Efisiensi Kerja Pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh : OKTY PRATIWI

092102081

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : OKTY PRATIWI

NIM : 092102081

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal……….. Dosen Pembimbing Tugas Akhir

( Dra. Nurzaimah, MM, Ak ) NIP: 19581114 198703 2 001

Tanggal………... Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP: 131 127 370

Tanggal………... Dekan Fakultas Ekonomi USU

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec 19550810 198303 1 004

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : OKTY PRATIWI

NIM : 092102081

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA

DEPARTEMEN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Februari 2012

( OKTY PRATIWI ) 092102081

Kata Pengantar

Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini dengan judul : “Efisiensi Kerja pada Departemen Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Shalawat dan salam juga

Penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW beserta keluarga dan para sahabatnya, Karena dengan safaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan kea lam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.

Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini Penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin Penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat Penulis terhadap lainnya.

Oleh karena itu Penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati, izinkanlah Penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar - besarnya kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Jurusan Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Jurusan Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dra. Nurzaimah, MM, Ak sebagai Dosen Pembimbing Penulis yang

telah meluangkan waktu untuk memberikan saran dan masukan demi kelancaran Tugas Akhir ini.

5. Bapak dan Ibu Dosen dan Staf pegawainya yang banyak membantu Penulis selama menjalankan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Khususnya Penulis ucapkan terima kasih kepada orang yang paling teristimewa dalam kehidupan Penulis yang amat sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing Penulis, serta selalu sabar dan tabah dalam mendidik Penulis juga do’a yang tak pernah henti untuk penulis. Terspesial Ayahanda Tercinta Zul Arsi Mulkan dan Ibunda

Tercinta Supriani yang telah memberikan kasih sayang dan supportnya

baik dalam segi moril, materil maupun spiritual, semangat dan pengorbanannya yang begitu besar sehingga Penulis dapat

menyelesaikan studi. Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan yang kalian berikan kepada Penulis. Amin ya Allah.

7. Adik Penulis satu - satunya yang amat sangat Penulis sayangi Rival Ardiyan yang terus mengajukan pertanyaan “kapan kakak tamat kulia? Cepatlah tamat, kerjain TA nya biar kakak kerja” hehehe..makasi yah dek udah ingetin kakak, ;)

8. Seseorang yang special buat penulis, yaitu Bang Robie Maulana, SE, Ak yang telah meluangkan waktunya dan tidak pernah lelah dalam memberikan support buat penulis.

9. Teman - teman terdekat Penulis Ferina Ardiany dan Nur yuwanda yang selalu ada buat Penulis dalam keadaan apapun, baik dalam keadaan suka maupun keadaan duka. Khusus buat Ferina, semoga cepat tamat yaah sygkuu, Aku Sayang Kalian.

10.Seluruh teman - teman Penulis anak D-III Akuntansi’09, Terima kasih atas bantuan, dukungan, motivasi yang diberikan dalam penyelesaian tugas akhir ini. I’ll miss you all.

Akhir kata Penulis mohon maaf yang sebesar - besarnya pada Bapak/Ibu Dosen dan Semua rekan-rekan atas segala kesilapan dan kesalahan yang telah diperbuat oleh Penulis selama ini, dan Penulis berharap semoga Tugas Akhir yang sangat sederhana ini dapat bermanfaat bagi semua pembaca dan pihak lain yang memerlukannya khususnya bagi Penulis sendiri.

Medan, Februari 2012

(Okty Pratiwi)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR………i

DAFTAR ISI……….iii

DAFTAR TABEL………..v

DAFTAR GAMBAR………...……...vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang………1

B. Perumusan Masalah………...……….4

C. Tujuan Penelitian………...……….4

D. Manfaat Penelitian………..4

E. Jadwal Kegiatan………...………...5

F. Sistematika Penulisan………..6

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU………...8

B. Kegiatan Organisasi...………...11

C. Struktur Organisasi………12

D. Kinerja Departemen Akuntansi………...20

BAB III PEMBAHASAN A. Penyusunan Tata Kerja……….22

1. Pengertian Tata Kerja………..………22

2. Manfaat Tata Kerja………..24

3. Prinsip – Prinsip Penyusunan Tata Kerja………...24

4. Asas Penyusunan Tata Kerja………...26

5.Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja dalam Organisasi………..………..27

B. Ruang Lingkup Tata Kerja pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………..……27

C. Penerapan Tata Kerja pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………...28

D. Pelaksanaan Tata Kerja dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai………...………..32

E. Hambatan – Hambatan Pelaksanaan Tata Kerja………...36

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan………...39

B. Saran.……….40

DAFTAR TABEL

No. Judul Hal

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Hal

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi………..14

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka penerapan tata kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah dan juga badan-badan swasta, sebagaimana dikemukakan oleh Sedarmayanti ( 2001 : 134 ) “tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi - segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia.” Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.

Penerapan tata kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan - kegiatan pelaksanaan yang nyata. Penerapan tata kerja yang baik membantu pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu kantor.

Adapun faktor – faktor yang mempengaruhi penerapan tata kerja menurut Fuad Gani ( 2008 : 125 ) “adalah peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang dimiliki oleh suatu instansi atau kantor.” Apabila faktor – faktor tersebut telah terpenuhi dengan baik, maka pelaksanaan tata kerja akan sesuai

dengan tujuan yang diharapkan oleh instansi atau organisasi tersebut. Sebaliknya jika faktor - faktor tersebut tidak terpenuhi dengan baik maka tujuan suatu instansi atau organisasi tidak akan tercapai. Oleh karena itu instansi atau organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui penerapan tata kerja dengan tepat, sesuai standartisasi dan pengendalian kerja dengan tepat. Sedemikian besarnya penerapan tata kerja dalam setiap badan usaha sehingga setiap pegawai diharapkan merupakan orang yang terampil, berpengalaman, baik, rapi, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan.

Untuk penerapan tata kerja yang baik, perlu memperhatikan asas - asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu, penerapan tata kerja harus mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari setiap pimpinan, baik mengenai personalia, maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.

Penerapan tata kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya penerapan tata kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.

Pelaksanaan penerapan tata kerja, selalu berorientasi pada efisiensi. Pengertian efisiensi menurut Sedarmayanti (2001:112) “adalah perbandingan

terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan.” Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang memuaskan. Adapun faktor – faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja menurut Sedarmayanti ( 2001 : 114 ) “adalah gerakan tubuh, pengaturan tempat kerja, penggunaan alat kerja, kemampuan mengingat dengan baik. Karena itu penerapan tata kerja yang efisien hendaknya diterapkan secara terus- menerus agar jiwa efisiensi benar- benar terbentuk dalam diri setiap pegawai.”

Unsur - unsur efisien menurut The Liang Gie ( 2001 : 89 ) antara lain “kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.” Namun untuk lebih meningkatkan jiwa efisiensi dalam diri tiap pegawai maka di buatlah peraturan-peraturan yang mengikat yaitu berupa penerapan tata kerja di perusahaan. Jika penerapan tata kerja telah diterapkan maka diharapkan setiap pegawai wajib mematuhi tata keja tersebut, karena jika suatu peraturan yang telah disepakati dilanggar maka akan dikenakan sanksi. Jadi dapat disimpulkan, dalam meningkatkan efisiensi kerja disuatu perusahaan atau organisasi yang pertama sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain untuk menetapkan disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja.

Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan penerapan tata kerja Departemen Akuntansi yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat. Hal ini berarti efisiensi kerja berguna dalam penentuan pengambilan keputusan oleh pimpinan.

Mengingat pentingnya meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni bagaimana efisiensi kerja pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi kerja pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Peneliti

a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupu n aplikasi.

b. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana penerapan efisiensi kerja itu yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

Diharapkan dapat sebagai masukan dalam penyusunan tata kerja yang efektif.

3. Bagi Peneliti lain

Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lain yang berminat terhadap kajian tersebut.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Dalam kegiatan survei ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN

Januari - Februari 2012, MINGGU KE

2 3 4 1

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

F. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB I . PENDAHULUAN

Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan Jadwal Penelitian yang terdiri dari Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.

BAB II . PROFIL INSTANSI

Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas , Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perkantoran.

BAB III. PEMBAHASAN

Dalam Bab ini Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Bagian Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Ringkas

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau diluar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam ( Universitas Syiah Kuala ) Kota Kutaraja ( Banda Aceh ), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja ( Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara ( Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja ( sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang pengertian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukkan ke dalam

lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 05350/1983/ tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen Tinggi No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh 2 jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Pendidikan Diploma-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

1. Departemen Akuntansi 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Ekonomi Pembangunan

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :

1. Jurusan Akuntansi 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Kesekretariatan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah harus menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan ( customer ) dan shareholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan perubahan.

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

B. Kegiatan Organisasi

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan Pembina civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit ( tidak berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian - penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian, dan Pengabdian Kepada Masyarakat.

Dengan demikian diharapkan lulusan - lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas - batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Achmad Zaenudin ( 2007 : 118 ) “struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan.” Dengan struktur organisasi dan tupoksi ( tugas pokok dan fungsi ), masing - masing pegawai tahu akan wewenang, tugas, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya dapat mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan dengan rasa tanggung jawab penuh. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Menurut The Liang Gie ( 2001 : 114 ) “suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dilaksanakan dengan pembentukan kelompok kerja yang berfungsi

melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.”

Ada empat hal dasar yang dapat dilihat pada struktur organisasi, yaitu :

1. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian pada suatu organisasi.

2. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan yang ditetapkan secara resmi oleh suatu organisasi, tingkatan hirarki, serta besarnya tentang kendali dari semua pimpinan di seluruh tingkatan organisasi.

