Pengembangan SKPD

1. Pengembangan SKPD

Struktur organisasi merupakan sebuah kerangka atau bagan yang menggambarkan tentang keluasan organisasi. Secara formal struktur selalu diacu Struktur organisasi merupakan sebuah kerangka atau bagan yang menggambarkan tentang keluasan organisasi. Secara formal struktur selalu diacu

Pengembangan sistem perencanaan pegawai perlu mempetimbangkan

faktor kelembagaan, khususnya pada pengembangan SKPD. Struktur organisasi SKPD perlu mempertimbangkan feasibelitas sesuai dengan kebutuhan. Meski struktur sesuai dengan Surat Keputusan Gubernur, namun tidak menutup kemungkinan untuk dilakukan evaluasi untuk masing-masing SKPD sesuai dengan perkembangan masyarakat, perluasan atau penyempitan tupoksi dan kebutuhan pelayanan Untuk memenuhi sistem MSDM secara menyeluruh perlu mengevaluasi dan memetakan beberapa aspek, yang sebaiknya menjadi acuan dalam sistem perencanaan yakni:

a. Jangkauan Struktur SKPD Yang dimaksud dengan jangkauan struktur SKPD pada level provinsi adalah tingkatan atau hierarki jabatan yang dihubungkan dengan garis atau rantai komando, sehingga akan tampak arus perintah dan pertanggungjawaban. Informasi tentang jumlah rantai komando dalam sistem perencanaan pegawai memberikan kejelasan tentang kebutuhan jabatan struktural dari pucuk pimpinan hingga pejabat terendah. Hierarkhi struktur yang ada di masing-masing SKPD, dari tingkat provinsi sampai unit terendah perlu mempertimbangkan kebutuhan fungsi-fungsi yang melekat pada struktur. Dengan demikian pejabat yang perlu dipromosikan ke dalam struktur menjadi lebih jelas. Dengan demikian punya implikasi dapat memberikan pemenuhan pelayanan baik jenis pelayanan maupun beban kerjanya.

Secara spesifik yang perlu dikembangkan dalam konsep pedoman yakni : jumlah dan tingakatan jabatan struktural yang diperlukan, sehingga dalam hal ini menginsiprasi pada kebutuhan akan promosi jabatan. Di samping itu nomen klatur dalam struktur sebagai bentuk eksplisit jenis jabatan menginformasikan bahwa perlunya variasi latar belakang pemangku jabatan, atau pejabat yang dibutuhkan sehingga memiliki kompetensi yang memungkinkan secara profesional menunaikan tugas jabatan seiring dengan jenis jabatan.

Jangkauan struktur juga menunjukkan adanya keluasan rentang kendali yang dimiliki pada setiap pejabat. Informasi ini mengantarkan pada suatu pemahaman tentang load atau beban kerja dalam pelaksanaan pengawasan yang merupakan konsekuensi jabatan yang dipegangnya. Untuk itu maka dapat digunakan dalam acuan penyusunan pedoman perencanaan promosi jabatan struktural terkait dengan kapasitas pejabat. Keterangan kualitatif mengenai capacty (kesanggupan) serta capability (kemampuan) dalam melakukan pengawasan menjadi sangat penting. Untuk jabatan yang memiliki rentang kendali yang luas perlu mempertimbangkan aspek psikologis berupa kesanggupan untuk menjalankan fungsi kepemimpninan khususnya dalam pengendalian staf atau bawahan.

b. Tupoksi SKPD Tupoksi di setiap SKPD perlu disusun eksplisist di masing-masing unit/hierarkhi organisasi. Tugas pokok disusun secara operasional dan detail beserta Standar Operating Prosedur (SOP). Perlu kejelasan fungsi yang menggambarkan peran fungsi tersebut kaitannya dengan fungsi-fungsi yang ada, supaya ada kejelasan prosedur kerja.

Tupoksi menginformasikan beberapa hal terkait dengan pekerjaan yang diampu setiap SKPD. Secara lebih terperinci maka yang dapat diinformasikan melalui tupoksi adalah:

1. jenis pekerjaan yang diampu setiap unit organisasi

2. variasi pekerjaan

3. beban pekerjaan

4. SOP Bertolak dari informasi di atas, maka selanjutnya tupoksi ini dapat memberikan acuan untuk sistem perencanaan tentang spesifikasi pegawai yang diperlukan sehingga mampu menjalankan fungsi yang melekat. Variasi pekerjaan serta beban kerja selanjutnya memberikan acuan untuk penetapan akan jenis keahlian/ketrampilan serta jumlah pegawai pada setiap unit yang diperlukan. Di samping itu juga memberikan arah untuk perencanaan pengembangan pegawai agar memenuhi kebutuhan tupoksi, dengan mempertimbangkan kediklatan yang perlu dikembangkan. Oleh karena itu yang perlu dperhatikan adalah: adanya kejelasan tupoksi, variasi tupoksi, pemerataan tupoksi, luas sempitnya tupoksi.

