Azas-Azas Efisiensi Pekerjaan Kantor

Keterangan Januari 3 - - 3 Februari - - 1 1 Maret 6 - - 6 April 2 - 4 6 Mei 4 - 3 7 Berdasarkan data pada Tabel 1.3, kedisiplinan para pegawaistaf pada bagian Tata usaha Fakultas Ekonomi USU pada Bulan Januari sd Mei tahun 2010 menurun dari tahun sebelumnya. Hal ini terlihat dari makin meningkatnya akumulasi absensi para pegawaistaff pada bagian Tata Usaha setiap bulannya, seperti pada bulan Maret, April, dan Mei.

B. Azas-Azas Efisiensi Pekerjaan Kantor

1. Azas Perencanaan Menurut Sukoco 2007:242, azas perencanaan berarti menggambarkan dimuka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Azas perencanaan membantu pegawai untuk mempertahankan imbangan yang tepat dalam bidang pekerjaan, bagian terbesar dari waktu serta usahanya dikerahkan ke arah sasaran-sasaran pokok. Kegagalan merencanakan pekerjaan akan mengakibatkan timbulnya ketidak efisienan. Adapun indikasi-indikasi yang menunjukkan kurangnya perencanaan adalah keterlambatan dalam hal menyelesaikan pekerjaan kantor, moril rendah, ketiadaan Universitas Sumatera Utara arah bagi kelompok kerja, pemborosan bahan, kehilangan waktu para pegawai, ketiadaan usaha menyeluruh secara terkoordinasi. Perencanaan yang tepat akan membantu menunjukkan saat yang tepat untuk mengajukan sebuah ide atau program kepada pihak atasan. Secara logis, apabila pegawai berada dalam suasana receptive atau sedanag mengalami masalah maka perencanan tersebut merupakan sebuah pemecahan. Menurut Haryadi 2009:145, perwujudan azas ini dalam bidang tata usaha dapat berupa pedoman-pedoman berikut : a. Pedoman tentang maksud warkat, setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat dalam bidang penerangan, hukum, administrasi, keilmuanpenelitian, pendidikan, dan sejarahdokumentasi. Bila tidak bisa dijawab untuk apa suatu warkat dibuat, maka warkat itu sesungguhnya tidak perlu diciptakan b. Pedoman tentang penetapan prosedur, lalu lintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan harus selalu direncanakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur dalam suatu organisasai hendaknya dihimpun secara tertulis dalam suatu buku pedoman c. Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha, setiap mesin kantor hendaknya hanya dibeli dan dipergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah Universitas Sumatera Utara ditetapkan. Jadi bukan mengadakan mesinnya dulu, barulah menyusun prosedur kerjanya atau mengikuti mesin itu d. Pedoman tentang perencanaan formulir, macam–macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan atau menyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat menurut bentuknya, macam dan bahannya. Selanjutnya penciptaan formulir itu harus dikendalikan secar terpusat agar terhindar dari penyakit formitis lahirnya formulir baru terus menerus sambil dipertahankannya formulir lama sehingga macamnya sangat banyak, formulir baru pada dasarnya juga mengubah prosedur ketata usahaan yang telah disederhanakan. Pelaksanan azas perencanaan oleh pegawaistaf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU diwujudkan dalam : a. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, setiap warkat dan berkas- berkas yang telah dibuat dan dijaga mempunyai maksud dan nilai yang sangat diperlukan dalam berbagai hal. Misalnya pembuatan berkas-berkas dosen dan pegawai yang diperlukan dalam pengurusan kenaikan pangkat dosen dan pegawai seperti pembuatan pengajaran dan pendidikan, pengabdian kepada masyarakat, dan pelaksanaan Tridharma oleh dosen yang bersangkutan yang diperlukan dalam pembuatan dokumen penetapan angka kredit jabatan fungsional yang diperlukan dalam pengurusan kenaikan pangkat dosen. b. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, setiap prosedur mengenai ketata usahaan telah direncanakn terlebih dahulu dan tidak tumbuh dengan Universitas Sumatera Utara sendirinya. Semua urusan yang menyangkut urusan ketata usahan, dilaksanakan dengan mengikuti prosedur yang telah dibuat yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi dan dilaksanakan sepenuhnya oleh pegawaistaf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dengan sebaik- baiknya. c. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU pengadaan mesin kantor sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan mesin tersebut sangat diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor yang berhubungan dalam bidang ketata usahaan. Seperti pengadaan mesin komputer dan mesin printer yang sangat dibutuhkan dalam pembuatan dokumen-dokumen yang berhubungan dalam urusan ketata usahaan d. Pada bagian Tata Usaha fakultas Ekonomi USU, setiap formulir dan berkas- berkas lain dibuat dan di rancang sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan dan selalu dihindari pembuatan formulir baru. Seperti formulir penetapan angka kredit jabatan fungsional yang diperlukan yang harus ada dalam tahap penguruan kenaikan pangkat dosen dan formulir tanda bukti penerimaan gaji oleh dosen dan karyawan pada Fakultas Ekonomi USU. 2. Azas Penyederhanaan Menurut Sukoco 2007:242, azas penyederhanaan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih ringan atau lebih mudah. Menurut Haryadi 2009:147, pedoman pelaksanaan azas penyederhanaan adalah sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara a. Tata cara dari suatu kerja perkantoran dipilih yang benar-benar menghemat sumber kerja, yaitu cara-cara yang termudah, yang teringan, yang tercepat, yang terdekat, dan yang termurah b. Perlengkapan Tata Usaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan pengadaan, pengurusan dan perawatan c. Berbagai