Prosedur Permintaan Data Kapasitas Sentral Telepon Otomat STO

2. Staff Service Support mendatangi gedung kantor BPS kota Bandung, petugas piket BPS memberikan surat pencarian data untuk diisi oleh Staff Service Support. 3. Staff Service Support mengisi surat permohonan pencarian data tersebut. 4. Surat permohonan yang telah diisi oleh Staff Sevice Support dibawa untuk diserahkan ke bagian Staff Diseminasi BPS untuk dilakukan pencarian data yang diperlukan. 5. Staff Diseminasi BPS memberikan dokumen data yang diperlukan dan mengembalikan surat pencarian data kepada Staff Service Support. 6. Staff Service Support mengembalikan surat pencarian data kepada petugas piket BPS. 7. Dokumen statistika kependudukan yang diperlukan selanjutnya diserahkan kepada Assistant Manager Customer Care Asman. Flow Map permintaan data kependudukan dari BPS dapat dilihat pada gambar 3.4. Surat permohonan pencarian data kosong Surat permohonan pencarian data kosong Petugas Piket BPS Staff Service Support Telkom Mengisi surat permohonan pencarian data Surat permohonan pencarian data terisi Surat permohonan pencarian data terisi Staff Diseminasi BPS Surat permohonan pencarian data terisi Dokumen data yang dicari Surat permohonan pencarian data terisi Dokumen data yang dicari Surat permohonan pencarian data terisi Asman Dokumen data yang dicari Menyediakan data Dokumen data yang dicari 2 1 1 2 2 1 Keterangan : 1. Dokumen data yang dicari diarsipkan oleh Assistant Manager Customer Care Asman 2. Petugas piket mengarsipkan surat permohonon pencarian data Gambar 3.4. Flow Map permintaan data dari BPS

3.1.3. Analisis Dokumen

Dari prosedur-prosedur yang ada diatas baik pemeliharaan data yang bersumber dari PT. TELKOM sendiri dan data yang bersumber dari Badan Pusat Statistik BPS masih bersifat manual yaitu dengan menggunakan dokumen- dokumen fisik. Pada saat ini pihak divisi Customer Care khusunya Asman sering kesulitan ketika akan merekapitulasi data pelanggan maupun data kapasitas STO karena dokumen sering tercecer dan rentan hilang apabila tidak disimpan dengan rapi. Selain itu karena data berupa dokumen mengakibatkan waktu yang diperlukan cukup lama sehingga pelaporan data sering terhambat karena diharuskan mengumpulkan dokumen-dokumen yang ada sebelum kemudian dibuatkan laporannya. Kesalahan juga sangat rentan terjadi karena data yang ada kadang berbeda dengan keadaan yang sebenarnya. Tentu saja hal ini sangat