Pelaksanaan Azas-Azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN AZAS-AZAS EFISIENSI PEKERJAAN KANTOR
PEGAWAI PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

GRACE YULIANA MARPAUNG
082103050

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2010

Universitas Sumatera Utara

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan rahmat, karunia, dan kemudahan sehingga penulis dapat
menyelesaikan paper ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar ahli
madya (Amd) pada Program Diploma III Departemen Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyajikan paper yang berjudul “Pelaksanaan Azas-azas Efisiensi
Pekerjaan Kantor Pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.” Adapun tujuan penulis membuat paper ini adalah untuk
memberikan informasi mengenai pentingnya pelaksanaan azas-azas efisiensi
pekerjaan kantor. Didalam penyelesaian paper ini penulis menyadari bahwa masih
banyak kekurangan dalam penyajian baik dari isi maupun pemaparannya, oleh
karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai
pihak untuk penyempurnaan paper ini.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak menerima bantuan,
bimbingan, dan pengarahan dari berbagai pihak, oleh karena itu izinkanlah penulis
mengucapkan terimakasih:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi
DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

i

Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program
Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
4. Ibu Dr. Prihatin Lumban Raja,SE,MSi ,selaku dosen pembimbing yang
telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan
bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian tugas
akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik.
5. Ibu Fepty Aniar, SE selaku Kasub. Akademik Fakultas Ekonomi USU,
yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian dan
meluangkan waktu untuk memberikan penjelasan terhadap data yang
dibutuhkan.
6. Teristimewa kepada kedua orang tua tercinta, Ayahanda Posman
Marpaung dan Ibunda K.Nahampun yang telah memberikan segalanya
kepada ananda dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta
dorongan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Untuk adik-adikku tercinta Anna Octora Marpaung dan Anggi
Theresia Marpaung yang selalu memberikan dukungan dan semangat
selama penulisan Tugas Akhir ini.
8. Untuk sahabat-sahabatku Dinar Siregar, Meryanne Nani N.T dan
Mutiara Ritonga yang selalu menjadi rekan terbaik selama masa
kuliah.

Universitas Sumatera Utara

9. Untuk teman-teman terdekatku Bang Ornal Putra Purba yang selalu
bersedia memberikan bantuan dan motivasi dalam penyelesaian Tugas
Akhir ini.
10. Untuk kelompok magangku Tika Ardila, Gerbera Bunga, Mukhti dan
Muliana yang menjadi rekan kerja ku selama 10 minggu menjalani
proses magang.
Penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyusun Tugas Akhir
ini dengan sebaik mungkin, namun dengan keterbatasan ilmu yang Penulis miliki,
maka hanya demikianlah yang dapat Penulis sajikan dan Penulis dengan senang
hati menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun. Akhirnya, Penulis
berharap semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita

semua.

Medan, Desember 2010
Penulis

Grace Yuliana Marpaung
NIM.082103050

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ……………………………………………………
DAFTAR ISI ...........................................................................................
DAFTAR TABEL ………………………………………………………..
DAFTAR GAMBAR ……………………………………………………..

i
iv
vi

vii

BAB I.

PENDAHULUAN .....................................................................
A. Latar Belakang Masalah .......................................................
B. Perumusan Masalah ............................................................
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................
D. Jadwal Kegiatan....................................................................
E. Sistematika Penulisan...........................................................

1
1
4
4
5
7

BAB II.

PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU ................................
A. Sejarah Singkat .....................................................................
B. Struktur Organisasi dan Personalia.......................................
C. Job Description…..…………………………………………
D. Jaringan Usaha/ Kegiatan......................................................
E. Kinerja Usaha Terkini...........................................................
F. Rencana Kegiatan.................................................................

9
9
11
17
22
23
24

BAB III. PEMBAHASAN.......... ..............................................................
A. Makna Efisiensi Pekerjaan Kantor bagi Pegawai
Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU..............
B. Azas – azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Pada Bagian

Akademik Fakultas Ekonomi USU......................................
1. Azas Perencanaan Pada Kantor Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU..................................................
2. Azas Penyederhanaan Pada Kantor Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU..................................................
3. Azas Penghematan Pada Kantor Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU..................................................
4. Azas Penghapusan Pada Kantor Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU..................................................
5. Azas Penggabungan Pada Kantor Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU..................................................
C. Pengevaluasian Kinerja Pegawai Pada Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi USU.....................................

25
25
28
28
30
30

31
32
33

iv

Universitas Sumatera Utara

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN.................................................
A. Kesimpulan ..........................................................................
B. Saran .....................................................................................