3. Struktur organisasi menetapkan pengelompokkan individu menjadi bagian organisasi dan pengelompokkan bagian-bagian organisasi menjadi suatu organisasi yang utuh.

4. Struktur organisasi menetapkan system hubungan dalam organisasi yang memungkinkan tercapainya komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi baik secara vertical maupun horizontal.

Tiga komponen pertama merupakan elemen-elemen yang bersifat statis, yang sesungguhnya tampak pada struktur diimplementasikan karena merupakan elemen yang sifatnya dinamis. Untuk melihat tugas dan tanggung jawab jabatan, umumnya deskripsinya ditulis dalam daftar deskripsi jabatan. Dalam penerapan tujuannya, Fakultas Ekonomi USU menggunakan bentuk organisasi staf dan garis. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan hubungan

diantara fungsi bagian-bagian atau posisi orang yang menunjukkan tugas, kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda.

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU Rektor dan

Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua lab/studi bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata usaha Fakultas

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan :Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,M.si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte,M.Ec,Acc,Ak

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec

ANGGOTA : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Drs. Ami Dilham, Msi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis,MAFIS, MBA, Ak

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si

Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS

Prof. Dr. Sy’ad afifuddin Sembiring, M.Ec

Prof. Dr. Lic.rer,reg Sirozujilam, SE, Ak

Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Dr. Murni Daulay, SE, M.Si

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec

Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si

Ketua Prodi : Dr. Irsyad lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D

Sekretaris Prodi : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadali, SE, ME

Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si

Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua Departemen : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA

Ketua Prodi : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak

Sekretaris Prodi : Drs. Mutia Ismail, MM, Ak

DIPLOMA

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, M.Si

Bagian Tata Usaha

Kabag Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si

Kasubag. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE

Kasubag. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si

Kasubag Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE

Kasubag Kepegawaian : Maslan, SE

Bagian Perpustakaan/Ruang Baca

Kepala Perpustakaan : O.K. Raffii, SE

Sesuai dengan pembahasan penulis, maka dalam hal ini hanya akan dibahas tata kerja pada Departemen Akuntansi. Oleh karena itu terlebih dahulu kita harus mengetahui struktur organisasi pada bagian Departemen Akuntansi. Pada gambar 2.2 dapat dilihat Struktur Organisasi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Gambar 2.2

Bagan Struktur Organisasi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ketua Departemen Akuntansi

Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA

Sekretaris Departemen Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

Staff

Sugeng Prayetno, SE Sekretaris Program Studi S1 Akuntansi

Dra. Mutia Ismail, MM, Ak Ketua Program Studi S1 Akuntansi

Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak

Staff

Pada Uraian berikut ini dapat dilihat job description bagian Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan urutan jabatan sebagai berikut :

1. Membuka sidang ujian komprehensif Ketua Departemen

2. Menandatangani DP3 dosen yang akan naik golongan atau pangkat 3. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing dan pembanding 4. Menandatangani KRS dan KHS mahasiswa

5. Menandatangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal 6. Menandatangani skripsi yang telah di perbanyak mahasiswa

7. Menghadiri pertemuan rapat fakultas / rapat dosen yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi

8. Kegiatan akademik yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi dan lain - lain yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi.

1. Mengoreksi judul Outline mahasiswa Sekretaris Departemen

2. Mengoreksi skripsi yang akan di uji / diperbanyak

3. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi.

1. Mengetik surat masuk / keluar Staf

2. Mengarsip surat masuk / keluar

4. Menstempel skripsi mahasiswa yang telah di tandatangani oleh Ketua Departemen Akuntansi

5. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa

6. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan di uji / di perbanyak

7. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar 8. Mengetik daftar alumni Departemen Akuntansi

9. Menstempel KRS / KHS mahasiswa

10.Mengerjakan Dikti untuk Departemen Akuntansi

11.Membuat transkrip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif 12.Mengetik transkrip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai / tamat.

D. Kinerja Departemen Akuntansi

Menurut A.A. Anwar Prabu Mangkunegara ( 2005 : 9 ) “kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.”

Adapun faktor – faktor yang mempengaruhi kinerja menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson ( 2001 : 82 ) “adalah kemampuan, motivasi, dukungan yang diterima, keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, hubungan mereka dengan organisasi.” Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, khususnya pada bagian Departemen Akuntansi terus berupaya

agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena

membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Untuk mendorong tercapainya hasil yang optimal diperlukan kinerja yang profesional. Kinerja usaha yang dijalankan instansi saat ini adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar dan diskusi. Departemen juga melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang berkualitas.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Penyusunan Tata Kerja

1. Pengertian Tata Kerja

Menurut Sedarmayanti, ( 2001 : 134 ) “tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia.” Fuad Gani (2008 : 220 ) mengemukakan pengertian “prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.”

Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan, mengadakan, atau menjadikan. Efisiensi dapat dirumuskan menurut suatu pengertian tertentu yaitu memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih yang nyata ( imbangan akibat - akibat yang dikehendaki terhadap yang tidak dikehendaki ) dengan pengorbanan yang diberikan.

Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Atau apabila mencapai suatu tingkat hasil tertentu dengan usaha terkecil/usaha minim yang digunakan. Miranda ( 2003 ) menyatakan bahwa “efisiensi adalah prediksi keluaran/ ouput pada biaya

minimum, atau merupakan rasio antara kuantitas sumber yang digunakan dengan keluaran yang dikirim.” Gie ( 1997:26 ) menjelaskan bahwa “efisiensi adalah satu pengertian tentang perhubungan optimal antara pendapatan dan pengeluaran, bekerja keras dan hasil-hasilnya, modal dan keuntungan, biaya dan kenikmatan, yang ada kalanya juga disamakan dengan ketepatan atau dapat juga dirumuskan sebagai perbandingan terbaik antara pengeluaran dan penghasilan, antara suatu usaha kerja dengan hasilnya.”

Jadi dengan adanya tata kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, lebih efisien, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.

Tata kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa tata kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas. Contohnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan. Suatu penyusunan tata kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa tata kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan kemajuan zaman teknologi.

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau

Menurut Zaenudin Achmad ( 2008 : 8 ) “bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem ( metode atau prosedur maupun subsistem ) merupakan penjabaran dari system organisasi yang digunakan.”

2. Manfaat Tata Kerja

Seperti yang dikemukakan oleh Zaenudin Achmad ( 2007 : 62 ) manfaat yang dapat diperoleh dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah :

a. Tata Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatankegiatan pelaksanaan yang nyata

b. Melalui tata kerja yang dibuat dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.

c. Tata kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.

3. Prinsip - Prinsip Penyusunan Tata Kerja

Mengingat pentingnya tata kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip seperti yang dikemukakan oleh Moekijat ( 2001 : 121 ) yaitu :

a. Tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.

c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.

e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

h. Tata kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

i. Penyusunan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.

k. Untuk menjamin penerapan tata kerja dengan tepat, maka perlu dipakai buku pedoman.

4. Asas Penyusunan Tata Kerja

Supaya ada kejelasan guna penyusunan tata kerja perlu memperhatikan beberapa asas, adapun asas-asas penyusunan tata kerja menurut Zaenudi Achmad ( 2007 : 62 ) adalah sebagai berikut :

a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada

semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan

kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan.

5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja Dalam Organisasi

Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :

a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.

b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

B. Ruang Lingkup Tata Kerja, pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dalam menjalankan kegiatan di departemen diperlukan fasilitas pendukung pekerjaan. Begitu pula pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan pegawai dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor disesuaikan dengan pekerjaan, kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan juga menempatkan tenaga kerja sesuai dengan prinsip The Right Man On The Right Place, untuk meningkatkan efisiensi bagi kantor itu sendiri.

Di dalam menjalankan kegiatan, Departemen Akuntansi didukung juga oleh fasilitas antara lain :

1. Komputer 2. Kendali arsip 3. Mesin printer 4. Map

5. Kertas 6. Flash disk 7. Buku agenda 8. Buku ekspedisi 9. Alat tulis kantor

10. Box file/filing cabinet dan lain-lain

Dengan tersedianya fasilitas ini, diharapkan Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, sesuai dengan target ataupun standart yang sudah ditetapkan.

C. Penerapan Tata Kerja Pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pelayanan yang dilakukan oleh Departemen Akuntansi terdiri dari seluruh pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok departemen, yaitu menjadi salah satu departemen yang unggul dan yang terbaik di Fakultas Ekonomi khususnya dan di Asia Tenggara umumnya.

Adapun Tata kerja yang diterapkan oleh Departemen Akuntansi meliputi pembagian kerja dalam hal penyusunan rencana kerja departemen, pengolahan data mahasiswa S-1 Akuntansi reguler maupun ekstensi/alumni, mengolah data mahasiswa, pengarsipan dokumen - dokumen mahasiswa, penyimpanan surat masuk dan surat keluar sehingga segala sesuatu dapat dikontrol oleh pimpinan, dalam hal ini adalah ketua departemen dan ketua program studi.

Departemen Akuntansi pada intinya bertugas memberikan pelayanan berupa keterangan-keterangan dan kegiatan pengesahan dokumen - dokumen yang berhubungan dengan kegiatan akademika mahasiswa S-1 Akuntansi reguler maupun ekstensi. Tugas pelayanan yang berupa keterangan-keterangan yang berwujud enam perbuatan, yaitu :

1. Menghimpun

Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. Seluruh keterangan – keterangan yang berhubungan dengan kegiatan akademika mahasiswa disimpan dalam bentuk database. Selain database, Departemen Akuntansi juga mempunyai arsip mahasiswa. Apabila sewaktu – waktu mahasiswa memerlukannya maka pegawai dapat dengan mudah dan cepat menemukannya. Untuk menemukan data mahasiswa yang ada di database atau pegawai memerlukan waktu sekitar satu menit saja.

