Sumber – Sumber Reservasi Cara Penjualan Kamar oleh

commit to user

B. Prosedur Pemesanan Kamar

1. Mengisi Reservation Form a. Reservation Form harus diisi dengan lengkap dan sesuai pemesanan tamu. b. Bila reservasi diterima melalui telepon, ulangilah isi reservasi tadi untuk cross check . 2. Memasukkan ke Sistem Komputer Isi reservasi form dimasukkan ke sistem komputer. 3. Menyimpan Reservation Form Reservation Form disimpan di cabinet menurut tanggal check-in. Sumber : Inter Office Memo Front Office dan Reservation Section Department.

1. Sumber – Sumber Reservasi

Menurut buku IGK Agung Djanuraga dalam buku Reservation section 1985 yang dimaksud dengan sumber-sumber reservasi atau pemesanan kamar adalah asal- usul datangnya pemesanan kamar yang dibuat oleh berbagai pihak. Adapun sumber- sumber pemesanan kamar tersebut adalah: 1. Perusahaan Perusahaan yang dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan. commit to user 2. BiroAgen Perjalanan Agen perjalanan dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar, karenan tamu-tamu yang dibawa oleh travel agent tersebut memerlukan tempat akomodasi. Sumber pemesanan kamar dari travel agent dapat digolongkan menjadi dua yaitu : a. FIT Free Individual Traveler b. GIT Group Inclusive Tour atau orang-orang yang mengadakan perjalanan dalam suatu kelompok, biasanya di dalam GIT sudah termasuk paket perjalanan, minimal jumlah kamar. c. Airlines Companies Sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari perusahaan penerbangan, antara lain :awak kabin,kantor-kantor perwakilan yang tersebar didalam maupun luar negri. d. Kantor Pemerintahan, Pejabat Pemerintahan serta tamu yang berasal dari perusahaan NegaraBUMN. e. Tamu-tamu hotel dapat disebut juga sumber pemesanan kamar, karena tamu dapat memesankan kamar bagi orang lain atau untuk diri sendiri untuk rencana kunjungan yang berikutnya. commit to user f. Car Rental Company Sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari perusahaan penyewaan mobil. g. Central Reservation System Sistem pemesanan kamar melalui jaringan internet, yang mana jaringan itu sudah diakses ke komputer sehingga dapat melakukan pemesanan secara langsung. Sumber : Sales Marketing Lodging Sadinah Hotel Kartasura

