Sementara untuk perhitungan kebutuhan tenaga kerja akan dilakukan perhitungan yang didasarkan pada beban kerja dengan pendekatan tugas per
tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai
dengan modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil Kep. Men.
PAN Nomor : KEP75M.PAN72004, yaitu sebagai berikut :
a. Menetapkan waktu kerja
Waktu kerja yag dimaksud adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri
atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Berikut perhitungan
rincinya: ..........................2
Keterangan : A = Jumlah hari menurut kalender
B = Jumlah hari Sabtu dan Minggu dalam setahun C = Jumlah hari libur dalam setahun
D = Jumlah cuti tahunan
Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahaan, karena itu bagi tiap-tiap daerah menghitung sendiri hari libur kedaerahannya.
Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja allowance seperti buang air, melepas
lelah, istirahat makan, dan sebagainya.
b. Menyusun waktu penyelesaian tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu
penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 1. Berdasarkan Tabel 1, perkalian antara beban tugas
dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas dilakukan per tugas pokok. Hasil perkalian dari seluruh tugas pokok yang ada kemudian
dijumlahkan sehingga menghasilkan total waktu penyelesaian tugas. Hari Kerja Efektif = A - B + C + D
Tabel 1. Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas No.
Uraian Tugas Pokok BT
SKR WPT BT x SKR
1 2
3 4
5 Dst.
∑ WPT
Keterangan : BT
= Jumlah Beban Tugas dalam waktu tertentu SKR
= Standar Kemampuan Rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
c.Menghitung kebutuhan pegawai
Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu penyelesaiaan tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan
pegawai yaitu :
…………………………………………….3
Keterangan : KP
= Kebutuhan Pegawai WKE
= Waktu Kerja Efektif WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
orang WKE
WPT KP
1 ×
=
∑ ∑
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas.
PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, Cibinong merupakan salah satu dari perusahaan air minum besar dengan jumlah pelanggan untuk satu cabang saja
sekitar 13.000 pelanggan. Perusahaan air minum ini memiliki sejarah yang cukup panjang dengan dimulai dari tahun 1977, dimana pada saat itu terjadi
pembangunan sarana prasarana air bersih di Perum Perumnas Depok, berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Cipta Karya No. 28 Kpts CK 1977 dengan
organisasi pengelola, Badan Pengelola Air Minum BPAM. Lalu pada tanggal 14 April 1983, didirikan Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Bogor yang
bertempat di Gunung Batu Ciomas Bogor di bawah Pemerintah Daerah Kabupaten Bogor, dimana antara BPAM Depok dan PDAM Kabupaten Bogor
merupakan pengelolaan yang terpisah. Selanjutnya pada tanggal 27 September 1988 terjadi fusi penggabungan
antara BPAM dan PDAM Kabupaten Bogor, sehingga pengelolaan air minum dilakukan oleh satu pihak saja yaitu PDAM Kabupaten Bogor yang berkantor di
Depok dan resmi menjadi Kantor Pusat Perusahaan Air Minum PDAM Kabupaten Bogor. Pada tanggal 11 November 1994 telah diserah terimakan
pengelolaan Sumber Mata Air Ciburial dan Gubernur DKI Jakarta kepada Gubernur Jawa Barat. Kemudian dari Gubernur Jawa Barat ke Pemerintah
Kabupaten Bogor dan kemudian pengelolaan selanjutnya diserahkan ke PDAM Kabupaten Bogor dari Pemerintah Kabupaten Bogor. Sejak saat itulah perusahaan
air minum tersebut memulai perkembangannya sebagai salah satu produsen air minum di daerah Kabupaten Bogor.
PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor sendiri kini telah memiliki sebanyak sebelas cabang yang direncanakan untuk menambah menjadi 12 cabang
pada tahun berikutnya, dan salah satu dari cabang tersebut adalah PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas yang terletak cukup dekat dengan lokasi kantor pusat
perusahaan air minum tersebut. Melalui penerapan tujuan kerja yang sama, PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas memiliki visi, misi, hingga moto yang
sejalan dengan kantor pusat. Visi dari PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor
adalah terwujudnya pelayanan yang mandiri, handal dan terpercaya. Sementara misi dari perusahaan ini adalah :
1. Memberikan pelayanan dengan kualitas air sesuai dengan persyaratan yang berlaku dan kuantitas yang memadai secara kontinu.
2. Membina dan menjalin hubungan baik dengan pelayanan dan stakeholder perusahaan.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya perusahaan. 4. Meningkatkan kinerja keuangan perusahaan.
5. Mengutamakan pengembangan pada segmen rumah tangga dengan tetap memperhatikan segmen non rumah tangga.
Sementara moto dari PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang sebelas adalah unggul dalam pelayanan, yang berarti perusahaan air minum ini
berusaha memberikan pelayanan yang sebaik mungkin untuk para pelanggannya. Aspek inilah yang mendorong perusahaan air minum ini untuk terus memperbaiki
pelayanan mereka bagi masyarakat khususnya para pelanggan mereka.
