79
c. Menetapkan
matlamat yang
dipersetujui dan
dilaksanakan bersama.
d. Berkongsi sumber dan peralatan.
e. Mewujudkan peluang kepada murid-murid mengembangkan bakat
dan potensi kepimpinan. f.
Mewujudkan wahana kepada murid-murid mengembangkan bakat dan potensi masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi.
7. BAGAIMANA MENUBUHKAN PERSATUAN
7.1 Murid-murid membentuk jawatankuasa penaja untuk menetapkan:-
7.1.1 Tujuan dan matlamat.
7.1.2 Aktiviti atau kegiatan utama.
7.1.3 Peraturan-Peraturan Persatuan.Perlembagaan Contoh Lampiran 4
7.1.4 Ahli Jawatankuasa Penaja.
7.2 Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pengetua atau Guru
Besar dengan menyertakan dokuman yang telah ditetapkan di atas. 7.3
Mendapatkan kelulusan penubuhan dan pendaftaran persatuan daripada Pengetua atau Guru Besar.
7.4 Mendaftarkan ahli-ahli persatuan yang telah diluluskan oleh Pengetua atau Guru
Besar. 7.5
Mengadakan Mesyuarat Agung penubuhan dengan : 7.5.1
Memilih ahli jawatankuasa persatuan. 7.5.2
Merancang aktiviti tahunan persatuan. 7.5.3
Pengesahan dokumen peraturan-peraturan perlembagaan persatuan. 7.6
Mengoperasikan persatuan.
8. PENGURUSAN KEWANGAN
8.1 Pengenalan
8.1.1 Pengurusan Kewangan adalah satu perkara pokok dan paling penting
dalam sesebuah persatuan. 8.1.2
Tanpa pengurusan
kewangan yang
baik dan sempurna maka perjalanan persatuan berkenaan akan pincang dan akhirnya terus
berkubur. 8.2
Objektif 8.2.1
Memberi pendedahan kepada pelajar khususnya kepada Bendahari Persatuan dalam menguruskan kewangan secara sistematik.
8.2.2 Melahirkan pelajar yang yang celik pengurusan kewangan.
8.2.3 Dapat melincinkan perjalanan sesebuah persatuan dalam menjalankan
sebarang aktiviti yang telah dirancangkan
80
8.3 Tugas Bendahari dan Penolong Bendahari
8.3.1 Menyediakan ‘cash book’ Buku Tunai:
a. Buku Resit;
b. Borang Pesanan Barang;
c. Borang Baucar Bayaran.
8.3.2 Menyediakan sebuah fail kewangan dan juga tempat menyimpan fail,
buku resit, baucar bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna. 8.3.3
Bendahari Persatuan perlu mencatat
segala perkara yang
hendak dibelidipesan dengan mengisi Borang Pesanan.
8.3.4 Mempastikan akaun persatuan telah diselaraskan.
8.3.5 Membuat
pungutan dermayuran keahlian dan sumbangan khusus bagi menjalankan sesuatu aktiviti.
8.3.6 Menyediakan Borang Pesanan Rujuk Lampiran A
8.3.7 Apa yang patut dilakukan apabila menerima duitwang?
a. Keluarkan resit;
b. Rekodkan dalam ‘cash book’;
c. Menyimpan wang dalam BankGuru Penasihat dengan segera
sekiranya melebihi had yang dibenarkan. RM 30.00. 8.3.8
Setiap pembelian barang melebihi had yang dibenarkan RM 30.00 hendaklah mendapatkan kebenaran daripada Guru Penasihat.
8.3.9 Bendahari juga perlu membuat anggaran perbelanjaan bagi sesuatu
program. 8.3.10 Pembentangkan laporan kewangan dalam mesyuarat.
8.3.11 Mengadakan Baucar Pembayaran. Rujuk Lampiran B a.
Baucar Pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Salinan asal simpanan sekolah persatuan dan kedua kepada penerima.
b. Masukkan butir-butir tentang perkhidmatanbekalan yang telah
dilaksanakandibekalkan beserta tarikh. c.
Setiap baucar pembayaran dimestikan disertakan bil pembelian barang.
d. Jumlah pembayaran dalam angka dan perkataan.
e. Dapatkan resit pembayaran daripada pembekal atau pekedai.
f. Tandatangan guru penasihat yang meluluskan dan tarikh.
g. Jika bil asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap bil
salinan yang diperakui oleh guru penasihat. h.
Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, baucar dan dokumen sokongan hendaklah ditebukdicop “SUDAH BAYAR” berserta
tarikhnya bagi mengelak pembayaran dua kali. i.
Baucar-baucar pembayaran
yang telah
dibayar hendaklah
disusun dan difailkan mengikut nombor siri.
81
8.3.12 Menyediakan Penyata Kewangan Berakhir 31 Ogos pada setiap tahun untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan Rujuk Lampiran
C a.
Pastikan Buku Tunai Cash Book telah dikemaskinikan dan ditutup.
b. Pastikan adanya Penyata Kewangan Tahunan Persatuan sekolah
yang telah diaudit bagi tahun sebelumnya atau jika tidak, gunakan penyata yang belum diaudit.
c. Sediakan format Penyata Kewangan Tahunan.ada wang terima
dan ada wang keluar serta baki ditangan dan juga baki dibank. d.
Dapatkan tandatangan Pemeriksa Kira-Kira bagi mengesahkan bahawa segala butiran dalam Penyata Tahunan itu adalah benar
atau sahih.
8.3.13 Menyemak Buku Tunai cash book pada setiap hujung bulan dan menyimpannya di tempat yang selamat dan berkunci.
8.3.14 Sekiranya persatuan dibubarkan, bendahari hendaklah membelanjakan wang baki mengikut sebagaimana yang diputuskan dalam mesyuarat
agung. 8.3.15 Penyalahgunaan wang persatuan adalah satu kesalahan yang serius dan
boleh dikenakan tindakan tatatertib. 8.4
Tugas Pemeriksa Kira-Kira 8.4.1
Menyemak Buku Tunai pada setiap hujung bulan. 8.4.2
Memberikan teguran kepada Bendahari sekiranya berlaku butiran salah. 8.4.3
Menandatangani Penyata Tahunan Berakhir 31Ogos setiap tahun. 8.4.4
Bertanggungjawab ke
atas Penyata
Tahunan yang
telah ditandatanganinya itu.
9. PENGURUSAN MESYUARAT
