23
BAB III SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA PT. RAILINK MEDAN
Penulis telah menguraikan sistem informasi akuntansi yang telah ditetapkan oleh perusahaan instansi dalam hal ini adalah PT. Railink Medan.
Dalam bab ini penulis akan menganalisa sekaligus mengevaluasi bagaimana relevansi antara teori yang diterapkan oleh perusahaan instansi.
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Istilah sistem paling sering digunakan untuk menunjukkan pengertian metode atau cara dan sesuatu himpunan unsur atau komponen yang saling
berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan yang utuh. Jadi dengan kata lain sistem adalah sekelompok elemen - elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan
tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. Penulis mengutip pendapat ahli tentang pengertian sistem menurut
Gordon B. Davis 2001 : 98, menyatakan bahwa :“ sistem dapat abstrak dan visi. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan
atau konsepsi - konsepsi yang saling bergantung, sedangkan sistem yang bersifat visi adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai
suatu tujuan ”. Peranan atau tujuan sistem didalam suatu pengolahan data sangatlah
penting dalam hal ini untuk menghasilkan informasi yang benar - benar dapat
23
24
terjamin kebenarannya. Agar tujuan utama tersebut dapat terlaksana, maka harus ada elemen-elemen yang mendukungnya, karena alasan itulah makanya
komputer banyak digunakan untuk membantu manusia dalam memecahkan persoalan - persoalan yang rumit yang tidak dapat diselesaikan secara cepat
oleh manusia.
Sistem merupakan suatu istilah yang berasal dari bahasa Yunani yaitu “systema“ yang berarti menempatkan atau mengatur. Mengatur dalam sistem
yang dimaksud adalah pengaturan orang-orang atau personil didalam melakukan aktivitas. Sistem itu sendiri terdiri dari beberapa prosudur yang
merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu sama lainnya untuk menjamin adanya keseragaman perlakuan setiap transaksi perusahaan.
Istilah sistem memiliki makna lebih luas lagi. Sebagian sistem muncul secara alami, sementara sebagian lain secara artifikal. berikut ini pengertian
sistem dari para penulis berbeda, hal ini dimaksudkan agar kita dapat memperoleh gambaran yang lebih luas. Mulyadi 2001 : 5 mendefenisikan
sistem sebagai berikut : “ Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan “.
Dalam pengertian diatas menunjukan sudut pandang yang berbeda. Pengertian sistem itu sendiri terdiri dari subsistem yang secara keseluruhan
bertujuan untuk mencapai tujuan - tujuan tertentu dan lebih ditekankan lagi pada sistem yang melaksakan aktivitasnya dalam suatu perusahaan. Sebuah
sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi dapat juga melayani beberapa tujuan.
25
Sementara itu, sistem berkaitan erat dengan prosedur dalam sistem akuntansi. Untuk itu perlu dibedakan antara sistem dan prosedur. Menurut
Mulyadi 2001 : 5 merumuskan bahwa:“ prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam suatu departemen atau lebih yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang “.
Maka intinya, sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai sebuah tujuan.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti yang menerimanya. Informasi mengandung arti yang
dihubungkan dengan kenyataan, gambar - gambar, kata - kata, angka – angka, huruf - huruf, atau simbol - simbol yang menunjukkan ide, objek, kondisi
ataupun situasi yang digunakan sebagai dasar untuk peramalan introfeksi dimasa yang akan datang.
Informasi juga merupakan sesuatu yang sangat berpengaruh terhadap proses pengambilan keputusan, apabila sebuah hasil keputusan didasari oleh sebuah
informasi yang tidak akurat maka akan terjadi hal – hal yang dapat merupakan tujuan yang telah ditetapkan, hal ini disebabkan tingginya nilai
sebuah informasi sehingga mampu mempengaruhi dan melakukan perubahan terhadap keputusan atau kesimpulan.
Definisi umum untuk informasi adalah seperti yang dikemukakan oleh Gordon B. Davis 2001:24, bahwa : “ Informasi adalah kata yang telah
diubah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerimanya dan
26
mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan manfaatnya didalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun pada saat yang akan datang ”.
Definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan sekumpulan data yang diolah sehingga menghasilkan sebuah informasi,
sampai pada manfaat informasi dalam mengambil keputusan.Agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada seorang pada waktu yang
tepat dalam bentuk yang tepat pula.
Dalam penyajian informasi perlu dilihat kebutuhan apa saja yang diinginkan, sehingga informasi tersebut menjadi betul - betul berguna bagi
sipemakai ataupun si penerima. Informasi erat hubungannya dengan data, informasi berasal dari data.
Data merupakan bentuk jamak dari datum yang berarti kenyataan atau catatan.
Pentingnya keterangan - keterangan yang relevan dan tepat waktu bagi manajer perusahaan sebagai sarana untuk membuat keputusan dan
pengawasan efektif. Dengan tersedianya informasi yang relevan dengan masalah yang dihadapi akan memberikan kemudahan bagi manajer untuk
membuat atau mengambil keputusan yang tepat. Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang lebih
berguna dan lebih mempunyai arti, sedangkan informasi merupakan hasil dari pengolahan data, yang dapat berfungsi untuk suatu tujuan tertentu atau untuk
analisa dan pengambilan keputusan.
27
Informasi terdiri dari data yang terpilih, tergabung dan disusun sesuai dengan kebutuhan pemakai data, masalah, waktu, tempat dan fungsinya.
Informasi merupakan unsur penting dalam suatu usaha baik untuk operasional maupun dalam pengambilan keputusan. Informasi akuntansi juga digunakan
untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana dan tujuan perusahaan, sistem informasi sering kali dinyatakan
berdasarkan sumber daya adalah sebagai barikut : 1 Sistem informasi yang didominasikan oleh sumber daya manusia dikenal
sebagai sistem informasi manual, 2 Sistem informasi yang mengutamakan peralatan yang dikenal sebagai
sistem yang menggunakan komputer. Akuntansi dapat dipandang dari dua sudut yang berbeda yaitu
akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen. Meskipun kedua akuntansi ini berbeda tetapi masih memiliki beberapa persamaan yang signifikan karena
akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen mampu menyajikan informasi akuntansi bagi pemakainya.
Akuntansi adalah aktivitas jasa. fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan tentang entitas
ekonomik yang diperkirakan bermamfaat dalam pembuatan keputusan - keputusan ekonomik, dalam membuat pilihan diantara alternatif tindakan
yang ada. Belkaoui dan Riahi 2000 : 37 memberikan pengertian akuntansi
sebagai berikut :“ seni pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi
28
dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang dan menginterprestasikan hasil proses tersebut “.
Riset dan praktek akuntansi telah membawa akuntansi merambah perbatasan-perbatasan baru, membuat akuntansi menjadi jasa sosial yang
menjanjikan. Definisi akuntansi yang lain dikemukakan oleh Soemarso 2002:3 bahwa : “American Accounting Association mendefinisikan
akuntansi sebagai proses mengidentifikasian, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan
yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut “. Definisi ini mengandung dua pengertian yaitu : kegiatan akuntansi dan
kegunaan akuntansi. 1. Kegiatan akuntansi
Bahwa akuntansi merupakan proses yang terdiri dari pengidentifikasian, pemrosesan, pengkomunikasian informasi kepada pemakai informasi
ekonomi, 2. Kegunaan akuntansi
Bahwa informasi ekonomi yang dihasilkan oleh akuntansi diharapkan berguna dalam penilaian dan pengembalian keputusan mengenai
kesatuan usaha yang bersangkutan. Tujuan utama akuntansi adalah menyajikan informasi ekonomi
Economic Information dari suatu kesatuan ekomoni Economic Entity kepada pihak - pihak yang berkepentingan. informasi ekomoni yang
dihasilkan oleh akuntansi berguna bagi pihak - pihak didalam perusahaan itu sendiri maupun pihak - pihak diluar perusahaan.
