BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah,
khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi. Untuk mempercepat proses kegiatan pertukaran informasi penggunaan tekhnologi
komunikasi yang canggih sangatlah diperlukan di suatu organisasi. Meskipun penggunaan tekhnologi informasi sangatlah diperlukan untuk mempercepat proses
pertukaran informasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah akan tetapi masih terdapat alat komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan
keberadaannya bahkan masih kokoh terpakai sampai saat ini seolah tidak dapat digantikan kedudukannya oleh tekhnologi komunikasi yang ada. Komunikasi
tertulis yang dimaksud adalah surat. Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat tidak dapat digantikan perannya di dalam kegiatan
suatu organisasi sekalipun dengan penggunaan tekhnologi komunikasi seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan dengan jaringan
informasi global seperti penggunaan internet yang dewasa ini sering kali digunakan. Tekhnologi komunikasi hanya dapat dijadikan sebagai alat bantu
dalam proses penyampaian informasi dengan cepat.Sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Dengan
menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada
seseorangorganisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi yang ada
Universitas Sumatera Utara
didalam surat sifatnya jelas, akurat dan dapat menjadi alat bukti tertulis sewaktu- waktu jika diperlukan. Penggunaan surat juga dipandang efisien sebab ongkos
pengiriman surat relatif lebih murah dibandingkan dengan penggunaan tekhnologi komunikasi.
Jika dilihat dari peranannya jelaslah bahwa surat merupakan alat bukti tertulis dalam proses penyampaian informasiberita yang perannya tidak dapat
digantikan, sekalipun dengan penggunaan teknologi komunikasi. Maka dengan demikian sudah selayaknya suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah
melakukan penanganan khusus terhadap surat-surat yang masuk ke dalam organisasi maupun surat yang dikeluarkan oleh organisasi. Penangan surat yang
baik dapat memperlancar kegiatan administrasi khususnya yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi didalam suatu organisasi. Namun kenyataannya sampai
saat ini masih banyak organisasi yang tidak mampu menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluarnya dengan baik, sehingga hal tersebut
dapat memperlambat aktivitas korespondensi suatu organisasi. Penanganan surat masuk dan surat keluar yang tidak baik dapat
mengakibatkan kerugian bagi sebuah organisasi. Salah satu contoh keterlambatan penanganan surat masuk yaitu keterlambatan sebuah perusahaan dagang
membalas surat permintaan dari seorang pelanggan. Hal ini mengakibatkan hilangnya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.
Prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang baik tidak hanya dibutuhkan pada perusahaan dagang saja. Fakultas Ekonomi sebagai salah satu
organisasi juga harus mampu menangani surat masuk dan surat keluarnya dengan
Universitas Sumatera Utara
baik. Kegiatan surat–menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja, termasuk Bagian Kepegawaian.
Salah satu contoh penaganan surat masuk dan surat keluar yang kurang baik di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu sering
kali pegawai lupa untuk menuliskan nomor dan tanggal surat keluar ke dalam buku besar.
Mengingat pentingnya peran surat didalam suatu organisasi, maka penulis
tertarik untuk membahas mengenai “ Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara “.
B. Permasalahan
Kategori