Suhartini Nasution : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2010.
menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban prlindungan kekayaan perusahaan.
B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
Tujuan pengeluaran kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dikategorikan untuk keperluan biaya gaji, biaya air, listrik dan telepon, biaya pajak,
biaya keperluan kantor dan pembelian asset-asset perusahaan. Sedangkan transaksi pengeluaran kas yang terjadi pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan sebagian
besar ditujukan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan sehari- hari perusahaan telah ditetapkan oleh perusahaan pusat dengan memberikan dropping
cash dari kantor pusat sehingga dana perusahaan benar-benar digunakan untuk keperluan perusahaan cabang.
Cara-cara pembayaran yang berlaku di PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan antara lain dengan menggunakan :
1. Cash tunai yaitu adanya kuitansi pembayaran
Cara yang dilakukan oleh PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam sistem penjualan dengan penyetoran langsung ke bank atau ke bagian sales administrasi
perusahaan. Dimamna pembeli memesan terlebih dahulu ke bagian penjualan dan sales administrasi membuat invoice, sales administrasi meneruskan faktur tersebut
kebagian logistik dan babrang tersebut diserahkan ke customer sesuai dengan yang tertera di faktur, sales administrasi menerima pembayaran dan meneruskan ke bagian
akuntansi bersamaan dengan copy faktur.
Suhartini Nasution : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2010.
2. Cek cheque
Dalam pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan menggunakan voucher kas kuning. Dimana voucher kuning tersebut disetujui terlebih dahulu oleh
pejabat yang berwenang, kemudian dana dapat dicairkan di bagian kasir perusahaan. 3.
Transfer Bank Dalam melaksanakan sistem transfer bank, PT. Kahar Duta Sarana Cabang
Medan menggunakan jasa bank, dimana para pelanggan menyetorkan atau mentransfer sejumlah pembayaran ke rekening bank dan rekening cabang, perusahaan
hanya menerima aplikasi setoran atau transfer dari bank.
Tujuan Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam :
1. Dokumen Sumber source document
Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
2. Dokumen Pendukung supporting document atau corroborating document
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sehingga transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.
Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi penjualan yang di rekam dalam faktur penjualan. Suatu order pengiriman
membuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh bagian order
Suhartini Nasution : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2010.
penjualan, pengiriman barang membuktikan telah dilaksanakannya pengiriman barang kepada pembeli sesuai dengan perintah yang tercantum dalam surat order
pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah diserahkannya barang kepada perusahaan dalam pelaksanaan pengiriman barang kepada pembeli. Dengan di
lampirkannya dokumen pendukung tersebut faktur penjualan sebagai dokumen yang di pakai sebagai sumber pencatatan kedalam catatan akuntansi menjadi dapat
diandalkan kesahihannya. Transaksi dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam
transaksi pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dapat dilihat sebagai berikut :
Tabel 2.1 Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung Transaksi
Dokumen Sumber Dokumen Pendukung yang bersangkutan
Pengeluaran Kas Bukti kas keluar
Kuitansi Cek
Pembelian Bukti kas keluar
Surat permintaan pembelian Surat permintaan otorisasi investasi
Surat permintaan otorisasi reparasi Surat permintaan penawaran barang
Surat order pembelian Laporan penerimaan barang
Surat perubahan order Faktur dari pemasok
Penggajian dan pengupahan
Bukti kas keluar Daftar gaji
Rekap daftar gaji
Dalam pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang digunakan yaitu :
Suhartini Nasution : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2010.
1. kuitansi merupakan dokumen yang merupakan bukti tanda terima cek dari
penerimaan cek pembayaran, 2.
cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya
tercantum pada cek. Dalam penggunaan cek untuk pembayaran terdiri dari dua yaitu : cheak issuer membuat cek atas nama, atau check issuer membuat cek atau
unjuk. Pada pembelian PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang
digunakan yaitu : 1.
surat permintaan pembelian, merupakan formulir yang di isi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut,
2. surat permintaan otorisasi investasi meliputi jumlah moneter yang besar dan
mencakup keterikatan dana jangka waktu yang relatif besar, dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang,
3. surat permintaan otorisasi reparasi, berfungsi sebagai perintah dilakukannya
reparasi yang merupakan pengeluaran modal, 4.
surat permintaan penawaran harga, digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang
menyangkut jumlah moneter pembelian yang besar,
Suhartini Nasution : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2010.
5. surat order pembelian, digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih, 6.
laporan penerimaan barang, berfungsi sebagai penerimaan untuk menunjuk bahwa barang yang di terima dari pemasok telah memenuhi jenis dan mutu,
7. surat perubahan order pembelian, diperlukan apabila perubahan terhadap isi surat
order pembelianyang sebelumnya telah diterbitkan, 8.
faktur dari pemasok, merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis dan harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok.
Penggajian dan pengupahan PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang digunakan terdiri dari :
1. daftar gaji, merupakan rekapitulasi dari rencana pembayaran gaji untuk seluruh
karyawan, disipkan oleh bagian personalia berdasarkan absensi atau daftar hadir, 2.
rekap daftar gaji, disipkan bersamaan waktu dengan pembuatan daftar gaji. Langkah-langkah dalam prosedur pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana
Cabang Medan dengan cara : 1.
bagian kas menerima RAO dana kas kecil setiap awal bulan dari bagian akuntansi,
2. untuk pengeluaran diatas Rp.200.000, bagian kasa menyiapkan voucher kas
kuning terlebih dahulu dilampiri dengan kuitansi dan invoice dari pemasok, 3.
voucher kas kuning tersebut diserahkan ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi meneliti kebenaran dari kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan invoice dan
memberi paraf pada voucher kas kuning,
Suhartini Nasution : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2010.
4. bagian akuntansi menyerahkan voucher tersebut ke kepala cabang kemudian
meneliti kebenaran dan menandatangani voucher kuning tersebut yang berarti pengeluaran kas tersebut telah disetujui,
5. bagian kasa dapat mengeluarkan kas dan mencatat dalam buku kas,
6. bagian akuntansi memeriksa buku kas dan melaporkannya ke bagian akuntansi
pusat.
Menurut Marom 2002 langkah-langkah prosedur pengeluaran yaitu : 1.
Bagian kasir menerima kuitansi dari pemasok, dicocokkan dengan invoice mengenai jumlah dan jatuh tempo pembayaran,
2. Menyiapkan bukti bank keluar BBK dan cekgiro, kemudian disampaikan ke
bagian keuangan, 3.
Bidang keuangan, meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan invoice, menandatangani cekgiro dan memberi paraf pada BBK, dan berkas dicap
”lunas”, 4.
Mendistribusikan cekgiro dan berkas pembayaran, 5.
Bagian akuntansi membandingkan BBK dengan invoice bila cocok maka menyiapkan bukti jurnal bank keluar. Bila perlu di cek terlebih dahulu ke kartu
utang, 6.
Mencatat transaksi pengeluaran utang di buku bank keluar dan kartu utang, kemudian BBK dan kuitansi digabung dan dicatat dalam daftar kas oleh kasir.
Suhartini Nasution : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2010.
Dalam prosedur pengeluaran kas tersebut setiap karyawan atau orang yang berhubungan dengan pengeluaran kas wajib melaksanakan prosedur tersebut.
Didalam prosedur tersebut dijelaskan bagaimana formulir-formulir, catatan-catatan, dan bagian yang bersangkutan dalam pengelolaan pengeluaran kas.
C. Pengendalian Intern Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan
