12
Gambar 2.1 Logo Ford
Sumber: www.ford.co.id
Ford menginginkan logo mereka tetap sederhana seperti sekarang. Menurut mereka, logo oval Ford adalah simbol kuat yang menjadi ikon
perusahaan dalam menempatkan dunia di atas roda. Ford akan memimpin industri mobil dengan tiga prinsip sederhana : produk yang hebat, bisnis yang
kuat dan dunia yang lebih baik .
B. STRUKTUR ORGANISASI
Organisasi pada dasarnya bertujuan untuk mengkoordinir suatu kelompok yang terdiri dari berbagai personalia serta mendayagunakan
kemampuan yang ada secara keseluruhan untuk diarahkan kepada tujuan tertentu. Selain itu juga dapat menggambarkan suatu rangkaian atau proses
yang harus di lalui dalam perumusan tujuan, pengambilan keputusan dan di lain pihak struktur ini merupakan perincian kegiatan atau tugas yang harus
dikerjakan oleh masing-masing pegawai sesuai dengan bidang serta wewenang yang diberikan kepadanya. Strukutur organisasi suatu perusahaan tentu berbeda
13 antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Hal ini tergantung kepada
besar kecilnya perusahaan dan jenis usaha yang dilakukan. Semakin berkembang suatu perusahaan, maka akan semakin kompleks pula struktur
organisasinya. Struktur organisasi ini dapat juga disebut sebagai kerangka dasar yang
menunjukkan orang-orang yang ada di dalamnya terhadap tujuan yang telah ditetapkan dan biasanya disebut oleh pimpinan sebelum dijalankan kegiatan
usaha dengan maksud agar lebih jelas dan terlihat susunanposisi dari setiap pegawai yang ada dalam organisasi sangat menentukan keberhasilan dari
tujuan yang akan dicapai dalam organisasi itu sendiri. Dengan adanya struktur organisasi ini, maka akan jelas bagi setiap anggota untuk dapat melaksanakan
tugas dan tanggung jawabnya. Berikut ini adalah bagan struktur organisasi pada PT. Auto Kencana Andalas-Ford Medan .
14
Direktur r
CFO
GM Finance
Manager ACC
HRD Manager
Manager Finance
COO
GM Operation
Kepala Cabang
SPV Sales
Sales Excecutive Sales
Counter
ADH
ADM Penagihan
ADM STNK
ADM Stock
Service Manager Kepala Bengkel
Foreman Foreman
Service Advisor
Mekanik Mekanik
Auditor
Gambar 2.2 Struktur Organisasi FORD MEDAN
Sumber: PT. Auto Kencana Andalas-Ford Medan
15
C. JOB DESCRIPTION
Berikut ini uraian tugas dari struktur organisasi tersebut : A.
Direktur Mengambil keputusan dan pertanggung jawaban dalam menjalankan dan
memimpin perusahaan. Tugas dan wewenang Direktur sebagai berikut : 1.
Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan. 2.
Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.
3. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk
juga keuntungan perusahaan. 4.
Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan perusahaan.
5. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan
dunia luar perusahaan. 6.
Menetapkan strategi-strategi strategis untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
7. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai
dari bidang administrasi, kepegawaian, hingga pengadaan barang. 8.
Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan. B.
Chief Financial Officer CFO
16 Chief Financial Officer membawahi General Manager Financial secara
langsung yang bertanggung jawab atas pelaporan, penggalangan dana, dan penganggaran. Tanggung jawab dan wewenang CFO sebagai berikut :
1. Membentuk strategi penggalangan dana.
2. Membuat keputusan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
3. Merumuskan dokumen keuangan.
4. Membahas kesehatan keuangan perusahaan dengan direktur
General Manager Finance Koordinator kegiatan finansial yang membawahi Manager Keuangan, HRD
Human Resource Development dan Manajer Akuntansi secara langsung dalam perusahaan yang juga menentukan kebijakan atas aktivitas yang
dijalankan. Tugas dan wewenang General Manager Financial sebagai berikut :
1. Membantu direksi melaksanakan fungsi manajemen dalam bidang
keuangan perusahaan, mengatur, mengendalikan dan menyusun rencana kerja atau anggaran perusahaan.
