Tugas-tugas kepala perpustakaan antara lain:
1. Menetapakan kebijaksanaan pokok perpustakaan.
2. Merencanakan pembinaan koleksi.
3. Membuat perencanan pengembangan perpustakaan.
Bagian pengolahan bertugas untuk:
1. Inventaris koleksi bahan pustaka.
2. Pemilihan bahan pustaka.
3. Pemesanan bahan pustaka.
4. Klasifikasi.
5. Katalogisasi.
6. Membuat kliping majalah koran dan majalah.
Bagian sirkulasi bertugas untuk:
1. Pencatatan bagian keanggotaan.
2. Melayani proses peminjaman dan pengembalian buku.
3. Membuat statistik pengunjung.
4. Menyusun koleksi di rak.
Berdasarkan data di atas dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi tersebut menggambarkan kedudukan dan pembagian pekerjaan di Universitas HKBP Nommensen
Medan.
3.3 Koleksi Perpustakaan
Koleksi perpustakaan harus lengkap dalam arti dapat menunjang program Tri Dharma Perguruan Tinggi dan sesuai dengan civitas academica, dan lain-lain yang memiliki kebutuhan
Universitas Sumatera Utara
informasi yang berbeda-beda. Umumnya sumber informasi itu dapat terbagi dalam 2 dua jenis yaitu: bahan tercetak dan bahan bukan tercetak. Sumber informasi berbentuk bahan tercetak
berupa buku teks, fiksi dan non fiksi, sedangkan bahan bukan tercetak berupa rekaman suara, mikrofis, film, globe, peta, CD- ROM dan lain-lain.
Bentuk koleksi yang dimiliki UHN Medan adalah: 1.
Buku teks , buku yang dianjurkan untuk mahasiswa maupun dosen untuk mata kuliah dalam proses belajar mengajar seperti mata kuliah dasar umum MKDU, mata kuliah dasar
keahlian MKDK dan mata kuliah keahlian lain-lain. 2.
Buku Referensi, yaitu buku yang dikelola secara sistematika yang berfungsi sebagai alat konsultasi atau petunjuk mengenai informasi tertentu sehingga dapat digunakan untuk
mencari data atau informasi khusus, termasuk buku referensi umum, referensi dibidang studi khusus, bibliografi, abstarak laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, katalog dan sebagainya.
3. Terbitan Berseri, yaitu koleksi perpustakaan yang memuat informasi terbaru yaitu yang
bersifat harian, bulanan, dan tahunan seperti: surat kabar, jurnal, majalah dan lain-lain. 4.
Penerbitan sendiri yaitu seluruh terbitan yang diterbitkan Universitas HKBP Nommensen. 5.
Koleksi khusus, yaitu koleksi yang membahas tentang minat khusus perpustakaan, seperti koleksi tentang kebudayaan orang batak, koleksi tentang kebudayaan tertentu.
6. Koleksi deposit terdiri dari: skripsi, hasil penelitian dosen, laporan praktek kerja mahasiswa,
hasil kajian.
Universitas Sumatera Utara
Adapun keadaan koleksi perpustakaan UHN Medan sampai tahun 2010 adalah sebagai berikut:
Tabel 1: Jenis dan jumlah koleksi UHN Medan 2010
No Jenis Koleksi
Jumlah Judul Eksemplar
1 Buku teks dan Referens
30.200 65.271
2 Jurnal 225
232 3 Disket
Komputer 25
25 4 Mikrofis
800 800
5 Deposit UHN Medan
1.881 1.984
Jumlah 33.131
68.209
Sumber : Data perpustakaan UHN Medan , 2010 Jumlah keseluruhan koleksi yang dimliki oleh Perpustakaan UHN Medan adalah
sebanyak 33.131 dengan judul 68.209 eksemplar, sedangkan pengguna perpustakaan sebanyak 7068 orang, mahasiswa 6695 orang, staff pengajardosen 223 orang, pegawai 150 orang. Maka
dapat disimpulkan bahwa rasio perbandingan antara jumlah eksemplar terhadap pengguna adalah ± 1:10 artinya, setiap mahasiswa atau dosen dapat membaca atau meminjam 10 bahan
pustaka, namun apabila dihitung rasio perbandingan antara jumlah judul terhadap pengguna adalah 1:4. Dengan demikian jumlah koleksi UHN Medan yang ada saat ini harus ditingkatkan
melalui penambahan bahan pustaka perpustakaan untuk memajukan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
3.4 Anggaran Perpustakaan
