F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah
dalam mewujudkan semua itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian–penelitian ilmiah khususnya bidang
ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia SDM yang benar–benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’
mi’raj, dll sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
Universitas Sumatera Utara
G. Rencana Kegiatan.
Rencana fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil
2. Perkuliahan semester genapganjil
3. kegiatan Ujian mid semesterujian semester genapganjil
4. Wisuda Mahasiswa
Universitas Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Fungsi Surat 1. Pengertian Surat
Kerjasama ke dalam maupun keluar organisasi sangatlah diperlukan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama tersebut dapat dilakukan
dengan baik diperlukan komunikasi yang baik di dalam suatu organisasi. Salah satu media komunikasi yang sering digunakan dalam organisasi adalah surat.
Menurut Wiyasa 2003:2, surat adalah satu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang
lain.Menurut Purwanto 2006 :139, surat adalah bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan komunikasi-komunikasi bisnis maupun non
bisnis kepada pihak lain. Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Bahasa, surat adalah alat komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan.
Dari defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat, yaitu : a.
Surat merupakan alat atau sarana komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan menggunakan sehelai kertas atau lebih.
b. Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lain atas
nama pribadi atau atas nama kedudukannya didalam organisasi.
Universitas Sumatera Utara
c. Informasi yang disampaikan didalam surat dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, permohonan, ataupun laporan. Surat dipandang mencerminkan keadaan, mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
suatu organisasi atau kantor yang bersangkutan, oleh karena itu kegiatan surat- menyurat hendaknya mendapat penanganan khusus sehingga tidak menimbulkan
kesan yang kurang baik bagi organisasi yang bersangkutan.
2. Fungsi Surat
Dari defenisi surat diatas dapat diketahui fungsi surat. Menurut Zubeirsyah dan Nurhayati Lubis 2004:1, fungsi surat adalah sebagai berikut :
a. Sarana perhubungan secara tertulis
b. Tanda bukti tertulis
c. Sebagai arsippertinggal
d. Alat pengingat
e. Menjadi dokumentasi
f. Menjadi dutawakil
g. Menjamin keamanan danketerangan dalam setiap aktivitas .
B. Jenis-Jenis Surat
Menurut Purwanto 2006 :142, surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis yaitu :
Universitas Sumatera Utara
1. Berdasarkan Jenis Pemakaiannya
a. Surat pribadi
Surat Pribadi ialah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman, atau kenalan. Contoh surat pribadi antara lain :
1 Surat lamaran
2 Surat permohonan izin.
b. Surat dinasresmi
Surat dinasresmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat dinasresmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat
dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Contoh surat dinas antara lain :
1 Surat keputusan
2 Surat tugas
3 Surat undangan rapat dinas
4 Surat edaran
c. Surat bisnisniaga
Surat niagadagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan
kepada semua pihak. Contoh surat niaga antara lain : 1
Surat permintaan penawaran 2
Surat penawaran jasa 3
Surat pesanan
Universitas Sumatera Utara
4 Surat tagihan
d. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga- lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbgai kepentingan sosial bagi
masyarakat pada umumnya.
2. Berdasarkan Sifatnya
a. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa bukan rahasia,dapat beramplop dan tanpa amplop.
Contohnya: Surat Pemberitahuan b.
Surat konfidensialterbatas Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk
kalangan tertentu atau ditujukan untuk pejabat tertentu dan bukan untuk disebar luaskan secara meluas.
Contohnya : Surat hasil keputusan wawancara kerja c.
Surat rahasia Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh
orangpejabattertentu dalam sebuah organisasi.
3. Berdasarkan Urgensi Penyelesaian
a. Surat biasa
Universitas Sumatera Utara
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
b. Surat segera
Surat segera adalah surat yang memerlukan penanganan secepat mumgkin atau dilakukan dengan segera.
c. Surat kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan dan memperoleh perlakuan khusus dari pada surat-surat
lainnya.
4. Berdasarkan Jenis Kegiatannya
a. Surat intern
Surat intern ialah surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantorinstansi yang bersangkutan. Adapun contoh surat intern adalah memo
dan nota. b.
Surat ekstern Surat ekstern ialah surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-
pihak di luar kantorinstansi yang bersangkutan.
5. Berdasarkan Wujudnya
a. Kartu pos
b. Warkat pos
Universitas Sumatera Utara
c. Surat bersampul
d. Notamemo
e. Telegram, telex, dan faximile
Jenis surat yang ada pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah :
a. Surat dinas
b. Surat pelaksanaan tugas
c. Surat usul pengangkatan pegawai baru
d. Surat usul kenaikan pangkat
e. Surat pemberitahuan
f.Surat undangan rapat-rapat dinas g.
Surat keputusan h.
