Sistem Administrasi Perhotelan Perancangan Basis Data

8

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Sebagai penunjang, di bawah ini akan disajikan sejumlah dasar-dasar teori yang digunakan sebagai dasar dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

2.1 Sistem Administrasi Perhotelan

Tamu hotel memesan kamar reservasi atau booking melalui telepon, petugas front desk langsung membuka program dan mendata pemesanan. Program kemudian menginformasikan data-data kamar yang sudah dipesan, dan memberitahukan jika kamar tersebut telah dipesan oleh tamu lain. Setelah tamu masuk, program segera membuat formulir pendaftaran tamu registration card dan semua tagihan secara otomatis. Saat tamu keluar check-out dan melakukan pembayaran. Pemesanan kamar atau kamar tamu yang sedang dipakai dapat dialihkan ke kamar lain sesuai keinginan tamu atau hotel. Tagihan dan pembayaran kamar dapat dirinci per kamar maupun per tamu. Anonim, 2007:2 Untuk menyiapkan strategi pemasaran hotel, Manajer Hotel memerlukan data-data tamu dan kamar secara cepat sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat. Program ini menyediakan semua kebutuhan Manager. Dengan memakai program ini, manajemen hotel yang ada pada Tugas Akhir ini tidak kalah dengan hotel- Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. hotel Bintang 4 atau 5 yang sudah memiliki program manajemen hotel tersendiri dan umumnya dibeli dengan nilai ratusan juta Rupiah. Program manajemen hotel ini merupakan program yang membantu petugas front desk untuk menangani semua informasi berkaitan dengan kamar, tamu dan pengunjung hotel serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan pihak manajemen dalam mengembangkan promosi hotel. Anonim, 2007:2

2.2 Basis Data

Sebelum basis data dibahas akan lebih baik jika istilah sistem informasi, data dan informasi dibahas terlebih dahulu.

2.2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya memberikan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakaianya. Agar informasi tersebut berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar yaitu: tepat kepada orangnya atau relevan relevance, tepat waktu timeliness dan tepat nilainya atau akurat accurate. Output yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah garbage Kadir, 1999: 7. Tugas sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data dimana untuk melakukan siklus ini, maka sebagai suatu sistem Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. diperlukan komponen-komponen tertentu. Siklus ini disebut dengan siklus pengolahan data data processing life cycle atau disebut juga dengan nama siklus informasi information life cycle. Untuk melakukan siklus pengolahan data diperlukan tiga buah komponen, yaitu komponen input, komponen model dan komponen output. Data yang masih belum diolah perlu disimpan untuk pengolahan lebih lanjut, karena tidak semua data yang diperoleh disimpan terlebih dahulu yang nantinya setiap saat dapat diambil untuk diolah menjadi informasi. Data ini disimpan di simpanan storage dalam bentuk basis data database. Proses pengolahan data dari basis data yang diolah menjadi informasi disebut dengan extended data processing life cycle yang ditunjukkan pada Gambar 2.3 di bawah ini : Gambar 2.3 Extended Data Processing Life Cycle Diambil dari : Roger S. Pressman 1992: Hal 23 Basis Data database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan pada perangkat keras hardware komputer dan dapat digunakan pada perangkat lunak software Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. untuk memanipulasi data-datanya. Dari konsep dasar sistem informasi dan basis data dapat dilakukan manajemenpengolahan data informasi sehingga data dapat diproses sewaktu-waktu ketika dibutuhkan karena sistem informasi menggunakan sistem storagepenyimpanan data dalam sebuah database.

