Pelaksanaan Azas - Azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Oleh Pegawai/ Staf Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN AZAS - AZAS EFISIENSI PEKERJAAN KANTOR OLEH PEGAWAI/ STAF PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

SARI RAHMADHANI 072103079

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

KATA PENGANTAR

Bismillahhirrahmanirrahim

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, karunia, dan kemudahan sehingga penulis dapat menyelesaikan paper ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar ahli madya (Amd) pada Program Diploma III Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyajikan paper yang berjudul “Pelaksanaan Azas-azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Oleh Pegawai/ Staf Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Adapun tujuan penulis membuat paper ini adalah untuk memberikan informasi mengenai pentingnya pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor. Didalam penyelesaian paper ini penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyajian baik dari isi maupun pemaparannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan paper ini.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, dan pengarahan dari berbagai pihak, oleh karena itu izinkanlah penulis mengucapkan terimakasih:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Bongsu Hutagalung, MSi , selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik. 5. Ibu Fepty Aniar, SE selaku Kasub. Akademik Fakultas Ekonomi USU,

yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian dan meluangkan waktu untuk memberikan penjelasan terhadap data yang dibutuhkan.

6. Teristimewa kepada kedua orang tua tercinta, Ayahanda H. Tri Prasetyo, SE dan Ibunda Hj. Purwati Harahap yang telah memberikan segalanya kepada ananda dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Untuk adik-adikku tercinta Wahyu Wicaksono, Suci Rahayu, Handi Pranata, abang tercinta Ahmad Saleh Harahap dan Ricky P. Irawan.

8. Untuk sahabat dan teman-temanku Rini, Rafida, Maria, Rointan, Annisa, Rina Agustina, Desy Munthe, Veri Sustra, Darmansyah, Taufik, dan Syaifuddin.

9. Untuk kelompok magangku Wahyu Sampurna, Candra Halim, Fakhrurozi, Indra Siregar, Rianti Kemala Rosa, Irma Yanti, dan Azdhani Lubis.

Penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyusun Tugas Akhir ini dengan sebaik mungkin, namun dengan keterbatasan ilmu yang Penulis miliki, maka hanya demikianlah yang dapat Penulis sajikan dan Penulis dengan senang hati menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun. Akhirnya, Penulis berharap semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.

Medan, Juni 2010 Penulis

Sari Rahmadhani NIM.072103079

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ……… i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ……….. vi

DAFTAR GAMBAR ……….. vii

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Peruumusan Masalah... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Jadwal Kegiatan... 5

E. Sistematika Penulisan... 6

BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU ... 8

A. Sejarah Singkat ... 8

B. Struktur Organisasi dan Personalia... 11

C. Job Description…..……… 16

D. Jaringan Usaha/ Kegiatan... 20

E. Kinerja Usaha Terkini... 21

F. Rencana Kegiatan... ... 22

BAB III. PEMBAHASAN... ... 22

A. Makna Efisiensi Pekerjaan Kantor bagi Pegawai/ Staff Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU... 22

B. Azas – azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU... 25

1. Azas Perencanaan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU... 25

2. Azas Penyederhanaan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU... 26 3. Azas Penghematan Pada Kantor Bagian Akademik

Fakultas Ekonomi USU... 27

4. Azas Penghapusan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU... 28

5. Azas Penggabungan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU... 28

C. Pengevaluasian Kinerja Pegawai/ Staff Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU... 29

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN... 31

A. Kesimpulan ... 31

B. Saran ... 32

DAFTAR TABEL

Halaman

DAFTAR GAMBAR

Halaman

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi dan lancar. Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya, adalah terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar, berdasarkan fakta dan dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka pimpinan mengatur dan mengendalikan pekerjaan para pegawai/ staff dengan baik. Menurut Sedarmayanti (2001:2), kantor adalah proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/ mendistribusikan informasi”. Artinya manajemen perkantoran tidak mungkin dapat berjalan dengan baik apabila tidak didukung dengan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Kebenaran fundamental tersebut bisa terlupakan oleh kita, akibat banyaknya perhatian yang kita berikan kepada komputer, alat-alat perkantoran otomatis, masin-mesin, teori-teori baru mengenai manajemen perkantoran, analisa sistematis, dan dekorasi perkantoran.

