Pada Departemen Manajemen USU tata ruang kantor dibuat dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan konsep tata
ruang gabungan. Untuk ruangan ketua departemen, sekretaris departemen dan ruangan dosen dibuat ruangan berkamar sedangkan untuk ruangan-ruangan
pegawainya dibuat terbuka. Dengan menggunakan konsep tata ruang kantor ini lebih fleksibel dalam menyusun ruang kantornya sehingga mahasiswa dapat lebih
mudah dalam pengurusan kuliahnya, seperti pengurursan seminar, transkip nilai, Kartu Rencana Studi KRS, Kartu Hasil Studi KHS bisa langsung berhubungan
dengan pegawai-pegawainya.
E. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor
Kondisi fisik kantor merupakan hal yang dapat kita lihat secara langsung kondisi ini dipengaruhi beberapa faktor :
1. Faktor Intern a Manusia : adalah suatu aspek penting dimana memiliki peran yang sangat
besar dalam mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat mendukung efesiensi dan efektifitas kerja.
b Biaya : adalah aspek seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan baik moril maupun materil yang ada.
2. Faktor Ekstern a.
Penerangancahaya Penerangan atau cahaya yang cukup barangkali merupakan
pertimbangan yang penting dalam fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan tata usaha yang sukses, memerlukan penerangan yang baik. Penerangan yang
Universitas Sumatera Utara
baik membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah dan senang. Cahaya yang kurang jelas mengakibatkan penglihatan kurang jelas,
sehingga pekerjaan kantor akan terhambat, banyak kesalahan yang terjadi, tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif dan
efesien. Menurut Sedarmayanti,2001 sistem penerangan ada 3 macam yaitu:
1 Sistem penerangan langsung adalah sistem penerangan dimana
cahaya dari sumbernya secara langsung kepermukaan kerja. 2
Sistem setengah langsung adalah sistem penerangan dimana sebagian cahaya dari sumbernya memancarkan kearah langit-langit,
kemudian cahaya itu dipantulkan kebawah ruangan kantor. 3
Sistem penerangan tidak langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya memancarkan kearah langit-langit, kemudian cahaya itu
dipantulkan ke bawah tempat kerja.Sistem penerangan setengah tidak langsung adalah sistem penerangan dimana kebanyak cahaya
memancarkan ke arah langit-langit, kemudian kebawah ruangan kerja, tetapi beberapa cahaya memancarkan langsung ke bawah.
Sistem penerangan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sangat baik, ventilasinya cukup baik dengan kaca yang transparan yang ditutupi
dengan gorden berwarna krem. Sedangkan penerangannya digunakan lampu neon yang ditutupi kerangka lampu sehingga bercahaya putih dan terlihat mewah,
penerangan yang ada tidak membuat mata pegawainya terganggu. Bila ruang kerja tidak memiliki cahaya yanng baik maka akan mengganggu kerjaan karyawan,
Universitas Sumatera Utara
untuk itu pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah sangat
baik.
b. Warna
Warna merupakan faktor penting untuk memperlancar efesiensi kerja para pegawai khusunya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan
memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan peralatan lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu
warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Oleh karen aitu warna tidak dapat dipergunkaan secara
sembarangan. Hal ini khususnya adalah benar dalam kantor, dimana tujuannya
adalah suasana yang patut dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan.
Untuk tata warna pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU juga sudah baik. Dimana tata warna sangat sesuai dan tidak menyilaukan mata.
Warna dinding yang dipilih adalah krem. Pintu berwarna coklat, tirai juga berwarna krem, sehingga menimbulkan kesan luas dan bersih, adapun lantai yang
digunakan adalah berwarna putih kehitam-hitaman membuat lantai terlihat bersih. c.
Air Conditioning AC Air Conditioning mengatur keadaan udara dengan mengawasi 4 unsur
pokok : suhu, peredaran, kelembaban dan kebersihan. Produktivitas yang tinggi dan pengurangnan dalam biaya pembersihanadalah penting sekali. Laporan-
laporan mengenai keuntungan produktivitas karena Air Conditioning adalah
sangat lazim. Keuntungan rata-rata setelah diberi Air Conditioning :
1. Produktivitas yang lebih tinggi.
Universitas Sumatera Utara
2. Mutu Pekerjaan yang lebih tinggi.
3. Kesenangan dan kesehatan para pegawai yang semakin bertambah.
4. Semangat kerja yang semakin tinggi.
5. Kesan yang lebih menyenangkan bagi para tamu.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab maka Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU memasang air conditioning pada ruangan.
