Efisiensi Kerja Pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

EFISIENSI KERJA

PADA BAGIAN DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI USU

OLEH :

HENDY RIVANTO

082101044

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : HENDY RIVANTO

NIM : 082101044

PROGRAM STUDI : Diploma III Keuangan

JUDUL : Efisiensi Kerja Pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tanggal : ………...2012 Dosen Pembimbing

NIP. 19810628 200604 1 005

Fadli, SE, MSi

Tanggal : ………...2012 Ketua Program Studi D III Keuangan

NIP. 195912291 98903 1 002 Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Tanggal : ………...2012 Dekan,

NIP. 19550810198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFISIENSI KERJAPADA BAGIAN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI USU”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah.Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis.Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis, yaitu : ayahanda Suripan dan Ibunda Enny yang telah merawat dan membesarkan penulis hingga

saat ini, serta semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan.

3. Ibu Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME selaku Kepala KetuaDepartemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Fadli, SE, MSiselaku Dosen Pembimbing penulis yang telah berbaik hati meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

5. Bapak Prof.Dr. Paham Ginting, MS dan Bapak Fadli, SE, MSi selaku Dosen Penasehat Akademik.

6. Terima kasih pada Bang Mukti,Kak Windy,Bang Dendy ,yang telah membantu memberikan semangat dalam bentuk moril, materil dan doa kepadaku dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

7. Terima kasih yang terspesial untuk sahabatkuDenny, Fahmi, Dimas, Robinson yang telah memberikan semangat yang luar biasa, ujian dan pujian yang tak terhingga kepada penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat selesai dengan baik.

8. Teman-teman keuangan grup A, grup magangku ( Fahmi, Andy, Silvy, dan Indah) yang telah membantu penulis dan memberikan semangat pada penulis dalam menyelesaikan Tugas akhir tersebut.

Akhir kata, kepada pihak yang telah memberi bantuan yang tak ternilai harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih.Dan besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Medan, April 2012 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian ... 5

D. Metode Penelitian ... 5

E. Sistematika Penulisan ………...………... 7

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI... 9

A. Sejarah Ringkas ... 9

B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 12

C. Struktur Organisasi dan Personalia ... 13

D. Uraian Jabatan (Job Description)... 17

E. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 26

F. Kinerja Usaha Terkini ... 26

G. Rencana Kegiatan ... 27

BAB III PEMBAHASAN... 29

A. Efisiensi Kerja... 29

B. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Pekerjaan ... 31

C. Penilaian Terhadap Sistem Kearsipan ... 35

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 39

A. Kesimpulan ... 39

B. Saran ... 40

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Tabel Jadwal Kegiatan ………. 6

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ………... 14 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Manajemen

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ………... 22 Gambar 3.1 Bagan Unsur Sistem Kearsipan ……….... 38

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan kantor.Kalangan dunia usaha baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam melakukan usaha sangat mengandalkan fasilitas atau peralatan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil kerja optimal.

Pengembangan sumber daya manusia dapat meningkatkan produktivitas karyawan sehingga dapat membentuk tenaga kerja yang produktif, terampil, dan profesional yang bekerja secara efektif dan efisien. Produktivitas sering pula dikaitkan dengan cara sistem yang efisien,sehingga proses produksi berlangsung tepat waktu dan dengan demikian tidak diperlukan kerja lembur dengan segala implikasinya, terutama implikasi biaya. Dan merupakan hal yang logis dan tepat apabila peningkatan produktivitas dijadikan salah satu sasaran jangka panjang.

Perguruan Tinggi Negeri dalam rangka pelaksanaan strategi meningkatkan produktifitas kerja, disamping hal tersebut terdapat pula berbagai faktor yang mempengaruhi produktifitas kerja, diantaranya adalah : sikap mental, pendidikan, keterampilan, manajemen, hubungan industrial pancasila, tingkat penghasilan, jaminan sosial, lingkungan dan iklim kerja, sarana produksi, teknologi dan kesempatan berprestasi.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Danfar (2009) menyatakan bahwa efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil – hasil efektif yang dicapai dari hasil – hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Usaha yang dimaksud mengandung tiga unsur yaitu waktu, metode kerja, dan biaya.

Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (input).

Efisiensi kerja tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur di dalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para pekerja Indonesia, baik yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta

seringkali “diidentifikasikan” dengan efesiensi kerja yang rendah.Gerakan dan waktu guna menghindari berbagai tindakan seharusnya tidak perlu dalam penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan kantor.

Berdasarkan uraian di atas maka perlulah adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan “atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”.

Tujuan efisiensi kerja pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara – cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.

Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.

2. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.

3. Kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan di luar.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dengan judul ini penulis dapat melihat bagaimana Efisiensi Kerja pada kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.

B. Perumusan Masalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah.Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian 1. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Departemen Manajemen untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

c. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.

2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Metode Penelitian

1. Lokasi dan Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Dalam kegiatan survey ini dilakukan

pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO. KEGIATAN

JULI 2011, MINGGU KE

1 2 3 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

2. Sumber Data

Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dbagi dalam dua sumber, yaitu :

a. Data Primer

Yaitu : data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian, dimana data yang diperoleh dari lapangan, wawancara dan tanya jawab.

b. Data Sekunder

Yaitu : data yang diperoleh dari sumber-sumber lain dalam bentuk laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti : buku-buku, surat kabar dan media lainnya yang relevan dengan masalah yang diteliti.

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Penelitian yang dilakukan dengan membaca buku, majalah dan bacaan lainnya yang berhubungan dengan objek yang diteliti.Data yang dikumpulkan peneliti merupakan data sekunder, yaitu data yang paling mendekati pada permasalahan yang diteliti.

b. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapatkan data yang diragukan. Data ini merupakan data primer yang diperoleh melalui :

1. Wawancara, yaitu : Penelitian yang dilakukan dengan tanya jawab oleh peneliti untuk memberikan keterangan.

2. Dokumentasi, yaitu : Data yang diperoleh dari perusahaan secara langsung berupa data tertulis.

E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB I. PENDAHULUAN

Dalam Bab ini dijelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan Metode Penelitian yang terdiri dari Jadwal dan Lokasi Survei, Sumber dan Teknik Pengumpulan data , Metode Analisis Data, dan Sistematika Penulisan.

BAB II. PROFIL INSTANSI

Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Tujuan Umum Pendidikan Tinggi, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jaringan Usaha atau Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan.

BAB III. PEMBAHASAN

Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh.Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan.Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN ) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.

Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu

Program Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma III.Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Dasar

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan ( customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

C. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Rektor dan Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Dewan Pertimbangan Fakultas

Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas

Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Lab/Studio/

Bengkel Ketua Program Studi

Intra Departemen Ketua Program Studi

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Drs. Ami Dilham, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA,Ak Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si Prof.Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS Prof.Dr.Ramli,MS

Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi Dr. Murni Daulay, SE, Msi

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis,SE,M.SocSc Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekertaris : Dra. Marhayanie, MSi Akuntansi

Ketua Departemen : Drs. Syafruddin Ginting, S. SE, MAFIS, Ak Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar

DIPLOMA Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si Kesekretariatan

Ketua : Beby Karina Fauzeea, SE, M.Si

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE

Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

Bagian Perpustakaan / Ruang Baca

Kepala Perpustakaan : O.K. Raffii, SE

D. Uraian Jabatan (Job Description)

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya. h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/ tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.

h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

7. Sub Bagian Perpustakaan / Ruang Baca Tugas sub bagian Perpustakaan :

1. Controller

a. Inventaris Ruang Baca / Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. b. Kinerja Pegawai / Staf Administrasi Ruang Baca.

c. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan. d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan

fasilitas perpustakaan/ruang baca. 2. Laporan

a. Sesuai usul mahasiswa / staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.

b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.

c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan / ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Departemen Manajemen FE USU

Sumber : Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU (2012)

Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU

Ketua Departemen Manajemen : Dr.Isfenti Sadalia, SE, ME Seketaris Manajemen S1 Manajemen : Dra. Marhayanie, Msi

Ketua Program Studi Dept.Manajemen : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

Staff Administrasi : Charunnunisa

: Jumadi : Melvina Sari

Adapun job description pegawai yang terdapat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi meliputi :

1. Menyimpan Arsip Nilai

Pegawai bertanggung jawab menyimpan arsip nilai setiap mahasiswa Departemen Manajemen didalam lemari arsip yang telah tersedia sesuai dengan stambuknya.

Ketua Departemen Manajemen

Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris Manajemen S1 Manajemen

Dra. Marhayanie, MSi

Ketua Program Studi S1 Departemen Manajemen

Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

Staff Administrasi

Jumadi

Staff Administrasi

Melvina Sari Staff Administrasi

2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.

Pegawai setiap akhir semester bertanggung jawab untuk memindahkan nilai-nilai mahasiswa kedalam kartu evaluasi dan mahasiswa diwajibkan menyerahkan fotocopy KHS kepada pegawai sebagai bukti arsip.

3. Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa persemester ke dalam kertu evaluasi.

Pegawai diharapkan untuk menghitung setiap indeks prestasi mahasiswa setiap stambuk persemester kedalam kartu evaluasi untuk dapat mempermudah mengetahui data mahasiswa yang lebih akurat.

4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.

Setiap mahasiswa yang telah menyelesaikan semester wajib, meja hijau dan skripsi dapat menyerahkan bukti kepada pegawai untuk dikoreksi dan hasil koreksi tersebut mahasiswa dapat menyerahkan ke bagian Akademik untuk diproses.

5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan Akademik Departemen Manajemen.

Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. Pegawai bertanggung jawab menjaga kerahasian dan keamanan surat-surat penting baik itu surat masuk ataupun yang dikeluarkan kantor departemen Manajemen agar disimpan dan disusun ditempat yang aman.

6. Membuat surat undangan seminar proposal.

Mahasiswa yang akan mengikuti seminar dapat melapor kepada pegawai untuk diperiksa kelengkapan data-data apakah mahasiswa tersebut dapat memperoleh surat undangan seminar.

7. Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus.

Pegawai diharuskan menata dengan baik ruangan yang akan dipakai untuk seminar mahasiswa dan perlengkapan yang diperlukan seperti infokus sudah diperiksa dalam kondisi baik.

8. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen.

Mahasiswa yang telah mendapat persetujuan dari dosen pembimbing atas judul skripsi yang dibuat bertanggung jawab melaporkan bukti pengesahan yang sah kepada pegawai bagian Manajemen.

9. Menerima / memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti dan meja hijau

(comprehenship) Departemen Manajemen.

Mahasiswa yang akan mengikuti meja hijau dapat menyerahkan data-data nya yang jelas dan lengkap sesuai syarat yang diajukan oleh pihak departemen Manajemen agar dapat diperiksa oleh pegawai apakah dapat diberi izin untuk mengikuti meja hijau. 10.Menyiapkan berkas ujian Meja Hijau (comprehenship).

Setelah data-data yang diserahkan telah jelas dan lengkap sesuai dengan syarat yang diajukan untuk mendapat izin mengikuti Meja Hijau, pegawai akan menyiapkan berkas ujian Meja Hijau kepada mahasiswa yang telah menyerahkan data tersebut. 11.Mengawas ujian semester (6 bulan sekali).

Para pegawai bagian Manajemen mempunyai tugas yang diberikan oleh pihak Fakultas Ekonomi USU untuk bersedia mengawas mahasiswa yang akan melaksanakan Ujian, baik itu Ujian Tengah Semester maupun Ujian Akhir Semester. 12.Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester.

Pegawai diharapkan dapat membuat laporan evaluasi diri setiap mahasiswa bagian departemen Manajemen.

13.Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester.

