OTOMATISASI KANTOR

OTOMATISASI KANTOR

Sub Pokok Bahasan : ☻ Era Informasi ☻ Otomatisasi Kantor ☻ Model Otomatisasi Kantor ☻ Aplikasi Otomatisasi Kantor ☻ Internet dan Intranet

Ad. 13.1 Era Informasi

Kantor merupakan tempat dimana data diproses dan informasi dikelola. Kantor berfungsi melayani berbagai kepentingan, walaupun banyak juga kebutuhan yang tidak dapat dilayani.

Sejarah Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor dimuali pada awal tahun 1960-an ketika IBM memperkenalkan pengolah kata (word processor). Istilah otomatisasi kantor berawal dari konsep bahwa aktivitas kantor terpusat pada pengolahan kata. Yang menjadi bukti awal terahadap konsep baru ini muncul pada tahun 1964 ketika IBM mulai menjual kepasar suatu produk yang bernama MT/ST yang berarti “Magnetik tape” atau “electric type writer”.dengan menggunakan alat ini, pengetikan sebuah surat dapat disimpan langsung pada tape, pencetakan dan perubahan dapat dilakukan beberapa kali. Untuk surat yang banyak tapi serupa, justru tidak bisa menggunakan mailmerge.

Ad. 13.2 Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas karyawan di kantor dengan memberi dukungan dalam bentuk koordinasi dan komunikasi dari seseorang ke orang lainbaik dari dalam maupun luar perusahaan. Sistem Elektronik Formal dan Informal

Beberapa sistem otomatisasi kantor adalah formal dalam arti terencana dan terdokumentasi dengan menggunakan prosedur teknis. Kebanyakan otomatisasi kantor tidak terencana dengan baik dan tidak terdokumentasi secara tertulis. Otomatisasi kantor ini disebut sebagai otomatisasi perkantoran informal. Komunikasi

Yang membedakan otomatisasi kantor dengan sistem informasi berbasis komputer lain adalah penekanan pada komunikasi. Otomatisasi Yang membedakan otomatisasi kantor dengan sistem informasi berbasis komputer lain adalah penekanan pada komunikasi. Otomatisasi

Ad. 13.3 Model Otomatisasi Kantor

Lingkungan

Sistem Otomatisasi Kantor (OP)

Aplikasi OP tidak berbasis Komputer

Pemecahan Pemecahan Masalah

Masalah

Aplikasi OP berbasis Komputer

Data

Base

Media Media

Proses

Input Output

Lingkungan

Tujuan Otomatisasi Kantor Dengan otomatisasi kantor karyawan perusahaan dapat memproses lebih banyak dokumen, lebih cepat dan lebih baik, sehingga semua orang termasuk para profesional memiliki manfaat dari penerapan otomatisasi kantor ini seperti untuk pembuatan surat, memo, dan laporan dengan menggunakan word processor.

Ad. 13.4 Aplikasi Otomatisasi Kantor :

1. Pengolah Kata (word processor)

2. Surat Elektronik (electronic mail)

3. Surat Suara (Voice mail)

4. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)

5. Konferensi Audio (Audio conferencing)

6. Konferensi Video (Video Conferencing)

7. Konferensi komputer

8. Fax (Facsimile)

9. Teks Video (Videotext)

10. Pembuatan image (Imaging)

11. Desktop Publishing

Ad. 13.5 Internet dan Intranet

Internet adalah international network dari ribuan network karena bukan saja merupakan jaringan antar komputer tapi juga merupakan jaringan antar jaringan komputer seluruh dunia.

Internet sangat elastis, bila satu jaringan komputer ditambahkan, dihilangkan atau tidak dapat beroperasi sebagaimana mestinya, bagian lain dari internet akan tetap bisa beroperasi. Internet menciptakan sebuah landasan teknologi baru yang bersifat universal, dimana dengan teknologi tersebut dapat diciptakan produk, jasa, strategi, dan organisasi baru.

Beberapa kemampuan internet dapat ditunjukkan sebagai berikut :  Komunikasi  Mencari informasi  Partisipan diskusi  Transfer data atau program  Hiburan  Meningkatkan transaksi bisnis

World Wide Web (WWW) World wide web merupakan sistem yang dapat diterima secara universal untuk menyimpan, membaca, memformat, dan menyajikan informasi dalam jaringan komputer. Informasi disimpan dan disajikan dalam bentuk pages (halaman) elektronik yang dapat berisi teks, grafik, animasi, suara, video.

Web pages yang dibuat oleh suatu organisasi atau individu disebut sebagai Website (Tempat web) dan masyarakat sering menyebutnya sebagai home page. Intranet

Intranet merupakan jaringan komputer internal perusahaan yang menggunakan standar internet seperti HTML, HTTP dan protokol komunikasi TCP/IP bersama dengan web browser untuk mendukung aktivitas bisnis perusahaan dan memberikan solusi terhadap masalah komunikasi antar departemen