Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Penjualan dan Retur Penjualan
I. Penjualan
Menurut Baridwan 2001:109, penjualan adalah “urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur
penagihan dan pencatatan penjualan.“ Baridwan 2001:109 menambahkan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan yaitu:
1. Bagian pesanan penjualan
Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar
bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di bawah bagian penjualan. Untuk kedua keadaan tersebut, bagian pesanan
penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Mengawasi semua pesanan yang diterima.
b. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman dan
melengkapi informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman.
c. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit.
d. Menentukan tanggal pengiriman. Apabila gudangnya lebih dari satu,
menentukan dari gudang mana akan dilakukan pengiriman. e.
Membuat surat perintah pengiriman shipping orders dan back orders beserta tembusan-tembusannya.
f. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan
mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan mana yang belum dipenuhi.
g. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang
dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti memorial journal voucheruntuk bagian piutang.
h. Mengawasi pengiriman barang-barang untuk contoh sample.
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
2.
Bagian kredit Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi
pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat memberikan persetujuan,bagian kredit
menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya,jumlah maksimum dan ketepatan waktu
pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan
penjualan.
3. Bagian gudang
Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah. Barang-
barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli.
4. Bagian pengiriman
Bagian pengiriman bertugas untuk mengirim barang-barang pada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman
yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang
dipesan. Pengembalian barang ini dilakukan apabila ada debit memo untuk retur pembelian.
5. Bagian billing pembuatan faktur atau penagihan
Tugas bagian pembuatan faktur adalah: a.
Membuat menerbitkan faktur penjualan dan tembusan-tembusannya. Kadang-kadang tidak membuat faktur tetapi melengkapi data harga dan
perkalian dalam faktur.
b. Menghitung biaya kirim penjualan dan Pajak Pertambahan Nilai.
c. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan dalam faktur.
Menurut Mulyadi 2001:215, informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem penjualan adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk
selama jangka waktu tertentu. 2.
Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. 3.
Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jngka waktu tertentu. 4.
Nama dan alamat pembeli. 5.
Kuantitas produk yang dijual 6.
Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7.
Otorisasi pejabat yang berwenang.
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
Menurut Mulyadi 2001:216, dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan adalah:
1. Surat order pengiriman dan tembusannya.
2. Faktur dan tembusannya.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan.
4. Bukt i memorial.
Mulyadi 2001:221 menyatakan bahwa terdapat catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan yaitu:
1. Jurnal penjualan berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara
tunai maupun secara kredit. 2.
Kartu piutang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
3. Kartu persediaan merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap
jenis persediaan. 4.
Kartu gudang berfungsi untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
5. Jurnal umum berfungsi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual
selama periode akuntansi tertentu. Mulyadi 2001:211 menambahkan fungsi-fungsi yang terkait dalam
sistem penjualan kredit, yaitu: 1.
Fungsi penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli,
mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman,
meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman.
2. Fungsi kredit
Fungsi ini bertanggung jawab meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi
pengiriman.
4. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.
5. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan
pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
6. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang
kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.
Adapun bagan alir dokumen penjualan kredit, seperti pada gambar berikut:
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
Gambar 2.1. Bagan Alir Dokumen Penjualan Kredit
Sumber : Mulyadi,2001,229
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
Gambar 2.2. Bagan Alir Dokumen Penjualan Kredit Lanjutan
Sumber : Mulyadi,2001,229
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
II. Retur Penjualan
Menurut Mulyadi 2001:233, retur penjualan merupakan ”kegiatan yang terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan.” Selain
itu, Mulyadi 2001:233 menyatakan bahwa terdapat fungsi-fungsi yang terkait dalam retur penjualan adalah:
1. Fungsi penjualan
2. Fungsi penerimaan
3. Fungsi gudang
4. Fungsi akuntansi
Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. Fungsi
penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi
gudang bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Fungsi
akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan pencatatan berkurangnya piutang
dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
Menurut Mulyadi 2001:234, dokumen yang terkait dalam retur penjualan adalah:
1. Memo kredit.
2. Laporan penerimaan barang.
Memo kredit merupakan dokumen sumber source document sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.