Tugas pegawai membuat surat keluar yang dikeluarkan departemen manajemen setiap semester dan melaporkanya ke bagian Sekretaris Dekan.

14.Membuat form pengesahan seminar proposal.

Mahasiswa dapat meminta kepada pegawai yang bertanggung jawab membuat form pengesahan seminar proposal untuk sebagai bukti telah mengikuti seminar.

15.Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.

Mahasiswa / mahasiswa yang telah mendapat persetujuan atas judul yang telah dibuat, pegawai dapat memindahkan data tersebut kedalam buku daftar judul dan untuk memastikan judul tersebut tidak ada kesamaan dengan judul-judul mahasiswa lain, pegawai mencek ulang judul tersebut.

16.Menempel nomor urut skripsi.

Skripsi mahasiswa yang telah diserahkan kepada pihak departemen Manajemen, pegawai akan menempelkan nomor urut skripsi sesuai dengan urutanya.

17.Menstempel skripsi yang telah selesai ditanda tangani oleh ketua jurusan.

Mahasiswa harus melaporkan skripsi yang mana telah ditantanda tangani kepada pegawai untuk kemudian skripsi tersebut akan distempel.

18.Membersihkan dan merapikan lemari ketua jurusan.

Pegawai bertanggung jawab membersihkan dan merapikan ruangan arsiparis ketua jurusan departemen Manajemen.

19.Menyusun buku-buku dan tugas-tugas mahasiswa kedalam lemari.

Data-data penting mahasiswa seperti buku-buku dan tugas-tugas, pegawai dapat menyusunnya kedalam lemari dan jika sewaktu-waktu mahasiswa tersebut membutuhkan data tersebut pegawai dapat dengan mudah menyerahkanya kembali kepada mahasiswa yang bersangkutan.

E. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan

berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil d. Wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.

5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.

10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima

12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Efisiensi Kerja

1. Pengertian Efisiensi Kerja

Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Efisiensi dapat memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih yang nyata dengan pengorbanan yang diberikan. Efisiensi menurut kamus besar bahasa Indonesia (2001:112) adalah tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat.

Tujuan efisiensi kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis tingkat efisinsinya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Pengertian efisiensi dikemukakan oleh Robert N Anthony di Perguruan Tinggi Negeri Efisiensi kerja merupakan salah satu faktor penting dalam penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum suatu pekerjaan.Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang

Menurut Kurniawan Tjakrawala (2002:114) bahwa “efisiensi adalah perbandingan output per unit input,” sama halnya dengan pengertian efisiensi yang dikemukakan oleh Horngren (2003:503) bahwa “efisiensi merupakan perbandingan yang optimum antara masukan dan pengeluaran”. Sedangkan “efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi waktu, metode kerja dan besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.

Berdasarkan uraian-uraian tentang pengertian efisiensi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan, yaitu bahwa yang dimaksud efisiensi yang mana dapat diukur dengan membandingkan antara waktu, metode kerja, dan biaya guna pencapaian hasil yang optimum suatu pekerjaan. Efisiensi merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu berusaha meningkatkan mutu kerja pegawai melalui peningkatan efisiensi. Para pegawai dan staf diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja serta ketepatan waktu pekerjaan tugas-tugas dan menghasilkan keefisienan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan yang semua itu sangat berperan dengan pencapaian tujuan Perguruan Tinggi Negeri.

Efisiensi kerja suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.Efisiensi merupakan perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan apa yang telah diselesaikan oleh para pegawai bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU agar dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepada pegawai

fungsi-fungsi pekerjaan tertentu /kegiatan selama waktu tertentu dimana hasil kerja yang dicapai oleh kecakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai yang bersangkutan.

Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor. Sesuatu pekerjaan itu dilakukan secara efisien kalau untuk mencapai suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan dengan cara yang paling mudah (tidak terlalu banyak menggunakan pikiran), cara yang paling ringan (tidak terlalu banyak menggunakan tenaga),cara yang paling cepat (tidak terlalu banyak memerlukan waktu), cara yang paling murah (tidak terlalu banyak mengunakan ruang, hemat dan tidak boros dalam penggunaan material termasuk uang).

