23
j. Membantu dalam penyiangan dan pengevaluasian koleksi, membantu
identifikasi bahan pustaka yang akan dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi.
19
4. Unsur-Unsur Kebijakan Pengembangan Koleksi
Untuk melaksanakan pengembangan koleksi perpustakaan secara terarah, perlu ada ketentuan yang jelas sebagai pegangan dan pelaksana
lainnya dalam pengembangan koleksi. Apabila melihat ketentuan- ketentuan yang dicakup di dalamnya, kebijakan pengembangan koleksi
merupakan hal yang rumit untuk dikerjakan. Tetapi bagaimanapun juga kebijakan ini harus dibuat oleh suatu perpustakaan. Masalah anggaran
yang sedikit atau tidak ada sama sekali, bukan menjadi rintangan untuk membuat suatu kebijakan, agar koleksi suatu perpustakaan tidak
menyimpang dari tujuan pendirian perpustakaan tersebut. Pada dasarnya ada 3 unsur utama dalam kebijakan pengembangan
koleksi yaitu : a.
Pernyataan kebijakan umum Pernyataan ini berisi antara lain tentang misi perpustakaan yang
berkaitan dengan tujuan pokok lembaga induknya, pernyataan yang jelas tentang tujuan secara institusional secara keseluruhan untuk
perpustakaan, mengetahui kelompok pengguna utama beserta programnya, menetapkan prioritas umum yang berkaitan dengan
seleksi bahan pustaka mana yang perlu dimasukkandikeluarkan dari
19
Yuyu Yulia, Materi Pokok Pengembangan Koleksi Jakarta: Universitas Terbuka, 2009, h. 2.4-2.8
24
koleksi, bahasa bahan pustaka, masalah duplikasi, dan lain sebagainya serta dapat juga berisikan hal yang berhubungan dengan kerjasama
antar perpustakaan. 1
Kebijakan seleksi Kebijakan seleksi berisikan pernyataan prosedur pelaksanaan
seleksi, alat bantu yang akan digunakan, serta metode yang harus diikuti di dalam menentukan buku, jurnal dan bahan pustaka
lainnya yang akan dijadikan koleksi. Kebijakan seleksi dan kebijakan pengadaan sebaiknya dibuat
berupa pedoman manual. Pedoman tersebut merupakan dokumen internal karena isinya menjelaskan prosedur yang harus dilakukan
oleh staf perpustakaan dan penyeleksi dalam menentukan dan mengadakan bahan pustaka.
2 Kebijakan pengadaan
Kebijakan lainnya yang cukup penting adalah kebijakan pengadaan, yang berisikan prosedur yang harus dipakai untuk
memperoleh bahan pustaka, termasuk membuat format pesanan, daftar agen yang akan diajak untuk mengadakan berbagai macam
bahan pustaka, prosedur yang akan digunakan dalam performed invoice, dan menentukan bahan pustaka akan ditempatkan di mana,
apabila ada beberapa perpustakaan di instansi tersebut misalnya. Cara memperoleh bahan pustaka adalah sebagai berikut :
25
a Pembelian
Pembelian buku dapat dilakukan pada toko buku, terbitan lokal maupun luar negeri. Namun untuk buku-buku dari luar
negeri ketersediannya sangat terbatas. Untuk itu, perpustakaan dapat memesan judul buku yang diinginkan pada toko buku
tertentu atau pada agen jobber baik yang ada di dalam negeri maupun luar negeri, disamping itu sekarang ini penerbit-
penerbit luar negeri juga melayani pembelian dari perpustakaan secara langsung.
Untuk melanggan majalah ilmiah jurnal, biasanya perpustakaan harus menghubungi penerbit jurnal tersebut, baik
untuk terbitan lokal maupun luar negeri. Agen jobber atau distributor yang menangani pelangganan jurnal dapat menjadi
alternatif untuk membantu pustakawan dalam memperoleh jurnal dengan lebih mudah, namun harganya menjadi lebih
mahal. b
Pertukaran Terbitan berkala dapat diperoleh dari pertukaran. Terutama
terbitan berkala merupakan bahan pertukaran yang baik, karena dengan demikian pertukaran bias berlangsung secara terus
menerus. Dua buah perpustakaan yang akan saling bertukaran terbitan berkala biasanya mengirimkan contoh masing-masing
terbitannya. Setiap pihak menilai publikasi yang akan diterima,
26
bila kedua pihak menyetujui maka barulah pertukaran itu terjadi. Setiap terbitan berkala diterbitkan, maka dikirimkanlah
ke perpustakaan yang telah mempunyai perjanjian pertukaran. c
Hadiah Terbitan berkala dapat diperoleh sebagai hadiah dari
instansi baik swasta maupun pemerintah.perolehan terbitan berkala sebagai hadiah ini dapat pula diterima tanpa
memintanya. Ada kemungkinan sebuah instansi ingin menyebarluaskan informasi mengenai instansi itu dan
kegiatannya kepada khalayak ramai, sehingga dikirimkannya publikasi yang diterbitkan ke instansi-instansi lain, terlebih ke
perpustakaan. Biasanya terbitan berkala yang diperoleh sebagai hadiah berupa News atau Warta. Ada juga instansi
yang menghadiahkan terbitan berseri berupa journal.
20
Perpustakaan dapat memperoleh bahan pustaka yang diberikan sebagai hadiah karena dengan adanya hadiah berarti
perpustakaan dapat menghemat. Hadiah bahan pustaka hanya dapat diterima apabila memenuhi persyaratan yang telah
ditetapkan perpustakaan. Apakah ilmu yang bidang ilmu dari koleksi yang diterima sesuai dengan bidang ilmu yang sedang
dikembangkan perpustakaan tersebut atau tidak.
