Pelaksanaan Azas-Azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Oleh Pegawai/Staf Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN AZAS - AZAS EFISIENSI PEKERJAAN KANTOR OLEH PEGAWAI/ STAF PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

ROINTAN SIMANGUNSONG 072103082

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah banyak memberikan rahmat dan kasih-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Pelaksanaan Azas-Azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Oleh Pegawai/Staf Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” tepat pada waktunya.

Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang dimiliki Penulis. Oleh karena itu, Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra. Ramona R.I Hasibuan, MP selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing Penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

5. Ibu Sofia Anita, SE selaku Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Ibu Hj. Kamariah, SE selaku Kasubag Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini

7. Teristimewa untuk orangtua tercinta Ayahanda B. Simangunsong dan Ibunda T. Simanjuntak berkat iringan doa, semangat, motivasi, dan segenap kasih sayang tiada henti sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. Untuk kakak tercinta Leme Simangunsong, Rame Simangunsong, dan Sinur Simangunsong abang tercinta Meddin Simangunsong, serta adik tercinta Pirhot Simangunsong.

9. Untuk sahabat dan teman-temanku Sari Rahmadhani, Kerry Hutagaol, Tina, Desy, Maria, Rapida, Rini, Clara, Rosna, Yuni, dan Jenny.

10. Untuk kelompok magangku Dea , Vinda, Icha, Nona, Rendy, dan Winda. Akhirnya Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca khususnya Penulis.

Medan, Juni 2010 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR……… i

DAFTAR ISI………... iii

DAFTAR TABEL ……….. iv

DAFTAR GAMBAR……….. v

BAB I. PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah... 4

C. Tujuan Penelitian... 4

D. Manfaat Penelitian... 5

E. Jadwal Kegiatan... 5

F. Sistematika Penulisan... 6

BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU ... 8

A. Sejarah Singkat ... 8

B. Struktur Organisasi dan Personalia ... 10

C. Job Description ………. 15

D. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 20

E. Kinerja Usaha Terkini... 21

F. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III. PEMBAHASAN... 23

A. Sumber Efisiensi... 23

B. Azas-azas Efisiensi Pekerjaaan Kantor ... 25

C. Usaha Efisiensi Dalam Kantor ... 36

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN... 39

A. Kesimpulan ... 39

B. Saran... 40

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Survei dan Penulisan Laporan Tugas Akhir... 5 Tabel 1.2 Jumlah Absensi Pegawai Bagian Tata Usaha FE Tahun 2009... 26 Tabel 1.3 Jumlah Absensi Pegawai pada Bulan Januari s/d Mei 2010…….. 27

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU……… 12

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang di lakukan oleh sekelompok orang, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi, dan lancar. Pelaksanaan pekerjaan kantor perlu ditangani secara profesional, dalam arti bahwa kantor memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya dan bersemangat dalam mengejar prestasi. Seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara sungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya. Tanpa tersedianya informasi yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan, maka akan sulit bagi pimpinan untuk menentukan suatu kebijaksanaan. Informasi yang akurat dan berdasarkan fakta, lengkap dan menyeluruh sangat diperlukan untuk segera disiapkan dan segera ditindak lanjuti.

Menurut Sedarmayanti (2001:3), penyelenggaraan kegiatan perkantoran merupakan inti kehidupan organisasi karena pekerjaan kantor berfungsi untuk membantu pimpinan dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi. Pekerjaan kantor meliputi pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan keterangan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan pekerjaan pokok

untuk mencapai suatu tujuan organisasi, menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Pelaksanaan pekerjaan kantor di setiap kantor berbeda ruang lingkupnya, hal tersebut tergantung dari kebutuhan masing-masing kantor yang bersangkutan. Organisasi yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak informasi yang harus ditangani daripada organisasi yang sempit lingkup usahanya. Agar pekerjaan kantor dapat berfungsi secara baik, tertib, rapi, dan lancar, maka perlu ditingkatkan produktivitas kerja karyawan/staff. Berbagai macam cara dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Salah satu cara guna meningkatkan produktivitas kerja adalah penerapan efisiensi kerja serta pelaksanaan azas-azasnya.