Tupoksi secara umum juga dapat memberikan informasi tentang kebutuhan pegawai untuk jenis jabatan fungsional. Karena di dalam tupoksi tersebut dapat memberikan gambaran akan keahlian atau kecakapan yang dibutuhkan dalam rangka menjalankan tupoksi tersebut.

c. Job description Disetiap SKPD dan masing-masing jabatan perlu disertai job deskripsi yang memuat: nama jabatan, kualifikasi untuk menduduki jabatan (persyaratan pendidikan, golongan/pangkat, lama kerja, keahlian teknis, keikutsertaan diklat, dll), uraian kerja secara terperinci, alur pelaksanaan kerja (prosedur) dan metode kerja secara jelas untuk memudahkan perhitungan beban kerja. Dengan demikian perlu secara periodik melakukan analisis jabatan untuk memenuhi perkembangan tugas serta perkembangan organisasi dalam upaya meningkatkan pelayanan masyarakat.

Secara khusus uraian pekerjaan merupakan sebuah deskripsi yang sangat detail tentang pekerjaan yang diampu oleh setiap personal pegawai.

Namun demikian sangat jarang SKPD yang memiliki uraian pekerjaan berbasis perseorangan pegawai dengan menunjuk pada jabatan tertentu. Sementara itu job des ini dapat menginformasikan secara spesifik tentang variasi pekerjaan dan beban kerja. Dengan demikian job des ini dapat secara detail

pegawai, terutama menginformasikan kuantitas dan kualitas pegawai.

d. Jangkauan pelayanan Jangkauan pelayanan kepada masyarakat menunjukkan perbandingan ideal antara jumlah pegawai yang melayani dengan jumlah penduduk yang dilayaninya. Perlu dibuat pedoman yang pasti untuk setiap jenis pekerjaan/fungsi tertentu yang ada di SKPD karena sangat tergantung pada tingkat kesulitan, lama pelayanan dan frekuensi pelayanan. Ketentuan ini perlu ditetapkan supaya masing-masing SKPD mempunyai pedoman ketika memperhitungkan jumlah pegawai yang dibutuhkan, baik untuk tenaga opersional, staf maupun jabatan. Perlu koordinasi terkait dengan penentuan rasio kebutuhan pegawai dengan jumlah masyarakat yang dilayani karena masing-masing SKPD mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada tingkat kesulitan pekerjaan dalam pemenuhan pelayanan. Masalah jangkauan pelayanan ini juga mempertimbangkan peran dan fungsi SKPD di lingkungan provinsi yang tidak menjalankan fungsi pelayanan langsung. Oleh karena itu pertimbangan yang dianalisis meliputi :

1. jumlah kabupaten/kota yang di bawah koordinasinya

2. radius pelayanan koordinasi dengan kabupaten/kota Dengan memperhatikan kedua pertimbangan di atas, maka dapat diperoleh kebutuhan rasio jumlah pegawai yang diperlukan untuk dapat menjalankan fungsi pelayanan koordinasi dengan pemerintah Kabupaten/kota, sehingga mencapai proporsi yang diharapkan.

e. Prediksi Jumlah Kebutuhan Pegawai Muara dari pertimbangan di atas mulai dari jangkauan struktur, tupoksi, job description, jangkauan pelayanan, maka secara menyeluruh memberikan kontribusi pada analisis prediksi kebutuhan pegawai. Sebagaimana telah diraikan di muka maka dengan analisis yang dilakukan secara spesifik menggambarkan keadaan riil dari provinsi tentang kebutuhan pegawai dari waktu ke waktu. Kebutuhan pegawai ditentukan berdasar pada evaluasi dan analisis dari beberapa faktor: struktur yang ada, tupoksi jabatan, jumlah jabatan struktural dan fungsional yang ada, analisis beban kerja. Apabila jangkauan struktur dan tupoksi dapat diilustrasikan dengan lengkap dan benar, maka dapat diketahui informasi analisis jabatan yang mendukung untuk diterjemahkan ke dalam kebutuhan pegawai, baik menyangkut jumlah (kuantitas) maupun mutu (kualitas).