Surat instruksi
C. Bentuk-Bentuk surat
Menurut Zubeirsyah dan Nurhayati Lubis 2004: 3 , bentuk surat ialah tata letak bagian-bagian surat atau posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan
perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi memproses surat tersebut. Adapun bentuk-bentuk surat adalah sebagai berikut :
1. Bentuk lurus penuh Full block style
2. Bentuk lurus Block style
3. Bentuk setengah lurus Semi block style
Universitas Sumatera Utara
4. Bentuk lekuk Indented style
5. Bentuk paragraf menggantung Hanging paragraph style
6. Bentuk surat resmi pemerintah Official style
a. Model lama
b. Model baru
Universitas Sumatera Utara
1 4-6
2-4 7580
1520 2x
2x 2
3 3-4
4 5
, 6 2x
2x 2x
2x
2x 2x
4-6 7
8
9
2x 2x
2x , 10
11 12
13 14
15 16
FULL BLOCK STYLE Bentuk Lurus Penuh
1 4-6
2-4 7580
1520 2x
2x 2
3 3-4
4 5
, 6 2x
2x 2x
2x
2x 2-3
7 8
9
2x 2x
10 11
12 13
14 15
16
BLOCK STYLE Bentuk Lurus
5055
8 8
Universitas Sumatera Utara
1 4-6
2-4 7580
1520 2x
2x 2
3 3-4
4 5
, 6 2x
2x 2x
2-3 7
9
2x 2x
, 10 11
12 13
14 15
16
SEMI BLOCK STYLE Bentuk Setengah Lurus
5055
8 5
2x
2x 5
5
2x 1
4-6
2-4 7580
1520 2x
2x 2
3 3-4
4 5
, 6 2x
2x 2x
2x
2-3 7
9
2x 2x
, 10 11
12 13
14 15
16
IDENTED STYLE Bentuk lekuk
5055
8 4
2x
2x 4-6
5 5
5
Gambar 3.3 Gambar 3.4
Universitas Sumatera Utara
1 4-6
2-4 7580
1520 2x
2x 2
3 3-4
4 5
, 6 2x
2x
2x 2x
2-3 7
9
2x 2x
, 10 11
12 13
14 15
16
HANGING PARAGRAPH STYLE Model Paragraf
Menggantung
5055
8 2x
4-6 5-12
5-12
5-12 1
4-6
2-4 2x
2x 2
3 4 x
4 2x
3-4 2x
2-3 7
9
2x
2x 10
11 12
13 14
OFFICIAL STYLE Model Surat Resmi Pemerintahan Model Lama
8 5
2x
2x 5
5
4-6 3
,
6 2 hentakan
Gambar 3. 5 Gambar 3. 6 a
Universitas Sumatera Utara
Keterangan Bagian-bagian Surat Resmi Pemerintah 1 Kepala Surat Kop Surat
2 Nomor Surat 3 Tanggal Surat
4 Lampiran 5 Perihal
6 Alamat yang dituju 7 Pembuka kata
8 Isi surat 9 Penutup kata
10 Nama unit kerja 11 Nama jabatan
12 Nama terang 13 NIP = Nomor Induk Pegawai
14 Tembusan
Catatan : Bila surat yang bersifat rahasisa atau konfidensial, bagian surat ditambah Sifat:
Rahasia atau Konfiedensial di bawah nomor surat
5055 7580
1 4-6
2-4 2x
2x 2
3
6 x 4
2x
3-4 2x
7
9
2x
2x 10
11
12 13
14
OFFICIAL STYLE Model Surat Resmi Pemerintahan Model Baru
8 5
3-4
2x 5
5 3-4
3 ,
6 57
2x
4-6
Gambar 3. 6 b
Universitas Sumatera Utara
Bentuk surat yang sering digunakan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah bentuk Official Style Model Surat
Resmi Indonesia Baru. Surat-surat pada Bagian Kepegawaian bersifat resmi hal ini dikarenakan Bagian Kepegawaian merupakan bagian dari unit kerja Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus negeri sehingga surat-surat yang diterima maupun dikeluarkan harus
menggunakan format surat yang resmi seperti Official Style.
D.Bagian-Bagian Surat
Menurut Zubeirsyah dan Nurhayati Lubis 2004:12, setiap surat dinas yang lengkap baik surat niaga maupun surat dinas pemerintah terdiri dari bagian-
bagian atau unsur- unsur surat. Dari gabungan atau unsur–unsur surat itulah terbentuk sebuah surat. Bagian-bagian surat itu adalah :
1. Kepala Surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat surat
7. Salam pembukapembuka surat
8. Kata pembuka
9. Isi surat
Universitas Sumatera Utara
10. Kata penutup.
11. Penutup suratsalam penutup
12. Nama perusahaan atau organisasi
13. Nama terang
14. Nama jabatan.
15. Inisialsingkatan
16. Tembusan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas korespondensinya dengan baik. Surat yang merupakan
alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun
bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : a.
Kop surat
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Telp. 8214545 Fax. 061 8214545
MEDAN
Universitas Sumatera Utara
Kop surat yang digunakan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :
1 Nama organisasi
2 Alamat lengkap
3 Lambanglogo
4 Nomor telepon
b. Tanggal surat
Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala
surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat. c.
Nomor surat Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan
Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : Nomor : 6325H5.2. 1. 5SDM2009
Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU
Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik
Kode unit kerja Fakultas
K d i k j P
b D k
II
Universitas Sumatera Utara
d. Lampiran
Kata lampiran ditulis sejajar dengan nomor surat dan berada disebelah kiri. e.
Hal Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal
f. Alamat surat
Penggunaan alamat surat sering tidak digunakan oleh Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
g. Salam Pembuka
Salam pembuka yang sering digunakan adalah “ Dengan hormat “, akan tetapi penggunaan salam pembuka tidak digunakan pada semua surat. Pada Surat
Pernyataan Melaksanakan Tugas tidak digunakan salam pembuka. h.
Isi Surat Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan terlebih dahulu
sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, lengkap, benar, dan sopan.
i. Salam penutup
Salam penutup jarang digunakan pada surat resmi, hal ini dilakukan agar menghindari penghormatan yang berlebih-lebihan. Didalam surat yang di
Universitas Sumatera Utara
keluarkan Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan
nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.
j. Tanda tangan penanggung jawab surat
Surat yang dikeluarkan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan
Fakultas Ekonomi, atau Pembantu Dekan II. k.
Tembusan Surat pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut Rektor, Dekan, Pegawai
E. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Prosedur Penanganan Surat masuk
Kategori