Begitu juga dengan efisiensi pekerjaan dan azas-azas yang terdapat didalamnya, hal ini juga sangat penting untuk pelaksanaan aktivitaas perkantoran. Menurut Terry (1971:15), efisiensi pekerjaan kantor adalah penggunaan common sense secara terorganisir untuk menemukan cara-cara lebih baik guna meniadakan

pemborosan apapun juga termasuk pemborosan waktu, energi, ruangan, bahan, alat-alat dan sebagainya. Sedangkan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor adalah azas-azas yang mempengaruhi perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (input). Perbandingan waktu, energi, bahan antara output dan input ini dapat dilihat dari 2 segi, yaitu dari segi usaha dan segi hasil. Dilihat dari segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi apabila suatu hasil tertentu dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit. Usaha pikiran, tenaga, waktu, ruang, termasuk uang. Dilihat dari segi hasil, suatu kegiatan dikatakan efisien apabila dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang banyak.

Menurut Haryadi (2009:114), azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu, azas perencanaan, azas penyederhanaan, azas penghematan, azas penghapusan, dan azas penggabungan. Azas perencanaan adalah menggambarkan mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Azas penyederhanaan adalah membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah/ ringan. Azas penghematan adalah mencegah pemakaian bahan atau benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi mahal. Azas penghapusan adalah meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Azas penggabungan adalah mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.

Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan kelelahan yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil guna atau efektif, ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Titik berat primer, dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien.

Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor merupakan proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari yang lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan pekerjaan. Proses tersebut terdiri dari mengetahui adanya kebutuhan atau masalah yang terjadi, memisah-misahkan pekerjaan dalam elemen-elemennya, menyelesaikan elemen-elemen tersebut untuk menentukan solusinya, mengembangkan cara baru untuk melaksanakan pekerjaan, menerapkan dan mengembangkan metode baru untuk menyelesaikan aktivitas perkantoran. Efisiensi pekerjaan dapat diterapkan terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin atau alat-alat kantor.

Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai masalah azas-azas efisiensi pekerjaan kantor, maka dari itu penulis memilih judul mengenai

“Pelaksanaan azas – azas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/ staf pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Adapun rumusan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “bagaimanakah pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/ staf pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/ staf pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universias Sumatera Utara.

Manfaat penulisan antara lain : 1. Bagi Fakultas Ekonomi USU

Hasil Tugas Akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran dalam bidang efisiensi pekerjaan kantor . Khususnya mengenai pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/ staf pada bagian akademik Fakultas Ekonomi USU.

2. Pihak yang berkepentingan

Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya.

3. Bagi Penulis

Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen perkantoran yang diterima penulis selama perkuliahan.

D. Jadwal Kegiatan

Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di table 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

NO KEGIATAN

BULAN

APRIL MEI JUNI

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 16 April 2010, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada minggu pertama dan kedua bulan Mei 2010. Penulis akan melakukan wawancara dengan Kasub Akademik dan para pegawai bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data sekunder demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini. Setelah melakukan observasi, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

E. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat pelaksanaan azas-azas efisiensi kantor oleh pegawai/ staf pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 4 : PENUTUP

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/ staf pada bagian akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL PERGURUAN TINGGI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Repubilk Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli

Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.

Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini.

Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai

Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Visi Fakultas Ekonomi USU

Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi USU

Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar, b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat di bawah ini,

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tahun 2007 Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis DTM&, SpA(K) Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono, MS

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, Msi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS ANGGOTA

Prof. Bachtiar Hassan Miraza Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. M. Lian Dalimunthe, MEc, Ak Drs. Bongsu Hutagalung, Msi Dr. Murni Daulay, MSi

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi

Wahyu Ario Pratomo,SE, MEc Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :

a. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

b. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

c. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

d. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

e. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuan.

f. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidang

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN

A. Makna Efisiensi Pekerjaan Kantor Bagi Pegawai/ Staf Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU

Menurut pegawai/ staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU, efisiensi pekerjaan kantor adalah rasio antara hasil pekerjaan kantor dengan hasil manajemen yang dipergunakan atau disebutkan juga sebagaimana lazimnya adalah perbandingan output (sumber efisiensi) terhadap input (hasil dari pekerjaan kantor itu sendiri). Adapun sumber efisiensi utama pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah pegawai/ staf itu sendiri dengan menggunakan akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada sehingga pegawai/ staf mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan kantor, maka seorang pimpinan

Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai/ staf bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yaitu:

1. Kesadaran pegawai/ staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan hasil dan proses yang panjang.

2. Keahlian pegawai/ staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi

daripada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai/ staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terjamin dan diakui. Hal ini dapat kita lihat dari perekrutan pegawai/ staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang sebelumnya melalui beberapa test dengan pemenuhan syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai/ staf disetiap masing-masing bagian yang telah ditentukan pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.