34
34
35

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………….

36

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Laporan Tugas Akhir..................

6

vi

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU…………….

13

vii

Universitas Sumatera Utara

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Saat ini kita berada di tengah-tengah revolusi pekerjaan kantor. Beberapa
puluh tahun yang lalu pekerjaan kantor umumnya dipandang sebagai kegiatan
dalam organisasi yang tidak begitu penting. Sekarang hal ini telah berubah ke arah
kemajuan yang berjalan secara perlahan-lahan. Perkembangan ilmu dan teknologi
yang sangat pesat dewasa ini dapat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan
yang dilakukan oleh organisasi/kantor. Karena itu kedudukan dan peranan kantor
berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi
dalam rangka mencapai tujuannya, sama seperti fungsi dan tanggung jawab
seorang pimpinan dalam suatu kantor.
Menurut Prof. DR. Hj. Sedarmayanti, M.Pd., APU (2009), kantor merupakan
pusat kegiatan dan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan
pelaksanaan kegiatan di segala bidang, oleh sebab itu kantor diharapkan mampu
menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta dan kebutuhan pimpinan
dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya. Dalam setiap organisasi,

baik pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan,
secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi dan
lancar. Kantor sebagai salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan
prasarana lainnya, yaitu terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan
informasi yang tepat dan akurat.
1

Universitas Sumatera Utara

2
Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan
kelelahan yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah
berhasil

guna

atau

efektif,

ekonomis,

pelaksanaan

kerja

yang

dapat

dipertanggungjawabkan, pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan
tanggung jawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat
dilaksanakan. Titik berat yang utama dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur
adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien. Akan tetapi, tidak jarang
pegawai yang bekerja tanpa memperhatikan efisiensi pekerjaannya dan mereka
hanya mengutamakan kecepatan dalam melakukan pekerjaan.
Menurut Sheddy N Tjandra (2008:153), efisiensi kerja adalah pelaksanaan
pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan
dengan cara paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit
tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya. Sedangkan azasazas

efisiensi

pekerjaan

kantor

adalah

azas-azas

yang

mempengaruhi

perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan
kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan
(input).
Perbandingan waktu, energi, bahan antara output dan input ini dapat dilihat
dari 2 segi, yaitu dari segi usaha dan segi hasil. Dilihat dari segi usaha, suatu
kegiatan dapat dikatakan efisiensi apabila suatu hasil tertentu dapat dicapai
dengan usaha yang kecil atau sedikit. Usaha pikiran, tenaga, waktu, ruang,

Universitas Sumatera Utara

3
termasuk uang. Dilihat dari segi hasil, suatu kegiatan dikatakan efisien apabila
dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang banyak.
Menurut Haryadi (2009:114), azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi
menjadi 5 yaitu, azas perencanaan, azas penyederhanaan, azas penghematan, azas
penghapusan, dan azas penggabungan. Azas perencanaan adalah menggambarkan
mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
Azas penyederhanaan adalah membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan
yang sukar menjadi lebih mudah/ ringan. Azas penghematan adalah mencegah
pemakaian bahan atau benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan tersebut
tidak menjadi mahal. Azas penghapusan adalah meniadakan kegiatan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak
berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Azas penggabungan adalah
mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan
yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat
waktu kerja.
Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor merupakan proses dan hasil-hasil efektif
yang dicapai dari usaha untuk mencari yang lebih baik dan lebih mudah untuk
melaksanakan pekerjaan. Proses tersebut terdiri dari mengetahui adanya
kebutuhan atau masalah yang terjadi, memisah-misahkan pekerjaan dalam
elemen-elemennya, menyelesaikan elemen-elemen tersebut untuk menentukan
solusinya, mengembangkan cara baru untuk melaksanakan pekerjaan, menerapkan

Universitas Sumatera Utara

4
dan mengembangkan metode baru untuk menyelesaikan aktivitas perkantoran.
Efisiensi pekerjaan dapat diterapkan terhadap suatu prosedur, metode, formulir,
pengaturan mesin atau alat-alat kantor.
Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan
keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai masalah azas-azas
efisiensi pekerjaan kantor, maka dari itu penulis memilih judul mengenai
“Pelaksanaan azas – azas efisiensi pekerjaan kantor pegawai pada bagian
Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah
Adapun rumusan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “bagaimanakah
pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pegawai pada bagian Akademik
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan
azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pegawai pada bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara

5
Manfaat penulisan antara lain :
1. Bagi Fakultas Ekonomi USU
Hasil Tugas Akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan dan bahan
pertimbangan bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk
mendukung kelancaran dalam bidang efisiensi pekerjaan kantor . Khususnya
mengenai pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pegawai pada
bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
2. Pihak yang berkepentingan
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap
pembacanya.
3. Bagi Penulis
Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen perkantoran
yang diterima penulis selama perkuliahan.

D. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari
pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk
pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk
lebih jelasnya dapat dilihat di Table 1.1 berikut ini :

Universitas Sumatera Utara

6
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
BULAN
OKTOBER
NO

NOVEMBER

DESEMBER

1

1

KEGIATAN
1

1.

Persiapan

2.

Pengumpulan Data

3

Penulisan Laporan

2

3

4

2

3

4

2

3

4

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 20 Oktober 2010, sejak
disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII
Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang
akan dilaksanakan pada minggu pertama dan kedua bulan November 2010.
Setelah melakukan observasi, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan
dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan
dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul
dan materi pembahasan.

Universitas Sumatera Utara

7
E. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah
maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab,
yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting
dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya
adalah sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan
penelitian,

manfaat

penelitian,

dan

rencana

yang

terdiri

dari

jadwal

survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi
dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 3 : PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat
pelaksanaan azas-azas efisiensi kantor oleh pegawai pada bagian Akademik
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara

8
BAB 4 : PENUTUP
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan azasazas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai pada bagian akademik pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara

BAB II
PROFIL PERGURUAN TINGGI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan
sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera
Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi
yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji
Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik
operasional

pendidikan

berada

di

Kutaraja,

sedangkan

penyelesaian

administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan
pada waktu itu).
Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang
bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan
Menteri Pendidikan Tinggi Repubilk Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November
1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan
Tinggi

dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas

Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke
dalam lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung
mulai 01 Oktober 1961.

9

Universitas Sumatera Utara

10
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli
Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975
tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan
pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No.
25/DIKTI/Kep/1987,

No.

26/DIKTI/Kep/1987

dan

S.K

Rektor

USU

No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP
USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas
pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah
menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII,
serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan
Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.
56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas
Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi
perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
1. Visi Fakultas Ekonomi USU
Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

11
terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam
persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi USU
Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar,
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah

Universitas Sumatera Utara

12
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu
wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi
dalam perusahaan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat
diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dapat dilihat di gambar ini,

Universitas Sumatera Utara

13

Rektor dan
Pembantu Rektor

Dekan dan
Pembantu Dekan

Ketua dan
Sekertaris
Departemen

Ketua
Program
Studi Inter
Departemen

Ketua
Program
Studi Intra
Departemen

Dewan
Pertimbangan
Fakultas

Kepala Bagian
Tata Usaha
Fakultas

Unit
Penunjang
Fakultas

Ketua
Lab/Studio/
Bengkel

Kepala Sub
Bagian Tata
Usaha
Departemen

Kepala Sub
Bagian Tata
Usaha
Fakultas

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Gambar: Buku
2.1 Struktur
Organisasi
Fakultas
Ekonomi
Universitas
Sumatera
Sumber
Pedoman
dan Informasi
Fakultas
Ekonomi
Universitas
SumateraUtara
Utara Tahun 2007
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara

14
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor

: Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H,

M.Sc(CTM),Sp.A(K)
Pembantu Rektor I

: Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D

Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, M.Sc
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI
Sekretariat Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunthe, Mec. Ac

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan

: Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Pudek I

: Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak

Pudek II

: Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, Msi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
KETUA
Drs. M. Lian Dalimunthe, MEc, Ak
ANGGOTA
Prof. Bachtiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc

Universitas Sumatera Utara

15
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, Msi
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi
Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak
Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc
Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, MSi
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Bongsu Hutagalung, Msi
Dr. Murni Daulay, MSi
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak
Ami Dilham, SE, MSi
Wahyu Ario Pratomo,SE, MEc
Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak

DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua

: Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec

Sekretaris

: Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc

Universitas Sumatera Utara

16
Manajemen
Ketua

: Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi

Sekretaris

: Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi
Pl. Ketua

: Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris

: Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua

: Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Sekretaris

: Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi
Ketua

: Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris

: Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

Kesekretariatan
Ketua

: Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi

Sekretaris

: Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha

: Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia

: Kamariah, SE

Kasub. Keuangan

: Eka Juliani, SE

Universitas Sumatera Utara

17
Kasub. Perlengkapan

: M. Simba Sembiring, SE, MSi

Kasub. Akademik

: Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan

: Zailiana, S.Sos

C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan

akademik,

administrasi

umum

dan

keuangan,

kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan

urusan

persuratan,

kerumahtanggaan,

perlengkapan,

kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.

