Efisiensi Kerja Pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KERJA PADA SUB BAGIAN PERLENGKAPAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

O l e h : DEVY ANIDA

092102049

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : DEVY ANIDA

NIM : 092102049

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA

SUB BAGIAN PERLENGKAPAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal Februari 2012 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

( Drs. Rasdianto, M.Si, Ak ) NIP : 19550908 198103 1 005

Tanggal Februari 2012 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370

Tanggal Februari 2012 Dekan Fakultas Ekonomi USU

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec NIP : 19550810 198303 1 004

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : DEVY ANIDA

NIM : 092102049

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA SUB BAGIAN PERLENGKAPAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Februari 2012

( DEVY ANIDA ) 092102049

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Alhamdulillahirabbil’alamin penulis ucapkan kepada Sang Khaliq Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dalam waktu yang telah ditetapkan.

Tugas akhir ini merupakan salah satu syarat yang wajib diselesaikan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Pendidikan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir ini adalah “Efisiensi Kerja pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Tidak dapat dipungkiri bahwa dalam penyelesaian tugas akhir ini tidak luput dari campur tangan banyak pihak yang telah memberikan bantuan dan motivasi bagi penulis. Maka, dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Bapak Drs. Rasdianto, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, memberi petunjuk, saran dan membimbing penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu.

5. Bapak Ahmad Faizul, SE, M.Si selaku Kasub. Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

6. Penghargaan dan terima kasih yang teristimewa kepada kedua orang tua yang penulis cintai, yaitu Ayahanda Edy Sunariadi dan Ibunda Nurhidayati Solikhah atas doa, kasih sayang, dukungan moril dan materil, serta kesabaran mereka dalam membimbing penulis yang tidak akan mungkin terbalas. Serta untuk kakak tersayang Dely Utari dan adik Muhammad Dorgie Akbar atas dukungan semangatnya untuk penulis.

7. Dany Syaputra yang selalu memberikan doa, perhatian, kasih sayang, motivasi dan semangat yang luar biasa bagi penulis.

8. Sahabat-sahabat terbaik, Desyana Putri, Monna Medani Lysabella, Citra Marissa, Nilda Novianti, dan Yenni Faradila Siregar yang selama ini telah berbagi doa, semangat, suka maupun duka dengan penulis, serta sahabat-sahabat lain yang pernah mengisi perjalanan hidup penulis yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

9. Teman-teman seperjuangan terbaik, mahasiswa D-III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara stambuk 2009 secara khusus Muhammad Isvan, Vivi Hardiyanti Sakinah Damanik, Khairani Pane, Aulia Ajrina, Fikri Arief, Yulfiarina, Kak Gita, dan Bang Rangga yang telah banyak berbagi ilmu, memberikan bantuan, saran, kritikan, semangat,

inspirasi, dukungan serta mewarnai kenangan selama masa kuliah yang tak akan terlupakan bagi penulis.

10. Semua pihak yang terlibat langsung ataupun tidak langsung yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah membantu penyelesaian tugas akhir ini. Semoga Allah SWT memberikan limpahan karunia kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, perhatian serta kerja samanya kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyelesaian tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan di masa mendatang.

Akhirnya penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pribadi penulis, keluarga, masyarakat, organisasi dan negara.

Wassalamualaikum Wr. Wb

Medan, 25 Februari 2012

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 6

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian ... 6

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei / Observasi ... 7

2. Sistematika Penulisan ... 8

BAB II PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI A. Sejarah Ringkas ... 9

B. Struktur Organisasi ... 13

C. Job Description ... 18

D. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 23

E. Kinerja Usaha Terkini ... 24

F. Rencana Kegiatan ... 25

BAB III PEMBAHASAN A. Efisiensi Kerja ... 28

1. Pengertian Efisiensi Kerja ... 29

2. Syarat – Syarat Tercapainya Efisiensi Kerja ... 31

3. Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja ... 32

4. Sumber Efisiensi Kerja ... 33

B. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 35 C. Penilaian Kinerja Pada Sub Bagian Perlengkapan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 43