2.2.2 Data

Data menyatakan nilai-nilai yang secara aktual terkandung dalam basis data sedangkan informasi digunakan untuk menyatakan makna nilai ketika dipahami oleh pengguna. Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staf ataupun orang lain didalam suatu organisasi atau perusahaan. Dalam buku Database Management System Kruglinski,1986:12 disebutkan “A database is an organized collection of interrelated data specifically , database is a complete collection of data, pointers, tabels, indexs, dictionaries and so on ”, atau dengan kata lain data apapun yang terorganisir yang saling berhubungan dan terkoneksi dengan lengkap merupakan suatu basis data. Banyak ilmuwan di bidang informasi menerima definisi standar: “Informasi adalah data yang digunakan dalam pengambilan keputusan” Encyclopedia of Computer Science and Enginering Kadir, 1999: 8. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Alasannya adalah bahwa informasi bersifat relatif, relatif terhadap situasi, relatif terhadap waktu saat keputusan harus diambil, juga relatif terhadap pembuat keputusan bahkan juga terhadap latar belakang pengambil keputusan. Hal senada diungkapkan oleh Mc Donough, sebagaimana diungkapkan oleh Everest Kadir, 1999: 8. Segala sesuatu yang dianggap penting pada suatu waktu bisa saja tidak berguna pada waktu yang lain. Ada kemungkinan pula bahwa sesuatu yang dianggap penting oleh pengambil keputusan tidak dianggap penting bagi orang lain Kadir, 1999: 8. Data adalah catatan atas kumpulan fakta. Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti sesuatu yang diberikan. Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra. Dalam keilmuan ilmiah, fakta dikumpulkan untuk menjadi data. Data kemudian diolah sehingga dapat diutarakan secara jelas dan tepat sehingga dapat dimengerti oleh orang lain yang tidak langsung mengalaminya sendiri, hal ini dinamakan deskripsi. Pemilahan banyak data sesuai dengan persamaan atau perbedaan yang dikandungnya dinamakan klasifikasi. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Pengertian data adalah : ”Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh langsung kepada pemakai.” Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dankesatuan nyata. Penggambaran fakta tersebut direkam dalam bentuk simbol seperti : angka, tulisan, atau gambar. Data biasanya terdiri dari beberapa elemen data data item. Elemen data adalah unit terkecil dari data yang ada artinya bagi pihak yang menggunakannya user. Dalam suatu sistem basis data, elemen data ini disebut dengan Field. Contoh dari field data, misalnya : nama, alamat, nomor telepon. Pengertian dari pengolahan data adalah : “Pengolahan data adalah suatu proses untuk memperoleh data atau angka ringkasan berdasarkan kelompok data mentah.” Kadir, 1999: 8. Data mentah adalah hasil pencatatan peristiwa atau karakteristik elemen yang dilakukan pada tahap pengumpulan data. Data atau angka ringkasan dapat berupa jumlah total, proporsi, persentase, rata-rata, dan sebagainya. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

2.2.3 Hirarki Data

Secara tradisional, data diorganisasikan kedalam suatu hirarki yang terdiri atas elemen data, rekaman record, dan berkas file. 1 Elemen Data Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna Kadir, 1999: 8. 2 Rekaman Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Dalam sistem basis data relasional, rekaman biasa disebut dengan istilah tupel baris Kadir, 1999: 8 3 Berkas Himpunan dari seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan rekaman data yang berkaitann dengan suatu objek. Dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili semua komponen yang disebut tabel atau relasi Kadir, 1999:8

2.2.4 Basis Data

Istilah basis data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda. Pada saat maraknya perangkat lunak dBASE II dan dBASE II Plus, sebuah berkas dengan ekstensi DBF biasa disebut basis data. Istilah yang tidak tepat ini, meskipun telah merasuk ke sejumlah pemrogram, akhirnya diluruskan kembali oleh pencipta perangkat Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. lunak basis data yang lain. Menurut Febbri dan Schwab Kadir, 1999: 9, basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. Menurut Date Kadir, 1999: 9, sistem basis data adalah sistem komputerisasi yang tujuan utamannya adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan. Pengguna basis data bisa melakukan berbagai operasi, antara lain: 1. menambahkan file baru ke sistem basis data 2. menambahkan file baru ke sistem basis data 3. mengosongkan berkas 4. menyisipkan data ke suatu berkas 5. mengambil data yang ada pada suatu berkas 6. mengubah data pada suatu berkas 7. menghapus data pada suatu berkas; dan 8. menyajikan suatu informasi yang diambil dari sejumlah berkas.

2.2.5 Informasi

Pengertian dari informasi adalah : “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya .” Kadir, 1999: 8. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kualitas dari sistem informasi biasanya ditentukan oleh tiga hal, yaitu: 1. Ketepatan dalam informasi, berarti informasi harus bebas dari kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya dan tidak menyesatkan. 2. Tepat pada waktunya on time, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan relevance, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

2.3 Data Base Management System DBMS

Pengertian secara umum, DBMS diartikan sebagai software yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama, mekanisme pengolahan data dalam lingkungan multiuser . DBMS adalah suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data informasi dengan praktis dan efisien Kadir, 1999: 17. Tujuan DBMS adalah untuk mempermudah penciptaan struktur data dan membebaskan pemrograman dari masalah penyusunan file yang kacau. DBMS sebagai antarmuka bagi pemakai dalam mengorganisasikan database yang disusunnya. Pemakai dapat berinteraksi dengan mudah dan praktis Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. dengan menggunakan perintah-perintah yang sederhana yang di buat dalam suatu bahasa. Pada beberapa DBMS tersedia fasilitas query yang memudahkan pengguna untuk memperoleh informasi. Pengguna yang tidak memilki kemampuan pemrograman pun dengan mudah bisa menggunakan fasilitas query tersebut. Keuntungan basis data terhadap sistem pemrosesan berkas adalah: 1. kemubaziran data terkurangi 2. integritas 3. independensi data 4. konsisten data 5. berbagi data 6. sekuritas data. Kadir, 1999: 17

2.3.1 Komponen Utama DBMS Menurut Kadir 1999:18 adalah

sebagai berikut : 1. Perangkat Keras Hardware Berupa komputer dan bagian-bagian di dalamnya, seperti procesor, memori dan harddisk. Komponen inilah yang melakukan pemrosesan dan juga untuk menyimpan basis data. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

2. Data

Data di dalam basis data mempunyai sifat terpadu Integrated, berkas-berkas data yang ada pada basis data saling terkait, tetapi kemubaziran data tidak akan terjadi. Sifat lain yang dimiliki data adalah berbagi data shared, bahwa data dapat dipakai oleh sejumlah pengguna sewaktu-waktu apabila dibutuhkan.

3. Perangkat Lunak Software

Berkedudukan antara basis data data yang tersimpan dalam harddisk dan pengguna. Berperan melayani permintaan- permintaan pengguna.

4. Pengguna

Pengguna dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori: 1 Pemrogram aplikasi, yaitu orang yang membuat program aplikasi menggunakan basis data. 2 Administrator basis data, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan basis data. 3 Pengguna akhir, yaitu orang yang mengoperasikan program. Pengguna akhir dibagi menjadi dua yaitu: 1. Pengguna aplikasi adalah orang yang mengoperasikan program aplikasi yang dibuat oleh pemrogram aplikasi. 2. Pengguna interaktif adalah orang yang dapat memberikan perintah-perintah beraras tinggi pada antarmuka basis data yang tersedia. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

2.3.2 Abstraksi Data

Untuk mendukung kepraktisan, DBMS menyedikan pandangan abstrak terhadap data bagi pengguna. DBMS berusaha menyembunyikan detail bagaimana data disimpan dan dipelihara. Namun tentu saja hal ini dilakukan dengan sedapat mungkin mengusahakan data agar dapat diakses secara efisien. Abstraksi data dalam DBMS dibagi menjadi tiga lapis yang saling berkaitan Kadir, 1999: 21, tiga lapis yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Lapis Fisis

Lapis fisis merupakan lapis terendah dalam abstraksi data. Lapis ini menjelaskan bagaimana data sesunnguhnya disimpan. Pada lapis inilah struktur data dijabarkan secara rinci. 2. Lapis Konseptual Lapis konseptual bersifat lebih tinggi daripada lapis fisis. Lapis ini menjabarkan data apa saja yang sesungguhnya disimpan dalam dalam basis data, dan juga menjabarkan hubungan-hubungan antar data.

3. Lapis Pandangan

Lapis pandangan merupakan lapis tertinggi dalam abstraksi data. Pada lapis ini pengguna hanya mengenal struktur data yang sederhana, yang berorientasi pada pengguna. Data yang dikenal Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. oleh masing-masing pengguna bisa berbeda-beda dan barangkali hanya mencakup sebagian dari basis data.

2.3.3 Macam Perintah Data Base Management System DBMS

Untuk mengelola dan mengorganisasikan data perlu adanya semacam perintahbahasa yang digunakan, sebagai berikut: Kadir, 1999: 29.

1. Data Definition Language DDL

DDL adalah perintah-perintah yang biasa digunakan oleh administrator basis data DBA untuk mendefinisikan skema ke DBMS. kema adalah deskripsi lengkap tentang struktur medan, rekaman, dan hubungan data pada basis data. DDL juga dipakai untuk mendefinisikan subskema, merupakan pandangan bagi pengguna terhadap basis data. Subskema merupakan himpunan bagian dari skema dan dapat menjadi mekanisme pengamanan sistem basis data, yakni dengan mengatur hak pengaksesan item-item dalam basis data. Beberapa contoh: 1. SELECT - retrieve data from the a database SELECT - mengambil data dari database 2. INSERT - insert data into a table INSERT - memasukkan data ke dalam tabel Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 3. UPDATE - updates existing data within a table UPDATE - update data yang ada dalam tabel 4. DELETE - deletes all records from a table, the space for the records remain DELETE - menghapus semua catatan dari meja, ruang untuk catatan tetap 5. MERGE - UPSERT operation insert or update MERGE - UPSERT operasi insert atau update 6. CALL - call a PLSQL or Java subprogram CALL - panggilan PL SQL atau Java subprogram 7. EXPLAIN PLAN - explain access path to data MENJELASKAN RENCANA - menjelaskan jalur akses data 8. LOCK TABLE - control concurrency LOCK TABLE - kontrol concurrency

2. Data Manipulation Language DML

DML adalah perintah-perintah yang digunakan untuk mempermudah pemakai malakukan akses, memanipulasi dan mengambil data dari database. Secara khusus DQL mengenal query, merupakan bagian dari DML. Query adalah fasilitas yang memungkinkan pengguna dengan ilmu pengetahuan tentang komputer yang terbatas ataupun tidak, bisa mengetahui bahasa pemrograman, dan dapat meminta informasi terhadap basis data. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. DML menurut Kadir 1999: 31 pada dasarnya dibagi menjadi dua: 1. Prosedural, yang menuntut pengguna menentukan data apa yang diperlukan dan bagaimana cara mendapatkannya. 2. Nonprosedural, yang menuntut pengguna menetukan data apa saja yang diperlukan tanpa harus menyebutkan cara mendapatkannya. Secara khusus, bagian DML ada yang disebut DQL Dalam literatur terkadang DQL dibedakan dengan DML. DQL hanya sering disebut bahasa query. DQL adalah fasilitas yang memungkinkan pengguna dengan pengetahuan yang terbatas ataupun tidak mengetahuibahasa pemrograman dapat meminta informasi terhadap basis dataKadir, 1999: 31. Sebagai contoh, pengguna dapat memberikan perintah. Beberapa perintah DML insert,select,update,delete etc. Even though select is not exactly a DML language command oracle still recommends you to consider SELECT as an DML command. menyisipkan, pilih, memperbarui, menghapus dll pilih Meskipun bukan sebuah bahasa DML perintah oracle masih menyarankan Anda untuk mempertimbangkan PILIH sebagai perintah DML. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

3. Data Control Language DCL

Data Control Language DCL statements. Data Control Language DCL laporan. Some examples: Beberapa contoh: 1. GRANT - gives users access privileges to database GRANT - memberikan hak akses pengguna ke database 2. REVOKE - withdraw access privileges given with the GRANT command 3. REVOKE - menarik diberikan hak akses dengan perintah GRANT

4. Transaction Control Language TCL

Transaksi Control TCL pernyataan ini digunakan untuk mengelola perubahan yang dibuat oleh pernyataan DML. It allows statements to be grouped together into logical transactions. Hal ini memungkinkan laporan akan dikelompokkan bersama menjadi transaksi logis. 1. COMMIT - save work done COMMIT - menyimpan pekerjaan yang dilakukan 2. SAVEPOINT - identify a point in a transaction to which you can later roll back SAVEPOINT - mengidentifikasi titik dalam suatu transaksi yang Anda nantinya dapat memutar kembali 3. ROLLBACK - restore database to original since the last COMMIT ROLLBACK - mengembalikan database untuk asli sejak COMMIT terakhir Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 4. SET TRANSACTION - Change transaction options like isolation level and what rollback segment to use SET TRANSAKSI - Ubah pilihan transaksi seperti tingkat isolasi dan apa segmen rollback

2.4 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data menurut Kadir 1999: 39 ada 3 tahapan, yaitu: 1. Perancangan basis data secara konseptual, merupakan upaya untuk membuat model yang masih bersifat konsep. 2. Perancangan basis data secara logis, merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual ke model basis data yang akan dipakai. Namun sebagai mana perancangan basis data secara konseptual, perancangan ini tidak tergantung pada DBMS yang dipakai. Itulah sebabnya perancangan basis data secara logis kadang disebut pemetaan model data. 3. Perancangan basis data secara fisis, merupakan tahapan untukmenuangkan perancangan basis data yang bersifat logis menjadi basis data fisis yang tersimpan pada media penyimpan eksternal.

2.5 Sejarah Kemunculan Basis Data