Universitas Sumatera Utara

18
f.

Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan
kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
i.

Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j.

Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f.

Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

19

Universitas Sumatera Utara

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan .
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i.

Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j.

Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.

20

Universitas Sumatera Utara

4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i.

Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j.

Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

21

Universitas Sumatera Utara

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f.

Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i.

Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j.

Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan

pemeliharaan

kebersihan,

keindahan

dan

keamanan

lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.

22

Universitas Sumatera Utara

D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan
tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan
tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan
yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :
a. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
b. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan
dengan bidang keahliannya.
c. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai
dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada
masyarakat.
d. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
e. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir, bersikap, dan
bertindak sebagai ilmuan.
f. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai
dengan bidang

23

Universitas Sumatera Utara

E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan
loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan
adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan

kerohanian

juga tetap

dilaksanakan

fakultas,seperti

perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa

24

Universitas Sumatera Utara

kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
4. Wisuda mahasiswa

BAB III
PEMBAHASAN

Universitas Sumatera Utara

A. Makna Efisiensi Pekerjaan Kantor Bagi Pegawai Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU
Menurut pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU, efisiensi
pekerjaan kantor adalah rasio antara hasil pekerjaan kantor dengan hasil
manajemen yang dipergunakan atau sebagaimana lazimnya adalah perbandingan
output (sumber efisiensi) terhadap input (hasil dari pekerjaan kantor itu sendiri).
Adapun sumber efisiensi utama pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
USU adalah pegawai itu sendiri dengan menggunakan akal, pikiran, dan
pengetahuan yang ada sehingga pegawai mampu menciptakan cara kerja yang
efisien.
Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai bagian Akademik Fakultas
Ekonomi USU yaitu:
1. Keahlian pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada
dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang akan sesuatu perlu
ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi
daripada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai Kantor Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terjamin dan diakui. Hal ini dapat
kita lihat dari perekrutan pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
USU yang sebelumnya melalui beberapa test dengan pemenuhan syarat-syarat
25
26

Universitas Sumatera Utara

yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai disetiap masingmasing bagian yang telah ditentukan pada Kantor Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi USU.
2. Kesadaran pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU
merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran
akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi.
Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan hasil dan
dengan proses yang panjang.
3. Disiplin. Kedua unsur diatas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila
disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting yaitu
faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya
disiplin yang baik pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU
antara lain dilakukan penyebaran tugas (job description) dan wewenang yang
jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat
diketahui oleh setiap pegawai sehingga mereka mengetahui dengan tepat
dimana dan bagaimana posisi mereka.
Efisiensi menggambarkan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan
hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu sebagai berikut :
1. Segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu
tercapai

dengan

usaha

yang

sekecil-kecilnya.

Pengertian

usaha

dapat

dikembalikan pada unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja yakni

27

Universitas Sumatera Utara

pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda dan uang.
2.Segi hasil, suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha
tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya baik mengenai mutu
ataupun jumlah suatu hasil tersebut.
Dalam beberapa hal ada persamaan antara efisiensi dari produktivitas terutama
dalam pencapaian kinerja. Namun demikian kedua istilah itu tidak selamanya
dapat dipergunakan karena lapangan efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU sangat luas, mulai pemakaian, pengorganisasian,
pelaksanaan, dan pengawasan dari perencanaan, sedangkan produktivitas
berkenaan dengan sesuatu yang dapat diukir secara jelas dan luas lingkupnya
terbatas pada hasil secara nyata atau fisik.
Pelaksanaan efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
USU tidak hanya meliputi di tingkat atas saja, tetapi juga meliputi tingkat
pekerjaan yang paling bawah justru efisiensi tingkat bawah ini yang sulit untuk
dilaksanakan karena meliputi banyak pegawai, tidak mudah atau cepat kelihatan
dan meliputi hal-hal yang sangat kecil. Perhatian terhadap efisiensi harus
dilakukan terus-menerus hingga merupakan suatu kebiasaan. Efisiensi dalam
pekerjaan kantor adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang
dicapai oleh kerja itu. Dalam perkembangan lebih lanjut efisiensi diartikan pula
dengan pengertian produktivitas, kepraktisan, nasionalitas, penghematan dan lainlain. Efisiensi dapat juga dari segi teknis, segi ekonomis, dengan memperhatikan