2. Cara Penjualan Kamar oleh

Reservation Section Tamu yang ingin memesan kamar biasanya ingin mengetahui beberapa hal tentang hotel kita antara lain harga kamar dan fasilitasnya. Reservation section diharapkan dapat menjelaskan dan mempengaruhi tamu agar memutuskan untuk menginap di hotel kita. Cara penjualan kamar oleh reservation section adalah sebagai berikut : 1. Tawarkan kamar yang harganya paling tinggi terlebih dahulu up-selling technique keunggulan produk dan fasilitas kamar tersebut harus disebutkan semua. Tamu dijelaskan kemudahan-kemudahan menginap di hotel kita dan fasilitas free charge yang diberikan oleh hotel. Pastikan tamu akan merasa nyaman tinggal di hotel kita. commit to user 2. Tawarkan kamar yang harganya lebih rendah Apabila tamu tidak memutuskan untuk mengambil kamar yang kita tawarkan tadi, tawarkan kamar yang harganya lebih rendah dan jelaskan fasilitas-fasilitas yang akan diterima. 3. Pada saat Low Season dan Peak Season Ada perbedaan penanganan penjualan kamar pada saat low season dan peak season high season . Perbedaan tersebut adalah sebagai berikut : a. Peak Season High Season 1 Menjual kamar kamar dengan harga tinggi Pada saat peak season merupakan saat yang tepat bagi hotel untuk menjual kamar dengan harga tinggi. Hotel merasa yakin kalau kamarnya akan terjual semua karena pada saat itu konsumen memerlukan kamar lebih banyak dari jumlah kamar yang tersedia di hotel-hotel. 2 Corporate Rate tidak berlaku Pada saat peak season , semua contract rate baik dari perusahaan maupun dari Travel Agent tidak berlaku. 3 6 pm release diberlakukan Reservasi yang sudah confirmed akan ditunggu kedatangannya sampai jam 18.00 waktu setempat, bila sampai jam tersebut tidak dating maka kamar akan dijual kepada tamu commit to user lain kecuali reservasi yang sudah memberikan garansi atau deposit tidak akan dijual kepada tamu lain. 4 Guaranteed Reservation Suatu pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan pembayaran. Tujuan dari jaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Adapun jenis-jenis dari guaranteed reservation adalah 1. Pre- payment adalah pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitasmenempati kamar. 2. Advance Deposit adalah pembayaran yang dikirimkandibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu, paling sedikit pembayaran harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal. 3. Contractual Agreement corporate adalah sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut commit to user dilakukan bila kamar digunakan atau tidak digunakan sesuai dengan yang sudah tertera pada surat kesepakatan. 4. Travel Agent Voucher adalah jaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak biro perjalanan yang jaminannya berupa voucher. b. Low Season 1 Menjual kamar dengan harga yang standart Pada saat low season jumlah tamu yang memerlukan kamar hotel lebih sedikit daripada jumlah kamar yang ditawarkan hotel-hotel. Hotel menjual kamar dengan harga standart atau kompetitif karena harus bersaing dengan hotel lain untuk menjaring tamu. 2 Corporate rate diberlakukan Corporate rate diberlakukan agar tamu langganan yang mempunyai harga khusus tidak pindah ke hotel lain. 3 6 pm release tidak diberlakukan Kedatangan tamu tidak dibatasi sampai jam 18.00 waktu setempat karena hotel masih mempunyai kamar-kamar yang kosong. Bila kedatangan tamu dibatasi sampai jam 18.00 waktu setempat maka akan semakin banyak kamar yang kosong. commit to user 4 Non Guaranteed Booking Suatu pemesanan kamar yang tidak disertai jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Umumnya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan istilah 6 pm release. Sumber : Reservation Section Lodging Sadinah Hotel Kartasura. 3. Kebijakan “Overbooking” Kebijakan overbooking adalah suatu kebijakan yang menerapkan penerimaan pemesanan kamar melebihi jumlah kamar yang tersedia room available . Kebijakan ini dilakukan karena dari pengalaman-pengalaman sebelumnya sering terjadi tamu yang sudah memesan kamar yang belum memberikan garansi atau deposit tidak datang tanpa memberitahukan kepada pihak hotel no-show yang dapat menyebabkan kerugian bagi hotel. Besarnya kelebihan penerimaan pemesanan kamar harus diperhitungkan secara tepat yaitu diperhitungkan dari jumlah rata-rata tamu no-show dan memperhitungkan tingkat hunian hotel lain. Kebijakan overbooking tentu mempunyai resiko bila pemesanan kamar yang datang melebihi persediaan kamar yang menyebabkan ada beberapa tamu yang tidak commit to user mendapatkan kamar. Apabila hal ini terjadi biasanya tamu akan ditransfer ke hotel lain yang setaraf. Sumber : Front Office Lodging Sadinah Hotel Kartasura C. Kerjasama antara Reservation Section dengan Departemen Lainnya 1. Reception a Room Blooking Reception harus melakukan penentuan nomor kamar room blooking sesuai permintaan tamu sebelum jam kedatangan tamu. b Registrasi Receptionist melakukan registrasi tamu yang sudah datang dengan meminjam kartu identitas tamu berupa KTP atau SIM untuk melengkapi data-data reservation form . c Menyiapkan Kunci Kamar Reception menyiapkan semua kunci kamar yang akan dipakai oleh tamu. d Guest Card Reception sudah menyiapkan guest card sebelum jam kedatangan tamu. e Meal Coupon Meal Coupon untuk breakfast sudah dipersiapkan sebelum jam kedatangan tamu. commit to user 2. Operator Operator harus memperhatikan permintaan wake-up call . Wake-up call kepada tamu jangan sampai terlambat. 3. Bell Boy a Jadwal Kedatangan Tamu Bell boy harus mengetahui jam-jam kedatangan tamu sehingga persiapan menyambut tamu lebih bagus terutama bila ada tamu group. b Penjemputan Tamu Bell boy harus memperhatikan jadwal penjemputan tamu sehingga tidak lupa atau terlambat. 4. Housekeeping Department a Menyiapkan kamar sesuai dengan keinginan tamu bila ada permintaan khusus, misalnya permintaan rangkaian bunga atau penambahan extra bed . b Menghias kamar pengantin secara layak. c Perhatian khusus bagi tamu-tamu VIP misalnya ; laundry yang sudah selesai langsung diantar ke kamar. d Menambah crew bila diperlukan, misalnya ada tamu group atau saat peak season. commit to user 5. Engineering Department a Meminta perbaikan kamar yang rusak. b Meminta peralatan reservasi yang rusak. 6. F B Department a Menginformasikan reservasi kamar dan jadwal makan tamu group ke kitchen untuk mempersiapkan bahan-bahan makanan sesuai dengan keperluan. b F B service diberitahukan tentang jadwal makan tamu group sehingga makanan, peralatan, dan petugas siap pada waktunya. c Persiapan welcome drink . 7. Security a Menyiapkan Lahan Parkir Bila ada permintaan khusus untuk lahan parkir security perlu diberitahu jenis kendaraan, jumlah kendaraan, dan untuk kapan. Bila lahan parkir hotel tidak cukup bisa menyewa lahan masyarakat yang dekat hotel. b Penambahan crew security bila diperlukan. 8. Accounting Department a Koordinasi Pembayaran Tamu Harga-harga yang diberikan kepada tamu harus jelas yaitu cara pembayaran dengan cash, voucher atau tagihan, kalau dengan commit to user tagihan ditagihkan ke mana dan apa saja yang termasuk dalam tagihan. 9. Marketing Department a Meminta informasi mengenai contract rate . b Membuat paket-paket harga kamar. Sumber : All Department Lodging Sadinah Hotel Kartasura

D. Peran