4.2. Unit Administrasi dan Keuangan serta Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas
Unit administrasi dan keuangan merupakan unit yang secara umum bertugas untuk menangani proses masuk dan keluarnya uang, yaitu melayani
pembayaran rekening air, rekening non air, hingga pembelian barang-barang inventoris kantor cabang pelayanan sebelas. Pembayaran rekening non air adalah
pembayaran yang dilakukan pelanggan di luar pelunasan air yang telah terpakai, seperti pembayaran air melalui cicilan. Pembayaran cicilan hanya diperbolehkan
jika tidak ada tunggakkan cicilan di bulan-bulan sebelumnya. Jika masih ada, maka pelanggan diminta melunasi cicilan sebelumnya dulu baru boleh meminta
proses pembayaran serupa untuk bulan berikutnya. Secara umum tugas dari pegawai unit hubungan masyarakat atau Humas
adalah melayani pengaduan dari pelanggan, serta menginformasikan jumlah rekening yang harus dibayar pelanggan dan tata cara melakukan pemasangan
baru. Para staf Humas pun dapat menginformasikan mengenai tata cara melakukan pembayaran secara koletif bagi para pelanggan maupun calon
pelanggan. Gambar 2 berikut ini, merupakan Struktur Organisasi PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas.
Keterangan : = Unit yang di analisis
Gambar 2. Struktur organisasi PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas.
Guna melakukan identifikasi lebih lanjut untuk implikasi manajerial, diperlukan data mengenai karakteristik pegawai. Berikut ini adalah karaktaristik
dari pegawai Administrasi dan Keuangan. Pada Table 2, diketahui bahwa pendidikan untuk ketiga karyawan adalah sarjana dengan jurusan Ekonomi-
Manajemen, maupun Akutansi. Selain itu, ketiga pegawai ini pun merupakan pegawai tetap dengan jabatan yang sama yaitu front office atau teller, dengan
masa kerja yang berbeda-beda yaitu, untuk pegawai I dan II telah bekerja lebih dari lima tahun sementara untuk pegawai III, baru satu tahun.
KEPALA CABANG SUTISNA
KA.SIE HUMAS NURHELAWATI
KA.SIE ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
MASWANDI KA.SIE TEKNIK
M. ROJAK
STAF ADMINISTRASI DAN KEUANGAN STAF HUMAS
STAF TEKNIK
1. Jaka Suyatin
2. Harafik
3. Hendi Nugraha
4. Nasimin
5. Budi Dharma
6. Samsudin
7. Afrizal Cahyadi
8. Charolin BR. M.
Staf Gudang
Syam Amir
Staf Back Office
Astuti Pujiwati
Staf Teller
1. Popi Sopiati
2. Lia S.
3. Ingeti Poetri
Agha
Staf Lapang
1. Asep M.
Yusuf 2.
Armin 3.
Andriman Aras
4. Syarif
5. Supriatna
6. Herry
Staf Administrasi
1. M.
Ridwansyah 2.
Momi Maryami
3. Ambar
4. Budi
5. Galih
Berdasarkan karakteristik pegawai tersebut, kinerja dari masing-masing pegawai mengalami perbedaan yang cukup signifikan, dimana pegawai yang telah
lebih dari lima tahun bekerja di sana, dari segi kecepatan pengerjaan tugas-tugas mereka memang lebih cepat dari pada pegawai lainnya. Namun meski demikian,
para pelanggan lebih banyak memilih untuk dilayani oleh pegawai III yang lama bekerjanya baru satu tahun sehingga produktifitas pegawai III terbilang tinggi.
Table 2. Karakteristik Pegawai Administrasi dan Keuangan. No.
Karakteristik Pegawai
Pegawai Administrasi dan Keuangan I
II III
1 Pendidikan
Sarjana Sarjana
Sarjana 2
Status jabatan Pegawai tetap Pegawai tetap
Pegawai tetap 3
Lama bekerja 10 tahun
10 tahun 1 tahun
4 Usia
35 tahun 36 tahun
26 tahun
Berikut ini adalah karaktaristik dari pegawai Humas. Pada Table 3, diketahui bahwa pendidikan untuk kelima karyawan adalah dimulai dari Diploma
hingga sarjana dengan jurusan yang beragam. Kelima pegawai ini merupakan pegawai tetap dengan jabatan yang sama yaitu front office untuk humas, dengan
masa kerja yang berbeda-beda yaitu, untuk dari kurang dari satu tahun hingga lebih dari lima tahun. Berdasarkan karakteristik pegawai Humas tersebut,
sepertihalnya pegawai bagian Adminisrasi dan Keuangan, bagian Humas pun kinerjanya mengalami perbedaan bagi setiap pegawai.
Pegawai I, dengan pendidikan Sarjana dan masa kerja yang cukup lama yaitu 15 tahun, menjadikan proses penyelesaian tugas pegawai ini menjadi cukup
cepat. Begitupun dengan pegawai Humas III dan pegawai Humas 1V. Namun disebabkan oleh beberapa faktor internal dari lingkungan kerja pegawai, dimana
pelanggan lebih banyak di layani oleh pegawai II maka tingkat produktifitas pegawai II lebih tinggi jika di bandingkan dengan pegawai lainnya.
Table 3. Karakteristik Pegawai Humas. No Karakteristik
Pegawai Pegawai Humas
I II
III IV
V
1 Pendidikan
Sarjana Sarjana
Diploma Sarjana
Diploma 2
Status jabatan Pegawai
tetap Pegawai
tetap Pegawai
tetap Pegawai
tetap Pegawai
tetap 3
Lama bekerja 15 tahun
1 tahun 10 tahun
15 tahun 3 tahun
4 Usia
40 tahun 25 tahun
38 tahun 42 tahun
28 tahun
4.3. Job Description Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta