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan ... 45 B. Saran ... 46

DAFTAR TABEL

No. Tabel Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Judul Halaman

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 14 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Sub Bagian Perlengkapan FE USU ... 18

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada era globalisasi dewasa ini, banyak lembaga atau instansi yang memberikan perhatian khusus pada efisiensi, efektivitas, dan produktivitas dari sumber daya yang dimiliki. Dengan demikian, suatu lembaga atau instansi dapat melihat penggunaan optimal dari sumber daya yang dimiliki serta pencapaiannya terhadap target yang diinginkan. Hal ini dapat dipenuhi apabila lembaga atau instansi tersebut melakukan pengaturan terhadap pembagian kerja dan tata cara kerja dengan sebaik-baiknya.

Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dan dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, manusia dituntut untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang. Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga atau instansi adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun rapi agar memudahkan dalam pengawasan terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan.

Setiap lembaga atau instansi pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan kantor yang harus diselesaikan di dalamnya. Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja, seperti sistem, prosedur, atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor.

Menurut Sedarmayanti (2001:3), penyelenggaraan kegiatan perkantoran merupakan inti kehidupan organisasi karena pekerjaan kantor berfungsi untuk membantu pimpinan dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja, tetapi pekerjaan kantor juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga pekerjaan yang penting dan pekerjaan yang tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.

Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, penggunaan, dan penyimpanan informasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu adanya penerapan efisiensi kerja. Pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang dianggap perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin. Usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dengan hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang.

Menurut Sedarmayanti (2001:112), efisiensi kerja adalah pelaksanaan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuannya yang merupakan cara yang

termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Di setiap kantor umumnya terdapat sub-sub bagian kerja, begitu pula pada Fakultas Ekonomi di Universitas Sumatera Utara. Salah satu sub bagian kerja Fakultas Ekonomi adalah Sub Bagian Perlengkapan. Sub bagian ini dikhususkan untuk menyiapkan segala urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan fakultas.

Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Pembagian kerja sudah jelas namun terkadang masih sering terjadi penumpukan pekerjaan pada satu orang pegawai saja.

2. Prosedur dan tata cara pelaksanaan pekerjaan yang terkadang tidak terlaksana dengan baik sehingga sering sekali ada pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan tepat waktu.

3. Terjadi pinjam meminjam komputer karena keterbatasan komputer yang tersedia sehingga membuat pegawai bagian perlengkapan harus menunggu untuk bergantian menggunakan komputer sehingga banyak waktu yang terbuang.

Berdasarkan uraian di atas maka diperlukan adanya pembagian dan tata cara pelaksanaan pekerjaan yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang besar maupun pekerjaan yang kecil dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, dan menggunakan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, menghemat pikiran serta tenaga.

Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian pekerjaan.

Peningkatan kualitas pekerjaan erat kaitannya dengan pencapaian efisiensi kerja yang baik. Efisiensi kerja dapat dicapai dengan pembenahan proses kerja melalui peningkatan kualitas faktor-faktor yang terkait, yaitu sumber daya manusia, bahan baku yang digunakan, proses kerja yang diterapkan, mesin, dan lain-lain. Salah satu faktor yang mempengaruhi kualitas karyawan adalah beban kerja yang diberikan kepadanya. Untuk itu pihak lembaga atau instansi tersebut harus memperhatikan beban kerja yang diberikan kepada karyawan agar tercapai efisiensi yang diinginkan.

Efisiensi merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu sebentar saja, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan di semua bidang pekerjaan, maka prinsip efisiensi harus diterapkan dengan baik demi terciptanya produktivitas yang tinggi bagi

organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintah dapat dilihat dengan menganalisis tingkat efisiensi kerja dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Stoner (1996:9), mendefinisikan efisiensi sebagai kemampuan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi. Seorang yang bertindak secara efisien mampu meminimalkan biaya sumber daya yang diperlukan.