Menurut Sedarmayanti (2001:112), efisiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai/staff untuk semua pekerjaan, baik kecil maupun besar. Dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas, serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien, dan memperoleh hasil yang memuaskan. Sumber utama efisiensi

adalah manusia, karena dengan akal, pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahliaan, dan disiplin. Apabila salah satu unsur tersebut tidak ada maka akan sulit mencapai efisiensi.

Efisiensi merupakan usaha untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil guna atau efektif, ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan, pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan.

Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya azas-azas tertentu agar dapat dicapai perbandingan terbaik antara setiap kerja dan hasilnya. Menurut Sukoco (2007:242), azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu azas perencanaan, azas penyederhanaan, azas penghematan, azas penghapusan, dan azas penggabungan. Merencanakan berarti menggambarkan dimuka mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Menghemat berarti mencegah pemakaian bahan atau benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi mahal. Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Menggabungkan berarti mempersatukan

pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.

Efisiensi merupakan suatu pengertian terhadap suatu keadaan, sehingga cara penilaiannya tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil lalu saja, melainkan harus dalam waktu cukup dan dilakukan dengan penelitian. Azas-azas efisiensi kerja meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan, maka jika hal itu dilaksanakan dengan baik akan menghasilkan produktivitas yang tinggi bagi organisasi.

Mengingat pentingnya pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada suatu organisasi, maka penulis memilih judul “Pelaksanaan Azas-azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Oleh Pegawai/ Staf Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penulisan

Adapun manfaat penelitian ini, antara lain: 1. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis tentang efisiensi pekerjaan kantor.

2. Bagi Fakultas Ekonomi USU

Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Sebagai bahan informasi bagi para peneliti mengenai pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

NO KEGIATAN

BULAN

APRIL MEI JUNI

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

Persiapan penelitian dimulai dari tanggal 14 April 2010, sejak disetujuinya Judul laporan penelitian oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan. Penulis melakukan penelitian yang akan dilaksanakan pada bulan April s/d Juni 2010. Pada tahap ini Penulis akan melakukan wawancara dengan pegawai/staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab, antara lain:

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II: PROFIL FAKULTAS EKONOMI

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai sumer efisiensi, pelaksanaan azas-azas efisiensi kerja oleh pegawai/staff pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara, dan usaha-usaha efisiensi pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/staff pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Singkat

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Repubilk Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.

Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini.

Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai

Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Visi Fakultas Ekonomi USU

Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi USU

Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar, b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat di bawah ini,

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas

Gambar 2.1 Struktur Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS ANGGOTA

Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. M. Lian Dalimunthe, MEc, Ak Drs. Bongsu Hutagalung, MSi Dr. Murni Daulay, MSi

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi

Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpukan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian. 6. Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :

a. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

b. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

c. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

d. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

e. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuan.

f. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidang

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus

melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN A. Sumber Efisiensi

Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal, fikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Menurut Sedarmayanti (2001:118), unsur-unsur yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian dan disiplin.

1. Kesadaran

Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha kearah efisiensi ini.

Soal efisiensi sesungguhnya berkaitan erat dengan soal tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan hidup seseorang dapat mengarahkan perbuatan yang efisien atau sebaliknya. Karena itu perbuatan yanag efisien tidak dapat diharapkan timbul seketika pada seseorang, melainkan merupakan hasil dari proses yang panjang. Adanya kesadaran mendorong orang untuk berkeinginan membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan sesuatu sesuai dengan kesadarannya. Kesadaran sebagai sumber efisiensi perlu dipupuk sehingga usaha-usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.

2. Keahlian

Pekerjaan kantor yang di kerjakan oleh staf yang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakakan oleh staf yang bukan ahli. Unsur keahlian dalam efisiensi, melekat juga pada manusia sama halnya dengan kesadaran. Keahlian manusia akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan, supaya efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi dan lebih baik daripada tanpa menggunakan

alat. Sebab keahlian tanpa disertai fasilitas, tidak mungkin dapat diterapkan guna menghasilkan sesuatu yang terbaik dan menerapkan efisiensi kerja. Keahlian itu sendiri sudah merupakan unsur jaminan didapatkan hasil yang efisien.

Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, beberapa Staf telah memiliki keahlian dalam mengoperasikan komputer. Staf yang telah memiliki keahlian dalam mengoperasikan komputer berjumlah 5 orang. Komputer merupakan fasilitas kerja yang sangat dibutuhkan pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU.

3. Disiplin

Kesadaran dan keahlian belum bisa menjamin hasil kerja yang baik, kalau tidak disertai dengan unsur disiplin. Disiplin mengandung unsur waktu, maka antara efisiensi dan disiplin hubungannya sangat erat. Karena itu, disiplin adalah salah satu unsur penting dalam efisiensi. Unsur disiplin berkaitan erat dengan unsur kesadaran, sebab disiplin bersumber dari kesadaran. Perbedaannya kalau kesadaran timbulnya atau prosesnya dapat memakan waktu lama dan sulit dilaksanakan, tetapi disiplin dapat ditumbuhkan dalam waktu yang relatif singkat dan pada mulanya dapat dipaksakan melalui atau menggunakan suatu aturan.

Kata disiplin mengandung dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan atau perbutan. Dari segi waktu, pegawai/staf dituntut untuk hadir setiap hari kerja dan tepat pada waktunya. Dari segi kegiatan, pegawai/staf melaksanakan kegitan/tugas melalui penyebaran/pembagian tugas dan wewenang yang jelas dari atasan mereka, menerapkan tata cara atau tata kerja (prosedur kerja) yang sederhana tapi memadai. Dalam hal ini, pegawai/staf harus

mengetahui dengan tepat dimana posisi mereka dan bagaimana posisi mereka. Selain itu, pegawai/staf juga menciptakan keseimbangan kepentingan antara organisasi dan kepentingan pribadi.

Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, kedisiplinan para Staf dan pegawai dapat dilihat berdasarkan kehadiran atau absensi pegawai dan staf pada bagian tersebut. Data ini diambil dari absensi para pegawai/staf bagian Tata Usaha Pada Tahun 2009 dan Tahun 2010 mulai dari Bulan Januari s/d Bulan Mei. Absensi tersebut disimpan di bagian Tata Usaha dengan Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 1.2 dan Tabel 1.3 berikut ini.

Tabel 1.2

Jumlah Absensi Pegawai Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Pada Tahun 2009

Bulan Tanpa

Keterangan

Sakit Izin Jumlah Absensi

Januari 1 - 3 4

Berdasarkan data pada Tabel 1.2, kedisiplinan para pegawai/staf pada bagian Tata Usaha fakultas Ekonomi USU pada tahun 2009 cukup baik dan hal itu terlihat dari akumulasi absensi setiap bulan dari para pegawai pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU.

Tabel 1.3

Jumlah Absensi Pegawai Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU Bulan Januari s/d Mei Tahun 2010

Bulan Tanpa sakit Izin Jumlah Absensi

Maret 1 - 1 2

April 1 2 - 3

Mei 5 - - 5

Juni - 2 - 2

Juli 1 - - 1

Agustus 1 - - 1

September - - 1 1

Oktober - - - -

November 1 - - 1

Keterangan

Januari 3 - - 3

Februari - - 1 1

Maret 6 - - 6

April 2 - 4 6

Mei 4 - 3 7

Berdasarkan data pada Tabel 1.3, kedisiplinan para pegawai/staf pada bagian Tata usaha Fakultas Ekonomi USU pada Bulan Januari s/d Mei tahun 2010 menurun dari tahun sebelumnya. Hal ini terlihat dari makin meningkatnya akumulasi absensi para pegawai/staff pada bagian Tata Usaha setiap bulannya, seperti pada bulan Maret, April, dan Mei.