Jadi efisiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang maksimal dengan cara yang paling mudah, paling ringan, paling cepat, paling dekat dan paling murah, atau dengan perkataan lain dengan pemberian pengorbanan yang minimal.

B. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Pekerjaan

Pekerjaan dapat dikatakan efisien jika suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimal.Adapun dasar-dasar penilaian yang saya nilai selama magang di Departemen Ekonomi USU pada penilaian saat ini adalah sebagai berikut :

1. Ada beberapa karyawan kinerja pekerjaan tidak efektif, seperti pembagian pekerjaan hanya menitik beratkan hanya pada satu pegawai.

2. Pembagian pekerjaan tidak efisien sehingga mengakibatkan hasil kerja yang dicapai pegawai tidak dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baikdan kurangnya pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Kemampuan pegawai untuk bekerjasamadengan pegawai lainya kurang terjalin dengan baik karena setiap pelaksanaan pekerjaan kebanyakan hanya dikuasai pada

4. Pada saat jam kerja, pegawai belum menggunakan waktu kerja dengan baikyang adahanya menunda waktu dalam menyelesaikan pekerjaannya.

5. Kehadiran pegawai telah terpenuhi dengan baik hal ini dapat dilihat dari daftar absensi pada Departemen Manajemen.

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dalam meningkatkan pelaksanaan pekerjaan yang efisien pada umumnya harus perwujudan dari cara-cara bekerja yang efisien meliputi unsur-unsur yang terkait didalamnya yaitu waktu dan metode kerja (tenaga dan pikiran) :

1. Penggunaan Waktu yang efisien

Penggunaan waktu pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin tanpa membuang-buang waktu untuk hal-hal yang tidak berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Pada pekerjaan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Rencana Kerja

Pada kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan tepat waktu. Misalnya membuat surat undangan seminar proposal bagi para mahasiswa/mahasiswi yang akan mengikuti meja hijau.

b. Disiplin

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Tujuan kedisiplinan adalah : “untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong

pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).

Beberapa aktivitas yang dapat dilihat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari:

1. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pegawaiDepartemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan menggunakan sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus, memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen, menyiapkan berkas ujian meja hijau (comprehenship).

2. Urutan pekerjaan pegawai di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

3. Setiap tempat penyimpanan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya. Misalnya membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester dan menyimpanya di dalam lemari arsip yang tersedia.

Pelaksanaan disiplin kerja pegawai DepartemenManajemen Fakultas Ekonomi USU secara umum terlihat sudah baik, karena selama penulis mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka, untuk itu para pegawai Departemen Manajemen bertanggung jawab

untuk meningkatkan disiplin kerja dan membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

Adapun jadwal displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah masuk kerja pukul 08.15 wib dan pulang kerja pukul 14.00 wib. Dan terdapat juga absen jadwal keluar dan masuk untuk meningkatkan disiplin kerja di Fakultas Ekonomi USU.

Para pegawai yang bekerja di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU terlihat sudah taat dengan peraturan yang ada, terkadang masih ada beberapa pegawai yang masih tidak melaksanakan kedisiplinan kerja dengan baik sehingga tidak kedisiplinan pada pekerjaanya.Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja.Pimpinan bertanggung jawab untuk melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik.

Absensi kehadiran para pegawai Departemen Manajemen juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai.Departemen Manajemen mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dimasa yang akan datang.

2. Metode kerja

Metode kerja dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang efisien. Kondisi yang terlihat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU antara lain :

a. Para pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU berperan aktif dalam membantu mahasiwa menyiapkan berkas ujian meja hijau dan menerima/memeriksa berkas yang berhak mengikuti meja hijau di Departemen Manajemen.

b. Setiap pegawai pekerja bertanggung jawab dalam menyiapkan fasilitas ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infocus, membuat form pengesahan seminar proposal, membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester, dan memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen.

c. Setiap pekerjaan yang dikerjakan diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang, seperti menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.

