Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sistem pengamanan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, para pegawainya mempunyai kewajiban menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwenang. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat, tetapi terkadang terdapat juga arsip-arsip yang bertumpuk dan berserakan di luar almari arsip dan filling cabinet. Hal ini lumayan sering terjadi ketika pegawai lupa untuk mengembalikan arsip-arsip tersebut ke dalam alamari arsip atau filling cabinet. Secara teori sistem pengamanan arsip dibagian keuangan dari segi informasinya cukup terjaga keamanannya, karena pegawai itu sendiri diwajibkan untuk merahasiakan hal – hal yang mengenai isi naskah kepada pihak lain yang tidak berkepentingan dan pihak yang tidak berhak mengetahuinya. Pengamanan arsip dari segi fisiknya juga cukup baik. Kerusakan arsip bisa terjadi karena faktor eksternal dan internal, namun kerusakan arsip dapat diatasi dengan melakukan restorasi arsip, laminasi arsip, dan microfilm guna memperbaiki, melindungi, dan mengawetkan arsip – arsip yang sudah rusak. Pengamanan arsip dapat dilihat dari beberapa segi yaitu: a. Pengamanan arsip dari segi informasinya. Pengamanan arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam Universitas Sumatera Utara Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut: 1 Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 sepuluh tahun. 2 Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 dua puluh tahun. b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dari dalam dan faktor eksternal dari luar. Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi kelembaban udara, udara terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur dan sejenisnya, rayap, ngengat dan beberapa jenis serangga perusakpemakan kertas arsip lainnya. Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain: 1 Restorasi arsip, adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi. Universitas Sumatera Utara 2 Laminasi arsip, adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air, udara lembab, kering dan serangan serangga perusakpemakan arsip. 3 Microfilm, dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang sudah rusak sehingga tidak dapat direstorasi, dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan, dipindahkan ke lembaran film kecil. widjaja, 2000:7

3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara