... 5

1. Pengertian Kas ... 5

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 7

B. Perangkat Sistem Informasi Berbasis Komputer ... 15

C. Proses Pengolahan Data Akuntansi ... 20

D. Sistem Komputerisasi Dalam Pemrosesan Data Penerimaan Dan Pengeluaran Kas ... 29

1. Sistem Penerimaan Kas………. 29

2. Sistem Pengeluaran Kas……… 33

E. Pengendalian Intern Sistem Komputerisasi Dalam Pemrosesan Data Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 38

G. Kerangka Konseptual ... 43

BAB III METODE PENELITIAN ... 45

A. Jenis Penelitian ... 45

B. Jenis Data ... 45

C. Teknik Pengumpulan Data ... 46

D. Metode Analisa Data ... 46

E. Jadwal Penelitian dan Lokasi Penelitian ... 46

BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN ... 47

A. Hasil Penelitian ... 47

1. Gambaran Umum Perusahaan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan………. 47

2. Struktur Organisasi……….. . 50

3. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Perusahaan.. 57

4. Proses Komputerisasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas….. 59

B. Analisis Hasil Penelitian ... 61

1. Analisis Penerapan Sistem Komputerisasi Dalam Pemrosesan Data Penerimaan dan Pengeluaran Kas……… 61

2. Analisis Pengendalian Intern Sistem Komputerisasi Dalam Pemrosesan Data Penerimaan dan Pengeluaran Kas………… 63

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 66

A. Kesimpulan ... 66

B. Saran……… 68 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul

Halaman

Gambar I-1 Bagan Karakteristik Suatu Sistem 8

Gambar II-2 Siklus Informasi 9

Gambar II-3 Model Siklus Transaksi Sistem Informasi Akuntansi 10 Gambar II-4 Model Umum Untuk Sistem Informasi akuntansi 15 Gambar II-5 Rangkaian Simbol Flowcart Dokumen 18 Gambar II-6 Siklus Pengolahan Data Secara Manual 30 Gambar II-7 Siklus Pengolahan Data Secara komputer 31 Gambar II-8 Flowchart Sistem Penerimaan Kas Berbasis Komputer 32 Gambar II-9 Flowchart Sistem Pengeluaran Kas 38 Gambar II-10 Bagan Kerangka Konseptual 45

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

Tabel II-1 Karakteristik Informasi Yang Berguna 9 Tabel II-2 Perbedaaan Karakteristik Antara Pemrosesan Batch

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Judul LAMPIRAN I Surat Persetujuan Riset

LAMPIRAN II Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Medan

LAMPIRAN III Alur Kegiatan Akuntansi UPT Dalam SIMAKPOS LAMPIRAN IV Prosedur Dan Pertanggungan Akuntansi Pada

SIMAKPOS

LAMPIRAN V Penerimaan Setoran Loket Dan Kp Cabang LAMPIRAN VI Prosedur Dan Pertanggungan SPB Biaya

ABSTRAK

Penelitian bertujuan untuk menganalisis apakah sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berbasis komputer yang diterapkan perusahaan saat ini masih efektif dan efisien untuk perusahaan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan sehingga tercipta pengendalian intern yang memadai, karena bentuknya yang sangat liquid/ lancar dengan mudah ditrasfer sehingga mudah pula di manipulasi, maka pihak manajemen hendaknya dapat menerapkan sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berbasis komputer yang dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kas.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif, dengan sumber data dari PT. Pos Indonesia (Persero) Medan. Teknik pengumpulan data melalui wawancara serta observasi pada unit SPV Keuangan, SPV Akuntansi, dan SPV SDM/ IT, untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penulisan ini. Penulis juga melakukan study kepustakaan melalui bahan bacaan yang ada kaitannya dengan sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berbasis komputer. Teknik analisa yang digunakan adalah teknik analisa deskriptif dan teknik analisa komperatif. Data yang telah didapat, dikumpulkan, diklasifikasikan, kemudian disusun, dam dianalisis sehingga memberikan bagi pemecahan masalah yang dihadapi dan dapat diambil kesimpulan.

Penulisan telah melakukan penelitian mengenai pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan sudah sangat baik, hal ini ditandai dengan adanya tata kerja organisasi yang baik untuk penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Serta pengendalian intern kas sangat baik sehingga telah mencapai tujuan pengendalian intern. Namun diharapkan lebih dalam lagi memahami Aplikasi Simakpos bagi beberapa karyawan yang belum memahami aplikasi tersebut, sebagai prosedur standart akuntansi berbasis teknologi yang merupakan sarana melaksanakan sistem akuntansi Pos Indonesia (Persero).

Kata kunci : Pemrosesan transaksi, penerimaan dan pengeluaran kas : berbasis komputer

ABSTRACT

The research is meant to analyse whether the applied computer system of processing incoming and outgoing cash at PT. Pos Indonesia (Persero) Medan is effective and eficient in enough to control the flow of cash since cash’s liquidity is very high, the risk of being misuset is manipulated is very high also hence company’s management must apply the computer research system in controling the flow of cash.

In writing this thesis, the writer used descriptive analysis based on information from PT. Pos Indonesia (Persero) Medan the technics used to collect data was done by interviewing finance unit supervisor, accounting supervisor, and human resource management supervisor, writer also studied with these methods, some additional references were taken from books which explained about computerised cashflow processing. Based on all the information gathered, The writer clasified rearranged and compared. The data and further did analysis to come up with a solution finally, writer could sum up in conclusion.

Having done all the analysis on the process of incoming and outgoing cashflow, the writer concluded that PT. Pos Indonesia (Persero) Medan had accompeished well in applying the system. It was shown in organised flow in receiving and outgoing cash furthermore the internal cash control was also good. However, the writer also noticed some officers had not fully understood how to apply the system, hence there was a risk of system/ procedure being breech. Keyword : Computerised, Processing of incoming and outgoing cash transaction

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan apakah yang bergerak dibidang jasa, dan manufaktur selalu dihadapan dengan masalah pengelolaan dan pengawasan harta bendanya. Terutama dalam pengelolaan harta perusahaan yang berbentuk kas.

Kas adalah harta perusahaan yang sangat penting dan likuid karena merupakan alat pembayaran atas setiap transaksi yang dilakukan. Kas paling banyak terlibat dalam transaksi-transaksi perusahaan. Hal ini disebabkan sifat-sifat transaksi perusahaan yang mencakup harga dan kondisi yang memerlukan pengelolaan dalam bentuk bahasa dan alat tukar. Alat tukar yang istimewa adalah uang. Kas terlibat dalam langsung dalam transaksi ataupun kegiatan perusahaan, baik itu dalam bentuk penerimaan maupun bentuk pengeluaran kas.

Untuk itu manajemen perusahaan perlu membuat suatu prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang dirancang sedemikian rupa sehingga kas yang akan dikeluarkan atau masuk kedalam perusahaan memenuhi prosedur yang ditetapkan. Mengingat kas merupakan harta yang paling sering diselewengkan karena kas merupakan aktiva yang paling bernilai dari aktiva lain, dan juga karena bentuknya kecil, dapat dipindah tangankan dengan cepat serta diperlukan oleh setiap orang.

Hampir semua perusahaan memusatkan perhatian pada pengendalian yang efektif dan efisien yang tujuannya untuk menghindari kemungkinan

penyelewengan dan kecurangan terhadap kas. Semakin baik pengendalian pada suatu perusahaan, semakin baik sistem pengendalian pada suatu perusahaan.

Salah satu sistem pengendalian yang dilakukan perusahaan adalah dengan menerapkan suatu sistem permerosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang berbasis komputer dengan melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan.

PT. Pos Indonesia (Persero) Medan adalah Badan Usaha Milik Negara yang bergerak di bidang jasa pelayanan kepada masyarakat. Kebutuhan atas kecepatan dan keakuratan informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran kas sangat diperlukan sekali. Untuk memenuhi informasi tersebut PT. Pos Indonesia (Persero) Medan menerapkan sistem komputerisasi yang terintegrasi dengan kantor pusat sehingga data yang diakses tanpa harus melakukan proses ulang. Dengan utama kemudahan, ketepatan dan kecepatan mendapatkan informasi tersebut penyusunan laporan penerimaan dan pengeluaran kas akan lebih cepat, akurat, efektif dan efisien bila dibandingkan dengan sistem manual.

PT. Pos Indonesia (Persero) Medan menerapkan sistem komputerisasi dalam pengolahan data penerimaan dan pengeluaran kas yaitu dengan mengaplikasikan Simakpos, software KOS (Klien Operating System) untuk mengakomodasikan kebutuhan manajemen akan informasi yang akurat. Dengan sistem tersebut pengolahan data dilakukan secara on-line.

Dalam pengolahan data penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan menggunakan menu ‘Penerimaan’ dan secara ototmatis tercatat di modul Akuntansi dan begitu juga dengan pengeluaran kas menggunakan menu ‘Pengeluaran’ dan secara otomatis tercatat di modul Akuntansi.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis ingin menganalisis apakah sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berbasis komputer diperusahaan telah mendukung pencapaian tujuan pengendalian kas dalam perusahaan, maka peneliti tertarik untuk memilih judul “ Analisis Sistem Pemrosesan Transaksi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berbasis Komputer Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan”.