B. Azas-Azas Efisiensi Pekerjaan Kantor 1. Azas Perencanaan

Menurut Sukoco (2007:242), azas perencanaan berarti menggambarkan dimuka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Azas perencanaan membantu pegawai untuk mempertahankan imbangan yang tepat dalam bidang pekerjaan, bagian terbesar dari waktu serta usahanya dikerahkan ke arah sasaran-sasaran pokok. Kegagalan merencanakan pekerjaan akan mengakibatkan timbulnya ketidak efisienan. Adapun indikasi-indikasi yang menunjukkan kurangnya perencanaan adalah keterlambatan dalam hal menyelesaikan pekerjaan kantor, moril rendah, ketiadaan

arah bagi kelompok kerja, pemborosan bahan, kehilangan waktu para pegawai, ketiadaan usaha menyeluruh secara terkoordinasi.

Perencanaan yang tepat akan membantu menunjukkan saat yang tepat untuk mengajukan sebuah ide atau program kepada pihak atasan. Secara logis, apabila pegawai berada dalam suasana receptive atau sedanag mengalami masalah maka perencanan tersebut merupakan sebuah pemecahan.

Menurut Haryadi (2009:145), perwujudan azas ini dalam bidang tata usaha dapat berupa pedoman-pedoman berikut :

a. Pedoman tentang maksud warkat, setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat dalam bidang penerangan, hukum, administrasi, keilmuan/penelitian, pendidikan, dan sejarah/dokumentasi. Bila tidak bisa dijawab untuk apa suatu warkat dibuat, maka warkat itu sesungguhnya tidak perlu diciptakan

b. Pedoman tentang penetapan prosedur, lalu lintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan harus selalu direncanakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur dalam suatu organisasai hendaknya dihimpun secara tertulis dalam suatu buku pedoman

c. Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha, setiap mesin kantor hendaknya hanya dibeli dan dipergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah

ditetapkan. Jadi bukan mengadakan mesinnya dulu, barulah menyusun prosedur kerjanya atau mengikuti mesin itu

d. Pedoman tentang perencanaan formulir, macam–macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan atau menyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat menurut bentuknya, macam dan bahannya. Selanjutnya penciptaan formulir itu harus dikendalikan secar terpusat agar terhindar dari penyakit / formitis (lahirnya formulir baru terus menerus sambil dipertahankannya formulir lama sehingga macamnya sangat banyak), formulir baru pada dasarnya juga mengubah prosedur ketata usahaan yang telah disederhanakan.

Pelaksanan azas perencanaan oleh pegawai/staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU diwujudkan dalam :

a. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, setiap warkat dan berkas- berkas yang telah dibuat dan dijaga mempunyai maksud dan nilai yang sangat diperlukan dalam berbagai hal. Misalnya pembuatan berkas-berkas dosen dan pegawai yang diperlukan dalam pengurusan kenaikan pangkat dosen dan pegawai seperti pembuatan pengajaran dan pendidikan, pengabdian kepada masyarakat, dan pelaksanaan Tridharma oleh dosen yang bersangkutan yang diperlukan dalam pembuatan dokumen penetapan angka kredit jabatan fungsional yang diperlukan dalam pengurusan kenaikan pangkat dosen.

b. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, setiap prosedur mengenai ketata usahaan telah direncanakn terlebih dahulu dan tidak tumbuh dengan

sendirinya. Semua urusan yang menyangkut urusan ketata usahan, dilaksanakan dengan mengikuti prosedur yang telah dibuat yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi dan dilaksanakan sepenuhnya oleh pegawai/staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dengan sebaik-baiknya.

c. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU pengadaan mesin kantor sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan mesin tersebut sangat diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor yang berhubungan dalam bidang ketata usahaan. Seperti pengadaan mesin komputer dan mesin printer yang sangat dibutuhkan dalam pembuatan dokumen-dokumen yang berhubungan dalam urusan ketata usahaan

d. Pada bagian Tata Usaha fakultas Ekonomi USU, setiap formulir dan berkas-berkas lain dibuat dan di rancang sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan dan selalu dihindari pembuatan formulir baru. Seperti formulir penetapan angka kredit jabatan fungsional yang diperlukan yang harus ada dalam tahap penguruan kenaikan pangkat dosen dan formulir tanda bukti penerimaan gaji oleh dosen dan karyawan pada Fakultas Ekonomi USU.

