2 Laminasi arsip, adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air, udara
lembab, kering dan serangan serangga perusakpemakan arsip. 3 Microfilm, dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang sudah rusak
sehingga tidak dapat direstorasi, dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan, dipindahkan ke lembaran film kecil. widjaja,
2000:7
3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sistem pemeliharaan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan tempat
penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang cukup dan menggunakan pendingin ruangan AC agar menjaga kelembaban udara stabil dan tidak lembab.
Digunakan kapur barus confer di setiap almari arsip. Almari arsip yang dipakai untuk penyimpanan arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan
air, dan panas serta praktis. Ruangan arsip juga dibersihkan setiap hari. Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-
arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-
tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang
sebenarnya tidak diinginkan.
Universitas Sumatera Utara
Secara teori sistem pemeliharaan arsip di bagian keuangan dari segi pengaturan ruangan sudah menggunakan AC untuk membantu agar ruangan tetap
kering dan menjaga kelembaban udara agar stabil. Kebersihan ruangan dan kebersihan arsip dilakukan sekurang – kurangnya seminggu sekali. Pemeliharaan
tempat penyimpanan arsip sudah menggunakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip – arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Akan tetapi,
arsip – arsip tersebut juga harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembabannya. Hal ini dilakukan untuk menjaga kondisi arsip agar tidak rusak.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: a. Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut: 1 Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab dan ruangan dijaga
tetap kering. Oleh sebab itu ruangan harus diberi ventilasi secukupnya 2 Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam,
yaitu sinar matahari. 3 Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air, misalnya banjir.
Maka periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.
4 Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api misalnya kebakaran.
5 Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama serangan perusakpemakan kertas arsip
Universitas Sumatera Utara
6 Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan didalamnya.
7 Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain.
8 Lokasi ruanggedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat- tempat industri, sebab polusi udara kotoran udara sebagai hasil
pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. b. Kebersihan
Kebersihan arsip meliputi: 1 Kebersihan ruangan
Membersihkan ruangan sebaiknya dilakukan sekurang-kurangnya seminggu sekali. Dibersihkan dengan alat penyedot debu vacuum cleaner
dan dilarang merokok, makan dan minum didalam ruangan penyimpanan arsip.
2 Kebersihan arsip Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara arsip-arsip
dibersihkan dengan vacuum cleaner, jangan membersihkan dengan sabut bulu ayam atau sulak. Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak dimakan
rayap dan arsip-arsip yang rusak bukan dimakan rayap harus segera dipisahkan yang satu dengan yang lainnya untuk kemudian diserahkan
kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Arsip-arsip juga harus bersih dari karat
Universitas Sumatera Utara
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip Tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip adalah:
1 Rak arsip, sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan- papan rak, jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih
enam inci. Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.
2 Almari arsip, almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Tetapi
almari harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabannya. Untuk menjaga agar tingkat kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang
diinginkan, dapat ditaruh kapur barus. Susunlah arsip-arsip didalam almari agak renggang atau jangan terlalu rapat. Apabila almari terbuat dari kayu
hendaknya diolesi dengan dieldrin.
G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