28

Universitas Sumatera Utara

faktor-faktor yang mendukung atau menunjang.
Adapun faktor yang diperhatikan untuk mendukung atau menunjang efisiensi
pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah adanya
spesifikasi khusus dari pihak Universitas Sumatera Utara. Contohnya adalah
pengadaan barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar aktivitas
operasional pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dimana
barang-barang yang akan dipergunakan sebelumnya sudah terjamin dan teruji
coba oleh pihak Universitas Sumatera Utara. Aturan berbentuk spesifikasi barang
mengikuti spesifikasi Universitas Sumatera Utara. Kemudian Kantor Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi USU memakai terhadap barang-barang yang
diperlukan sesuai dengan standar aturan spesifikasi Universitas Sumatera Utara.

B. Azas - azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas
USU
1. Azas Perencanaan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas USU
Azas perencanaan adalah azas yang menggambarkan dimuka mengenai
tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan
pekerjaan. Azas perencanaan membantu pegawai untuk mempertahankan
imbangan yang tepat dalam bidang pekerjaan, bagian terbesar dari waktu serta
usahanya dikerahkan ke arah sasaran-sasaran pokok. Kegagalan merencanakan
pekerjaan akan mengakibatkan timbulnya ketidak efisienan.

29

Universitas Sumatera Utara

Adapun indikasi-indikasi yang menunjukkan kurangnya perencanaan adalah :
Keterlambatan dalam hal menyelesaikan pekerjaan kantor.
a. Moril rendah
b. Ketiadaan arah bagi kelompok kerja
c. Pemborosan bahan-bahan
d. Kehilangan waktu para pekerja
e. Ketiadaan usaha menyeluruh secara terkoordinasi
Perencanaan yang tepat akan membantu menunjukkan saat yang tepat untuk
mengajukan sebuah ide atau program kepada pihak atasan atau kepada bawahan.
Secara logis, apabila pegawai

berada dalam suasana receptive atau sedang

mengalami masalah maka perencanaan tersebut merupakan sebuah pemecahan.
Dalam hal ini timing sangat penting, dalam kebanyakan kasus bijaksana untuk
menyusun sebuah rencana secara menyeluruh, kemudian menyimpannya, dan
mengeluarkannya bilamana diperlukan. Perwujudan azas perencanaan ini pada
Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU meliputi penyusunan Rencana
Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT bagian, dan melakukan administrasi Akademik terhadap apa
yang diperlukan dan dibutuhkan oleh setiap unit bagian Kantor Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU agar apa yang direncanakan dapat tercapai dan terlaksana
sesuai dengan visi dan misi Fakultas Ekonomi USU.

30

Universitas Sumatera Utara

2. Azas Penyerdahanaan Pada Kantor bagian Akademik Fakultas Ekonomi
USU
Azas penyederhanaan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan
yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan azas ini yaitu :
a. Pedoman tentang tata cara, tata cara dari suatu kerja perkantoran hendaknya
dipilih benar-benar menghemat sumber kerja yaitu cara-cara yang termudah,
yang teringan, yang tercepat, terdekat dan termurah.
b. Pedoman tentang perlengkapan yang akan digunakan oleh para pegawai
Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU dari material sampai mesin
dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk
memudahkan dalam menggunakan dan merawatnya.
Dalam perwujudannya, Kantor Bagian Akademik FAkultas Ekonomi USU
tidak memakai azas penyederhanaan pekerjaan. Hal ini dikarenakan Fakultas
Ekonomi USU adalah sebuah fakultas yang sudah berdiri sejak lama, sehingga
para pegawai tinggal menjalankan dan mengikuti sistem yang sudah ada sejak
dulu. Semua pelaksanaan kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Azas Penghematan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
USU
Azas penghematan adalah mencegah pemakaian benda-benda secara
berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi tidak mahal.
Azas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman-pedoman berikut ini :
a. Pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan, dalam menetapkan

31

Universitas Sumatera Utara

prosedur Akademik dan data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat, hendaknya selalu diperhitungkan
besarnya biaya yang akan dikeluarkan dan kemanfaatan yang diterima.
b. Pedoman tentang kebutuhan warkat, dalam memperbanyak warkat hendaknya
diperhitungkan secara cermat jumlah kebutuhannya agar tidak berkelebihan
sehingga menghamburkan material atau warkat itu bertahun-tahun tidak habis.
Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU mempergunakan dan
mengolah kebutuhan operasional kantor sesuai dengan kebutuhan yang
diperlukan. Salah satu perwujudan azas penghematan adalah dari segi
anggaran (budgeting). Dengan melakukan penghematan dalam penggunaan
peralatan kantor baru bisa dikatakan suatu perwujudan azas penghematan.
Realisasi azas penghematan pada peralatan dan perlengkapan kantor tampak
pada pelaksanaan kerja para pegawai.