2. Azas Penyederhanaan

Menurut Sukoco (2007:242), azas penyederhanaan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih ringan atau lebih mudah. Menurut Haryadi (2009:147), pedoman pelaksanaan azas penyederhanaan adalah sebagai berikut:

a. Tata cara dari suatu kerja perkantoran dipilih yang benar-benar menghemat sumber kerja, yaitu cara-cara yang termudah, yang teringan, yang tercepat, yang terdekat, dan yang termurah

b. Perlengkapan Tata Usaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan pengadaan, pengurusan dan perawatan

c. Berbagai pekerjaan kantor yang bersifat umum dipersatukan dan dipusatkan pada suatu bagian Tata Usaha yang melayani semua satuan operatif.

Dalam perwujudannya, Pegawai/staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU tidak menerapakan Azas penyederhanaan. Hal ini terlihat dari beberapa hal yaitu:

a. Mesin fotocopy yang berada di bagian Tata Usaha terkadang mengalami kerusakan, sehingga menyebabkan ketidakefisienan dalam bekerja dan menghambat kelancaran pekerjaan kantor.

b. Mesin printer yang digunakan oleh staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU masih ada yang menggunakan mesin printer model lama yang memerlukan pengaturan secara manual yang dapat menyita waktu lama dalam pekerjaan kantor

c. Pekerjaan yang menyangkut urusan ketata usahan tidak dipusatkan pada satu bagian saja, tetapi dilakukan penyebaran pekerjaan kantor yang khusus menangani berbagai biadang kerja yaitu bagian kepegawaian, bagian keuangan, dan bagian perlengkapan umum yang mempunyai tugas pada masing-masing bagian.

3. Azas Penghematan

Menurut Sukoco (2007:242), azas penghematan adalah mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi tidak mahal. Azas ini dapt dilaksanakan dalam pedoman-pedoman berikut ini:

a. Pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan, dalam menetapkan prosedur ketata usahaan dan merancang suatu formulir, hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan di keluarkan dan kemanfaatan yang akan diterima

b. Pedoman tentang kebutuhan warkat, dalam memperbanyak warkat hendaknya diperhitungkan secara cermat jumlah kebutuhannya agar tidak berlebihan sehingga menghamburkan material atau warkat.

c. Pedoman tentang mekanisme Tata Usaha, pemakaian mesin-mesin tata usaha hendaknya dilakukan setelah mempertimbangkan prosedur ketata usahaan dan faktor biaya serta pemanfaatan mesin-mesin tersebut. Pengadaan fasilitas/ mesin kantor harus benar-benar di pertimbangkan mengenai manfaat dan kegunaannya dengan harga baru fasilitas kantor tersebut.

Pelaksanaan azas ini pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

a. Pegawai/ staf berusaha untuk menghemat material yang diperlukan yaitu berupa kertas HVS yang digunakan dalam kegiatan warkat dan surat menyurat dan untuk menghindari pemborosan, warkat di buat seperlunya dan tidak berlebihan

b. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dihindari penggandaan surat yang berlebihan

c. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, pengadaan Fasilitas kantor berdasarkan azas penghematan. Fasilitas/ mesin kantor yang terdapat pada bagian Tata Usaha benar-benar sangat diperlukan oleh staf dalam melaksanakan pekerjaan dan dan mempunyai nilai dan manfaat. Fasilitas kantor tersebut yakni komputer, printer, mesin tik, dan mesin penghancur kertas.

4. Azas penghapusan

Menurut Sukoco (2007:242), azas penghapusan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

Menurut Haryadi (2009:150), pelaksanaan azas ini dapat diwujudkan dalam pedoman sebagai berikut:

a. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya, dalam pelaksanaan tata usaha tembusan-tembusan surat kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan hendaknya ditiadakan

b. Pedoman tentang peniadaaan gerak-gerak dalam pekerjaan, dalam pelaksanaan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya, gerak yang berlebihan atau langkah-langkah pekerjaan yang

mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan.

Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU pelaksanaan azas penghapusan diwujudkan dalam:

a. Ditiadakannya pembuatan tembusan warkat dan surat kepada instansi yang tidak begitu berhubungan dengan perihal surat tersebut.

b. Peniadaan gerak-gerak tangan atau tubuh yang berlebihan dalam melaksanakan pekerjaan kantor serta penghapusan langkah-langkah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani yang sesungguhnya tidak begitu penting bagi penyelesaian pekerjaan kantor

5. Azas penggabungan

Menurut Sukoco (2007:242), azas penggabungan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat di kerjakan sekaligus yang dapat dikerjakan dalam sekali langkah , sehingga dapat menghemat waktu kerja.

Menurut Haryadi (2009:152), pedoman dalam pelaksanaan azas penggabungan adalah sebagai berikut:

a. Pedoman tentang kerja sekali jalan, kekembaran kerja dalam tata usaha hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis.

b. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serba guna, dalam penggadaan perbekalan tata usaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serba guna atau

setidaknya merupakan penggabungan dari antara dua kesatuan yang lebih sederhana.

Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, pelaksanaan azas penggabungan diwujudkan dalam hal sebagai berikut:

a. Penyelesaian pekerjaan-pekerjaan yang sejenis dan saling berhubungan dilaksanakan dengan cara menggabungkan atau menyelesaikan sekaligus pekerjaan tersebut. Misalnya dalam mengetik dan mempersiapkan surat-surat yang dibutuhkan oleh Dosen-Dosen Fakultas Ekonomi USU dalam pengurusan kenaikan pangkat dan jabatan yang dapat dikerjakann sekaligus, serta pengetikan berkas-berkas/ Surat pernyataan pelaksanaan Tugas oleh beberapa staf pada Fakultas Ekonomi USU yang dikerjakan sekaligus karena bentuk surat dan dokumen yang diperlukan sama dan sejenis

b. Pengadaan mesin komputer pada bagian tata usaha selain bermanfaat dalam pembuatan berkas-berkas yang diperlukan juga bermanfaat dalam menyimpan berbagai macam data-data dalam ketata usahaan yang diperlukan.

C. Usaha Efisiensi Dalam Kantor

Menurut Sedarmayanti (2001:121), dalam mengusahakan adanya efisiensi kerja di bidang perkantoran, perlu ditinjau di lapangan pada bagian manakah yang sering di ketemukan adanya inefisiensi itu, sehingga dengan demikian setelah diadakan analisa seperlunya, dapat dicari cara atau jalan untuk melakukan berbagai penghematan guna penyempurnaan lebih lanjut.

Salah satu bidang tersebut adalah di bidang produksi surat-menyurat sebagai salah satu produk yang cukup besar di kantor. Kegiatan surat-menyurat menyangkut banyak jenis barang lain yang menyertai, yang digolongkan dalam istilah “alat-alat tulis”.

Pekerjaan perkantoran berupa pembuatan surat yang menyangkut penggunaan alat-alat tulis dilakukan oleh setiap kantor. Hampir semua kegiatan perkantoran memerlukan alat-alat tulis berupa kertas dan di samping itu juga hampir tiap hari kertas-kertas terbuang percuma, karena kebiasaan membuang “kertas”.

Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, usaha-usaha yang dilakukan oeh staf/pegawai dalam penggunaan alat-alat tulis supaya lebih efisien adalah: 1. Bahan-bahan keperluan pekerjaan kantor tidak dibuang, kecuali benar-benar

tidak diperlukan lagi

2. Memelihara alat-alat kerja, mesin-mesin kantor dan sebagainya yang menjadi “penunjang” dalam kerja seperti, komputer, printer, mesin tik, mesin penghancur kertas, dan lain-lain

3. Menggunakan kertas konsep timbal-balik 4. Menggunakan karbon dengan cermat

5. Menghindari membuat tembusan yang berlebihan

6. Menggandakan surat-surat secukupnya dan sesuai dengan yang dibutuhkan 7. Paper clips digunakan seperlunya dan penyimpananya dilakukan dengan

baik

Pada bagian Tata Usah Fakultas EKonomi USU, hal-hal lain yang dilakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja Staf/Pegawai antara lain:

1. Bentuk dan susunan serta permukaan meja direncanakan dengan baik, agar para Staf tidak terlalu lelah, dapat menghemat tenaga, usaha, dan waktu. Pada bagian Tata Usaha Fakultas EKonomi USU, bentuk dan susunan meja berberntuk “U” dengan tempat mesin tik dan komputer di sebelah kiri