3. Disiplin. Kedua unsur diatas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU antara lain dilakukan penyebaran tugas (job description) dan wewenang yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai/ staff sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka.

Efisiensi menggambarkan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.

Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu sebagai berikut :

1. Segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada iklim unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda dan uang.

2. Segi hasil, suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya baik mengenai mutu ataupun jumlah suatu hasil tersebut. Dalam beberapa hal ada persamaan antara efisiensi dari produktivitas terutama dalam pencapaian kinerja. Namun demikian kedua istilah itu tidak selamanya dapat dipergunakan karena lapangan efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sangat luas, mulai pemakaian, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan dari perencanaan, sedangkan produktivitas berkenaan dengan sesuatu yang dapat diukir secara jelas dan luas lingkupnya terbatas pada hasil secara nyata atau fisik.

Pelaksanaan efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU tidak hanya meliputi di tingkat atas saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan yang paling bawah justru efisiensi tingkat bawah ini yang sulit untuk dilaksanakan karena meliputi banyak pegawai, tidak mudah atau cepat kelihatan dan meliputi hal-hal yang sangat kecil. Perhatian terhadap efisiensi harus dilakukan terus-menerus hingga merupakan suatu kebiasaan. Efisiensi dalam pekerjaan kantor adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.

Dalam perkembangan lebih lanjut efisiensi diartikan pula dengan pengertian produktivitas, kepraktisan, nasionalitas, penghematan dan lain-lain. Efisiensi dapat juga dari segi teknis, segi ekonomis, dengan memperhatikan faktor-faktor yang mendukung atau menunjang.

Adapun faktor yang diperhatikan untuk mendukung atau menunjang efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah adanya spesifikasi khusus dari pihak Universitas Sumatera Utara. Contohnya adalah pengadaan barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar aktivitas operasional pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dimana barang-barang yang akan dipergunakan sebelumnya sudah terjamin dan teruji coba oleh pihak Universitas Sumatera Utara. Aturan berbentuk spesifikasi barang mengikuti spesifikasi Universitas Sumatera Utara. Kemudian Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU memakai terhadap barang-barang yang diperlukan sesuai dengan standar aturan spesifikasi Universitas Sumatera Utara.

B. Azas - azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas USU

1. Azas Perencanaan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas USU

Azas perencanaan adalah azas yang menggambarkan dimuka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan pekerjaan. Azas perencanaan membantu pegawai/ staf untuk mempertahankan imbangan yang tepat dalam bidang pekerjaan, bagian terbesar dari waktu serta usahanya dikerahkan ke arah sasaran-sasaran pokok. Kegagalan merencanakan pekerjaan akan mengakibatkan timbulnya ketidak efisienan.

Adapun indikasi-indikasi yang menunjukkan kurangnya perencanaan adalah : Keterlambatan dalam hal menyelesaikan pekerjaan kantor.

a. Moril rendah

c. Pemborosan bahan-bahan d. Kehilangan waktu para pekerja

e. Ketiadaan usaha menyeluruh secara terkoordinasi

Perencanaan yang tepat akan membantu menunjukkan saat yang tepat untuk mengajukan sebuah ide atau program kepada pihak atasan atau kepada bawahan. Secara logis, apabila pegawai/ staf berada dalam suasana receptive atau sedang mengalami masalah maka perencanaan tersebut merupakan sebuah pemecahan. Dalam hal ini timing sangat penting, dalam kebanyakan kasus bijaksana untuk menyusun sebuah rencana secara menyeluruh, kemudian menyimpannya, dan mengeluarkannya bilamana diperlukan. Perwujudan azas perencanaan ini pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU meliputi penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian, dan melakukan administrasi Akademik terhadap apa yang diperlukan dan dibutuhkan oleh setiap unit bagian Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU agar apa yang direncanakan dapat tercapai dan terlaksana sesuai dengan visi dan misi Fakultas Ekonomi USU.