Sehingga sirkulasi udara udara sangat baik, tidak lembab dan tempratur yang digunakan pada AC antara 28-30 derajat celcius, sehingga pegawai nyaman dalam
melaksanakan pekerjaan. d.
Suara Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran,
menggunakan telepon dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik. Menurut para dokter, suara dapat mengakibatkan perubahan dalam peredaran
darah dan pikiran. Pengaruh suara yang gaduh :
1. Gangguan mental dan saraf pegawai.
2. Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan yanng
lebih banyak, kesulitan dalam menggunakan telepon, dan ketidakhadiran yang lebih banyak.
3. Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai berkurang.
Suara yang ada pada kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU tidak terlalu bising namun karena tata ruang terbuka suara bising juga
kadang-kadang terjadi karena mahasiswa sering datang beramai-ramai dalam
Universitas Sumatera Utara
mengurus administrasi kuliahnya. Maka dari itu sebaiknya ruang tunggu dibuat lebih luas.
e. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik. Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja yang harus
diperhatikan. Cara mengatur letaknya, susunannya dan tata warna perlengkapan yang akan digunakan.
Menurut Sedarmayanti,2001 agar tujuan tata ruang kantor dapat tercapai secara efektif dan efesien, maka beberapa hal yang harus dilakukan adalah :
1. Berhasil guna dan efektif yaitu menyatakan bahwa kegiatan telah
dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai dengan waktu yang ditetapkan.
2. Ekonomis yaitu usaha pencapaian efektifitas termasuk biaya tenaga kerja
material, peralatan, waktu dan ruanganserta hal lainnya telah dipergunakan sebaik-baiknya
3. Pelaksanakan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan yaitu
membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber yang telah dimanfaatkan sebaik-baiknya.
4. Pembagian kerja yang nyata.
5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab
6. Prosedur kerja yang praktis.
Universitas Sumatera Utara
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU umumnya dengan dekorasi kantor belum tertata dengan baik, karena belum adanya penambahan luas
ruangan. Namun penyusunan tiap-tiap ruangan yang berhubungan sudah disusun
secara berdekatan dan setiap ruangan dosen dibuat sekatnya sehingga terlihat rapi.
f. Penyusunan Perabot Kantor
1. Perabot Kantor
Perabot kantor office furniture seperti meja, kursi, lemari, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnyayang
mempunyai peranan sangat penting dalam setiap kantor, khususnya untuk memungkinkan terlaksananya pekerjaan yang bersifat administratif dengan
sebaik-baiknya. Patut diakui bahwa adanya meja, kursi dan perabot kantor lainnyadengan ukuran dan bahan yang tepat, akan menyebabkan pegawai akan
senang mempergunakannya. Dan dengan demikian produktifitas kerja mereka dapat senantiasa ditingkatkan. Itulah maksudnya bahwa perabot kantor yang
demikian, mutlak diperlukan oleh setiap kantor. Beberapa fasilitas yang harus disediakan dalam Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi USU adalah perabot kantor dan mesin kantor. Perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian khusus adalah meja, alat-alat tulis, lemari dan
kursi. Karena perabot tersebut pasti dimiliki oleh setiap kantor. Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU, perabot yang
dipilih ukurannya sama dan juga terbuat dari bahan kokoh. Meja dan kursi yang digunakan dipilih warna yang sama ataupun warna yang serasi, yaitu warna
coklat. Tidak ada meja kerja yang menghadap ke sumber cahaya.
Universitas Sumatera Utara
Untuk lemari arsip Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU diletakkan dipinggir ruangan tetapi masih juga menghambat kelancaran pekerjaan.
Karena ruangan yang belum cukup luas sehingga menghalangi pergerakan karyawan. Lemari arsip terbuat dari kayu dan ada juga yang berupa laci-laci
bertingkat yang terbuat dari besi. Sebaiknnya lemari arsip ditambah lagi karena penyimpanan skripsi.
2. Mesin-Mesin Kantor Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
Mesin hanya merupakan salah satu aspek efesiensi kantor. Mesin saja tidak selalu menambah efesiensi, juga tidak selalu ekonomis dan baik. Sebelum
menggunakan sebuah mesin, pertama-tama haarus dikembangkan dan dipertimbangkan metode tata usaha yang sebaik-baiknya. Yang penting adalah
seorang manajer kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut mannusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang.
Diperguanakan mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya. Untuk
itu menejer harus melengkapi mesin-mesin didalam kantornya untuk memperlancarpekerjaan pegawainya. Menejer juga harus pandai memilih mesin
yang terbaik dan mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli. Keuntungan penggunaan mesin kantor :
a. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai
kebutuhan.