B. Perumusan Masalah

Sehubungan dengan uraian latar belakang masalah maka peneliti merumuskan permasalahan dalam penelitian ini sebagai berikut : Apakah sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berbasis komputer yang diterapkan perusahaan saat ini masih efektif dan efisien untuk perusahaan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan sehingga tercipta pengendalian intern yang memadai?

C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian adalah untuk menganalisis apakah sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berbasis komputer diperusahaan telah mendukung pencapaian pengendalian kas.

Adapun manfaat penelitian ini adalah :

1. Bagi peneliti, penelitian ini dapat bermanfaat untuk menambah wawasan dan memperdalam pengetahuan mengenai sistem pemrosesan penerimaan dan pengeluaran kas yang berbasis komputer pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan.

2. Bagi perusahaan, untuk memberikan masukan kepada pihak perusahaan yang dapat digunakan dalam meningkatkan sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang telah diterapkan selama ini.

3. Hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan masukan bagi penelitian selanjutnya, khususnya mengenai pemerosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang berbasis komputer.

BAB II Tinjauan Pustaka A. Pengertian Kas dan Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Kas

Pada dasarnya perusahaan memerlukan kas dengan alasan yang sama meskipun terdapat perbedaan dalam aktifitas penghasil utama (revenue producing-activities).

Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia dalam Standar Akuntansi Keuangan (2004:2.1) “Perusahaan membutuhkan kas untuk: melaksanakan usaha, melunasi kewajiban, dan membagikan deviden kepada para investor”. Kas sebagai bagian dari sistem akuntansi memegang peranan penting dalam laporan keuangan. Kas paling banyak terlibat dalam transaksi-transaksi perusahaan yang mencakup harga dan kondisi yang memerlukan penyelesaian dalam bahasa media tukar. Kendati kas tidak secara langsung terlibat dalam suatu transaksi, tetapi memberikan dasar pengukuran dan akuntansi untuk semua pos lainnya.

Ada beberapa pengertian kas yang dikemukakan oleh para pakar. Diantaranya menurut Skousen dan Fred (2004:495) “Kas adalah aktiva lancar yang terdiri dari uang logam, uang kertas dan unsur-unsur lain yang berfungsi sebagai alat pertukaran dan memberikan dasar untuk perhitungan akuntansi”.

Sedangkan menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Akuntansi Keuangan (2004:2.2) mendefinisikan Kas sebagai berikut “Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat

dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”.

Berdasarkan definisi-definisi kas tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa kas dan setara kas adalah bagian dari aktiva lancar yang paling likuid, terdiri dari kas yang ada di perusahaan dan kas yang ada di bank. Kas disebut sebagai aktiva lancar yang paling likuid karena kas yang tersedia di perusahaan maupun yang tersedia di bank dapat dipergunakan setiap saat tanpa ada batasan waktu dan juga tidak ada resiko perubahan nilai yang signifikan. Yang disebut dengan setara kas, misalnya surat-surat berharga dengan syarat:

1. Dapat ditukar menajdi kas setiap saat 2. Tanggal jatuh temponya kas sangat singkat 3. Dapat disetorkan ke bank sebagai rekening giro

4. Tidak mengalami perubahan yang signifikan ketika dikonversikan menjadi kas.

Menurut Mulyadi (2001:17) “Sistem Akuntansi Kas dirancang untuk menangani transaksi penerimana dan pengeluaran kas. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur antara lain : prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, dan prosedur dana kas kecil”. Maka akuntansi kas dapat didefinisikan sebagai pencatatan, pengolahan, pengikhtisaran, analisa, dan pelaporan informasi yang berhubungan dengan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, dimana kas ini digunakan di dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pencapaian tujuan suatu perusahaan.

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntasi

Kebutuhan informasi di perusahaan telah menciptakan sistem informasi menurut bidangnya masing-masing. Informasi dibidang akuntansi telah menciptakan Sistem Informasi Manajemen. Ada beberapa factor yang mendefinisikan pengertian sistem.

Menurut Hall (2001 : 5) “…sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”.

Adapun Bodnar & Hopwood (2001 : 1) menyatakan bahwa sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan Mulyadi (2001 : 2) berpendapat sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Selanjutnya menurut Romney & Steinbart (2004 : 2)” Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.

Adapun pengertian informasi oleh Bodnar & Hopwood (2001 : 1)” Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”.

Sedangkan menurut Acconting Principles Board No : 4 dalam Skousen (2001 : 7) “Akuntansi didefinisikan sebagai sistem untuk memberikan informasi kuantitatif, terutama keuangan tentang entitas ekonomi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan ekonomi”.

Adapun karakteristik suatu system dapa dilihat pada gambar II-1

Gambar II-1 Bagan Karakteristik Suatu Sistem

Sumber : Dr. Jogiyanto H.M., MBA, Akt,1997, Sistem Informasi Berbasis

Komputer,BPFE, Yogyakarta, h.10

Sub sistem

Sub sistem

Sub sistem

Sub sistem

Input Input Input

Boundary

Interface

Adapun siklus informasi menurut Burch & Grudnitski ter;ihat pada gambar II-2, yaitu :

Gambar II-2 Siklus Informasi

Sumber : Dr. Jogiyanto H.M, MBA, Akt, 1997, Sistem Informasi Berbasis

Komputer, BPFE, Yogyakarta, h.29

Menurut Romney dan Steinbert (2004:12), informasi mempunyai beberapa karakteristik, yaitu :

Tabel II-1 Karakteristik Informasi yang berguna

Sumber : Marshall B. Romney & Paul John Steinbert, 2004, Accounting

Information System, Salemba Empat,Jakarta, h. 12 Proses (model) Data Input Data Ditangkap Hasil Tindakan Output (Informasi) Penerimaan Keputusan Tindakan Data Dasar

Relevan Informasi itu relevan jika menurangi ketidakpastian,

memperbaiki kemampuan pengambilan keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspetasi mereka sebelumnya.

Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau

penyimpangan dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi.

Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak mnghilangkan aspek-aspek

penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya.

Tepat Waktu Informasi itu tepat jika diberikan pada saat yang tepat untuk

memungkinkan pengambilan keputusan atau menggunakannya dalam menbuat kputusan.

Dapat Dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang

dapat dipakai dan jelas.

Dapat Divertifikasi Informasi dapat divertivikasi jika dua orang dengan

pengetahuan yang tidak bekerjasama secara nidependent dan

Dari pengertian tersebut dapat diambil disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu organisasi yang terintegrasi satu dengan yang lain dan dikoordinasikan untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan untuk mencapai sasaran perusahaan.

Istilah Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, seperti gambar II-3.

---{Transaksi-transaksi}

Gambar II-3 Model Siklus Transaksi Sistem Informasi Akuntansi

Sumber : Goerge H.Bodnar, William S.Hopwood, 1995, Sistem Informasi

Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta, h 87

• Siklus Pendapatan, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistrisusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pemabayaran yang berkaitan.

Kejadian- kejadian Ekonomik

Siklus Pendapatan

Siklus Pengeluaran

Siklus Produksi

Siklus Keuangan

Siklus Pelaporan Keuangan

Laporan Keuangan

• Siklus Pengeluaran, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pemerolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.

• Siklus Produksi, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa.

• Siklus Keuangan, merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.

Sistem informasi akuntansi mempunyai sub system utama, yaitu :

1) Siklus Pendapatan adalah siklus yang berorientasi kepada transaksi yang mengubah produk dan jasa menjadi pendapatan pelanggan. Fungsi-fungsi yang umum menjadi penjualan, pemnerimaan dan pemrosesan order, pengiriman barang dan piutang dagang.

2) Siklus Pengeluaran adalah siklus yang berhubungan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan terutama dalam bentuk barang dan jasa dari pemasok dari luar maupun karyawan di dalam perusahaan. Siklus ini meliputi sistem pembelian, hutang dan system penggajian.

3) Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia adalah siklus yang bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tariff gaji dan upah, promosi, mutasi, dan penghentian karyawan dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.

4) Siklus Produksi berkaitan dengan pengumpulan, penggunaan, dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi. Sistem ini meliputi enam kegiatan, yaitu : menyiapkan dan mengatur jadwal produksi, melaksanakan proses produksi, menghitung biaya overhead dan mengalokasikan ke pekerjaan yang sesuai,

menyelesaikan produksi bahan yang masih dalam proses, dan menyiapkan produk jadi sebelum di jual.

5) Sistem Buku Besar dan Siklus Pelaporan Keuangan berhubungan dengan proses pembaharuan dan pembuatan laporan. Sistem ini merupakan muara bagi semua subsistem yang lain untuk kemudian menyusun laporan si setiap periode yang telah ditetapkan.