C. Penilaian Terhadap Sistem Kearsipan

Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa.

Berikut Kegunaan Arsip pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Untuk Keperluan Administrasi.

2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian. 3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.

4. Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu :input kepada 5. Sistem, proses dari input, dan output sistem.

6. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem

kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.

6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama. Walaupun sistem kearsipan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :

1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak. 2. Masih banyak ditemukanya folder-folder dengan nama masalah yang sama.

3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.

4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.

5. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis terkadang pegawai masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di Departemen Manajemen USU. Dimana kebersihan dan

keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Berikut ini adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahsiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkn meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka. h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan

arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.

3. Guna Arsip

Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, maupun para Pegawai.Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu :input kepada sistem, proses dari

input, dan output sistem.

Dari perumusan masalah yang ada maka penulis telah menemukuan jawaban atas permasalahan yang ada, dimana Efisiensi Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utarasudah baik walaupun terdapat kekurangan dalam penerapan efisiensi pekerjaan.

Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

Gambar 3.1 Unsur Sitem Kearsipan Sumber: Surojo (2006:20) PROSES KEARSIPAN

Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan,

Penyimpanan, dan Penyusutan

INPUT

Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang

OUTPUT

Warkat/arsip

TUJUAN Menjamin keselamatan

arsip dan penyediaan kembali arsip

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan yang mungkin dapat bermanfaat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis sebagai berikut :

1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada Departemen Manajemen USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

2. Efisiensi kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

3. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat atau pengarahan langsung.

4. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, printer, dan lain-lain.

5. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan di bawah ini :

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

c. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang dalam kondisi layak. e. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dan pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat keterangan yang ada.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi keja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Anoraga, Pandji, 2000. Manajemen Bisnis, Rineka Cipta, Jakarta.

Laksana, Fajar. 2008. Manajemen Pemasaran. Yogyakarta: Graha Ilmu

Moekijat, 1989. Tata Laksana Kantor, Mandar Maju, Bandung.

Munir Sukoco, Badri., 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta.

S. P. Malayu, 2001. Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta.

kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.

6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama. Walaupun sistem kearsipan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :

1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak. 2. Masih banyak ditemukanya folder-folder dengan nama masalah yang sama.

3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.

4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.

5. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis terkadang pegawai masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Berikut ini adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahsiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkn meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka. h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan

arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.

3. Guna Arsip

Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, maupun para Pegawai.Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu :input kepada sistem, proses dari

input, dan output sistem.

Dari perumusan masalah yang ada maka penulis telah menemukuan jawaban atas permasalahan yang ada, dimana Efisiensi Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utarasudah baik walaupun terdapat kekurangan dalam penerapan efisiensi pekerjaan.

Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

Gambar 3.1 Unsur Sitem Kearsipan PROSES KEARSIPAN

Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan,

Penyimpanan, dan Penyusutan

INPUT

Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang

OUTPUT

Warkat/arsip

TUJUAN Menjamin keselamatan

arsip dan penyediaan kembali arsip

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan yang mungkin dapat bermanfaat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis sebagai berikut :

1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada Departemen Manajemen USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

2. Efisiensi kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

3. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat atau pengarahan langsung.

4. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, printer, dan lain-lain.

5. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan di bawah ini :

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

c. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang dalam kondisi layak. e. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dan pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat keterangan yang ada.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi keja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Anoraga, Pandji, 2000. Manajemen Bisnis, Rineka Cipta, Jakarta.

Laksana, Fajar. 2008. Manajemen Pemasaran. Yogyakarta: Graha Ilmu

Moekijat, 1989. Tata Laksana Kantor, Mandar Maju, Bandung.

Munir Sukoco, Badri., 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta.

S. P. Malayu, 2001. Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta.

http.//www.scrib.com/doc/16615490/Deskripsi-Tugas