Menurut Sedarmayanti (2009), kemampuan pegawai sebagai sumber daya manusia dalam suatu organisasi sangat penting arti dan keberadaannya bagi peningkatan produktivitas kerja di lingkungan organisasinya. Secanggih-canggihnya sarana dan prasarana yang dimiliki oleh organisasi, tanpa ditunjang oleh sumber daya manusia yang berkualitas, dapat diperkirakan organisasi tersebut sulit untuk maju dan berkembang. Pengembangan sumber daya manusia pada hakikatnya adalah dalam rangka meningkatkan kemampuan sehingga dapat dicapai produktivitas yang lebih tinggi.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dengan judul ini penulis dapat melihat Penerapan Efisiensi Kerja dalam Pekerjaan Kantor pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.

B. Permasalahan

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam melaksanakan aktivitas pekerjaan instansi tersebut. Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Penulis tertarik dan ingin mengetahui

“Bagaimana Penerapan Efisiensi Kerja dalam Pekerjaan Kantor pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja ?”

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian a. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.

b. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diterapkan pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal Survei / Observasi

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi yaitu pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah, Kampus USU, Medan. Dalam kegiatan survei ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

No KEGIATAN FEBRUARI 2012, MINGGU KE

1 2 3 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

2. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan secara ringkas mengenai latar belakang masalah, permasalahan, manfaat dan tujuan penelitian, serta memaparkan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III PEMBAHASAN

Dalam bab ini dibahas tentang pengertian efisiensi kerja, syarat tercapainya efisiensi kerja, faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, sumber efisiensi kerja, azas efisiensi kerja serta penerapan efisiensi kerja pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV PENUTUP

Dalam bab ini dijelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala), Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang

berlaku terhitung mulai 01 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975, AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program Diploma III, sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983,

tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987,

No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987. Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara. Setelah serah terima, nama tersebut berubah menjadi program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini.

Fakultas Ekonomi mengelola program S1 dan Diploma III, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang bermutu dan kompeten. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003, Universitas Sumatera Utara menjadi BHMN (Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 2003, tanggal 11 November 2003, dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari sepuluh fakultas dan program pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi BHMN. Setelah menjadi BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007, Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 fakultas.

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berpedoman kepada Surat Keputusan LAN (Lembaga Administrasi) No. 239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang

Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instruktur Menteri Pendidikan Nasional No. 1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No. 20 tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, serta Etika dan Kepribadian untuk meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan kordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1 : Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Sumber : Pedoman dan Informasi Fakultas 2010

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Unit Penunjang Fakultas Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Inter Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

1. Pimpinan Universitas Sumatera Utara

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H., M.Sc. (C.T.M.), Sp.A.(K.)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, S.H., M.LI Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

2. Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

3. Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Drs. Ami Dilham, M.Si

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, M.Ec Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si Dr. Murni Daulay, SE, M.Si

4. Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

c. Akuntansi

Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, SE, MAFIS, Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

5. Program Studi Strata-1 a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.SocSc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidyat, SE, M.Si

b. Manajemen

Ketua : Dra. Endang Sulistia Rini, M.Si

Sekretaris :

c. Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si

6. Program Studi Diploma III a. Keuangan

Ketua : Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi

b. Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

c. Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris :

7. Bagian Tata Usaha

Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliani, SE

Kasub. Umum & Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Pendidikan : Hj. Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

8. Bagian Perpustakaan/Ruang Baca

Kepala Perpustakaan : O.K. Raffii, SE

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Sub Bagian Perlengkapan FE USU

Sumber : Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU Tahun 2010

C. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

Pembantu Dekan II Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

Ahmad Faizul, SE, M.Si

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan;

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas; f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan

kepada masyarakat

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas; h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas; i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi;

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas;

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Pendidikan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat;

c. Melakukan administrasi akademik;

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;

e. Mengumpulkan dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum; f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas;

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan fakultas;

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan;

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan;

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya;

h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan;

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan;

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian; c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai; d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai;

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti;

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai; h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional; i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai;

j. Memproses asuransi pegawai;

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni; c. Melakukan administrasi kemahasiswaan;