29
Untuk menghasilkan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisis dan pengendalian transaksi serta
kegiatan - kegiatan keuangan, kemudian melaporakan hasilnya dalan bentuk laporan keuangan.menurut Soemarso 2002 : 4 kegiatan akuntansi meliputi :
1. Pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan untuk suatu pengambilan keputusan,
2. Pemrosesan data yang bersangkutan kemudian pelaporan informasi yang dihasilkan,
3. Pengkomunikasian Informasi kepada pemakai laporan.
Gambar 2.2. Bagan Siklus Akuntansi
Sumber : Soemarso SR, 2003 : 41
Untuk itu Mulyadi 2001 : 3 mendefinisikan tentang sistem akuntansi adalah sebagai berikut : “ Sistem informasi akuntansi adalah organisasi
formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan ”.
TRANSAKSI PENCATATAN
PENGKLASIFIKASIAN
PENGIKTISARAN
PEM AKAIAN INFORM ASI DAN
AKUNTANSI ANALISA DAN
PENGINTREPRESTASIKAN
LAPORAN KEUANGAN
30
Sedangkan Skousen 2000 : 259 mendefinisikan sistem Informasi akuntansi adalah sebagai berikut :“Sekumpulan dan proses komputer dan
kontrol yang memberikan untuk identitas atau kejadian yang relevan, menyiapkan sumber - sumber dokumen yang akurat, memasukkan data
kedalam catatan akuntansi dengan tepat, memproses transaksi, mempengaruhi file induk, dan menghasilkan laporan dan dokumen yang benar“.
Dengan adanya penerapan sistem akuntansi didalam perusahaan, maka setiap data - data yang akan diperoses sesuai dengan sistem yang telah dibuat
dengan tingkat kebutuhan perusahaan. Semakin besar kegiatan usaha maka semakin besar pula perencaan sistem yang diperlukan.
Berikut ini defenisi akuntansi menurutNafarin 2004:5adalah sebagai
berikut : akuntansi merupakan informasi yang relevan serta dapat
dipergunakan oleh seluruh pihak – pihak yang berkepentingan yakni akuntansi adalah istilah yang menunjukan teori tertentu asumsi mengenai cara bertindak
peraturan – peraturan mengenai cara dan prosedur untuk mengumpulkan dan melaporkan informasi yang berguna tentang kegiatan dan tujuan organisasi.
Akuntansi merupakan penghasil informasi dan yang menjadi bahan bakunya adalah data yang bersangkutan dengan kegiatan akuntansi itu sendiri.
Data yang menjadi input adalah berupa transaksi sehari – hari pada PT. Railink Medan. Dibawah ini adalah pengertian data yang dikemukakan oleh
Nafarin data dapat diartikan sebagai kumpulan karakter, fakta dari jumlah – jumlah yang merupakan masukan bagi semua sistem informasi.
31
Dari defenisi tersebut dapat diartikan bahwa data yang berupa fakta atau transaksi – transaksi perusahaan baru merupakan masukan. Oleh karena
itu, perlu sebuah sistem yang selanjutnya berfungsi untuk mengelola data menjadi sebuah informasi.
Adapaun sistem informasi akuntansi masuk kedalam bidang fungsional khusus organisasi. Dengan istilah – istilah sebagai berikut : sistem
informasi akuntansi manual dan sistem informasi akuntansi komputer.
a. Sistem informasi akuntansi manual
Yaitu pengelolaan data yang dilakukan secara manual dan untuk penyimpanan digunakan arsip – arsip yang banyak menghasilkan tempat
informasi akuntansi dihasilkan melalui suatu siklus akuntansi yang dimulai dengan bukti transaksi dicatat dalam jurnal dan diposting ke buku
besar yang sesuai pada akhir siklus akuntansi secara peiodik bulanan, caturwulan, tahunan dibuat jurnal penyesuaian kemudian disusun laporan
keuangannya. b. Sistem informasi akuntansi komputer
Istilah sistem informasi akuntansi berbasis komputer manual setelah adanya penggunaan secara luas dalam sistem akuntansi dengan munculnya
sebagai alat bantu dalam pemrosesan data, masalah ketepatan perhitungan konsisten dan motivasi dalam pemrosesan data dalam sistem informasi
manual dapat teratasi.
32
B. Pembagian dan Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Kategori