4. Manajemen Data dan Informasi
Pada tingkat Universitas telah terbangun suatu jaringan intranet dan Sistem Manajemen Administrasi Akademik MAA yang terkoneksi dengan sekitar 450
komputer disemua perkantoran dan di 6 laboratorium komputer. Koneksi dilakukan dengan menggunakan serat fiber optik pencetakan Kartu Mahasiswa KTM secara
cepat, yang dapat langsung diterimakan begitu yang bersangkutan her-registrasi, serta percepatan proses finishing ijazah, dan penggunaan security ink pada kertas
ijazah dan transkrip akademik dan pengembangan digital library digilib, yang terkoneksi dengan beberapa perpustakaan, didalam dan diluar negeri. Manajemen
data administrasi pelayanan akademik mahasiswa seperti Kartu Studi Mahasiswa KSM dan Kartu Hasil Studi KHS sudah dilakukan dengan menggunakan sistim
komputerisasi. Pengisian KRS dilakukan langsung oleh mahasiswa dengan bimbingan dosen wali di Laboratorium Komputer, sehingga KRS dapat langsung
diterimakan saat itu juga berupa KSM. Karena jumlah komputer yang terbatas maka pengisian KRS ini dibuat terjadwal yang diatur oleh Biro Administrasi Akademik.
Nilai ujian yang diisikan oleh dosen juga telah menggunakan form scanner, sehingga proses penerbitan Kartu Hasil Studi dapat dilakukan tepat waktu.
Meskipun demikian dikarenakan tidak tersedianya fasilitas komputer untuk layanan langsung, sehingga mahasiswa belum dapat secara optimal mendapatkan data dan
informasi akademik. Oleh karena itu sistim informasi manajemen berbasis komputer yang on-line dengan sistim manajemen administrasi akademik MAA melalui
jaringan intranet perlu ditingkatkan Manajemen Administrasi Akademik MAA Universitas yang menghubungkan
hampir semua unit dalam kampus dalam bentuk internet. Jaringan intranet menghubungkan Kantor Rektorat, Biro Administrasi Umum, Biro Keuangan, Biro
Akademik, Biro Kemahasiswaan, Perpustakaan, UP Internet, Pusat Komputer, semua FakultasJurusan dan laboratorium. Seluruh jaringan dalam intranet memiliki
kemampuan untuk melakukan akses ke jaringan internet. Fasilitas intranet ini memudahkan dalam koordinasi dan pengambilan keputusan, baik di tingkat
laboratorium maupun ditingkat yang lebih tinggi. Selain itu, fasilitas intranet digunakan dalam bidang research, dimana semua sivitas akademika dapat
mengakses dan mengevaluasi berbagai penelitian. Akan tetapi belum semua kebutuhan laboratorium dapat terpenuhi melalui MAA,
kebutuhan laboratorium untuk melacak pembelian alat dan bahan serta inventarisasi, pelacakan proses dan nilai praktikum belum dapat dipenuhi dengan
sistem informasi yang tersedia. Oleh karena itu dibutuhkan pengembangan sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan sistem administrasi di tingkat
laboratorium yang berbasi teknologi informasi. Namun meskipun demikian, tidak semua data base universitas dikelola secara
sistemik, masih dijumpai sejumlah arsip data yang berserakan, sehingga ketika data tersebut dibutuhkan akan membutuhkan waktu yang relatif lama. Kondisi yang
demikian akan berpengaruh kuat terhadap efisiensi dan efektifitas pekerjaan dan layanan administrasi akademik, yang selanjutnya berpengaruh terhadap produktifitas
akademik. Pengelolaan informasi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga jaminan kemudahan akses informasi akan sedemikian mudah didapatkan dan
Universitas Muhammadiyah Malang
27
dikomunikasikan pada pengguna. Kedepan perlu dirancang jaringan teknologi informasi webb site pada seluruh unit kelembagaan sebagai salah satu media
sosialisasi aktifitas dan produk yang telah dihasilkan serta program-program yang telah dan akan diagendakan, termasuk produk unggulan masing-masing unit. Mutu
penjaminan kualitas bersifat proaktif dalam arti bahwa semua unit, civitas akademika, lulusan dan program studi harus mampu secara terus-menerus
menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas sosial- budaya yang terus berkembang secara dinamis. Mutu pendidikan program studi juga
mencakup aspek pelayanan administratif, saranaprasarana, organisasi, dan manajemen yang dapat memenuhi harapan civitas-akademika dan masyarakat baik
orang tua mahasiswa, pengguna lulusan, maupun masyarakat luas.
3. KESIMPULAN