Universitas Sumatera Utara
b. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
d. Memudahkan pengawasan.
e. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan lebih rapi.
f. Keterangan yanng dibuat dapat lebih banyak
g. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan
tangan. Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menggunakan
beberapa peralatan dan mesin untuk memudahkan pekerjaan, antara lain : 1.
Kalender 2.
Buku Agenda 3.
Buku Besar untuk identitas mahasiswa manajemen 4.
Lembar kertas : a.
Kertas dengan berbagai jenis ukuran b.
Kertas dengan kepalakop surat 5.
Alat-alat tulis 6.
Pita mesin tik 7.
Papan white board 8.
Lemari filling 9.
Jepitan kertas paper clis 10.
Alat pelubang kertas 11.
Jepitan dokumen tebal Binder clips 12.
Lem perekat
Universitas Sumatera Utara
13. Komputer PC dan printer
14. PC Notebook
15. LCD Projector
16. Wireless
17. Televisi set
18. Cash Register
19. Screen untuk OHP
20. Reading Desk
21. Mesin Tik
22. Kalkulator
g. Pengertian Efektifitas
Efektifitas kerja pegawai yaitu suatu keadaan tercapainya tujuan yang diharapkan atau dikehendaki melalui penyelesaian pekerjaan sesuai dengan
rencana yang telah ditentukan. Adapun pengertian efektifitas menurut para ahli diantaranya sebagai berikut :
Siagian 2001:24 memberikan defenisi sebagai berikut : ”Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasaranadalam jumlah tertentu
yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasakegiatan yang dijalankannya”. Efektifitas menunjukan keberhasilan dari
segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti semakin tinggi efektifitasnya.
Sementara itu Abdurahmat 2003:92 ”Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar
Universitas Sumatera Utara
ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya.
Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efesien, apabila pekerjaan
tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan.
h. Tahap organisasi dalam efektifitas pegawai
1. Menetapkan tujuan yang akan dicapai.
2. Menyusun rencana dan kebijakanyang akan dipergunakan dalam mencapai
tujuan organisasi. 3.
Menetapkan kegiatan yang akan dilakukan untuk melaksanakan rencana dan kebijakan yang diambil.
4. Adanya tugas dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan yang
dilakukan.
i. Faktor-faktor yang mempengaruhi efesiensi
Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya asas-asas tertentu agar tetap dicapai perbandingan terbaik antara setiap pekerjaan dengan hasil yang
diharapkan asas-asas efesiensi bagi pekerjaan kantor ada lima, yaitu : 1.
Asas perencanaan, yaitu menggambarkan muka mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
2. Asas penyederhanaan, yaitu menghambat suatu sistem yang ruwet atau
sukar menjadi lebih mudah dan ringan.
Universitas Sumatera Utara
3. Asas penghapusan, yaitu meniadakan suatu kegiatan yang dianggap tidak
perlu atau tidak ada hubungannya dengan hasil kerja yang ingin dicapai. 4.
Asas penggabungan, yaitu mempersatukan pekerjaan yang dimiliki persamaan dalam satu langkah sekaligus, sehingga dapat menghemat
waktu. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja
secara efesien, diantaranya adalah : 1.
Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar dapat membantu untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga,
usaha dan waktu untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L atau U dengan komputer didepannya.
2. Kursi hendaknya dipakai yang dapat diputar dam mempunyai sandaran
tegak agar dapat duduk berputar apabila mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas mejanya.
3. Peletakan benda-benda yang sering digunakan diatas meja dan segera
dikembalikan ketempat semula. Semua peralatan atau berkas yang tidak perlu lagi disimpan agar dengan demikian meja tetap keliatan rapi dan
dapat dipergunakan untuk mengerjakan peralatan lainnya. 4.
Pengaturan benda-benda dalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan, disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan
agar dapat dipergunakan dengan efesien. 5.
Kemampuan untuk meningkatkan dengan baik adalah merupakan dasar untuk bekerja secara efesien.
Universitas Sumatera Utara
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU asas-asas efesiensi sudah diterapkan. Itu terlihat dari pembuatan transkip nilai, surat keluar dan form
pengesahan seminar sudah ada format suratnya sehingga dapat memperlancar dalam melaksanakan pekerjaan tersebut. Dan kursi-kursi yang digunakan di
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah kursi yang dapat diputar dan memiliki sandaran. Tetapi untuk peletakan barang-barang yang sering dipakai
seperti peralatan kantor dan berkas yang sudah tidak terpakai lagi belum tersimpan dengan rapi setelah pekerjaan selesai, sehingga terlihat banyak
tumpukan berkas di meja.
F. Peranan Tata Ruang Kantor