20
Yuyu Yulia dan Janti G Sujana, Buku Materi Pokok Pengadaan Bahan Pustaka Jakarta: Universitas Terbuka, 1999, h.92
27
Bahan pustaka juga ada yang berkaitan dengan deposit. Beberapa lembaga telah ada yang membuat ketetapan bagi
stafnya untuk menyerahkan setiap karya ilmiahnya pada perpustakaan untuk dijadikan koleksi.
b. Pernyataan akan Tingkat Koleksi
Berisikan daftar secara terperinci tentang bidang ilmu yang dikembangkan oleh perpustakaan dan keadaan koleksi saat itu, serta
format yang dikoleksi. Selain itu, juga menyatakan bidang ilmu apa yang kuat dan bidang ilmu apa yang lemah koleksinya sehingga perlu
dikembangkan. Perlu juga dicantumkan bagaimana keadaan koleksi yang diinginkan dimasa yang akan datang.
Penulis kebijakan harus memerinci koleksi ke dalam bidang-bidang subjek yang menjadi unsure pokok, mengidentifikasi jenis-jenis materi
yang dikoleksi, dan menentukan kelompok pengguna utama untuk setiap subjek. Sepertinya semua ini memberikan banyak pekerjaan.
Pustakawan pada pengembangan koleksi harus berbicara dengan pengguna mengenai bidang-bidang subjek yang dibutukan, kemudian
merumuskan hasil pembicaraan tersebut. Setelah mengumpulkan data, haruslah ditetapkan prioritas untuk setiap bidang, mungkin dengan
format dalam setiap bidang. Untuk mengetahui perincian subjek yang dibutuhkan pengguna perpustakaan perlu dilakukan survey kebutuhan
pengguna. Selain itu, dari transaksi peminjaman sehari-hari dapat juga diketahui kecenderungan kebutuhan pengguna.
28
c. Pernyataan Beragam Pokok Persoalan
Bagian dari pernyataan kebijakan pengembangan koleksi ini berisikan tentang perlakuan terhadap bahan pustaka yang diterima
sebagai hadiah, evaluasi koleksi dan masalah keluhan serta sensor. 1
Hadiah Peraturan yang penting berkaitan dengan bahan pustaka yang
diterima sebagai hadiah adalah jangan menambahkan bahan pustaka yang diterima sebagai hadiah ke dalam koleksi, kecuali
bahan pustaka itu diperlukan oleh pengguna dan perpustakaan yang memang seharusnya membeli bahan pustaka itu. Janganlah
menambahkan sebuah bahan pustaka ke dalam koleksi perpustakaan hanya karena bahan pustaka itu diperoleh dengan
gratis. Apabila bahan pustaka itu tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna maka akan menimbulkan masalah penyiangan
dikemudian hari. Kebijakan secara tertulis mengenai hadiah haruslah secara jelas
menyatakan apakah perpustakaan hanya menerima bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pemustakanya ataukah menerima
apa pun dengan ketentuan bahwa perpustakaan boleh membuang materi yang tidak diinginkan dengan cara yang dianggap tepat.
2 Evaluasi koleksi
Evaluasi koleksi sangatlah penting dalam pengembangan koleksi. Kebijakan tersebut haruslah menunjukkan apakah proses
29
evaluasi koleksi tersebut untuk tujuan-tujuan internal, seperti mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan koleksi ataukah untuk
tujuan-tujuan perbandingan atau mungkin untuk meninjau kinerja para pemilih bahan pustaka. Setiap tujuan membutuhkan teknik
dan penekanan yang berbeda. Dalam kebijakan ini, perlu ditentukan metode evaluasi koleksi yang dianggap cocok dengan
kondisi dan situasi perpustakaan yang bersangkutan. 3
Masalah protes dan keluhan serta sensor Setiap perpustakaan akan menghadapi protes atau keluhan
tentang mengapa suatu materi tertentu ada di koleksi dan materi yang lain tidak ada di koleksi. Kebijakan pengembangan koleksi
harus secara jelas bisa menjawab semua itu sehingga pustakawan tidak akan kebingungan apabila menghadapi pertanyaan-
pertanyaan tersebut. Tanpa kebijakan yang jelas, pustakawan akan menjawab dengan tidak tepat atau berubah-ubah.
21
C.
Terbitan Berkala
Terbitan berkala dalam bahasa inggris disebut juga serials adalah istilah untuk setiap publikasi yang diterbitkan bagian demi bagian, tidak
diterbitkan sekaligus, dengan memberikan tanda secara numerik atau kronologis, dan biasanya diterbitkan untuk masa waktu yang tidak tentu
22
.
21
Yuyu Yulia, Materi Pokok Pengembangan Koleksi Jakarta: Universitas Terbuka, 2009, h. 2.22-2.28.
22
Abdul Rahman Saleh dan Janti G Sujana, Pengantar Kepustakaan Jakarta: Sagung Seto, 2009, h. 25.
30
Menurut ALA Glossary of Library Term, serial adalah suatu publikasi yang diterbitkann berturut-turut, bagian demi bagian, biasanya dengan jarak
penerbitan yang tetap dan dimaksudkan untuk terbit terus menerus tanpa batas-batas waktu tertentu. Terbitan berseri atau serial ini meliputi terbitan
berkala periodicals atau secara umum di Indonesia dikenal dengan majalah, terbitan tahunan atau annual seperti laporan tahunan, buku tahunan atau
yearbook, memoir prosiding, dan transaction.
1. Ciri-ciri terbitan berkala