Dari pengertian di atas tentang sistem, informasi, akuntansi, dapat digabungkan menjadi satu kesatuan yaitu sistem informasi akuntansi.

Menurut Bodnar & Hopwood (2001 : 1) “Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan”.

Akuntansi pada dasarnya merupakan suatu sistem informasi yang mengelola data akuntansi atau disebut transaksi menjadi informasi akuntansi dan biasanya disebut laporan keuangan. Maka lebih jelasnya, akuntansi adalah penerapan teori umum informasi terhadap pemecahan usaha (operasi) ekonomi yang efisien. Akuntansi dibentuk oleh sebagian besar informasi umum yang dinyatakan dalam simbol kuantitatif. Dalam rangka lingkup ini akuntansi sekaligus merupakan bagian dari sistem informasi umum dari suatu kesatuan yang beroperasi, sekaligus menjadi bagian dari suatu bidang dasar yang dibatasi oleh konsep informasi.

Dari pengertian para pakar diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan komponen yang saling berkaitan untuk diolah

seperti pencatatan transaksi, pengklasifikasian, pengolahan, pengikhtisaran, analisa dan pelaporan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan yang tepat yang akan dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai kondisi perusahaan.

Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi

Unsur atau elemen merupakan bagian yang penting yang membentuk sebuah sistem informasi akuntansi harus terdapat unsur-unsur pembentuknya. 1) Pemakai Akhir (End User)

Pemakai akhir dibagi dalam dua kelompok yaitu : Eksternal dan Internal. Pemakai eksternal meliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat peraturan, otorisasi pajak, para pemasok dan pelanggan. Pemakai internal meliputi pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personil organisasi.

2) Sumber Data

Sumber data adalah data transaksi keuangan yang memasuki system informasi dari sumber eksternal dan internal. Transaksi keuangan eksternal merupakan transaksi pertukaran ekonomis dengan entitas bisnis lainnya dan individu dari luar perusahaan.

3) Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam system informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki sistem ini sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan

material di dalam mengatur desain prosedur pengumpulan data terdapat dua aturan, yakni relevan dan efisien.

4) Pemrosesan Data

Setelah data dikumpulkan, untuk data selanjutnya diproses untuk menghasilkan informasi. Tugas dalam tahap pemrosesan data bervariasi dari sederhana sampai yang kompleks.

5) Manajemen Database

Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non keuangan. Isi dari database tanpa menghiraukan bentuk fisiknya, berupa hierarki data yang terdiri dari atribut data, record dan file.

6) Penghasil Informasi

Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat, dan menyajikan informasi untuk para pemakai informasinya dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan yang terstruktur.

7) Umpan Balik

Umpan balik merupakan suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem sebagai suatu sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal dan eksternal dan digunakan untuk memulai atau mengubah suatu proses.

Model umum bagi sistem informasi akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut :

Lingkungan Eksternal

Gambar II-4. Model Umum untuk Sistem Informasi Akuntansi

Sumber : James A.Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat Jakarta, h.15

B. Perangkat Sistem Informasi Berbasis Komputer

Dalam sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer biasanya perangkat-perangkat sistem informasi itu terdiri dari :

1. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras merupakan komponen dasar yang membentuk suatu sistem komputer. Dinamakan perangkat keras karena wujudnya berbentuk fisik komputer sesungguhnya. Perangkat keras dapat dikelompokkan lima komponen yaitu: Manajemen Database Pemrosesan Data Penghasil Informasi Pengumpulan Data Sum be r Da ta E k st e rna l Sistem Informasi Umpan Balik Sumber Data Internal Organisasi Bisnis Pemakai Akhir Informasi P e m a k ai A k tif E k st e rna l

a. Central Processing Unit (CPU)

Merupakan suatu pusat dari komputer, mempunyai fungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan arithemetic dan logika dan mengawasi kegiatan seluruh sistem EDP.

b. Input Equipment

Data yang akan diporses dalam komputer harus dimasukkan ke komputer, pekerjaan dalam memasukkan data dapat menggunakan berbagai macam alat. Alat-alat ini disebut dengan Pure Input Equipment atau sering disebut juga sebagai input device.

c. Output Equipment

Alat-alat ini berfungsi untuk menerima informasi dari komput er (CPU) dan mengubah ke dalam bentuk yang dapat dibaca manusia seperti : mesin plog, mesin plog pita kertas, visual display terminal dan alat-alat lainnya. d. Computer Communication equipment / alat komunikasi

Alat komunikasi dengan komputer merupakan alat yang menghubungkan seseorang langsung dengan CPU atau dengan komputer file yang online. Dengan digunakannya alat-alat komunikasi komputer ini, proses memasukkan dan mengeluarkan data ke dan dari komputer dapat dilakukan dengan jarak jauh.

e. Kombinasi Input dan Output

Kombinasi Input dan Output sering disebut juga dengan secondary stroge

devices merupakan alat-alat yang digunakan untuk menyimpan data input

2. Perangkat Lunak

Perangkat komputer dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu : program dan dokumentasi. Program komputer digunakan untuk memerintah komputer untuk melaksanakan langkah-langkah yang tercantum dalam program itu. Dokumentasi merupakan catatan dan penjelasan dari program komputer yang bertujuan untuk memudahkan memahami suatu program suatu sistem.

Dalam penyusunan program komputer diperlukan langkah-langkah yaitu : mendefinisikan masalah, menyusun flowchart, menyusun kode dari jawaban yang diperoleh dari langkah kedua, yang mana kode tersebut adalah dari program komputer itu sendiri, dan memeriksa kesalahan dan membetulkannya. Setelah langkah-langkah tersebut dijalankan, kemudian dokumentasi dari program yang telah disusn itu dilengkapi. Dalam hubungannya dengan penyusunan program komputer ini perlu dijelaskan adanya tentang arus informasi dan langkah-langkah yang sangat diperlukan untuk menjawab masalah tertentu, arus informasi digambarkan dalam sistem flowchart dan langkah-langkah dalam program komputer ditunjukkan dalam program flowchart.

Flowchart adalah gambaran yang menunjukkan arus dokumentasi (data)

dalam suatu sistem dan perangkat keras serta file yang digunakan. Flowchart ini dibuat dengan simbol-simbol tertentu.

Adapun rangkaian simbol dari flowchart document dapat dilihat dari gambar II-5

Gambar II-5. Rangkaian Simbol Flowcart Dokumen

Sumber : James A.Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi,

Salemba Empat Jakarta, h.15

3. Brainware

Meskipun komputer alat elektronik yang canggih dan dapat bekerja secara otomatis, namun sesuai dengan konsep bahwa komputer hanya dapat bekerja sesuai instruksi yang diterimanya. Maka dalam hal ini manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer.

4. Jaringan Komputer (Network)

Merupakan jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan satu atau lebih sistem komputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi alat komunikasi yang dapat membnetuk sistem. Dengan network ini, komputer yang satu dapat berhubungan dengan komputer yang lain. Maka jenis-jenis jaringan

(network) itu sendiri terdiri dari :

Dokumen sumber atau laporan

Oprasi manual Jalur arus dokumen

Catatan akuntansi (jurnal, register, catatan harian, buku besar)

Penghubung lain halaman

Deskripsi proses/komentar

File untuk dokumen sumber penyimpanan dan laporan

Akses langsung perangkat penyimpan (paket disket) Terminal

menunjukkan sumber atau tujuan dari dokumen dan laporan

a. Local Area Network (LAN)

Jaringan ini berfungsi untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam suatu perusahaan, yang banyak menggunakan peralatan secara bersama-sama dan saling bertukar informasi. Yang mana biasanya jaringan ini dimiliki perusahaan tanpa menggunakan fasilitas dari perusahaan telekomunikasi umum. LAN berdasarkan jenis jaringan dapat dibedakan menjadi dua yaitu : jarak dan topologi.

b. Metropolitan Area Network (MAN)

Metropolitan Area Network (MAN) merupakan versi LAN yang berukuran

lebih besar dan biasanya memakai teknologi yang sama dengan LAN. MAN merupakan suatu pilihan untuk membangun jaringan komputer antar kantor dalam suatu kota. MAN dapat menjangkau perusahaan-perusahaan yang memiliki kantor-kantor yang letaknya sangat berdekatan dan MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan bisa disambungkan dengan jaringan televisi kabel. Jaringan ini mampu memiliki jarak radius 10-50 Km. didalam jaringan MAN hanya memiliki kabel output.

c. Wide Area Network (WAN)

Wide Area Network (WAN) merupakan sebuah jaringan yang memiliki

jarak yang sangat luas, karena radiusnya mencakup sebuah Negara dan benua. Pada sebagian besar WAN, komponen yang dipakai dalam berkomunikasi terdiri dari dua komponen, yaitu : kabel transmisi dan elemen switching. Kabel transmisi berfungsi untuk memindahkan bit-bit dari suatu komputer ke komputer lainnya, sedangkan elemen switching di

sini adalah sebuah komputer khusus yang digunakan untuk menghubungkan dua buah kabel transmisi atau lebih. Dan pada saat data yang dikirimkan sampai ke kabel penerima, maka elemen switching harus memilih kabel pengirim untuk meneruskan pesanan-pesanan berikut. Pada sebagian besar WAN, jaringan terdiri dari sejumlah banyak kabel atau saluran telepon yang menghubungkan sepasang router. Router adalah perangkat antara yang dapat digunakan untuk menghubungkan jaringan local yang sama pada lapisan jaringan OSI. OSI (Open System

Interconnection) yaitu sistem koneksi terbuka yang mengatur informasi

dari satu komponen ke komponen lain yang merupaan suatu media jaringan. Bila dua router yang tidak menggunakan kabel yang akan melakukan komunikasi, maka keduanya harus berkomunikasi secara tidak langsung melalui router dan paket data yang dikirimkan dari router yang satu ke router lainnya akan melalui router perantara. Setelah diterima dalam kondisi yang lengkap maka paket ini disimpan, sampai kesaluran untuk output dalam kondisi yang bebas, baru paket akan diteruskan.

