Komponen-komponen dalam Surat Elektronik e-mail

21 yang keempat adalah peningkatan produktifitas. Peningkatan produktifitas terjadi karena minimnya waktu yang digunakan untuk melakukan kegiatan surat menyurat, sehingga waktu yang lainnya dapat digunakan untuk menyelesaikan kegiatan lainnya. Sedangkan kekurangan surat elektronik e-mail menurut Nancy Flynn 2010: 9 yaitu yang pertama yaitu kerahasiaan pesan tidak terjamin, kerahasiaan pesan elektronik tidak terjamin secara baik karena surat elektronik dapat diakses oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Kedua, kemungkinan kesalahpahaman atau salah menterjemahkan terhadap surat yang dikirim. Komunikasi secara tertulis memungkinkan dapat menimbulkan kesalahpahaman atau salah dalam menterjemahkan surat yang diterima. Oleh karenanya diperlukan pemilihan bahasa yang sopan. Ketiga, surat elektronik tidak selalu dapat memberikan jawaban secara cepat. Penerima surat elektronik tidak selalu mengakses surat elektronik setiap saat, sehingga tidak dapat memberikan jawaban yang cepat. Menurut John J. Stallard 1990: 129 kekurangan surat elektronik yang pertama, diperlukan pelatihan terhadap pengelola surat elektronik e- mail. Pengelola surat elektronik e-mail memerlukan tenaga yang profesional atau mengerti tentang teknologi komunikasi modern. Perlu diadakan adanya diklat atau pelatihan kepada para petugas pengelola surat elektronik terlebih dulu. Kekurangan yang kedua adalah keamanan data rendah, data pada e-mail mudah hilang atau mudah diakses oleh orang lain 22 yang tidak berkepentingan sehingga diperlukan adanya pengamanan tambahan. Ketiga, apabila terjadi kerusakan pada fasilitas surat elektronik maka pelayanan dapat tertunda. Fasilitas surat elektronik dimungkinkan sering terjadi kerusakan atau gangguan, seperti komputer rusak atau jaringan internet mengalami gangguan. Hal tersebut menyebabkan terganggunya pelayanan atau pengelolaan surat elektronik. Berdasarkan pendapat ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa surat elektronik memiliki banyak kelebihan untuk digunakan dalam kegiatan surat menyurat sehari-hari. Walaupun ada kekurangannya tetapi kekurangan tersebut dapat diminimalisir agar dapat mengurangi kekurangan seperti mengamankan data surat yang akan dikirim, memberikan pelatihan terhadap para pegawai dan sebagainya.

9. Pengelolaan Surat Elektronik e-mail

Pengelolaan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Hal ini dikarenakan surat memuat informasi penting bagi organisasi. Di dalam pengelolaan surat terlebih dahulu dibedakan menjadi dua macam yaitu surat masuk dan surat keluar. Menurut sutarto 1989: 231 “Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor”. Surat masuk dikirim dari satu pihak kepada pihak yang lain dengan maksud sesuai dengan isi surat tersebut agar pesan yang ingin disampaikan tersampaikan. Sedangkan menurut Ida Nuraida 2014: 91 “Surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, kantor lain