Pengertian Pengelolaan PENGELOLAAN SURAT ELEKTRONIK (E-MAIL) DI KANTOR DISPERINDAG PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA.

11 Menurut Sutrisno 2007:6 “Surat adalah penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak yang lain berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pertanyaan, pemikiran, sanggahan, kritikan, dan sebagainya”. Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Men urut Soedjito Solchan TW 2014: 1 “Surat adalah jenis karangan komposisi paparan, di dalam paparan pengarang mengemukaan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan”. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efektif, efisien, ekonomis dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan-kelebihan. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya, akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah kertas tertulis atau tercetak sebagai sarana komunikasi tertulis atau tercatat yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain atas nama pribadi atau organisasi dengan maksud memberikan informasi atau keterangan.

3. Fungsi Surat

Surat sebagai sarana penting dalam komunikasi untuk membantu memperlancar tujuan organisasi. Ditinjau dari fungsinya, surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tulis. Surat dipandang sebagai alat 12 komunikasi tulis yang paling efektif, efisien, ekonomis dan praktis. Isi surat harus jelas, mudah dimengerti dan dipahami oleh pihak penerima. Menurut Soedjito Solchan TW 2014: 2, surat mempunyai fungsi sebagai : a. Alat komunikasi, b. Alat bukti tertulis, c. Alat bukti historis, d. Alat pengingat, e. Duta organisasi, dan f. Pedoman kerja. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efektif,efisien, ekonomis dan praktis dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis. Menurut Djoko Purwanto 2007: 3, surat memiliki fungsi sebagai berikut: a. Sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan c. Permintaan atau permohonan bisnis d. Alat bukti tertulis dokumen tertulis e. Alat untuk mengingat f. Bukti sejarah historis g. Pedoman kerja h. Media promosi bagi pengirim surat Surat memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, antara lain dapat menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena pengirim pesan dapat menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena pengirim pesan dapat mempersiapkannya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya. Di samping itu, surat