C. Proses Pengolahan Data Akuntansi

Terdapat tiga tahap dalam pemrosesan data dalam sistem akuntansi berbasis komputer yaitu :

1. Input Data

Input data merupakan memasukkan data. Data berarti fakta yang belum tersusun/sifatnya yang masih mentah. Dahulu, perusahaan kebanyakan

menggunakan dokumen (source document), untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis, dan kemudian memindahkan data tersebut ke komputer. Namun, sekarang sebagian besar data aktivitas tentang aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data (computer data entry

screen), biasanya, tampilan untuk entry data menyimpan nama yang sama dengan

dokumen sumber manual yang digantikan.

Dokumen sumber yang di desain baik dan tampilan untuk entry data akan memperbaiki pengendalian dan ketepatan pencatatan data dari aktivitas bisnis. Perbaikan pengendalian muncul baik dengan membeli dokumen sumber yang sudah dicatat nomornya atau dengan mengatur sistemnya agar secara otomatis memberikan nomor urut pada tiap transaksi baru. Pemberian nomor itu akan menyederhanakan / mempermudah verifikasi bahwa setiap transaksi sudah dicatat dan tidak ada dokumen yang salah letak. Formilir yang di desain dengan baik dan tampilan entry data dapat memperbaiki akurasi dengan cara memberikan intruksi atau saran tentang data yang harus dikumpulkan, dengan cara pengelompokkan informasi-informasi yang secara logika saling berhubungan melalui pemakaian kotak yang ditempatkan (check off boxes) atau menu pulldown untuk menyajikan pilihan yang tersedia, serta dengan cara pemakaian bayangan dan garis-garis batas yang sesuai, untuk memisahkan tiap data secara jelas.

Apabila dokumen manual masih harus diberikan kepelanggan atau pemasok, akurat input data dan efisiensinya dapat diperbaiki lebih jauh dengan menggunakan dokumen turnaround, yang memuat catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, dan kemudian kembali lagi sistem sebagai input.

Dokumen turn around dipersiapkan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer untuk memudahkan proses pencatatan input yang berikutnya.

Dengan otomatis dokumen sumber (source data automation) juga merupakan cara untuk memperbaiki segera akurasi dan efisiensi pada input data. Alat otomatisasi dokumen sumber akan mencatat transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca komputer pada waktu dan tempat terjadinya transaksi.

2. Pemprosesan Data

Pemrosesan data adalah aktifitas mentransformasikan input menjadi output atau dengan kata lain mengubah data menjadi informasi. Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, maka langkah berikutnya biasanya melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disampaikan sebelum tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat didalam aktivitas tersebut. Proses pembaruan yang dilakukan selalu ada jeda waktu atau secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat, dinamakan proses batch, contohnya adalah proses penggajian yang mana proses ini dilakukan hanya setiap periode tertentu saja. Proses pembaruan yang dilakukan secara langsung setelah terjadi transaksi, dinamakan proses on-line atau real-time.

Sistem Informasi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok yaitu

sistem batch dan sistem real-time. Sistem batch mengatur transaksi dalam

kelompok-kelompok pemprosesan. Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul, karena record tidak dikumpulkan

dalam batches. Perbedaan karateristik antara pemprosesan batch dan real-time, yaitu :

Karakteristik yang

membedakan

Metode Pemrosesan Data

Batch Real-time

Kerangka

waktu informasi

Jangka waktu terjadi diantara terjadinya peristiwa ekonomi dan ketika peristiwa itu dicetak

Pemprosesan dilakukan ketika peristiwa

ekonomi terjadi Sumber daya Pada umumnya

menguntungkan lebih sedikit sumber daya (perangkat keras, program, pelatihan)

Lebih banyak membutuhkan sumber daya dari pemprosesan batch

Efisensi Sejumlah besar transaksi diproses dengan lebih sedikit sumber daya

Sumber daya yang lebih besar dibutuhkan per unit output

Tabel II-2. Perbedaan Karakteristik antara pemprosesan batch dan

real-time

Sumber : James A Hall, 2001, system Informasi Akuntansi, Salemba

Empat, Jakarta, h. 84

3. Penyimpanan Data

Komputer menyimpan data dengan cara mengaturnya dalam bentuk dari unit-unit yang lebih kecil menjadi unit lebih besar, dan lebih bermakna. Nilai data disimpan dalam ruang fisik (physical space) atau yang disebut dengan field. Gabungan dari beberapa field yang mengandung data tentang berbagai atribut dari entitas yang sama maka membentuk catatan (record). Field yang didalam record, atau isinya disebut dengan nilai data (data value).

Record yang saling berhubungan dikelompokkan untuk membentuk file, setelah itu file yang saling berhubungan, dan dikoordinasikan dari pusat disebut dengan database. Dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA), file yang

dipergunakan untuk menyimpan informasi kumulatif tentang sumber daya dan para pelaku kegiatan dinamakan file ledger (didalam sistem manual ledger benar-benar berupa buku karena dari kalimatnya “keeping the books” maksudnya yaitu pada proses pemeliharaan dan pembaharuan buku besar). Buku besar (general

ledger) memasukan data dalam bentuk rekapitulasi untuk tiap akun aktiva,

kewajiban, ekuitas pendapatan, dan biaya (expense) organisasi. Buku pembantu (subsidiary ledger) mencatat data rinci yang berfungsi untuk akun besar yang memiliki banyak sub akun terpisah. Buku pembantu piutang memiliki berbagai catatan terpisah untuk tiap pelanggan, yang masing-masing berisi informasi terinci diantaranya (nama, alamat, saldo, batas kredit, dan lain-lain) tentang pelanggan, buku pembantu umumnya dipergunakna untuk piutang, persediaan, aktiva tetap dan utang.

Akun buku besar yang sesuai dengan buku pembantu dinamakan akun pengendalian hubungan, antara akun pengendali buku besar dengan saldo tiap akun dibuku pembantu, memiliki peranan penting dalam memelihara akurasi data yang disimpan di dalam SIA. Setiap akun buku besar diberi nomor tertentu. Daftar akun (chart of account), adalah daftar akun adalah salah satu dari aspek-aspek terpenting SIA, karena dapat mempengaruhi persiapan laporan keuangan. Data yang disimpan dala akun individual dapat dengan mudah di jumlahkan untuk disajikan dilaporkan, akan tetapi data yang disimpan dalam akun rekapitulasi tidak dapat dengan mudah dipisah-pisahkan dan dilaporkan secara lebih terinci. Konsekuensinya, merupakan hal yang penting dalam daftar akun untuk memiliki rincian yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi.

b. Database

Sistem database dibuat untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan pertumbuhan file utama. Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan dan dikoordinasikan secara terpusat. Pendekatan database membuat data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan dan dikelola oleh seluruh bagian organisasi tersebut, tidak hanya oleh suatu departemen atau fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah integrasi data dan pembagian data dengan seluruh pemakai yang berhak memakainya. Integrasi data yang dicapai dengan mengkombinasikan beberapa file utama dalam ‘kolam’ (pool) data yang dapat diakses oleh berbagai program aplikasi.