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan; e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas; g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan

kesejahteraan kemahasiswaan;

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan; i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni;

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;

k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni;

l. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan;

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan; d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan;

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan; f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu Penyelenggaraan Pendidikan, Pengadaan Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah

khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, Natal, Paskah, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

1. Meningkatkan kualitas proses belajar Mahasiswa, tugas mandiri dan perkuliahan yang berkesinambungan sampai kepada proses kelancaran pengawasan Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS). 2. Setiap Ketua/Sekretaris Departemen, dan Ketua Program Studi/Sekretaris

Program Studi memonitoring, mengevaluasi staf pengajar, membuat data kompetensi dan struktur/peta perkurikulum Fakultas Ekonomi.

3. Staf pengajar Fakultas Ekonomi diwajibkan mengikuti pelatihan pekerti,

applied, approach, workshop, seminar, pelatihan, buku/teks ajar, website, Sistem Informasi Akademik, pelatihan penyusunan proposal penelitian, dan mengawas Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS). 4. Pimpinan memotivasi staf pengajar agar melanjutkan studi lanjut program S3

baik di dalam negeri maupun di luar negeri, mengikuti kursus singkat, dan kursus Bahasa Inggris.

5. Setiap penelitian yang dilaksanakan harus dirapatkan oleh masing-masing departemen, lalu diseminarkan sesuai jadwal yang telah ditentukan serta membuat modul dan hasil riset yang diteliti sendiri.

6. Mahasiswa semester V Program S1 tiap departemen wajib mengikuti seminar proposal untuk penulisan tugas akhir, sehingga mereka dapat mengetahui cara mencapaikan pendapat yang terarah dan baik dan harus mengikuti kegiatan sepuluh kali pertemuan mengikuti seminar proposal.

7. Mahasiswa Program D-III diwajibkan mengikuti program magang pada semester V dan VI serta memproses tugas akhir dan tugas mandiri dengan bisnis plan untuk mengembangkan kewirausahaan untuk bekerja sama agar peserta magang dapat meningkatkan kompetensinya sehingga diharapkan agar lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menghasilkan produk yang berkualitas dan dapat mengisi dunia usaha yang berorientasi.

8. Peningkatan loyalitas Sumber Daya Manusia sebagai profesi pendidik kepada mahasiswa, sehingga standar dapat diakui serta meningkatkan predikat BAN-PT Departemen/Program Studi yang lebih baik.

9. Memperbaiki ruang kuliah, ruang baca, ruang piket staf pengajar serta ruang proses belajar mengajar.

10. Mahasiswa pada semester I yang Indeks Prestasinya diatas 3.00 diberi sertifikat serta para orangtua mahasiswa-mahasiswa diundang pada malam keakraban bertemu dengan Pimpinan Fakultas.

11. Peningkatan hubungan kerjasama baik degan Institusi di lingkungan Universitas Sumatera Utara maupun dari luar Universitas Sumatera Utara.

BAB III PEMBAHASAN

A. Efisiensi Kerja

Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi, dan lancar. Agar pekerjaan kantor dapat berfungsi secara baik, tertib, rapi, dan lancar, maka perlu ditingkatkan produktivitas kerja pegawai/staff. Berbagai macam cara dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Salah satu cara guna meningkatkan produktivitas kerja adalah penerapan efisiensi kerja.

Setiap pegawai diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara sungguh-sungguh dan berusaha untuk dapat mengolah informasi sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan pekerjaannya. Tanpa tersedianya informasi yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan, maka akan sulit bagi pimpinan untuk menentukan suatu kebijaksanaan. Informasi yang akurat yang berdasarkan fakta, lengkap dan menyeluruh sangat diperlukan untuk segera disiapkan dan segera ditindaklanjuti. Organisasi yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak informasi yang harus ditangani daripada organisasi yang sempit lingkup usahanya.

Semua pekerjaan harus dilaksanakan dengan perencanaan yang matang dan sebuah perencanaan harus disusun berdasarkan kenyataan yang ada di depan

mata yang digabung dengan kebijaksanaan yang sudah digariskan oleh pimpinan atau pihak yang berwenang dengan satu tujuan supaya bisa mencapai target sebesar-besarnya sesuai dengan cita-cita organisasi suatu instansi.

Jika sebuah perencanaan kerja sudah selesai disusun, maka rencana kerja itu perlu dilaksanakan dengan cara seefisien mungkin. Dengan kata lain, prinsip efisiensi kerja perlu diterapkan pada pelaksanaan rencana kerja tersebut. Dengan cara kerja yang sistematis tersebut, tujuan dan target kantor akan menjadi mudah untuk dicapai.

1. Pengertian Efisiensi Kerja

Pada mulanya istilah efisiensi timbul dalam bidang-bidang ilmu pengetahuan ekonomi, seperti yang terdapat dalam Ensiklopedi Indonesia sebagai berikut : “Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan.”

Selanjutnya pengertian efisiensi terus berkembang, meliputi hampir semua bidang ilmu pengetahuan. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Menurut Drucker (Amirullah, 2004:8), efisiensi berarti mengerjakan sesuatu dengan benar. Dalam bahasa yang lebih sederhana efisiensi itu menunjukkan kemampuan organisasi dalam menggunakan sumber daya dengan benar dan tidak ada pemborosan.

Stoner (1996:9), mendefenisikan efisiensi sebagai kemampuan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi. Seorang yang bertindak secara efisien mampu meminimalkan biaya sumber daya yang diperlukan.

Menurut Achmad (2007), efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (input).

Efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah dalam mengerjakannya, termurah dalam biayanya, tersingkat dalam waktunya, teringan dalam bebannya dan terpendek dalam jaraknya (Sedarmayanti, 2001:112).

Efisiensi kerja juga merupakan perbandingan antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja tersebut. Perbandingan itu dapat dilihat dalam 2 segi yaitu :

a. Segi Usaha

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien apabila sesuatu hasil tertentu dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit. Pengertian usaha dapat dilihat dari 5 sumber kerja yaitu pikiran , tenaga, waktu, ruang dan benda (termasuk uang).

b. Segi Hasil

Suatu kegiatan dapat disebut efisien apabila dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang banyak.

Dari beberapa uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan efisiensi kerja adalah suatu proses kegiatan yang mencapai hasil sebesar

mungkin dan dengan pengorbanan yang sekecil mungkin untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2. Syarat–Syarat Tercapainya Efisiensi Kerja

Dalam pelaksanaan pekerjaan terdapat syarat-syarat yang harus dipenuhi agar efisiensi kerja dapat tercapai. Syarat-syarat tercapainya efisiensi kerja, antara lain :

a. Berhasil guna/efektif.

Untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

b. Ekonomis.

Untuk menyebutkan bahwa di dalam usaha pencapaian efisiensi, biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, ruangan dan lain sebagainya, telah dipergunakan setepat-tepatnya.

c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan.

Untuk membuktikan bahwa di dalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.

d. Pembagian kerja yang nyata.

Berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik, oleh sebab itu harus ada pembagian kerja yang nyata yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.

e. Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab.

Seseorang harus mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang seimbang dan bersifat rasional.

f. Prosedur kerja yang praktis dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan.

Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan, haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar.

3. Faktor–Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja

Dalam (Sedarmayanti, 2001:124), menurut Prof. Yutta, faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu :

a. Physical Environment (lingkungan kerja) b. Non Physical Environment (suasana kerja) c. Struktur Organisasi

d. Prosedur dan Tata Kerja

e. Prosedur Design (corak hasil produksi) f. Kecakapan para pekerja

g. Keinginan bekerja

Selanjutnya menurut Liang Gie terdapat 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja yaitu :

a. Keinginan bekerja

Mempunyai kaitan dengan rangsangan yang dapat menimbulkan gairah kerja. Rangsangan ini dapat berasal dari luar seperti penghargaaan yang nyata, prestasi kerja, gaji yang cukup, kepastian jenjang jabatan dan sebagainya. Sedangkan

rangsangan dari dalam dapat berupa dorongan dan keinginan ke arah pemuasan diri sendiri maupun sosial misalnya keinginan berprestasi, keinginan untuk mengabdi kepada masyarakat, keinginan untuk mendapatkan pengakuan dan penghargaan dari masyarakat.

b. Kemampuan Bekerja

Hal ini tergantung pada fisik dan rohani yang baik. c. Kemahiran Bekerja

Tergantung pada tingkat pendidikan, pengetahuan dan pengalaman kerja.

