12. Perangkat Komputer Komputer adalah alat atau mesin yang digunakan untuk mengelola data
dan menerima data menurut prosedur yang telah di rumuskan. Komputer termasuk mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan. Di bagian
Keuangan, perangkat komputer di gunakan untuk mengetik surat, mengetik laporan, mengeprint dan menyimpan data-data yang sudah di ketik dan di
print tersebut ke dalam folder-folder komputer sehingga penyimpanan arsip menjadi lebih mudah dan praktis sekaligus lebih efisien karena tidak
memerlukan tempat yang lebih banyak untuk menyimpan data.
F. Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Sistem Penyimpanan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sistem berdasarkan masalah
subject. Dalam sistem ini, semua surat dan dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah lalu dimasukkan ke dalam map tebal yang
sudah diberi tanda atau keterangan. Hal ini berfungsi untuk mempermudah pegawai dalam menemukan arsip kembali dengan cepat.
Penyusunan arsip yang menggunakan sistem berdasarkan masalah subject filing merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan
pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Dalam daftar indeks, setiap
Universitas Sumatera Utara
pokok masalah dibagi menjadi pokok masalah utama main subject, sub pokok masalah sub subject dan sub-sub pokok masalah sub-sub subject, contohnya :
KEUANGAN main subject 1. Anggaran sub subject
1.1 Anggaran Belanja Barang sub-sub subject 1.2 Anggaran Belanja Pegawai sub-sub subject
2. Pajak sub subject Pajak Pengahasilan sub-sub subject
Pajak Penambahan Nilai sub-sub subject Secara teori bahwa dibagian keuangan yang penyusunan arsipnya
menggunakan sistem berdasarkan masalah subject ini adalah sistem yang tersulit penggunaanya, tetapi merupakan sistem yang terbaik dan lebih mudah
menemukan arsip di bandingkan dengan sistem kronologis, sistem nomor agenda dan sistem abjad. Sistem kronologis adalah sistem yang menata arsip
berdasarkan tanggal surat masuk atau surat keluar. Dapatlah dibayangkan, betapa sulitnya menemukan kembali arsip-arsip tersebut, jika tidak diketahui
tanggalnya. Sistem nomor agenda adalah sistem yang menata arsip berdasarkan nomor agenda surat masuk atau keluar, sistem ini dapat menimbulkan kesulitan
untuk menemukan kembali arsip apabila tidak diketahui nomor agenda surat masuk atau surat keluat tersebut. Sistem abjad adalah sistem yang menata arsip
berdasarkan huruf-huruf pertama dari nama orang-orangorganisasi. Penyimpanan arsip dengan sistem ini akan terasa sulit jika terdapat nama-nama
yang sama Abubakar, 2000:28
Universitas Sumatera Utara
1. Kelebihan penyimpanan arsip dengan sistem berdasarkan masalah yaitu :
a. Mudah penggunaannya bila hanya perihalnya yang diketahui b. Perluasan yang tidak terbatas
c. Biasanya pimpinan kantor lebih banyak menanyakan surat atau arsip berdasarkan masalah
2. Kekurangan penyimpanan arsip dengan sistem berdasarkan masalah yaitu :
a. Kesulitan penggolongan b. Tidak begitu cocok untuk macam-macam surat
c. Penyusunan arsip akan gagal apabila petugas kearsipan tidak memiliki keterampilan, kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi
organisasinya. Sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan oleh masing-masing organisasi
penciptaan arsip tentu saja berbeda-beda. Hal ini dikarenakan: 1. Tujuan masing-masing organisasi berbeda-beda, yang mengakibatkan
perbedaan jenis kegiatan. 2. Jenis peralatan yang dipergunakan tidak sama.
3. Volume pekerjaan tidak sama. 4. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.
5. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan dari masing-masing organisasi.
Universitas Sumatera Utara
2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