Dalam hal ini dapat dicapai dengan mempergunakan sebuah program yang disebut sebagai database management system (DBMS). Program ini bertindak sebagai jarak antara database dengan berbagai program aplikasi. DBMS adalah suatu set perangkat lunak yang memiliki tujuan keseluruhan untuk mengolah data dalam suatu database. DBMS mengendalikan database agar para pemakai dapat mengakses, membuat permintaan, atau memperbaharuinya tanpa harus mencari terlebih dahulu dimana suatu data disimpan secara fisik. Kombinasi database, DBMS, dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS disebut sebagai sistem database.

c. Sistem Database

Sistem database memisahkan tampilan logis dan fisik data. Tampilan logis adalah bagaimana para pemakai atau programmer secara konseptual mengatu Tampilan Logis dan Fisk (logical view and physical view) Data

dan memahami sebuah data. Sebagai contoh, seorang manajer penjualan merencanakan seluruh informasi mengenai para pelanggan, yang menyimpannya dalam bentuk tabel. Tampilan fisik adalah data yang digunakan dalam menyusun dan menyimpan data seperti kedalam disk, tape, CD-ROM, atau media lainnya. Memisahkan tampilan logis dan fisik memungkinkan pengembangan aplikasi baru karena programmer dapat berkonsentrasi untuk memasukkan kode (coding / hal-hal yang akan dilakukan program) kedalam logika aplikasi dan tidak perlu memusatkan perhatian pada bagaimana dan dimana berbagai data disimpan atau diakses.

d. Skema

Skema (schema) menjelaskan struktur logis database. Terdapat tiga tingkat skema, yaitu : konseptual, eksternal, dan internal. Skema tingkat konseptual (conceptual level schema) adalah tampilan dari seluruh database dalam tingkat organisasi. Skema ini mendaftar elemen-elemen data dan hubungan antar mereka. Skema tingkat eksternal terdiri dari satu set tampilan individual bagi pemakai dari berbagai bagian database, yang setiap bagiannya merupakan subskema. Skema tingkat internal menyediakan tampilan tingkat rendah dari database. Skema ini menjelaskan bagaimana data sebenarnya disimpan dan diakses, termasuk informasi mengenai petunjuk (pointer), indeks, panjang catatan, dan seterusnya.

e. Kamus Data

Salah satu komponen terpenting dari DBMS adalah kamus data (data

elemen data yang disimpan dalam database, seperti nomor pelanggan, memiliki catatan di kamus data yang mendeskripsikan elemen tersebut. DBMS biasanya memelihara kamus data. Kamus data ini sering kali menjadi salah satu aplikasi pertama dari sistem database yang baru diterapkan. Masukkan (input) untuk kamus data mencakup elemen data yang baru atau telah terhapus serta perubahan nama dan pengguna elemen data yang ada. Keluaran (output) mencakup berbagai laporan yang berguna bagi programmer, perancang database, dan pemakai sistem informasi. Laporan-laporan itu sendiri mencakup daftar dari semua program dimana suatu data digunakan, daftar dari semua sinonim untuk elemen dalam file tertentu, daftar dari semua elemen data yang digunakan oleh pemakai tertentu, dan data dari seluruh laporan output dimana elemen data digunakan. Laporan-laporan ini berguna dalam perancangan dan impelementasi sistem database, penyedian dokumentasi sistem, dan dapat bagian menjadi bagian dari jejak audit.

f. Bahasa-bahasa DBMS

Setiap DBMS harus menyediakan sarana untuk pelaksanaan fungsi dasar, yaitu : menciptakan, mengubah, dan mempertanyakan database. Sekelompok perintah yang digunakan untuk menjalankan tiga fungsi tersebut, secara berurutan diacu sebagai bahasa untuk di definisi data, bahasa untuk manipulasi data, bahasa untuk di definisi data, bahasa untuk manipulasi data, bahasa untuk meminta data. Berikut ini jenis-jenis dari bahasa-bahasa DBMS : 1) Bahasa definisi data (data definition language – DDL) digunakan untuk membangun kamus data, mengawali atau menciptakan database,

mendeskripsikan pandangan logis untuk setiap pemakai atau programmer, memberikan batasan untuk keamanan field atau catatan pada database. Dengan kata lain DDL merupakan penghubung data logis dengan data fisik.

2) Bahasa manipulasi data (data manipulation language-DML) digunakan untuk mengetahui bagaimana cara database yang sedang diproses, mencakup operasi seperti pembaharuan (updating), penyisipan (inserting), dan penghapusan (deleting) suatu bagian dari database. DML memudahkan program penulisan (writing program ) untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut dengan hanya menanyakan suatu nama dari bagian data, bukan meminta lokasi penyimpanan fisiknya.

3) Bahasa Permintaan data (data query language – DQL) dipergunakan untuk menyelidiki database. Apabila DML dipergunakan untuk mengubah isi database, maka DQL hanya dipergunakan untuk mengambil data, menyortir data, menyusun data, dan menyajikan suatu bagian dari

database sebagai respon atas permintaan data. Umumnya DQL berisi

perintah yang cukup luas, tetapi mudah dipergunakan, sehingga para pemakainya dapat memuaskan sebagian besar kebutuhan informasinya sendiri, tanpa bantuan dari programmer.

Banyak DBMS yang juga memasukkan penulis laporan (report writer), yaitu sebuah bahasa yang menyederhanakan pembuatan laporan. Umumnya, pemakai hanya perlu menspesifikasikan elemen data yang ingin mereka cetak dan bagaimana format laporan tersebut. Penulis laporan kemudian akan mencari

dalam database data yang di spesifikasikan, mengekstrasi bagian data tersebut, mencetaknya sesuai dengan format yang telah ditentukan oleh pemakai. Seluruh pemakai umumnya memiliki akses ke DQL dan penulis laporan. Akses ke DDL dan DML seharusnya hanya dibatasi untuk para pegawai yang memiliki tanggung jawab administrasi dan pemograman. Hal ini membantu membatasi jumla pegawai yang memiliki kemampuan untuk membuat perubahan dalam database.

D. Sistem Komputerisasi Dalam Pemrosesan Data Penerimaan dan Pengeluaran Kas.

1. Sistem Penerimaan Kas

Sistem penerimaan tunai biasanya adalah sistem batch. Tidak seperti transaksi penjualan, dimana kecenderungan untuk selesai dalam satu hari, penerimaan tunai merupakan kejadian yang berbeda. Karena karakteristik tersebut, beberapa perusahaan menerapkan kas secara batch. Cek dan dokumen pembayaran (dokumen pemberitahuan pembayaran) diterima dari bagian penerimaan dokumen dalam bentuk batch.

Prosedur dari sistem penerimaan tunai menurut Hall (2001 : 219) adalah ruang penerimaan dokumen, departemen penerimaan tunai, departemen piutang dan departemen pemrosesan data. Berikut ini penjelasan mengenai sistem penerimaan tunai :

a. Ruang Penerimaan Dokumen

Dimulai dari bagian ini, petugas yang memberikan dokumen yang diterima dari pelanggan baik itu cek dan dokumen daftar pembayarna, memisahkan file

cek dengan dokumen pembayaran. Lalu langkah selanjutnya menyiapkan daftr pembayarannya. Cek dan salinan daftar pembayaran tersebut dikirim ke departemen penerimaan tunai yang mana dokumen pembayaran dan salinan daftar pembayarannya dilanjutkan ke departemen piutang.

b. Departemen Penerimaan Tunai

Petugas yang menerima dibagian ini mencocokkan file cek dan dokumen daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran untuk dibawa ke bank. Menggunakan terminal komputer, dan membuat catatan jurnal dari seluruh total penerimaan tunai. Selanjutnya petugas menyimpan / mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu slip setoran bank. Pada akhir ini petugas akan menyetorkan uang tersebut ke bank.

Gambar II-6 Siklus Pengolahan Data Secara Manual

Sumber : Baridwan, Zaki, 2000. Sistem Informasi Akuntansi, BPFE

UGM, Yogyakarta, h.4

c. Departemen Piutang

Dibagian ini Petugas departemen piutang menerima serta mencocokkan daftar pembayaran dan dokumen pembayaran. Menggunakan terminal komputer, di bagian ini petugas membuatkan daftar pembayaran transaksi penerimaan tunai

Bukti Transaksi

Jurnal _Buku

Besar

Laporan Keuangan

Buku Pembantu

Laporan Keuangan

untuk setiap dokumen pembayaran yang terjadi dan mengarsip / menyimpan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.

d. Departemen Pemrosesan Data

Dan akhir ini, sistem batch diperlukan untuk melakukan proses pencocokan antara file penerimaan transaksi tunai, penyimpanan yang telah dilakukan sebelumnya dengan jurnal. Metode akses langsung ke file dapat dilakukan yaitu meng-update pada rekening pembantu piutang dan rekening control buku besar umum. Akhirnya sistem membuat daftar transaksi-transaksi dimana akan dilaksanakn pencocokan kembali dengan daftar pembayaran oleh petugas departemen piutang dan dokumen tersebut diberikan kebagian manajemen.

INPUT PENGOLAHAN OUTPUT

Gambar II-7 Siklus Pengolahan Data Secara Komputer

Sumber : Baridwan, Zaki, 2000. Sistem Informasi Akuntansi, BPFE UGM, Yogyakarta, h.5

Bukti

Transaksi Jurnal

Jurnal Besar

File Transaksi

Laporan Keuangan & Laporan Lain

Gambar II-8 Flowcart Sistem Penerimaan Kas Berbasis Komputer Sumber : James Hall (2001 : 220)

2. Sistem Pengeluaran Kas

Pada sistem informasi pengeluaran kas yang terkomputerisasi proses pengeluaran kas juga menggunakan sistem batch seperti pada sistem informasi penerimaan kas. Dimana James Hall (2001 : 285) membagi pengeluaran kas sebagai berikut departemen pemrosesan data, departemen pengeluaran kas dan departemen utang dagang. Berikut ini langkah-langkah dalam sistem pengeluaran kas:

a. Departemen Pemrosesan Data

Setiap hari, sistem akan meregister voucher dari tanggal yang telah jatuh tempo setiap item secara langsung. Setelah itu mencari file voucher untuk item-item yang jatuh tempo menulis cek. Cek tersebut dicatat dalam register cek (jurnal pengeluaran kas) menutup file voucher dan mengirim item-item tersebut ke file utang dagang yang tertutup. Lalu salinan-salinan cek tersebut di kirim ke bagian / departemen pengeluaran kas, dan akhirnya total dari batch file utang dagang tertutup, pengeluaran kas disiapkan untuk meng-update buku besar umum. Total batch dari file utang dagang terbuka (karena belum dibayar) akan tetap tertutup (karena telah dibayar). Pengeluaran kas, persediaan dan buku besar umum dilaporkan ke bagian dagang. Dan total dari utang dagang tertutup dan pengeluaran kasnya harus sama.

b. Departemen Pengeluaran Kas

Dibagian ini petugas pengeluaran kas merekonsiliasi salinan-salinan cek tersebut dengan daftar-daftar transaksi, lalu menyreahkan cek yang dapat dinegoisasi ke pihak manajemen untuk disetujui dan ditandatangani.

Kemudian cek-cek tersebut dikirim ke pemasok dan satu salinan dari setiap cek akan dikirim ke bagian utang dagang, beserta salinan lainnya akan disimpan ke bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar-daftar transaksi. c. Departemen Utang Datang

Dibagian ini petugas menerima salinan cek, dan mencocokkan cek dengan dokumen pendukung di file voucher terbuka dan mentransfer / mengirim item-item tertutup ini ke bagian file voucher tertutup. Dan menutup file voucher, maka prosedur pengeluaran kas diakhiri dengan langkah ini.

Perusahan terkadang untuk membiayai dengan operasionalnya menggunakan dana kas kecil. Pengertian dana kas kecil menurut Skousen & Stice (2001 : 379), yaitu “Jumlah dana kecil kas yang disimpan ditangan untuk tujuan pembuatan pembayaran bermacam-macam”. Dalam penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu:

a. Sistem Saldo Berflukt uasi

Dalam sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund-balance system) ini penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur Sebagai berikut: 1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas

kecil.

2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saldo rekenig ini berfluktuasi.

3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dan kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. b. Sistem Imprest

Dalam sistem ini, penyelenggara dana kas kecil dilakukan sebagai berikut : 1) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan

mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.

2) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil), bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.

3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening dana kas kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu dengan secara periodic atau secara mendadak menghitung dana kecil. Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan-permintaan pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggung jawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil,

harus sama dengan saldo rekening dan kas kecil yang tercantum dalam buku besar.

Dalam bukunya Mulyadi (2001 : 534) menjelaskan tentang adanya fungsi dalam sistem dana kas kecil yaitu:

Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah: 1. Fungasi kas.

2. Fungsi akuntansi

3. Fungsi pemegang dana kas kecil.

4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai. 5. Fungsi pemeriksa intern.

Adapun uraian dari fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut: Ad 1) Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek tersebut kepada pemegang dana kas kecil pada waktu pembentukan dana kas kecil dan pada waktu pengisian kembali dana kas kecil.

Ad 2) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, transaksi pembentukan dana kas kecil, pengisian kembali dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, pengeluaran dana kas kecil dala jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam

fluctuating final balance system) dan pembuatan bukti kas keluar yang

memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar tercantum dalam dokumen yang telah dibuat, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melaksanakna vertifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung yang dipakai sebagai pembuatan bukti kas keluar.

Ad 3) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil

Fungsi ini bertanggung jawab terhadap penyimpanan daa kas kecil, dimana pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang telah ditunjuk, dan permintaan untuk pengisian kembali dana kas kecil.

Ad 4) Fungsi Yang Memerlukan Pembayaran Tunai

Fungsi ini memerlukan dana / pembayaran tunai untuk setiap transaksi yang menggunakan dana tunai.

Ad 5) Fungsi Pemeriksa Intern

Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodic dan pencocokan hasil perhitungannya dicatat ke kas, dan fungsi ini juga bertanggung jawab atas audit secara mendadak (surprise audit) terhadap jumlah saldo dana kas kecil ditangan pemegang dana kas kecil.

Gambar II-9 Flowcart Sistem Pengeluaran Kas Sumber : James Hall (2001 : 288)

E. Pengendalian Intern Sistem Komputerisasi Dalam Pemrosesan Data Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Sistem informasi akuntansi berguna dalam membantu menjalankan kegiatan bisnis, yang pada saat ini telah berkembang semakin pesat dan kompleks untuk memenuhi peningkatan kebutuhan informasi. Sejalan dengan peningkatan kompleksitas sistem dan ketergantungan pada sistem tersebut, perusahaan menghadapi peningkatan resiko atas suatu sistem, untuk itu dibutuhkan pengendalian intern atas sistem tersebut yang digunakan untuk memonitor kegiatan yang sedang berjalan.

Menurut Romney & Steinbart (2004 : 229)” Pengendalian intern (internal

control ) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk

menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”. Adapun Haryono (2001 : 7) mengatakan ada tiga prinsip pokok yang perlu diperhatikan dalam pengendalian intern yakni :

Pertama, harus dapat pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggung jawab menangani transaksi kas dan menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatatan transaksi kas. Kedua, semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya kepada bank secara harian. Ketiga, semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas kecil.

Bodnar & Hopwood (2000 : 23) menyebutkan bahwa “….elemen-elemen dasar pengendalian intern (penyediaan yang memadai, rotasi pekerjaan, total pengendalian kelompok, pengecekan keabsahan, dan sebagainya) seluruhnya penting dalam sistem keamanan komputer”.

Menurut Standart Profesional Akuntan Publik (2001 : 314.3) “Pengendalian intern atas pengolahan komputer yang dapat membantu pencapaian tujuan pengendalian intern secara keseluruhan, mencakup baik prosedur manual maupun prosedur yang didesain dalam program komputer”.

Dalam prosedur pengendalian komputer terdiri atas pengendalian menyeluruh yang sangat berdampak terhadap lingkungan Sistem Informasi Komputer (SIK) dan pengendalian khusus atas aplikasi akuntansi. Adapun tujuan pengendalian umum SIK adalah untuk membuat suatu kerangka pengendalian menyeluruh atas aktivitas SIK dan untuk memberikan tingkat keyakinan memadai bahwa tujuan pengendalian intern secara keseluruhan dapat tercapai.

Mulyadi (2001 : 182) menyebutkan “Pengendalian intern akuntansi dalam lingkungan pengolahan data elektronik dibagi menjadi dua yaitu pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control)”.

Pengendalian umum merupakan standar dan panduan yang menjadi acuan oleh karyawan dalam melaksanakan fungsinya. Dalam lingkungan pengolahan data elektronik (komputer) pengendalian umum itu sendiri terdiri dari: dokumentasi, sistem, prosedur pengembangan dan perubahan sistem serta metode operasi fasilitas pengolahan data. Pengendalian umum akan berdampak terhadap semua jenis pengendalian aplikasi yang telah dirancang untuk memenuhi persyaratan-persyaratan yang ada dalam pengendalian khusus untuk setiap aplikasi dalam pengolahan data. Pengendalian aplikasi dirancang untuk menjamin apakah pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi yang telah diotorisasi dan penyempurnaan file induk dan itu menghasilkan informasi yang

teliti dan akurat serta lengkap pada waktu yang seharusnya. Dengan kata lain menghasilkan informasi dengan cara efektif dan efisien.

F. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Peneliti Judul Perumusan Masalah Jenis Penelitian Hasil Penelitian Yenni Fransiska (2006) Analisis sistem komputerisasi kode rekening penerimaan kas bagian keuangan PT.ASTRA INTERNATIO NAL, Tbk (ISUZU LAMPUNG) apakah sistem komputerisasi penerimaan kas dalam input kode rekening dapat menimbulkan suatu masalah yang disebabkan faktor manusia yaitu lupa kode rekening?. Deskriptif Kualitatif, yaitu jenis penelitian yang menguraikan sifat-sifat dan keadaan yang sebenarnya dari objek penelitian Sistem yang digunakan masih sangat sederhana sehingga sering terjadi kesalahan dalam melakukan transaksi penerimaan khususnya dalam input kode rekening dan laporan tidak tersaji dengan cepat, tepat dan akurat. Perancangan sistem penerimaan kas berbasis komputer membuat sistem terkomputerisas i dengan menggunakan program visual

basic 5.0 dapat

membantu kemudahan dalam melakukan penginputan kode rekening pada bagian kasir/keuangan.