2. Mengetik.

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan - keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Adapun waktu yang diperlukan pegawai untuk mengetik satu buah surat adalah sepuluh menit untuk surat umum. Adapun untuk surat yang lain seperti surat undangan di perlukan waktu tiga hari dari pembuatan sampai pengiriman. Pegawai bisa menyelesaikan tugasnya secara efektif dan efisien apabila pada saat itu sarana penunjang kerjanya dalam kondisi baik. Contohnya adalah printer, karena kondisi printer di Akuntansi kurang baik maka penyelesaian surat sering terkendala padahal proses pengetikan telah selesai. Sehingga kerja pegawai kurang efektif dan efisien

3. Mengolah

Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Untuk mengolah, Departemen telah membuat standart kerja dengan menentukan waktu tiga hari untuk pembuatan transkip mahasiswa, dalam waktu tiga hari tersebut semua prosedur telah dilalui dari pengesahan di PD I, KETUA DEPARTEMEN dan DEKAN.

4. Mengesahkan

Yaitu kegiatan mensetempel dan pemberian tanda keterangan bahwa dokumen – dokumen yang telah masuk ke departemen maupun ketua program studi. Untuk pengesahan dokumen – dokumen tersebut dapat

diselesaikan tergantung keberadaan ketua departemen atau ketua program studi. Apabila pada saat yang bersamaan ketua departemen atau ketua program studi sedang berada di tempat maka dokumen tersebut dapat langsung di sahkan tanpa harus menunggu berhari – hari. Ini berarti pekerjaan pegawai jadi lebih efektif dan efisien. Sebaliknya, jika ketua departemen atau ketua program studi tidak berada di tempat pada saat itu maka kerja pegawai jadi kurang efisien karena memakan waktu yana agak lama, bisa sampai 2 hari.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Adapun untuk hal pengiriman surat, biasanya pegawai memerlukan waktu satu hari apabila surat itu surat undangan. Pekerjaan pegawai dalam hal pengiriman surat bisa dilakukan dengan efektif dan efisien.

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Dokumen – dokumen mahasiswa disimpanoleh pegawai dalam bentuk arsip. Untuk menemukan data – data mahasiswa yang telah diarsipkan pegawai tidak membutuhkan waktu yang lama, cukup 3 menit saja karena arsip di akuntansi telah tersusun dan tertata dengan baik. Sehingga mempermudah kerja pegawai untuk menemukannya lagi.

Dari pengamatan di lapangan kinerja pegawai di Departemen Akuntansi sudah relative baik, hal ini dapat terlihat dari kepuasan sebagian besar mahasiswa

akuntansi terhadap pelayanan yang diberikan oleh pegawai. Sebagian besar mengatakan pelayanannya sudah relatif baik, dimana pegawai telah bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai ukuran yang telah ditentukan. Misalnya dalam hal pembuatan transkrip nilai pegawai mampu menyelesaikannya dalam waktu 3 hari sesuai dengan prosedurnya. Sebagian kecilnya lagi masih mengeluhkan pelayanan yang tidak sesuai keinginan. Hal ini disebabkan beberapa fasilitas kerja yang diperlukan seperti mesin printer di bagian akuntansi keadaannya kurang memadai, sehingga mengakibatkan keterlambatan penyelesaian kerja, akibatnya beberapa mahasiswa tidak mendapatkan pelayanan yang optimal.

D. Pelaksanaan Tata Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai

Tata kerja mempunyai prinsip lancar, berjalan lurus ( tidak maju mundur/simpang siur ) dan mudah pengawasannya, sehingga memberikan hasil kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat dari segi mutu dan jumlah serta. Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, sesuai dengan wewenang yang diberikan. Untuk memperlancar kegiatan tata kerja, ketua juga harus memperhatikan langkah – langkah dalam penyelesaian permasalahan instansi.

Dari pengamatan penulis selama melaksanakan magang, Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memperlancar kinerja pegawai dipengaruhi oleh fasilitas sarana dan prasarana yang tersedia serta ruangan pekerjaan yang membantu siklus kerja Departemen Akuntansi. Selain itu

sasaran yang mempengaruhi kinerja pegawai Departemen Akuntansi dengan adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah ataupun mutu, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta mengurangi rasa malas dan keluh kesah. Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai Departemen Akuntansi, maka segala kegiatan yang berlangsung di Departemen Akuntansi yang mencakup tata kerja akan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan jalannya instansi yang diinginkan.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengukur tingkat kinerja pegawai menurut Fuad Gani ( 2008 : 122 ) adalah dengan cara :

1. Menentukan standar/ ukuran baku yang akan menjadi patokan. Dalam hal ini standarnya adalah penyelesaian tugas secara efektif dan efisien. Departemen menentukan standart waktu untuk menyelesaikan pengetikan satu buah surat umum atau surat undangan adalah 10 menit. Dari pengamatan selama penulis magang di bagian Akuntansi, para pegawainya mampu menyelesaikan pengetikan surat sesuai standart waktu yang telah ditentukan, yaitu 10 menit untuk menyelesaikan satu buah surat umum dan surat undangan. Begitu pula dalam hal menemukan arsip, standart waktunya adalah 5 menit untuk satu buah arsip dan pegawai juga bisa menemukannya secara tepat waktu.Untuk mengarsip surat masuk dan surat keluar standart waktunya adalah 2 menit untuk satu buah surat dan pegawai sudah mengerjakannya sesuai standart yaitu 2 menit atau

kadangkala bisa kurang dari 2 menit. Ini berarti pegawai telah melaksanakan tugasnya sesuai standart waktu yang ditentukan.