2. Azas Penyerdahanaan Pada Kantor bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU

Azas penyederhanaan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan azas ini yaitu :

a. Pedoman tentang tata cara, tata cara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih benar-benar menghemat sumber kerja yaitu cara-cara yang termudah, yang teringan, yang tercepat, terdekat dan termurah.

b. Pedoman tentang perlengkapan yang akan digunakan oleh para pegawai/ staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan dalam menggunakan dan merawatnya.

Dalam perwujudannya, Kantor Bagian Akademik FAkultas Ekonomi USU tidak memakai azas penyederhanaan pekerjaan. Hal ini dikarenakan Fakultas Ekonomi USU adalah sebuah fakultas yang sudah berdiri sejak lama, sehingga para pegawai/ staf tinggal menjalankan dan mengikuti sistem yang sudah ada sejak dulu. Semua pelaksanaan kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Azas Penghematan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU

Azas penghematan adalah mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi tidak mahal. Azas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman-pedoman berikut ini :

a. Pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan, dalam menetapkan prosedur Akademik dan data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat, hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan dan kemanfaatan yang diterima.

b. Pedoman tentang kebutuhan warkat, dalam memperbanyak warkat hendaknya diperhitungkan secara cermat jumlah kebutuhannya agar tidak berkelebihan sehingga menghamburkan material atau warkat itu bertahun-tahun tidak habis. Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU mempergunakan dan mengolah kebutuhan operasional kantor sesuai dengan kebutuhan yang

diperlukan. Salah satu perwujudan azas penghematan adalah dari segi anggaran (budgeting). Dengan melakukan penghematan dalam penggunaan peralatan kantor baru bisa dikatakan suatu perwujudan azas penghematan. Realisasi azas penghematan pada peralatan dan perlengkapan kantor tampak pada pelaksanaan kerja para pegawai/ staf.

4. Azas Penghapusan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU

Azas penghapusan adalah meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan azas ini dapat diwujudkan dalam hal sebagai berikut :

a. Pedoman tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan, dalam pelaksanaan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya. Gerak yang berlebihan atau langkah-langkah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan.

b. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya, dalam pelaksanaan ini tembusan-tembusan surat kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan hendaknya ditiadakan.

5. Azas Penggabungan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU

langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman dalam pelaksanaan azas penggabungan ini adalah sebagai berikut :

a. Pedoman tentang kerja sekali jalan, kekembaran kerja dalam administrasi Akademik hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan sejenis.

b. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serba guna, dalam pengadaan perbekalan Akademik hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serba guna atau setidaknya merupakan penggabungan dari antara dua kesatuan yang lebih sederhana.

Adapun perwujudan azas penggabungan pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU tampak pada penggabungan dua kegiatan dari masing-masing unit bagian menjadi satu kegiatan yang saling berkaitan dan sejalan. Pengaplikasian kegiatan ini terjadi pada kegiatan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

C. Pengevaluasian Kinerja Pegawai/ Staf Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU

Pengevaluasian kinerja pegawai/ staf sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai/ staf dalam menyelesaikan beban tugas yang harus diselesaikan.

Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para pegawai/ staf di dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai/ staf pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan pengelolaan setiap pegawai/ staf sesuai dengan job description setiap unit bagian.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis dari pembahasan ini adalah

1. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU ditempuh dengan termudah mengerjakannya, termurah -biayanya, tersingkat - waktunya, teringan - bebannya, dan terpendek jaraknya. 2. Pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bagian

Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terlaksana dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan pencapaian efisiensi pekerjaan kantor. Disertai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki pegawai/ staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang the right man on the right place. Seingga berdampak terhadap kinerja pegawai yang dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan efektif.

3. Semua pekerjaan kantor di Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah dilakukan dengan sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit dihindarkan dan dicarikan alternatif yang lebih mudah. Sehingga sedapat mungkin menghindarkan penggandaan pekerjaan yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

B. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :

1. Diharapkan azas perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.

2. Diharapkan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan pelaksanaan efisiensi pekerjaan kantor yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi.