2. Kursi yang digunakan adalah kursi yang dapat berputar dan mempunyai sandaran tegak, agar dapat duduk berputar apabila harus mengetik atau menulis di meja tulisnya

3. Benda-benda yang sering dipergunakan di letakkan diatas meja dan disimpan di laci sehinga lebih mudah dalam pengambilan apabila diperlukan

4. Benda-benda yang dipakai segera dikembalikan pada tempatnya semula dan disusun dengan rapi

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada Bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Pelaksanaan pekerjaan kantor pada bagian Tata Usaha Usaha Fakultas Ekonomi USU dilaksanakan oleh pegawai/ staf dengan unsur-unsur yang dimiliki yaitu kesadaran, keahlian, dan kedisiplinan

2. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor yang diterapkan oleh pegawai/ staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yakni azas perencananan, azas penghematan, azas Penghapusan, dan azas penggabungan

3. Pelaksaanaan azas penyederhanaan tidak diterapkan oleh pegawai/ staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

4. Pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU sudah terlaksana dengan cukup baik dengan kesadaran, keaahlian dan kedisiplinan yang dimiliki oleh pegawai/ staf.

5. Penggunaan alat-alat tulis telah digunakan seperlunya dan dihindari adanya pemborosan material kantor lainnya.

6. Semua pekerjaan kantor pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan oleh Fakultas Ekonomi USU.

B. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Disarankan apabila mesin fotocopy mengalami kerusakan dapat segera diperbaiki.

2. Mesin printer pada bagian tata usaha fakultas Ekonomi USU yang masih menggunakan model lama (tipe Epson LQ-2180) diganti dengan printer model terbaru sehingga waktu yang dipeerlukan lebih singkat dalam memprint surat-surat atau berkas-berkas yang diperlukan

3. Disarankan agar para Staf terus meningkatkan keahlian dan kedisiplinan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dan meningkatkan efisiensi kerja demi mencapai prestasi kerja yang maksimal dan memuaskan.

DAFTAR PUSTAKA

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Rineka Cipta, Jakarta.

Haryadi, 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf-Staf. Visimedia, Jakarta.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Edisi Revisi. Mandar Maju, Bandung.

Sedarmayanti, 2004. Pengembangan Kepribadian Pegawai. Mandar Maju, Bandung.

Sukoco, Badri M, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga, Jakarta.

Zainun, Buchari, 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia Indonesia. Toko Gunung Agung, Jakarta.

setidaknya merupakan penggabungan dari antara dua kesatuan yang lebih sederhana.

Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, pelaksanaan azas penggabungan diwujudkan dalam hal sebagai berikut:

a. Penyelesaian pekerjaan-pekerjaan yang sejenis dan saling berhubungan dilaksanakan dengan cara menggabungkan atau menyelesaikan sekaligus pekerjaan tersebut. Misalnya dalam mengetik dan mempersiapkan surat-surat yang dibutuhkan oleh Dosen-Dosen Fakultas Ekonomi USU dalam pengurusan kenaikan pangkat dan jabatan yang dapat dikerjakann sekaligus, serta pengetikan berkas-berkas/ Surat pernyataan pelaksanaan Tugas oleh beberapa staf pada Fakultas Ekonomi USU yang dikerjakan sekaligus karena bentuk surat dan dokumen yang diperlukan sama dan sejenis

b. Pengadaan mesin komputer pada bagian tata usaha selain bermanfaat dalam pembuatan berkas-berkas yang diperlukan juga bermanfaat dalam menyimpan berbagai macam data-data dalam ketata usahaan yang diperlukan.

C. Usaha Efisiensi Dalam Kantor

Menurut Sedarmayanti (2001:121), dalam mengusahakan adanya efisiensi kerja di bidang perkantoran, perlu ditinjau di lapangan pada bagian manakah yang sering di ketemukan adanya inefisiensi itu, sehingga dengan demikian setelah diadakan analisa seperlunya, dapat dicari cara atau jalan untuk melakukan berbagai penghematan guna penyempurnaan lebih lanjut.