Fitriani (2005). Analisa penggunaan sistem informasi akuntansi berbasis komputer dan pengaruhnya terhadap pengendalian intern pada PT. TELKOM BANDA ACEH Apakah penggunaan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer berpengaruh terhadap struktur Pengendalian Intern pada PT. Telekomunikasi Indonesia (Persero) Cabang Banda Aceh? Deskriptif Kualitatif, yaitu jenis penelitian yang menguraikan sifat-sifat dan keadaan yang sebenarnya dari objek penelitian PT.Telkom (Persero) Cabang Banda Aceh telah menggunakan sistem pengolahan data elektronik (Electronic Data Processing System) terhadap Sistem Informasi Akuntansi perusahaan. Selain adanya tanggung-jawab dalam penggolahan data, perusahaan juga menambah sub Pengendalian Intern yang baru yaitu pengendalian komputer yang terdiri atas pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Fitri W Lubis (2008) Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT. Indosat Tbk Medan. Bagaimana Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas dilakukan oleh PT. Indosat Tbk Medan, Apakah Sistem Deskriptif Kualitatif, yaitu jenis penelitian yang menguraikan sifat-sifat dan keadaan yang sebenarnya dari objek penelitian SIA penerimaan dan pengeluaran kas PT. Indosat Tbk Medan cukup memadai saat ini. Prosedur kas dilakukan dengan cara pelanggan membayar ke

Pengendalian Intern yang diterapkan oleh PT. Indosat Tbk Medan telah mencerminkan adanya pengendalian Intern Yang memadai atas Penerimaan dan Pengeluaran Kas. kasir perusahaan atau mentransfer uang ke bank kemudian aplikasi setoran dan pembayaran PPh 23 dilaporkan ke Elfrina Aisyah Nasution 2008 Analisis Sistem Pemrosesan Transaksi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berbasis komputer Pada Kantor Pos Indonesia (Persero) Binjai Apakah Sistem Pemrosesan Transaksi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berbasis Komputer yang diterapkan Perusahaan telah mendukung pencapaian tujuan pengendalian kas Deskriptif Kualitatif, yaitu jenis penelitian yang menguraikan sifat-sifat dan keadaan yang sebenarnya dari objek penelitian Dalam sistem penerimaan dan pengeluaran kas terdapat pemisahan tugas yang memadai, yakni antara fungsi penerimaan, pencatatan, penyimpanan yang di pisahkan.

G. KERANGKA KONSEPTUAL

Kerangka konseptual merupakan sintesis atau ekstrapolasi dari tinjauan teori dan penelitian terdahulu yang mencerminkan keterkaitan antar variabel yang diteliti dan merupakan tuntutan untuk memecahkan masalah penelitian serta merumuskan hipotesis. Kerangka konseptual ini dapat berbentuk bagan dan alur, model matematika yang dilengkapi dengan penjelasan kualitatif.

Saat melakukan pra riset, ditemukan permasalahan yaitu bagian loket dan kasir internal terlambat mengentry bukti pembayaran untuk setiap transaksi yang diperoleh dari semua penerimaan setoran Kp Cabang ke bagian Akuntansi sehingga perusahaan sulit untuk melakukan pencatatan dan pencatatan transaksi tidak tepat waktu dan tidak efisien. Kemudian ada beberapa karyawan yang belum memahami tentang pelaksanaan Aplikasi Simakpos. Permasalahan ini dipecahkan dengan cara mengambil pendapat dari para ahli guna memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan.

Sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tersebut mengalami masalah dengan mendapatkan informasi yang tepat waktu, sehingga perusahaan hendaknya membuat satu peraturan dan membutuhkan pengendalian yang memadai atas penerimaan dan pengeluaran kas.

BAGAN KERANGKA KONSEPTUAL

Gambar II-10 Bagan Kerangka Konseptual

ANALISIS SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS BERBASIS

KOMPUTER PADA PT. POS INDONESIA

(PERSERO) MEDAN

PERMASALAHAN

Bagian Loket dan kasir Internal terlambat mengentry bukti pembayaran untuk setiap transaksi yang diperoleh dari semua penerimaan setoran Kp Cabang ke bagian akuntansi sehingga perusahaan sulit untk melakukan pencatatan transaksi yang tepat waktu dan efisien serta karyawan kurang memahami penggunaan Aplikasi Simakpos

PERUMUSAN MASALAH :

Apakah analisis sistem pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berbasis komputer yang diterapkan pada perusahaan saat ini masih efektif dan efisien untuk perusahaan PT. POS INDONESIA (PERSERO) MEDAN sehingga tercipta pengendalian intern yang memadai ?

Penerimaan dan Pengeluaran Kas Neraca

PEMECAHAN MASALAH :

Masalah dipecahkan melalui landasan teoritis yang terdapat dalam sistem pemrosesan transaksi, antara lain :

- Siklus Pendapatan, Penerimaan Kas dan Prosedur Penerimaan Kas

- Siklus Pengeluaran, Pengeluaran Kas Prosedur Pengeluaran Kas

- Pengendalian Intern

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif, yaitu penelitian yang dilakukan untuk memperoleh gambaran yang sebenarnya tentang bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan.

B. Jenis Data

Jenis data yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah:

1. Data primer, yaitu jenis data yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian langsung ke objek penelitian dalam hal ini adalah PT. Pos Indonesia (Persero) Medan. Data yang digunakan adalah hasil dari wawancara atau keterangan yang dikumpulkan dari perusahaan, seperti prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang di aplikasikan dalam perusahaan tersebut.

2. Data sekunder, yaitu jenis data yang diperoleh dalam bentuk yang sudah jadi atau telah ada pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan, seperti struktur organisasi, sejarah perusahaan, flowchart penjualan tunai dan dokumen lainnya.

C. Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah:

1. Teknik Observasi yaitu pengamatan langsung untuk mengumpulkan data yang diperlukan dari PT. Pos Indonesia (Persero) Medan.

2. Teknik Wawancara yaitu Tanya jawab, diskusi dengan pihak-pihak yang berwenang untuk memberikan data seperti staf keuangan dan penjualan. 3. Teknik Dokumentasi yaitu dengan melakukan pengamatan langsung

terhadap dokumen-dokumen yang ada di perusahaan, khususnya yang berkaitan dengan penelitian.

D. Metode Analisa Data

Analisa data yang dilakukan dengan metode deskriptif yaitu metode yang dilakukan dengan mengumpulkan data, mengklasifikasi, menjelaskan dan kemudian melakukan analisa sehingga memberikan gambaran mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas.

E. Lokasi Penelitian

Penelitian dimulai tanggal 7 Desember 2009. Penelitian dilakukan di PT. Pos Indonesia (Persero) Medan yang berlokasi Jl. Pos No. 1 Medan.

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Hasil Penelitian

1. Gambaran Umum Perusahaan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan

Sejarah berdirinya PT. Pos Indonesia (Persero) Medan tidak terlepas dari sejarah berdirinya PT. POS Indonesia secara global.

Kantor POS yang pertama di dirikan di Jakarta pada tanggal 26 Agustus 1746 oleh Jendral G. W. Baron Van Inhoff dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat menyurat penduduk. Bersamaan dengan itu terbentuklah Dinas Pos, Telegraf dan Telepon yang lebih dikenal dengan singkatan PTT yang semula berkedudukan di Weltervreden (Gambir) mulai dipindahkan ke gedung Burgerlijkoepenbare Werkn Born (Dinas Pekerjaan Umum) di Bandung. Pada tahun 1908 nama POST Telegrafend Telefoon Diensts.

Pada tanggal 27 September 1945 berdiri jawatan PTT Republik Indonesia ditandai dengan pengambil alihan kantor pusat PTT di Bandung oleh angkatan muda PTT dari pemerintah militer jepang. Tanggal tersebut diperingati sebagai hari bakti postel.

Dalam perkembangan selanjutnya, jawatan PTT sebagai sebuah perusahaan negara yang bersumber kepada IBW (Indische Bedrijiven Wet) dinyatakan telah memenuhi syarat dijadikan sebuah Perusahaan Negara (PN) sesuai dengan maksud Peraturan Pemerintah pengganti Undang-undang (Perpu)

No. 1960, maka berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No. 240 tahun 1961 status jawatan PTT diubah menjadi PN Pos dan Telekomunikasi.

Mengingat lapangan kerja PN Postel mengalami perkembangan demikian pesatnya maka pada tahun 1965 PN Postel dipecah menjadi dua Peusahaan Negara masing-masing PN Pos dan Giro berdasarkan PP No. 29 Tahun 1965 dan PN Telekomunikasi berdasrkan UU No. 9 tahun 1969 status Badan Usaha Milik Negara (BUMN) ditetapkan sebagai perusahaan jawatan (Perjan), Perusahaan Umum (Perum), dan Perusahaan Perseroan (Persero). Atas dasar itu PN Pos dan Giro diubah statusnya menjadi Perum Pos dan Giro berdasarkan PP No. 9 tahun 1978.

Dengan Peraturan Pemerintah No. 3 trahun 1963 ditetapkan tata cara pengawasan dan pembinaan Perjan, Perum, Perseroan. Untuk menyesuaikan diri dengan ketentuan baru ini PP No. 9 tahun 1978 yang mengatur tentang Pos dan Giro diganti menjadi PP No. 24 tahun 1989.

Perkembangan sejak perebutan kekuasaan atas jawatan PTT dari tangan Belanda oleh AMPTT tanggal 27 September 1945 sampai saat ini telah terjadi perubahan dan perkembangan yang sangat pesat dalam tubuh Perum Pos dan Giro. Namun lompatan kedepan yang dirasakan cukup pesat terjadi sejak pemerintahan Orde Baru sesuai dengan GBHN No. 11/MPR/1983 Bab Ekonomi Butir 5 hurup Q pembangunan Perum Pos dan Giro diarahkan terutama perluasan jangkauan pelayanan sehingga mencapai desa-desa dan daerah trasmigrasi serta daerah terpencil lainnya dengan ibu kota kecamatan sebagai sentral pelayanannya.

Langkah yang sangat penting artinya bagi Perum Pos dan Giro adalah penandatangan naskah kerja sama dengan PT. Indosat Jakarta sehari sebelum hari bakti Postel ke-40 atau tepatnya 27 September 1985 tentang pengoperasian sarana lalu lintas berita elektronik melalui Pos, secara resmi telah dibuka pada tanggal 1 November 1985.

Tujuan Perum Pos dan Giro adalah membangun, mengembangkan, dan mengusahakan pelayanan Pos dan Giro dalam arti yang seluas-luasnya guna mempertinggi kelancaran hubungan, sekarang perusahaan swasta hanya boleh menggarap surat pos jenis tertentu, paket dan uang. Yang dimaksud dengan surat pos jenis tertentu adalah barang cetakan, surat kabar, telegram dan bungkusan kecil. Jadi pengolahan surat, warkat,dan kartu pos masih tetap di monopoli oleh negara (PT. POSINDO).

Menghadapi pertumbuhan dunia usaha yang semakin marak dan penuh persaingan diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis dan mampu mengembangkan pelayanan yang baik. Maka dilakukan perubahan status Perum Pos dan Giro menjadi PT. Pos Indonesia (Persero) berdasarkan PP No. 5 Tahun 1995 pada tanggal 20 Juni 1995. Dasar hukum yang dipakai UU No. 1 Tahun 1995 tentang Perseroan, Peraturan Pemerintah RI Nomor 5 Tahun 1995 tentang pengalihan bentuk Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi perusahaan (Persero) (Lembaran Negara RI Tahun 1995 No. 11).

Anggaran dasar PT. Pos Indonesia (Persero) yang tercantum dalam Akta Notaris Sutjipto, SH No. 117 tanggal 20 Juni 1995 tentang pendirian perusahaan

Persero PT. Pos Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Akta Notaris Sutjipto, SH No. 89 tanggal 21 September 1998 dan No. 111 tanggal 28 Oktober 1998.

Dalam perkembangannya PT. Pos Indonesia (Persero) memiliki Visi dan Misi yang menjadi tolak ukur untuk perkembangan PT. Pos selanjutnya maka Visi dan Misi itu antara lain :

a. Visi PT. Pos Indonesia adalah menjadi perusahaan Pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik dan menjadi pilihan utama Stakeholder domestik maupun global dalam mewujudkan perkembangan bisnis dengan pola kemitraan yang didukung oleh sumber daya manusia yang unggul dan menjunjung tinggi nilai.

b. Misi PT. Pos Indonesia adalah memberikan solusi terbaik bagi bisnis, pemerintah, individu melalui penyediaan sistem bisnis dan layanan komunikasi tulis, logistik, transaksi keuangan dan filateli berbasis jaringan terintegrasi, terpercaya dan kompetitif di pasar domestik dan global.

2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan merupakan pencerminan dari kebijaksanaan yang ditempuh untuk mengkoordinir manusia / peralatan dan fasilitas lainnya yang terlibat di dalamnya/ guna tercapainya suatu tujuan yang sudah ditentukan atau ditetapkan dengan cara yang efisien. Struktur organisasi pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan telah menggambarkan dengan nyata dimana masing-masing bagian terletak di bagian apa dan fungsinya.

Berikut ini diuraikan perbandingan tugas kerja, wewenang dan tanggung jawab pada PT. Pos Indonesia (Persero) Medan.

PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dalam melaksanakan aktivitas sehari-hari di pimpin oleh Kepala Kantor yang membawahi Wakil Kepala Kantor, Manager Audit, Manager Administrasi/ SDM, Manager Pemasaran, Manager Bendahara Keuangan, Manager Jasa Keagenan, Manager Akuntansi, Manager Unit Pelayanan Luar, Manager Filateli, Manager Pelayanan dan Manager Giro.

Uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing pemegang jabatan tersebut di atas adalah sebagai berikut :

1. Kepala Kantor

Adapun tugas dan tanggung jawab kepala kantor :

a. Memegang pimpinan umum dan pengawasan umum atas pengurusan kantor.

b. Mengkordinasi tugas-tugas dan hubungan kerja.

c. Mewakili dinas dengan pihak luar dan menandatangi cek dan giro. d. Mengawasi pengurusan uang serta mengawasi pengurusan barang

investasi atau kekayaan perusahaan.

e. Merancang, menggerakkan dan mengawasi kegiatan operasional. f. Menetapkan kebijaksanaan demi efisiensi atau efektivitas kegiatan

opersional yang dituangkan di dalam ”peraturan atau instruksi kantor” sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan perusahaan.

LAMPIRAN III ALUR KEGIATAN AKUNTANSI UPT DALAM SIMAKPOS

LAMPIRAN IV PROSEDUR DAN PERTANGGUNGAN AKUNTANSI PADA SIMAKPOS.

LAMPIRAN V PENERIMAAN SETORAN LOKET DAN KP CABANG

LAMPIRAN VI PROSEDUR DAN PERTANGGUNG SPB BIAYA

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki, (1993), Sistem Informasi AKuntansi. Edisi Kedua. Cetakan Pertama. Yogyakarta : BPFE.

, (2000), Sistem Informasi AKuntansi. Edisi Kedua. Cetakan Pertama. Yogyakarta : BPFE.

Bodnar, George H. & Hopwood, William S. (2000). Sistem Informasi Akuntansi. Buku Satu. Terjemahan Abadi Jusuf dan M. Tambunan. Jakarta : Salemba Empat.

Hall, James A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat. Edisi Ketiga. Cetakan Ketiga. Buku Satu Jakarta : Salemba Empat.

Erlina, Sri Mulyani, 2007. Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan

Manajemen, Penerbit USU Press Medan.

Hartono, Jogiyanto, (1999) Pengenalan Komputer. Edisi Ketiga. Cetakan Pertama. Yogyakarta : ANDI.

Ikatan Akuntan Indonesia (IAI). (2001). Standart Professional Akuntan Publik. Jakarta: Salemba Empat.

. (2004). Standart Professional Akuntan Publik. Jakarta: Salemba Empat.

Jusup, .A. Haryono. (2001). Dasar-dasar Akuntansi. Cetakan Pertama. Edisi Keenam. Yogyakarta : STIE YKPN.

Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Ketiga.

PT. Pos Indonesia (Persero),2008. Petunjuk Pelaksanaan Sistem Informasi

Manajemen Akuntansi Pos (SIMAKPOS UPT) Divisi Sistem Informasi keuangan PT. Pos Indonersia (Persero) Medan.

Romney, B. Marshall. & Steinbart, P. John. (2004). Accounting Information

System. Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat. Edisi 9. Buku Satu.

Jakarta : Salemba Empat.

Skousen, K. Fred., et al. (2001). Akuntansi Keuangan Konsep dan Aplikasi

Keuangan Menengah. Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat.

. (2004). Akuntansi Keuangan Konsep dan Aplikasi

Keuangan Menengah. Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat.

Jakarta : Salemba Empat.

Sugiono, (2007). Metode Penelitian Bisnis. Cetakan Kesepuluh. Bandung Alfabeta.

Tim Penelitian dan Pengembangan Wahan Komputer. (2003). Konsep Jaringan

Komputer dan Pengembangannya. Edisi Pertama. Jakarta : Salemba

Infotek.

Fransiska, Yenni (2006). Abalisis Sistem Komputerisasi Kode Rekening

Penerimaan Kas bagian Keuangan PT. Astra Internasional, Tbk (Isuzu Lampung). Fakultas Ekonomi STIE HARAPAN. Medan

Fitriani (2005), Analisis Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis

Komputer dan Pengeruhnya terhadap Pengendalian Intern pada PT. Telkom Banda Aceh Fakultas Ekonomi Universitas Syah Kuala. Banda

Aceh

Lubis Fitri W (2008) Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT. Indosat

Tbk Medan. Fakultas Ekonomi USU Medan.

Nasution, Elfrina Aisyah. 2008. Analisis Sistem Pemrosesan Transaksi

Penerimaan dan Pengeluaran kas Berbasis Komputer pada Kantor PT. Pos Indonesia (Persero) Binja. Fakultas Ekonomi STIE HARAPAN.

Medan

Fakultas Ekonomi USU, 2004. Buku Petunjuk Teknis Penulisan Proposal