4. Sumber Efisiensi Kerja

Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal, pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian, disiplin (Sedarmayanti, 2001:118).

a. Kesadaran

Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Adanya kesadaran mendorong orang untuk berkeinginan membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan sesuatu dengan kesadarannya. Kesadaran sebagai sumber efisiensi perlu dipupuk sehingga usaha-usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.

b. Keahlian

Keahlian manusia akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan, supaya efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat. Untuk dapat mengembangkan keahlian diperlukan berbagai jenis latihan bagi

mereka, baik yang diselenggarakan oleh organisasi sendiri maupun diluar organisasi. Organisasi kerja harus menetapkan alat-alat atau ukuran kapan dan jenis latihan apa yang diperlukan bagi pegawai.

c. Disiplin

Disiplin dapat ditumbuhkan dalam waktu yang relatif singkat dan pada umumnya dapat dipaksakan melalui atau menggunakan suatu aturan. Usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada organisasi dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata cara atau tata kerja yang sederhana tetapi memadai, yang dapat diketahui oleh setiap pegawai sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka. Dan yang tidak kalah penting adalah menciptakan keseimbangan antara kepentingan antara organisasi dan pribadi yang kadang-kadang saling bergesekan.

5. Azas–Azas Efisiensi Kerja

Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya azas-azas tertentu agar dapat dicapai perbandingan terbaik antara setiap kerja dan hasilnya. Menurut Sukoco (2007:242), azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu : a. Azas Perencanaan

Merencanakan berarti terlebih dahulu menggambarkan tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.

b. Azas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang rumit atau pekerjaan yang sulit menjadi lebih mudah atau ringan.

c. Azas Penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian bahan atau benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan tersebut menjadi lebih murah.

d. Azas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

e. Azas Penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.

B. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Di setiap kantor umumnya terdapat sub-sub bagian kerja, begitu pula pada Fakultas Ekonomi di Universitas Sumatera Utara. Salah satu sub bagian kerja Fakultas Ekonomi adalah Sub Bagian Perlengkapan. Sub Bagian Perlengkapan merupakan salah satu unit kerja di bawah Biro Tata Usaha yang mempunyai tugas melaksanakan segala urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan fakultas.

Untuk melaksanakan tugas tersebut, Sub Bagian Perlengkapan mempunyai fungsi melaksanakan administrasi pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan serta melaksanakan inventarisasi dan mempersiapkan usul penghapusan barang perlengkapan. Untuk mendukung layanan administrasi perlengkapan, Sub Bagian

Perlengkapan mempunyai unit gudang yang berfungsi untuk menyimpan barang-barang persediaan berupa ATK (Alat Tulis Kantor), BHP (Barang Habis Pakai) dan lain-lain yang diperlukan oleh fakultas.

Analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari :

1. Tata Kerja

Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya penggunaan komputer dalam penyelesaian pekerjaan mengetik. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat, seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, pembukuan, dan laporan-laporan.

b. Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor diletakkan ditempat yang mudah dijangkau.

Selain itu, masih ada masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Pembagian kerja sudah jelas namun terkadang masih sering terjadi penumpukan pekerjaan pada satu orang pegawai saja.

2. Prosedur dan tata cara pelaksanaan pekerjaan yang terkadang tidak terlaksana dengan baik sehingga sering sekali ada pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan tepat waktu.