Salah satu bidang tersebut adalah di bidang produksi surat-menyurat sebagai salah satu produk yang cukup besar di kantor. Kegiatan surat-menyurat menyangkut banyak jenis barang lain yang menyertai, yang digolongkan dalam istilah “alat-alat tulis”.

Pekerjaan perkantoran berupa pembuatan surat yang menyangkut penggunaan alat-alat tulis dilakukan oleh setiap kantor. Hampir semua kegiatan perkantoran memerlukan alat-alat tulis berupa kertas dan di samping itu juga hampir tiap hari kertas-kertas terbuang percuma, karena kebiasaan membuang “kertas”.

Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, usaha-usaha yang dilakukan oeh staf/pegawai dalam penggunaan alat-alat tulis supaya lebih efisien adalah: 1. Bahan-bahan keperluan pekerjaan kantor tidak dibuang, kecuali benar-benar

tidak diperlukan lagi

2. Memelihara alat-alat kerja, mesin-mesin kantor dan sebagainya yang menjadi “penunjang” dalam kerja seperti, komputer, printer, mesin tik, mesin penghancur kertas, dan lain-lain

3. Menggunakan kertas konsep timbal-balik 4. Menggunakan karbon dengan cermat

Pada bagian Tata Usah Fakultas EKonomi USU, hal-hal lain yang dilakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja Staf/Pegawai antara lain:

1. Bentuk dan susunan serta permukaan meja direncanakan dengan baik, agar para Staf tidak terlalu lelah, dapat menghemat tenaga, usaha, dan waktu. Pada bagian Tata Usaha Fakultas EKonomi USU, bentuk dan susunan meja berberntuk “U” dengan tempat mesin tik dan komputer di sebelah kiri

2. Kursi yang digunakan adalah kursi yang dapat berputar dan mempunyai sandaran tegak, agar dapat duduk berputar apabila harus mengetik atau menulis di meja tulisnya

3. Benda-benda yang sering dipergunakan di letakkan diatas meja dan disimpan di laci sehinga lebih mudah dalam pengambilan apabila diperlukan

4. Benda-benda yang dipakai segera dikembalikan pada tempatnya semula dan disusun dengan rapi

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada Bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Pelaksanaan pekerjaan kantor pada bagian Tata Usaha Usaha Fakultas Ekonomi USU dilaksanakan oleh pegawai/ staf dengan unsur-unsur yang dimiliki yaitu kesadaran, keahlian, dan kedisiplinan

2. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor yang diterapkan oleh pegawai/ staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yakni azas perencananan, azas penghematan, azas Penghapusan, dan azas penggabungan

3. Pelaksaanaan azas penyederhanaan tidak diterapkan oleh pegawai/ staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

4. Pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU sudah terlaksana dengan cukup baik dengan kesadaran, keaahlian dan kedisiplinan yang dimiliki oleh pegawai/ staf.

5. Penggunaan alat-alat tulis telah digunakan seperlunya dan dihindari adanya pemborosan material kantor lainnya.

B. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Disarankan apabila mesin fotocopy mengalami kerusakan dapat segera diperbaiki.

2. Mesin printer pada bagian tata usaha fakultas Ekonomi USU yang masih menggunakan model lama (tipe Epson LQ-2180) diganti dengan printer model terbaru sehingga waktu yang dipeerlukan lebih singkat dalam memprint surat-surat atau berkas-berkas yang diperlukan

3. Disarankan agar para Staf terus meningkatkan keahlian dan kedisiplinan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dan meningkatkan efisiensi kerja demi mencapai prestasi kerja yang maksimal dan memuaskan.

DAFTAR PUSTAKA

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Rineka Cipta, Jakarta.

Haryadi, 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf-Staf. Visimedia, Jakarta.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran. Edisi Revisi. Mandar Maju, Bandung.

Sedarmayanti, 2004. Pengembangan Kepribadian Pegawai. Mandar Maju, Bandung.

Sukoco, Badri M, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga, Jakarta.

Zainun, Buchari, 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia Indonesia. Toko Gunung Agung, Jakarta.