2. Mengukur/ menilai kegiatan – kegiatan yang sedang dijalankan atau hasil kegiatan yang dilakukan oleh pemimpin dalam hal ini adalah ketua departemen dan ketua program studi S-1 Akuntansi. Dari temuan di lapangan dan berdasarkan pengamatan selama penulis magang di bagian Akuntansi, ternyata ada beberapa keluhan yang dialami mahasiswa dalam urusan penyelesaian transkip nilai. Keterlambatan penyelesaian transkip ini lebih sering dikarenakan oleh sarana penunjang kerja dalam kondisi kurang baik. Untuk menyelesaiakan transkip standart waktu yang telah ditentukan adalah 3 hari, mulai dari pengetikan, meminta pengesahan kepada PD I, KETUA DEPARTEMEN dan yang terakhir adalah DEKAN. Apabila sarana penunjang kerja seperti mesin printer pada saat itu dalam kondisi kurang baik dan ditambah lagi atasan – atasan yang berwenang untuk mengesahkan transkrip tersebut tidak sedang berada di tempat, maka hal itu yang mengakibatkan tidak efektif dan efisienya pekerjaan pegawai. Tetapi keluhan ini hanya dialami oleh sebagian kecil mahasiswa saja, untuk keseluruhan kinerjanya sudah baik. Karena biasanya pegawai bisa menyelesaikan pembuatan transkip dan meminta pengesahannya kepada atasan yang berwenang dalam waktu 3 hari saja.

Adapun bentuk - bentuk pelayanan mahasiswa yang ada di bagian Akuntansi adalah sebagai berikut :

• Pembuatan transkrip nilai mahasiswa sampai hal pengesahannya, standart waktunya 3 hari.

• Pendaftaran seminar proposal dan sidang, standart waktunya 1 hari

• Memberikan KRS dan KHS mahasiswa, standart waktunya 1 menit untuk satu mahasiswa.

• Menemukan arsip mahasiswa, standart waktunya 5 menit

Secara keseluruhan pegawai mampu menyelesaikan pekerjaannya sesuai standart waktu yang ditetapkan. Hanya dalam beberapa hal saja pekerjaan mereka menjadi tidak efektif dan efisien, tetapi hal itu relatif kecil saja karena kinerja mereka semuanya telah sesuai standart.

3. Membetulkan penyimpangan/ perbedaan yang terjadi agar semua kegiatan/ hasilnya sesuai yang telah ditentukan. Dari pengamatan selama penulis magang di bagian S-1 Akuntansi penyimpangan yang terjadi bukan dikarenakan kinerja pegawai yang tidak baik, melainkan karena sarana penunjang kerjanya pada saat itu kondisinya kurang baik. Sehingga mengakibatkan penyimpangan waktu yang sebenarnya telah ditentukan standartnya menjadi tidak sesuai target yang diharapkan.

Untuk mengontrol semua kegiatan dan kinerja pegawai S-1 Akuntansi, supervisi atau pemimpin memperolehnya dari berbagai sumber, baik sumber tercetak maupun elektronik, serta sumber – sumber dari informan. Informasi tentang kinerja pegawai diperoleh dengan metode tertentu. Misalnya, informasi yang dapat diukur dan terlihat bisa diperoleh dari sumber tercetak, sedangkan

informasi yang implisit bisa diperoleh dari wawancara dan pengamatan langsung atau survei. Sumber atau metode pengontrolan adalah sebagai berikut :

1. Laporan pelaksanaan kegiatan, secara lisan/ tertulis, berkala/ sewaktu– waktu atas permintaan.

2. Buku catatan tugas/ hasil kerja, jadwal kegiatan , laporan kemajuan pekerjaan.

3. Survei atau inspeksi setempat di mana kegiatan – kegiatan dilakukan. 4. Wawancara dengan pelaksana – pelaksana tugas yang bersangkutan.

Dalam kegiatan mengontrol tersebut, penyelia atau pemimpin sebaiknya bersikap lebih sensitif, baik terhadap sumber tertulis maupun terhadap informasi. Bila penyelia menggunakan metode wawancara, ia harus berhati–hati dengan ucapan–ucapan individu, sebab seseorang seringkali berkata ‘a’, tetapi perilakunya ‘b’.