2. Bertanggung jawab sebagai pemegang pengaman penerimaan dan
pengeluaran dana kas kecil petty cash fund . a.
Manajer Keuangan Tugas dan wewenang Manajer Keuangan
17 1.
Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat
waktu dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2.
Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan
bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi
keuangan lainnya. 3.
Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan
terhadap peraturan perpajakan. b.
Manajer Akuntansi Tugas dan wewenang Manajer Akuntansi :
1. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi
keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
2. Memeriksa penyelesaian buku induk, pos-pos material untuk
penyelesaian neraca. 3.
Menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai posisi keuangan yang baik.
c. HRD Human Resource Development Manager
Tugas dan wewenang Manager HRD :
18 1.
Membantu pimpinan dalam perencanaan dan pengembangan, mendokumentasikan data dan menyiapkan program kesejahteraan
karyawan. 2.
Melayani dalam perekrutan karyawan baru. 3.
Mengawasi dan melakukan pembinaan dan evaluasi kinerja. 4.
Menyiapkan dan memberikan lapora secara berkala tentang pelaksanaan kegiatan bagian personalia.
C. Chief Operating Officer COO
Chief Operating Officer membawahi General Manager Operation secara langsung yang bertanggung jawab atas operasional internal perusahaan
seperti operasional kantor, karyawan, hingga bisnis. Tanggung jawab dan wewenang COO sebagai berikut :
1. Mengatur perusahaan dari segi operasional.
2. Bertindak sebagai penghubung antara karyawan dan direktur.
3. Mengatur bisnis inti.
General Manager Operation Koordinator kegiatan operasional yang membawahi Kepala Cabang secara
langsung dalam perusahaan yang juga menentukan kebijakan atas aktivitas yang dijalankan. Tugas dan wewenang General Manager Operation sebagai
berikut: 1.
Mengkoordinir kegiatan yang berada langsung di bawahnya. 2.
Memeriksa, merevisi dan menyetujui rencana kerja dan anggaran.
19 Kepala Cabang
Kepala Cabang secara langsung membawahi Supervisor Sales dan Sales Counter yang bertugas melakukan pengelolaan cabang, meningkatkan
produktivitas cabang serta membuat perencanaan strategis dan target cabang sesuai dengan guide line dari pusat. Tugas dan wewenang Kepala Cabang
sebagai berikut : 1.
Mengawasi dan mengkoordinasi seluruh kegiatan yang dilaksanakan kantor cabang sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
2. Membuat analisis mengenai perkembangan perusahaan dinilai dari segi
keuangan maupun pelaksanaan operasional perusahaan untuk menilai efisiensi dan efektivitas kerja.
3. Menerima laporan dari setiap departemen tentang hasil yang telah dicapai
oleh masing-masing departemen tersebut. 4.
Meminta pertanggung jawaban kepada Kepala Bengkel dan Kepala Administrasi dalam menjalankan pekerjaan apabila pelaksanaannya tidak
sesuai prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya. a.
Sales Counter Memasarkan produk di showroom tanpa melakukan moving dan hanya
melayani pelanggan yang datang langsung. b.
SPV Sales Tugas dan wewenang Supevisor Sales sebagai berikut :
20 •
Melayani calon pembeli yang datang atau menelpon ke showroom . •
Mengatasi masalah yang berhubungan dengan konsumen •
Turut menunjang program penjualan dengan memberikan informasi terbaru.
a Sales Executive
Membangun hubungan bisnis jangka panjang dengan pelanggan perusahaan.
D. ADH Administration Development Head
Administration Head secara langsung membawahi administrasi penagihan, administrasi STNK, dan administrasi stock. Melaksanakan administrasi
umum dan perlengkapan kantor dan kepegawaian perusahaan. Tugas dan wewenang Kepala Administrasi sebagai berikut :
1. Melaksanakan pengawasan disiplin pegawai meliputi absensi kerja,cuti,
izin dan sebagainya. 2.
Melaksanakan hubungan masyarakat secara umum. 3.
Melaksanakan penyusunan anggaran belanja. 4.
Melaksanakan pengurusan perbendaharaan da pertanggung jawaban keuangan.
5. Melaksanakan pengurusan perbendaharaan da pertanggung jawaban
keuangan. 6.
Melaksanakan penyimpanan, pemeliharaan serta pengaman dokumen keuangan.
