skill, percaya diri serta komitmen adalah kekurangan yang umum terjadi pada staf senior organisasi pemerintahan dalam menyongsong e-Government.
2.12 Enam Tingkat Menuju e-Government
Dalam membangun e-government, tentunya perlu dilakukan persiapan-persiapan dari segala sisi. Terdapat enam tingkat persiapan yang dapat bisa dilakukan oleh suatu organisasi pemerintahan.
Tentunya, tidak semua tingkatan-tingkatan yang ada dibawah ini harus dilakukan, karena hal ini sangat bergantung pada aspek-aspek yang telah disebutkan sebelumnya:
a Set-up sistem e-mail dan jaringan internal
b Akses informasi untuk inter-organisasi pemerintahan publik.
c Membangun konflik dua arah .
d Memungkinkan pertukaran nilai.
e Demokrasi digital.
f Portal yang menyediakan kebutuhan warga negera.
2.13 Set-up Sistem Email dan Jaringan Internal
Sebagian organisasi berangkat dari membangun sistem yang terutama difokuskan pad proses internal. Aplikasi jaringan pertama dalam banyak organisasi bertipe mendukung fungsi
administrasi dasar seperti payroll, akutansi, dan sebagaimya. Mengadopsi sistem seperti ini dapat
Universitas Sumatera Utara
membawa manfaat sekaligus resiko yang signifikan. Pada sisi manfaat, penggunaan ICT memungkinkan pengurangan secara signifikan dari pengendalian biaya informasi. Penghematan
datang dari pengurangan biaya tenaga kerja, menaikkan keakuratan serta kecepatan proses kerja. Sedangkan resiko yang umum terjadi dalam implementasi sistem seperti ini adalah kemungkinan
memanipulasi dokumen selama masa perpindahan dari sistem manual ke sistem berbasis ICT. Untuk meminimalisasi resiko ini, yang dapat dilakukan adalah:
a Memelihara semua backup manual sebelum integritas sistem elektronik dapat dijamin.
b Meyakinkan pembuatan dari dokumen yang dapat dipercayadiandalkan unttuk melayani
fakta-fakta yang dapat dipertanggungjawabkan.
c Melindungi integritas dan kebenarankeaslian semua dokumen untuk kebutuhan jangka
panjang, serta menyediakan akses dan update dokumen-dokumen tersebut.
Tipe lain dari tingkat pertama ini adalah digunakannya sistem e-mail. Meskipun e-mail dapat menjangkau keluar orgagnisasi melalui internet, banyak dari organisasi pemerintahan
menggunakan e-mail terutama untuk message internal. Sistem e-mail mempunyai banyak manfaat. e-mail dapat dikirim langsung kepada pihak yang berkaitan, tanpa harus melalui
hirarki-hirarki tertentu. Ini tentunya bisa memperbaiki proses sharing informasi, kordinasi dan feedback. Tetapi bagaimanapun juga, tetap terdapat resiko misskomunikasi. Untuk itu message-
message yang cukup penting tetap disampaikan melalui telepon, fax, atau disampaikan langsung.
Tipe yang lebih kompleks dari tingkat pertama ini adalah sistem terintegrasi semua departemen dan fungsi silang antar organisasi dengan sebuah sistem komputer, di mana dapat
Universitas Sumatera Utara
melayani departemen-departemen penting yang membutuhkan. Misalnya, seperti sistem Enterprise Resource Planning dapat mengintegrasikan data finansial, dan standarisasi Human
ResourceInformation. Sistem ini memungkinkan pelayanan data yang lebih lagi misal, item ongkos untuk di-sharing antardepartemen. Sebagai contoh adalah Departemen keuangan dan
perencanaan pemerintahan Sri Langka mendesain sistem terintegritas di antara jalur cepat.
Departemen ini mempunyai visi membangun kembali kedalam rebulding itself dengan performa organisasi yang tinggi. Visi ini adalah bagian dari pengalaman bank sentral, di mana
dalam mengimplementasikan re-organisation berhasil menyusutkan 50 staf di dalamnya. Unit implementasi baru berjalan dengan persetujuan untuk latihan private bisnis dengan departemen
terkait yang bertujuan membantu re-organisation seputar sistem baru yang didesain, serta menghindari resiko dan biaya dari kustomisasi sistem.
Sistem ini menggambarkan kesempatan kepada sektor public pada area manajemen finansial, manajemen perbendaharaan, manajemen SDM, termasuk payroll, manfaat
administrasi, dan lain-lain. Meskipun system ini awalnya hak milik dan berbasis client-server dalam skala organisasi internal, pada perkembangannya bisa terintegrasi dengan internet e-maiI
messaging, e-commerce, workflow, dan sebagainya. Dengan demikian, memungkinkan informasi bisa diakses oleh siapa saja yang membutuhkan, serta mengurangi training dan biaya
lainnya.
2.14 Akses informasi untuk inter-organisasi dan public