4. Azas Penghapusan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
USU
Azas penghapusan adalah meniadakan langkah-langkah atau kegiatankegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau
tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan azas ini
dapat diwujudkan dalam hal sebagai berikut :
a. Pedoman tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan, dalam pelaksanaan
kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya.

32

Universitas Sumatera Utara

b. Gerak yang berlebihan atau langkah-langkah pekerjaan yang mengeluarkan
tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan.
c. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat
lainnya, dalam pelaksanaan ini tembusan-tembusan surat kepada instansi yang
kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan hendaknya
ditiadakan.

5. Azas Penggabungan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
USU
Azas penggabungan adalah mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang
memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu
langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman dalam pelaksanaan
azas penggabungan ini adalah sebagai berikut :
a. Pedoman tentang kerja sekali jalan, kekembaran kerja dalam administrasi
Akademik hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak menggabungkan
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan sejenis.
b. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serba guna, dalam pengadaan
perbekalan Akademik hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serba guna atau
setidaknya merupakan penggabungan dari antara dua kesatuan yang lebih
sederhana.
Adapun perwujudan azas penggabungan pada Kantor Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU tampak pada penggabungan dua kegiatan dari masing-

33

Universitas Sumatera Utara

masing unit bagian menjadi satu kegiatan yang saling berkaitan dan sejalan.
Pengaplikasian kegiatan ini terjadi pada kegiatan administrasi penelitian dan
pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

C. Pengevaluasian Kinerja Pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi USU
Pengevaluasian kinerja pegawai sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja
yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara
meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja,
teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja
dari setiap masing-masing individu pegawai dalam menyelesaikan beban tugas
yang harus diselesaikan.
Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para
pegawai di dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan
mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai pada Kantor Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan
pengelolaan setiap pegawai sesuai dengan job description setiap unit bagian.

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

Universitas Sumatera Utara

A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis dari pembahasan ini adalah
1. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi USU ditempuh dengan mudah mengerjakannya, paling murah
biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat
waktunya
2. Pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terlaksana dengan baik. Hal ini
dibuktikan dengan pencapaian efisiensi pekerjaan kantor. Disertai dengan
kemampuan dan keahlian yang dimiliki pegawai Kantor Bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU yang the right man on the right place. Sehingga
berdampak terhadap kinerja pegawai yang dapat menyelesaikan pekerjaan
secara efisien dan efektif.
3. Semua pekerjaan kantor di Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU
sudah dilakukan dengan sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang
rumit dihindarkan dan dicarikan alternatif yang lebih mudah. Sehingga
sedapat mungkin menghindarkan penggandaan pekerjaan yang berlebihan dan
segala macam tumpang tindih pekerjaan.

34
35

Universitas Sumatera Utara

B. Saran
Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. Diharapkan azas perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya
ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.
2. Diharapkan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dapat mempertahankan pelaksanaan efisiensi pekerjaan kantor yang sudah
berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi dengan
selalu memperhatikan efisiensi setiap pekerjaan yang dilakukan dan selalu
menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan efisien.
3. Diharapkan pegawai dapat terus mengembangkan keterampilan dalam
pengurusan melakukan kegiatan administrasi pada masing-masing departemen
S1 maupun Diploma III dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di
lingkungan fakultas.
4. Diharapkan pegawai dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang
baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan, baik mahasiswa, dosen maupun
sesama pegawai dalam hal pengurusan administrasi mahasiswa S1 maupun
Diploma III.

DAFTAR PUSTAKA

Universitas Sumatera Utara

Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf-Staf, Jakarta :
Visimedia
Sedarmayanti, 2009, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran Suatu Pengantar, Bandung : Mandar Maju
Tjandra, Sheddy N, 2008, Asas-Asas Efisiensi Pekerjaan Kantor, Jakarta :
Pusat Perbukuan Departemen Pendidikan Nasional
Widjaja, A.W, 1988, Kelembagaan dan Organisasi, Jakarta : Bina Aksara
Zubeirsyah, 2006, Bahasa Indonesia dan Teknik Penyusunan Karya Ilmiah,
Medan : USU PRESS

36

Universitas Sumatera Utara