Pengontrolan perlu dilakukan secara reguler dan konsisten, untuk mengingatkan setiap pegawai bahwa mereka harus tetap menjaga kinerja mereka untuk mencapai tujuan bersama.

E. Hambatan - Hambatan Pelaksanaan Tata Kerja

Bagian Departemen Akuntansi dalam melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan, hendaknya direncanakan, diterima, dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu - karuan. Akibatnya muncul kesimpangsiuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu

pekerjaan operasi - operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi. Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan.

Adapun hambatan – hambatan yang dialami oleh pegawai Departemen Akuntansi adalah :

1. Fasilitas kerja yang digunakan oleh pegawai kondisinya kurang baik, seperti printer yang memerlukan penggantian, sehingga kadang menyebabkan kurang kerja pegawai.

2. Ruang kerja yang kurang kondusif, sehingga menimbulkan

ketidakleluasaan untuk bekerja karena ruangan yang terlalu sempit.

3. Kurangnya jumlah pegawai yang mengakibatkan mahasiswa sering kecewa karena terlalu lama menunggu untuk mendapatkan pelayanan dalam hal memperoleh informasi.

4. Perlengkapan kerja yang letaknya kurang tertata dengan baik.

5. Kurangnya profesionalitas pegawai dalam bekerja dapat menyebabkan ketidakefisienan dalam bekerja, khususnya dalam segi penyelesaian pekerjaan dan pemanfaatan waktu.

Dari uraian terdahulu, dapat disimpulkan bahwa tata kerja di bagian Departemen Akuntansi relatif sudah baik terlaksana, dimana beberapa tugas pokok untuk melayani mahasiswa telah sesuai standart. Adapun beberapa tugas pokok tersebut antara lain :

1. Pembuatan transkrip mahasiswa 2. Pembuatan surat

3. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar 4. Mengarsipkan dokumen – dokumen mahasiswa 5. Membagikan KRS dan KHS mahasiswa

Semua tugas pokok tersebut dapat diselesaikan oleh pegawai sesuai dengan standart yang ditetapkan oleh ketua.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti dapat mengambil beberapa kesimpulan, yaitu :

1. Penerapan Tata Kerja pada Bagian Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan efisiensi kerja dari pegawai.

2. Penerapan Tata Kerja pada Bagian Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik.

3. Sumber utama efisiensi kerja ada dalam diri manusia itu sendiri, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien, dan unsur - unsur efisien kerja itu adalah kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin kerja dan kerja sama yang baik dalam ruang lingkup pekerjaannya.

4. Hambatan – hambatan yang dialami pegawai pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain kurangnya sarana dan perlengkapan yang tersedia, ruangan kerjanya kurang kondusif, sehingga mengakibatkan terjadinya ketidaknyamanan terhadap pegawai - pegawai pada waktu jam kerja berlangsung.

5. Kurangnya profesionalitas pegawai dalam bekerja dapat menyebabkan ketidakefisienan dalam bekerja, khususnya dalam segi penyelesaian pekerjaan dan pemanfaatan waktu. Misalnya : salah satu dari pegawai Departemen Akuntansi kurang memahami bagaimana caranya memasang pita printer jika pita printer yang digunakan tidak lagi memberikan output yang jelas, maka otomatis pegawai tersebut mengharap bantuan dari rekan kerjanya yang lain, sementara rekan kerjanya tersebut sedang menyelesaikan pekerjaanya, maka jelas pemanfaatan waktu pada saat penggantian pita printer sangat tidak efisien. Atau penundaan pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai karena ada teman mengobrol sehingga pegawai itu sendiri lupa akan tugas dan tanggung jawabnya yang belum terselesaikan.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya tata kerja dan efisiensi dalam bekerja pada Departemen Akuntasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sebaiknya diadakan pelatihan bagi pegawai tentang pelaksanaan kerja yang profesional.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi kerja, perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu disarankan kepada Bagian Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi USU

agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan - kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

3. Melihat pentingnya fasilitas kerja, maka sebaiknya fasilitas kerja yang ada di bagian Departemen Akuntansi yang sudah tidak memenuhi standart secara teknis, diganti dan menambah jumlah unit fasilitas sarana kantor seperti printer dan komputer. Agar tidak menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena minimnya printer yang tersedia, sementara data yang harus di print cukup banyak dan juga sering menggunakan printer yang ada di bagian Departemen Akuntansi.

4. Ruangan kerja Departemen Akuntansi harus ditata sesuai persyaratan ruangan yang nyaman dan sehat, sehingga membuat pegawai merasa lebih fokus dan nyaman dalam menyelesaikan pekerjaannya.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran, Jakarta : Mitra Wacana Media.

Gani, Fuad , 2008. Menejemen Perkantoran Modern, Jakarta : Penerbit Penaku.

Gie, Liang The, 2001. Administrasi Perkantoran Modren, Yogyakarta : Penerbit Liberti.

Jackson, Jhon, 2001. Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Kinerja.

Mangkunegara, Anwar Prabu, 2005. Pengertian Kinerja.