21 a.
Adm. Penagihan Melakukan penagihan yang telah jatuh tempo serta melakukan faktur
penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya. b.
Adm. STNK Melaksanakan proses pengajuan faktur untuk pembuatan STNK atas
unit kendaraan yang terjual. c.
Adm. Stock Memastikan ketersedaaan stok, melakukan pemesanan ulang stok
yang habis atau hampir habis, melakukan stok opname atau pengecekkan atok secara berkala serta membuat laporan stok masuk,
keluar dan saldo . E.
Service Manager Service Manager membawahi secara langsung Kepala Bengkel yang
bertanggung jawab mengawasi karyawan untuk memastikan mereka memenuhi standar kualitas dealer serta mengajar dan mengevaluasi
karyawan dari pekerjaan mereka. Tanggung jawab dan wewenang Service Manager sebagai berikut :
1. Menganalisa dan mengontrol kebutuhan equipment dan tools.
2. Membantu personel bengkel dalam menangani masalah di bengkel.
22 3.
Merencaakan dan mengirim Mekanik dan Foreman untuk training ke kantor pusat berdasarkan koordinasi dengan kantor pusat.
4. Mengusulkan penambahan, perbaikan, peralatan bengkel.
a. Kepala Bengkel
Bertanggung jawab secara penuh terhadap kegiatan yang terjadi pada bengkel termasuk kegiatan administrasi serta bertanggung jawab
terhadap kuantitas penjualan jasa bengkel dan spare parts. Tugas dan wewenang Kepala Bengkel sebgai berikut :
• Memutuskan pemberianpenolakan diskonPerjanjian Kerja sama
sesuai Standard Operating Procedure. •
Menentukan penggunaan kendaraan operasional servis cabang. •
Menegur, mengarahkan dan memberikan reward dan punishment kepada karyawan bawahannya.
• Mengusulkan promosi, transfer, demo training atau melakukan
PHK bawahannya. b.
Service Advisor Tanggung jawab dan wewenang:
• Bertanggung jawab melayani kebutuhan pelanggan yang datang
dan keluar bengkel dengan mendengarkan, dan menjelaskan tentang kerusakan kendaraan, membuat PKB dan estimasi waktu
serta biaya untuk mencapai kepuasan pelanggan,serta menjaga kerapian data-data kendaraan pelanggan.
23 •
Melakukan follow up ke pelanggan setelah 2-3 hari kendaraan diperbaiki di bengkel.
• Mengingatkan pelanggan untuk melakukan perawatan berkala
brikutnya pada saat selesai perawatanperbaikan. •
Melakukan estimasi biaya perbaikan dan waktu perbaikan. •
Menentukan harga da memberikan diskon pada customer untuk perbaikan kendaraan sesuai standar yag diterapkan.
• Memutuskan kendaraan boleh keluar atau tidak setelah diperbaiki.
a Foreman
Tugas dan tanggung jawab : 1.
Mengembangkan analisa PKB dari Service Advisor untuk mendistribuskan job kepada mekanik.
2. Mengawasi kerja mekanik sesuai PKB dan flate rate yang
ditetapkan. 3.
Membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi mekanik dengan menjelaskan cara “Trouble Shooting” .
4. Mendukung mekanik dalam penyediaan suku cadang dan
penyediaan tools. 5.
Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang dihadapi untuk diserahkan pada atasan.
6. Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan PKB.
24 7.
Menjelaskan pada pelanggan tentang kondisi kendaraan yang sedang diperbaiki.
8. Melakukan test drive terhadap kendaraan yang telah selesai
diperbaiki. b
Mekanik Tugas dan tanggung jawab :
1. Mengerjakan perbaikanperawatan kendaraan sesuai perintah yang
ada pada PKB, sesuai dengan standar pengerjaan dan standar K3 yang berlaku.
2. Mencatat pekerjaan yang dilakukan di kolom PKB dan mencatat
waktu kerja waktu mulai dan waktu penyesuaian pekerjaan pada kertas kerja atau Check sheet yang berlaku untuk menentukan flate
rate. 3.
Menginformasikan kerusakan yang ditemukan di luar PKB pada Foreman untuk ditindak lanjuti.
D. JARINGAN USAHA