3. Diharapkan pegawai/ staf dapat terus mengembangkan keterampilan dalam pengurusan melakukan administrasi penelitian pada masing-masing departemen S1 maupun Diploma III dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

4. Diharapkan pegawai/ staf dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam hal pengurusan administrasi mahasiswa S1 maupun Diploma III.

DAFTAR PUSTAKA

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen

Perkantoran. Edisi Revisi, Penerbit : Mandar Maju, Bandung.

Terry, 1971. Manajemen Kepegawaian. Edisi 1, Cetakan Pertama, Penerbit : Mandar Maju, Bandung.

Haryadi, 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf-Staf. Penerbit: Visimedia, Jakarta.

Widjaja, A.W. 1988. Kelembagaan dan Organisasi. Jakarta : Bina Aksara Zubeirsyah. 2006. Bahasa Indonesia dan Teknik Penyusunan Karya Ilmiah.

diperlukan. Salah satu perwujudan azas penghematan adalah dari segi anggaran (budgeting). Dengan melakukan penghematan dalam penggunaan peralatan kantor baru bisa dikatakan suatu perwujudan azas penghematan. Realisasi azas penghematan pada peralatan dan perlengkapan kantor tampak pada pelaksanaan kerja para pegawai/ staf.

4. Azas Penghapusan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU

Azas penghapusan adalah meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan azas ini dapat diwujudkan dalam hal sebagai berikut :

a. Pedoman tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan, dalam pelaksanaan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya. Gerak yang berlebihan atau langkah-langkah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan.

b. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya, dalam pelaksanaan ini tembusan-tembusan surat kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan hendaknya ditiadakan.

5. Azas Penggabungan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU

Azas penggabungan adalah mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu

langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman dalam pelaksanaan azas penggabungan ini adalah sebagai berikut :

a. Pedoman tentang kerja sekali jalan, kekembaran kerja dalam administrasi Akademik hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan sejenis.

b. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serba guna, dalam pengadaan perbekalan Akademik hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serba guna atau setidaknya merupakan penggabungan dari antara dua kesatuan yang lebih sederhana.

Adapun perwujudan azas penggabungan pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU tampak pada penggabungan dua kegiatan dari masing-masing unit bagian menjadi satu kegiatan yang saling berkaitan dan sejalan. Pengaplikasian kegiatan ini terjadi pada kegiatan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

C. Pengevaluasian Kinerja Pegawai/ Staf Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU

Pengevaluasian kinerja pegawai/ staf sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai/ staf dalam menyelesaikan beban tugas yang harus diselesaikan.

Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para pegawai/ staf di dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai/ staf pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan pengelolaan setiap pegawai/ staf sesuai dengan job description setiap unit bagian.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis dari pembahasan ini adalah

1. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU ditempuh dengan termudah mengerjakannya, termurah -biayanya, tersingkat - waktunya, teringan - bebannya, dan terpendek jaraknya. 2. Pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bagian

Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terlaksana dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan pencapaian efisiensi pekerjaan kantor. Disertai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki pegawai/ staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang the right man on the right place. Seingga berdampak terhadap kinerja pegawai yang dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan efektif.

3. Semua pekerjaan kantor di Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah dilakukan dengan sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit dihindarkan dan dicarikan alternatif yang lebih mudah. Sehingga sedapat mungkin menghindarkan penggandaan pekerjaan yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

B. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :

1. Diharapkan azas perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.

2. Diharapkan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan pelaksanaan efisiensi pekerjaan kantor yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi.

3. Diharapkan pegawai/ staf dapat terus mengembangkan keterampilan dalam pengurusan melakukan administrasi penelitian pada masing-masing departemen S1 maupun Diploma III dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

4. Diharapkan pegawai/ staf dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam hal pengurusan administrasi mahasiswa S1 maupun Diploma III.

DAFTAR PUSTAKA

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Edisi Revisi, Penerbit : Mandar Maju, Bandung.

Terry, 1971. Manajemen Kepegawaian. Edisi 1, Cetakan Pertama, Penerbit : Mandar Maju, Bandung.

Haryadi, 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf-Staf. Penerbit: Visimedia, Jakarta.

Widjaja, A.W. 1988. Kelembagaan dan Organisasi. Jakarta : Bina Aksara Zubeirsyah. 2006. Bahasa Indonesia dan Teknik Penyusunan Karya Ilmiah.

Medan : USU PRESS