Meriyane, Gusti, 2010. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

Moekijat, 2001. Tata Laksana Kantor, Bandung : Mandar Maju.

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, 2007. Medan : USU

Press.

pekerjaan operasi - operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi. Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan.

Adapun hambatan – hambatan yang dialami oleh pegawai Departemen Akuntansi adalah :

1. Fasilitas kerja yang digunakan oleh pegawai kondisinya kurang baik, seperti printer yang memerlukan penggantian, sehingga kadang menyebabkan kurang kerja pegawai.

2. Ruang kerja yang kurang kondusif, sehingga menimbulkan ketidakleluasaan untuk bekerja karena ruangan yang terlalu sempit.

3. Kurangnya jumlah pegawai yang mengakibatkan mahasiswa sering kecewa karena terlalu lama menunggu untuk mendapatkan pelayanan dalam hal memperoleh informasi.

4. Perlengkapan kerja yang letaknya kurang tertata dengan baik.

5. Kurangnya profesionalitas pegawai dalam bekerja dapat menyebabkan ketidakefisienan dalam bekerja, khususnya dalam segi penyelesaian pekerjaan dan pemanfaatan waktu.

Dari uraian terdahulu, dapat disimpulkan bahwa tata kerja di bagian Departemen Akuntansi relatif sudah baik terlaksana, dimana beberapa tugas pokok untuk melayani mahasiswa telah sesuai standart. Adapun beberapa tugas pokok tersebut antara lain :

1. Pembuatan transkrip mahasiswa 2. Pembuatan surat

3. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar 4. Mengarsipkan dokumen – dokumen mahasiswa 5. Membagikan KRS dan KHS mahasiswa

Semua tugas pokok tersebut dapat diselesaikan oleh pegawai sesuai dengan standart yang ditetapkan oleh ketua.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti dapat mengambil beberapa kesimpulan, yaitu :

1. Penerapan Tata Kerja pada Bagian Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan efisiensi kerja dari pegawai.

2. Penerapan Tata Kerja pada Bagian Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik.

3. Sumber utama efisiensi kerja ada dalam diri manusia itu sendiri, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien, dan unsur - unsur efisien kerja itu adalah kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin kerja dan kerja sama yang baik dalam ruang lingkup pekerjaannya.

4. Hambatan – hambatan yang dialami pegawai pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain kurangnya sarana dan perlengkapan yang tersedia, ruangan kerjanya kurang kondusif, sehingga mengakibatkan terjadinya ketidaknyamanan terhadap pegawai - pegawai pada waktu jam kerja berlangsung.

5. Kurangnya profesionalitas pegawai dalam bekerja dapat menyebabkan ketidakefisienan dalam bekerja, khususnya dalam segi penyelesaian pekerjaan dan pemanfaatan waktu. Misalnya : salah satu dari pegawai Departemen Akuntansi kurang memahami bagaimana caranya memasang pita printer jika pita printer yang digunakan tidak lagi memberikan output yang jelas, maka otomatis pegawai tersebut mengharap bantuan dari rekan kerjanya yang lain, sementara rekan kerjanya tersebut sedang menyelesaikan pekerjaanya, maka jelas pemanfaatan waktu pada saat penggantian pita printer sangat tidak efisien. Atau penundaan pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai karena ada teman mengobrol sehingga pegawai itu sendiri lupa akan tugas dan tanggung jawabnya yang belum terselesaikan.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya tata kerja dan efisiensi dalam bekerja pada Departemen Akuntasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sebaiknya diadakan pelatihan bagi pegawai tentang pelaksanaan kerja yang profesional.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi kerja, perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu disarankan kepada Bagian Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi USU

agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan - kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

3. Melihat pentingnya fasilitas kerja, maka sebaiknya fasilitas kerja yang ada di bagian Departemen Akuntansi yang sudah tidak memenuhi standart secara teknis, diganti dan menambah jumlah unit fasilitas sarana kantor seperti printer dan komputer. Agar tidak menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena minimnya printer yang tersedia, sementara data yang harus di print cukup banyak dan juga sering menggunakan printer yang ada di bagian Departemen Akuntansi.

4. Ruangan kerja Departemen Akuntansi harus ditata sesuai persyaratan ruangan yang nyaman dan sehat, sehingga membuat pegawai merasa lebih fokus dan nyaman dalam menyelesaikan pekerjaannya.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran, Jakarta : Mitra Wacana Media.

Gani, Fuad , 2008. Menejemen Perkantoran Modern, Jakarta : Penerbit Penaku.

Gie, Liang The, 2001. Administrasi Perkantoran Modren, Yogyakarta : Penerbit Liberti.

Jackson, Jhon, 2001. Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Kinerja.

Mangkunegara, Anwar Prabu, 2005. Pengertian Kinerja.

Meriyane, Gusti, 2010. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Moekijat, 2001. Tata Laksana Kantor, Bandung : Mandar Maju.

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, 2007. Medan : USU Press.