pekerjaan tertentu kegiatan selama waktu tertentu dimana hasil kerja yang dicapai oleh kecakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan
pegawai yang bersangkutan.
Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor. Sesuatu pekerjaan itu
dilakukan secara efisien kalau untuk mencapai suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan dengan cara yang paling mudah tidak terlalu banyak menggunakan
pikiran, cara yang paling ringan tidak terlalu banyak menggunakan tenaga,cara yang paling cepat tidak terlalu banyak memerlukan waktu, cara yang paling
murah tidak terlalu banyak mengunakan ruang, hemat dan tidak boros dalam penggunaan material termasuk uang. Jadi efisiensi kerja adalah usaha untuk
mencapai suatu hasil yang maksimal dengan cara yang paling mudah, paling ringan, paling cepat, paling dekat dan paling murah, atau dengan perkataan lain
dengan pemberian pengorbanan yang minimal.
2. Job Description Departemen Manajemen
Adapun job description pegawai yang terdapat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi :
1. Menyimpan arsip nilai
Pegawai bertanggung jawab menyimpan arsip nilai setiap mahasiswamahasiswi Departemen Manajemen didalam lemari arsip yang
telah tersedia sesuai dengan stambuknya.
Universitas Sumatera Utara
2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
Pegawai setiap akhir semester bertanggung jawab untuk memindahkan nilai-nilai mahasiswa kedalam kartu evaluasi dan
mahasiswa mahasiswi diwajibkan menyerahkan fotocopy KHS kepada pegawai sebagai bukti arsip.
3. Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa persemester ke dalam kertu
evaluasi. Pegawai diharapkan untuk menghitung setiap indeks prestasi
mahasiswa setiap stambuk Pegawai bertanggung jawab menyimpan arsip nilai setiap mahasiswamahasiswi persemester kedalam kartu evaluasi
untuk dapat mempermudah mengetahui data mahasiswa yang lebih akurat.
4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.
Setiap mahasiswa yang telah menyelesaikan semester wajib, meja hijau dan skripsi dapat menyerahkan bukti kepada pegawai untuk
dikoreksi dan hasil koreksi tersebut mahasiswa dapat menyerahkan ke bagian Akademik untuk diproses.
5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan
programAkademik Departemen Manajemen. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak.
Pegawai bertanggung jawab menjaga kerahasian dan keamanan surat- surat penting baik itu surat masuk ataupun yang dikeluarkan kantor
departemen Manajemen agar disimpan dan disusun ditempat yang aman.
Universitas Sumatera Utara
6. Membuat surat undangan seminar proposal.
MahasiswaMahasiswi yang akan mengikuti seminar dapat melapor kepada pegawai untuk diperiksa kelengkapan data-data apakah
mahasiswamahasiswi tersebut dapat memperoleh surat undangan seminar.
7. Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus.
Pegawai diharuskan menata dengan baik ruangan yang akan dipakai untuk seminar mahasiswamahasiswi dan perlengkapan yang
diperlukan seperti infokus sudah diperiksa dalam kondisi baik. 8.
Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen. Mahasiswamahasiswa yang telah mendapat persetujuan dari dosen
pembimbing atas judul skripsi yang dibuat bertanggung jawab melaporkan bukti pengesahan yang sah kepada pegawai bagian
Manajemen. 9.
Menerima memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti dan
meja hijau comprehenship Departemen Manajemen.
Mahasiswamahasiswi yang akan mengikuti meja hijau dapat menyerahkan data-data nya yang jelas dan lengkap sesuai syarat yang
diajukan oleh pihak departemen Manajemen agar dapat diperiksa oleh pegawai apakah dapat diberi izin untuk mengikuti meja hijau.
10.
Menyiapkan berkas ujian Meja Hijau comprehenship.
Setelah data-data yang diserahkan telah jelas dan lengkap sesuai dengan syarat yang diajukan untuk mendapat izin mengikuti Meja Hijau,
Universitas Sumatera Utara
pegawai akan menyiapkan berkas ujian Meja Hijau kepada mahasiswamahasiswi yang telah menyerahkan data tersebut.
11. Mengawas ujian semester 6 bulan sekali.
Para pegawai bagian Manajemen mempunyai tugas yang diberikan oleh pihak Fakultas Ekonomi USU untuk bersedia mengawas
mahasiswamahasiswi yang akan melaksanakan Ujian, baik itu Ujian Tengah Semester maupun Ujian Akhir Semester.
12. Membuat laporan evaluasi diri LED Departemen Manajemen setiap
semester. Pegawai diharapkan dapat membuat laporan evaluasi diri setiap
mahasiswamahasiswi bagian departemen Manajemen. 13.
Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester. Tugas pegawai membuat surat keluar yang dikeluarkan departemen
manajemen setiap semester dan melaporkanya ke bagian Sekretaris Dekan.
14. Membuat form pengesahan seminar proposal.
Mahasiswamahasiswi dapat meminta kepada pegawai yang bertanggung jawab membuat form pengesahan seminar proposal untuk
sebagai bukti telah mengikuti seminar. 15.
Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul. Mahasiswamahasiswa yang telah mendapat persetujuan atas judul
yang telah dibuat, pegawai dapat memindahkan data tersebut kedalam buku daftar judul dan untuk memastikan judul tersebut tidak ada
Universitas Sumatera Utara
kesamaan dengan judul-judul mahasiswa lain, pegawai mencek ulang judul tersebut.
16. Menempel nomor urut skripsi.
Skripsi mahasiswamahasiswi yang telah diserahkan kepada pihak departemen Manajemen, pegawai akan menempelkan nomor urut skripsi
sesuai dengan urutanya. 17.
Menstempel skripsi yang telah selesai ditanda tangani oleh ketua jurusan.
Mahasiswamahasiswi harus melaporkan skripsi yang mana telah ditantanda tangani kepada pegawai untuk kemudian skripsi tersebut akan
distempel. 18.
Membersihkan dan merapikan lemari ketua jurusan. Pegawai bertanggung jawab membersihkan dan merapikan ruangan
arsiparis ketua jurusan departemen Manajemen. 19.
Menyusun buku-buku dan tugas-tugas mahasiswa kedalam lemari. Data -
data penting mahasiswa seperti buku-buku dan tugas-tugas, pegawai dapat menyusunnya kedalam lemari dan jika sewaktu-waktu
mahasiswa tersebut membutuhkan data tersebut pegawai dapat dengan mudah menyerahkanya kembali kepada mahasiswa yang bersangkutan.
Dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dipergunakan juga tenaga lain tenaga pembantu
mahasiswa mahasiswi magang yang terdiri dari Program Diploma 3 Keuangan, Akuntansi, dan Kesekretariatan yang membantu para pegawai Departemen
Universitas Sumatera Utara
Manajemen dalam menyelesaikan pekerjaan kantor. Selain itu, guna mendukung efisiensi kerja di Departemen Manajemen diusahakan menempatkan pegawai pada
posisi yang tepat sesuai dengan latar belakang pendidikan dan keahlianya.
B. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Pekerjaan