pekerjaan kantor yang bersifat umum dipersatukan dan dipusatkan pada suatu bagian Tata Usaha yang melayani semua satuan operatif. Dalam perwujudannya, Pegawaistaf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU tidak menerapakan Azas penyederhanaan. Hal ini terlihat dari beberapa hal yaitu: a. Mesin fotocopy yang berada di bagian Tata Usaha terkadang mengalami kerusakan, sehingga menyebabkan ketidakefisienan dalam bekerja dan menghambat kelancaran pekerjaan kantor. b. Mesin printer yang digunakan oleh staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU masih ada yang menggunakan mesin printer model lama yang memerlukan pengaturan secara manual yang dapat menyita waktu lama dalam pekerjaan kantor c. Pekerjaan yang menyangkut urusan ketata usahan tidak dipusatkan pada satu bagian saja, tetapi dilakukan penyebaran pekerjaan kantor yang khusus menangani berbagai biadang kerja yaitu bagian kepegawaian, bagian keuangan, dan bagian perlengkapan umum yang mempunyai tugas pada masing-masing bagian. Universitas Sumatera Utara 3. Azas Penghematan Menurut Sukoco 2007:242, azas penghematan adalah mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi tidak mahal. Azas ini dapt dilaksanakan dalam pedoman-pedoman berikut ini: a. Pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan, dalam menetapkan prosedur ketata usahaan dan merancang suatu formulir, hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan di keluarkan dan kemanfaatan yang akan diterima b. Pedoman tentang kebutuhan warkat, dalam memperbanyak warkat hendaknya diperhitungkan secara cermat jumlah kebutuhannya agar tidak berlebihan sehingga menghamburkan material atau warkat. c. Pedoman tentang mekanisme Tata Usaha, pemakaian mesin-mesin tata usaha hendaknya dilakukan setelah mempertimbangkan prosedur ketata usahaan dan faktor biaya serta pemanfaatan mesin-mesin tersebut. Pengadaan fasilitas mesin kantor harus benar-benar di pertimbangkan mengenai manfaat dan kegunaannya dengan harga baru fasilitas kantor tersebut. Pelaksanaan azas ini pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut: a. Pegawai staf berusaha untuk menghemat material yang diperlukan yaitu berupa kertas HVS yang digunakan dalam kegiatan warkat dan surat menyurat dan untuk menghindari pemborosan, warkat di buat seperlunya dan tidak berlebihan Universitas Sumatera Utara b. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dihindari penggandaan surat yang berlebihan c. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, pengadaan Fasilitas kantor berdasarkan azas penghematan. Fasilitas mesin kantor yang terdapat pada bagian Tata Usaha benar-benar sangat diperlukan oleh staf dalam melaksanakan pekerjaan dan dan mempunyai nilai dan manfaat. Fasilitas kantor tersebut yakni komputer, printer, mesin tik, dan mesin penghancur kertas. 4. Azas penghapusan Menurut Sukoco 2007:242, azas penghapusan berarti meniadakan langkah- langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Menurut Haryadi 2009:150, pelaksanaan azas ini dapat diwujudkan dalam pedoman sebagai berikut: a. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya, dalam pelaksanaan tata usaha tembusan-tembusan surat kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan hendaknya ditiadakan b. Pedoman tentang peniadaaan gerak-gerak dalam pekerjaan, dalam pelaksanaan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya, gerak yang berlebihan atau langkah-langkah pekerjaan yang Universitas Sumatera Utara mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU pelaksanaan azas penghapusan diwujudkan dalam: a. Ditiadakannya pembuatan tembusan warkat dan surat kepada instansi yang tidak begitu berhubungan dengan perihal surat tersebut. b. Peniadaan gerak-gerak tangan atau tubuh yang berlebihan dalam melaksanakan pekerjaan kantor serta penghapusan langkah-langkah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani yang sesungguhnya tidak begitu penting bagi penyelesaian pekerjaan kantor 5. Azas penggabungan Menurut Sukoco 2007:242, azas penggabungan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat di kerjakan sekaligus yang dapat dikerjakan dalam sekali langkah , sehingga dapat menghemat waktu kerja. Menurut Haryadi 2009:152, pedoman dalam pelaksanaan azas penggabungan adalah sebagai berikut: a. Pedoman tentang kerja sekali jalan, kekembaran kerja dalam tata usaha hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis. b. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serba guna, dalam penggadaan perbekalan tata usaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serba guna atau Universitas Sumatera Utara setidaknya merupakan penggabungan dari antara dua kesatuan yang lebih sederhana. Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, pelaksanaan azas penggabungan diwujudkan dalam hal sebagai berikut: a. Penyelesaian pekerjaan-pekerjaan yang sejenis dan saling berhubungan dilaksanakan dengan cara menggabungkan atau menyelesaikan sekaligus pekerjaan tersebut. Misalnya dalam mengetik dan mempersiapkan surat-surat yang dibutuhkan oleh Dosen-Dosen Fakultas Ekonomi USU dalam pengurusan kenaikan pangkat dan jabatan yang dapat dikerjakann sekaligus, serta pengetikan berkas-berkas Surat pernyataan pelaksanaan Tugas oleh beberapa staf pada Fakultas Ekonomi USU yang dikerjakan sekaligus karena bentuk surat dan dokumen yang diperlukan sama dan sejenis b. Pengadaan mesin komputer pada bagian tata usaha selain bermanfaat dalam pembuatan berkas-berkas yang diperlukan juga bermanfaat dalam menyimpan berbagai macam data-data dalam ketata usahaan yang diperlukan.

C. Usaha Efisiensi Dalam Kantor