3. Terjadi pinjam meminjam komputer karena keterbatasan komputer yang tersedia sehingga membuat pegawai bagian perlengkapan harus menunggu untuk bergantian menggunakan komputer sehingga banyak waktu yang terbuang.

Berdasarkan uraian di atas maka diperlukan adanya pembagian dan tata cara pelaksanaan pekerjaan yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang besar maupun pekerjaan yang kecil dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, dan menggunakan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, menghemat pikiran serta tenaga.

2. Pemakaian Tenaga

Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Setiap pekerjaan kantor pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis, seperti komputer.

b. Setiap pekerjaan pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan berdasarkan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis dan dibuat dalam satu proses dengan tujuan agar langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang sehingga dapat menghemat tenaga.

3. Pemakaian Waktu

Pemakaian waktu pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seefisien mungkin, hal ini dapat dilihat dari :

a. Rencana Kerja

Pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun rencana kerja yang disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan yang diumumkan kepada seluruh pegawai.

b. Disiplin

Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU berdasarkan pengamatan penulis sudah baik, karena selama penulis mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Namun terkadang masih ada beberapa pekerjaan yang menumpuk. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :

2) Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib 3) Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib

Para pegawai yang bekerja di Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai akan menjalin hubungan kerja yang baik dan pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai seperti kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama, dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi yang akan datang.

Tujuan kedisiplinan adalah untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja,

dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur (Subekti, 2008).

4. Pemakaian Ruang

Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.

Pemakaian ruang kerja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU, hal tersebut dapat dilihat dari :

a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.

b. Berkas atau file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.

c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU secara umum setiap pegawai meletakkan alat-alat tulis di atas meja kerja mereka dengan rapi.

5. Prestasi Kerja Pegawai

Pada umumnya orang-orang yang berkecimpung dalam manajemen sumber daya manusia sependapat bahwa penilaian prestasi kerja merupakan bagian penting dari seluruh proses kekaryaan pegawai yang bersangkutan. Penting sekali penilaian prestasi kerja yang rasional dan diterapkan secara objektif. Dalam melakukan penilaian atas kerja, para pegawai harus memiliki interaksi positif dan berkesinambungan antara pejabat, pimpinan dan bagian kepegawaian. Interaksi positif tersebut dapat menumbuhkan loyalitas dan semangat kerja karena mereka merasa diperlakukan secara adil (Fathoni : 2006).

Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:

1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.

2. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan. 3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.

4. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan. 5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.

6. Fasilitas Kerja

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan pegawai dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi.

Adapun fasilitas kerja yang digunakan pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

a. Komputer

Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas pegawai di kantor. Pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU terdapat dua unit komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor.

b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas serta data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin

fotocopy.

Pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, kurangnya mesin printer disebabkan karena ada mesin

printer yang berkualitas baik yang rusak sehingga terkadang pegawai harus mencetak pekerjaan di luar.

c. Telepon

Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena

dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda tempat dalam jarak yang jauh. Terdapat satu unit telepon di kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas ke bawah, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file atau surat-surat penting bagi kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU. Di kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat lima Filling Cabinet

dan lima lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/file-file

penting.

C. Penilaian Kinerja Pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Efisiensi kerja pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dinilai berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha yang maksimal, pembagian dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang efisien atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Definisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian prestasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :

1. Kesetiaan, berkaitan dengan ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.

2. Prestasi kerja, berkaitan dengan hasil kerja yang telah dicapai pegawai dan sejauh mana pegawai dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik serta dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Tanggung jawab, berkaitan dengan sejauh mana pegawai itu sanggup melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.

4. Kejujuran, berkaitan dengan ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.

5. Kerjasama, berkaitan dengan kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain.

6. Kehadiran dari pegawai. 7. Kerajinan.

Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh dari laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Efisiensi kerja dapat diterapkan terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian pekerjaan.

2. Kegiatan pengawasan dan evaluasi demi terciptanya efisiensi kerja pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah terlaksana dengan baik.

3. Efisiensi kerja pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

4. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin, misalnya dilakukan melalui rapat atau pengarahan langsung.

5. Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU berdasarkan pengamatan penulis sudah baik karena para

pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

6. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan, misalnya pemakaian komputer, printer, dan lain-lain.

B. Saran

Dari kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Di samping adanya perencanaan yang baik dalam mendukung terciptanya efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, serta tenaga. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja, baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

2. Untuk mengatasi kendala-kendala yang ada dalam melaksanakan pekerjaan kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU harus memiliki

pembagian dan tata cara pelaksanaan pekerjaan yang nyata agar tidak terjadi penumpukan pekerjaan.

3. Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan dan pelatihan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dapat dilakukan sesuai dengan cita-cita organisasi. 4. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, ada hal-hal yang perlu

dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai seperti kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama, dan lain-lain. Diharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal.

5. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media : Jakarta.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta : Jakarta.

Liang Gie, The. 1997. Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara. Penerbit Gajah Mada University Press : Yogyakarta.

Miranda, Widjaja, Tunggal, 2003. Istilah Penting Manajemen Mutu. Penerbit Harvarindo : Jakarta.

Sastradipoera, K., 2001. Azas-Azas Manajemen Perkantoran. Kappa-Sigma : Bandung.

Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran.Mandar Maju : Bandung.

Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Salemba Empat : Yogyakarta.

USU Press, 2007. Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi. Medan. Subekti, Heru, 2008. Disiplin Kerja.http://subekti-heru.blogspot.com

dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda tempat dalam jarak yang jauh. Terdapat satu unit telepon di kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas ke bawah, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file atau surat-surat penting bagi kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU. Di kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat lima Filling Cabinet dan lima lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/file-file penting.

C. Penilaian Kinerja Pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Efisiensi kerja pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dinilai berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha yang maksimal, pembagian dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang efisien atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Definisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian prestasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :

1. Kesetiaan, berkaitan dengan ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.

2. Prestasi kerja, berkaitan dengan hasil kerja yang telah dicapai pegawai dan sejauh mana pegawai dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik serta dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Tanggung jawab, berkaitan dengan sejauh mana pegawai itu sanggup melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.

4. Kejujuran, berkaitan dengan ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.

5. Kerjasama, berkaitan dengan kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain.

6. Kehadiran dari pegawai. 7. Kerajinan.

Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh dari laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Efisiensi kerja dapat diterapkan terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian pekerjaan.

2. Kegiatan pengawasan dan evaluasi demi terciptanya efisiensi kerja pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah terlaksana dengan baik.

3. Efisiensi kerja pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

4. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin, misalnya dilakukan melalui rapat atau pengarahan langsung.

5. Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU berdasarkan pengamatan penulis sudah baik karena para

pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

6. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan, misalnya pemakaian komputer, printer, dan lain-lain.

B. Saran

Dari kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Di samping adanya perencanaan yang baik dalam mendukung terciptanya efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, serta tenaga. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja, baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

2. Untuk mengatasi kendala-kendala yang ada dalam melaksanakan pekerjaan kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU harus memiliki

pembagian dan tata cara pelaksanaan pekerjaan yang nyata agar tidak terjadi penumpukan pekerjaan.

3. Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan dan pelatihan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dapat dilakukan sesuai dengan cita-cita organisasi. 4. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, ada hal-hal yang perlu

dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai seperti kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama, dan lain-lain. Diharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal.

5. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media : Jakarta.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta : Jakarta.

Liang Gie, The. 1997. Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara. Penerbit Gajah Mada University Press : Yogyakarta.

Miranda, Widjaja, Tunggal, 2003. Istilah Penting Manajemen Mutu. Penerbit Harvarindo : Jakarta.

Sastradipoera, K., 2001. Azas-Azas Manajemen Perkantoran. Kappa-Sigma : Bandung.

Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran.Mandar Maju : Bandung.

Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Salemba Empat : Yogyakarta.

USU Press, 2007. Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi. Medan. Subekti, Heru, 2008. Disiplin Kerja.http://subekti-heru.blogspot.com