27
a. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan suratpengantarnya.
b. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan. c. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai
dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian. d. Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada
pengirim. e. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap
perpustakaan. f. Membuat berita acara penerimaan.
Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan pustaka yang
dibutuhkan bagi para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.
2.6.2. Sumbangan atau Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi
perpustakaan yang dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima hadiah dari berbagai instansi sebagai penambahan koleksinya. Hadiah buku yang
diterima tanpa diminta sering tidak cocok tengan tujuan perpustakaan penerima. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 55 bahan
pustaka melalui hadiah dapat dilakukan dengan cara yaitu sebagai berikut: 1. Hadiah secara langsung
prosedur perolehan hadiah secara langsung yaitu: a. Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya
dengan surat pengantarnya. b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.
c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang diperlukan. 2. Hadiah atas permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu: a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
28
b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman perpustakaan hadiah dan surat pengantarnya
d. Mengirimkan kembali surat pengantarnya. e. Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan
bahan perpustakaan biasa. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengembangan koleksi
dengan hadiahsumbangan dapat dilakukan dengan: hadiah atas permintaan dan hadiah tidak atas permintaan yaitu hadiah secara langsung. Hadiah yang sesuai
dapat dijadikan koleksi perpustakaan, sedangkan yang tidak sesuai dapat ditukarkan ke perpustakaan lain.
2.6.3 Tukar-Menukar
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki
jumlah eksemplar yang terlalu banyak, sehingga dapat dilakukan tukar menukar bahan pustaka dengan perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan
tukar menukar bahan pustaka. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 5 tukar
menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan.
2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratan, misalnya biaya pengiriman, dan pengembalian.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. 4. Mencatat alamat pemesan.
5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesanya.
Kegiatan tukar menukar bahan pustaka diharapkan dapat berjalan lancar dan sesuai dengan keinginan, sehingga dapat mewujudkan tujuan dari pertukaran
bahan pustaka tersebut .
Universitas Sumatera Utara
29
Menurut Sulistyo-Basuki 2001: 39 kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu:
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karna alasan lain. Sebagai contoh terutama
buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaan melalui pertukaran.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang
buku- buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. 3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan
khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan antar informal, banyak program-program
pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research penelitian yang besar.
Sumber pertukaran bahan pustaka menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 58 yaitu:
1. Univeritasakademik yang berupa terbitan resmi, disertai abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan,
reprint, terbitan unit penelitian. 2. Pemerintah berupa undang -undang, peraturan, lembaran negara,
program pemerintah. 3. Organisasi ilmiah dan profesi.
4. Perusahan-perusahan industri. Dalam Pernik Pustakawan 2009, cara untuk memperoleh bahan pustaka
dengan tukar menukar: a Perpustakan dengan bahan pustakabuku lebih duplikat yang sudah
tidak diperlukan membuat daftar buku tersebut secara alfabetis ataupun klas untuk ditawarkan.
Universitas Sumatera Utara
30
b Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi sesuai dengan bahan pustaka yang
ditawarkan. c Perpustakaan yang menerima tawaran tersebut, memilih bahan yang
sesuai, selanjutnya memilih buku penukar yang sesuai bobotnya serta menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan
penukar. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran
tentang subyek dan bobotnya. Tujuan pertukaran koleksi adalah untuk memperoleh buku-buku tertentu
yang tidak dapat dibeli di toko buku ataupun tidak tersedia karena alasan lain. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku
duplikat.
2.6.4 Terbitan Sendiri
