Efisiensi Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III KEUANGAN MEDAN

EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh

SYLVIA SURYA FITRI 082101177

JURUSAN KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Diploma

Universitas Sumatera Utara Medan


(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III KEUANGAN MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : SYLVIA SURYA FITRI

NIM : 082101177

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN

JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN

MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : Dosen Pembimbing

(Dra. Yulinda, M.Si

NIP. 19590926 198501 2 001 )

Tanggal : Ketua Program Studi DIII Keuangan

(Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si NIP. 195912291 98903 1 002

)

Tanggal : Dekan

( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec NIP. 19550810198303 1 004


(3)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum. Wr. Wb

Dengan mengucapkan puji dan syukur, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu dan sesuai dengan yang direncanakan.

Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak, baik itu berupa saran dan bimbingan. Maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Yang teristimewa penulis ucapkan terima kasih kepada kedua orang tua penulis. Ayahanda dan Ibunda tercinta M. Hanafiah, Spd dan Suryana yang telah mendidik dan mengasuh penulis dengan penuh kasih sayang serta berkat doa Beliau penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

2. Ibu Dra.Yulinda, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 3. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

4. Bapak Drs. Bongsu Hutagalung, Msi selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si, seaku Sekretaris Pengelola Jurusan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara


(4)

6. Bapak dan Ibu Dosen dan Staf pegawainya yang banyak membantu Penulis selama menjalankan pendidikan di FE USU.

7. Kepada Adik–Adikku yang tersayang Nadia, Ari, dan Aliza dan seluruh keluarga nenek, om, tante, buk Neng, yang telah memberikan dorongan dengan penuh cinta.

8. Kepada sahabat – sahabat terbaikku di fakultas Desri Mutia, Rahmad Fathoni, Melan Sri Muliani, Silvia Rosa Panjaitan, Uki, Ali, Hariati, Citra, Elin, Arbiah, Indah, dan temen-temen seperjuangan akademik yang tertunda Aulia, Dina, Novi, Ridwan, Wily. Kepada semua teman – teman D3 Keuangan Stambuk 2008 Khususnya Group C terima kasih atas semua motivasi dan dorongannya.

9. Kepada temen kecilku si jelek Johan Ariyadi terima kasih atas partisipasinya membantu penulis, ya walaupun hanya sedikit sih.

10. Kepada teman – teman Magang penulis Indah, Lela, Andi, Amek, Hendri. Terima kasih untuk kebersamaannya selama magang. Mudah-mudahan Allah SWT memberikan balasan atas kebaikan yang diberikan kepada penulis. Akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk tugas akhir ini penulis berharap dapat bermanfaat bagi kita semua, semoga kita selalu dijalan yang di ridhoi oleh Allah SWT, Amin.

Medan, Januari 2012 Penulis


(5)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5

D. Jadwal Penelitian ... 6

E. Sistematika Penelitian ... 6

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Ringkas ... 8

1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 10

2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 10

3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 11

B. Struktur Organisasi dan Personalia ... 11

C. Job Deskription ... 17

D. Jaringan Usaha Kegiatan ... 19

E. Kinerja Usaha Terkini... 20


(6)

BAB III PEMBAHASAN

A. Efisiensi Kerja ... 23

- Pengertian Efisiensi Kerja ... 23

- Job Description ... 25

B. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Pekerjaan... 29

- Pemakaian waktu yang efisien... 30

- Metode Kerja ... 32

C. Penilaian Terhadap Sistem Kearsipan ... 33

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 37

B. Saran ... 38


(7)

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1. 1 Jadwal Penelitian Tugas Akhir ... 5


(8)

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 13 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 16 Gambar 2.3 Unsur Sistem Kearsipan... 36


(9)

BAB I

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan kantor.

Kalangan dunia usaha baik instansi pemerintah maupun instansi pemerintah maupun swasta dalam melakukan usaha sangat mengandalkan fasilitas atau peralatan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil kerja yang optimal.

Pengembangan sumber daya manusia dapat meningkatkan produktivitas karyawan sehingga dapat membentuk tenaga kerja yang produktif, terampil dan profesional yang bekerja secara efektif dan efisien. Produktivitas sering pula dikaitkan dengan cara sistem yang efisien, sehingga proses produksi berlangsung tepat waktu dan dengan demikian tidak diperlukan kerja lembur dengan segala implikasinya, terutama implikasi biaya. Dan merupakan hal yang logis dan tepat apabila peningkatan produktivitas dijadikan salah satu sasaran jangka panjang Perguruan Tinggi Negeri dalam rangka pelaksanaan strateginya. Disamping hal tersebut terdapat pula berbagai faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja, diantaranya adalah : Sikap mental, pendidikan, keterampilan, manajemen, hubungan industrial pancasila, tingkat penghasilan, jaminan sosial, lingkungan dan iklim kerja, sarana produksi, teknologi dan kesempatan berprestasi.


(10)

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan waktu, metode kerja dan biaya uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, dan tersingkat waktunya.

Danfar (2009) menyatakan bahwa efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Usaha yang dimaksud mengandung tiga unsur yaitu waktu, metode kerja dan biaya.

Tujuan efisiensi kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.

Efisiensi bertindak dengan cara yang dapat meminamilisir kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu. Dalam pengertian manajemen yang sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi dalam arti bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya-guna artinya dengan tepat, cepat, hemat, dan selamat.

Efisiensi kerja merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu


(11)

sambil lalu saja, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisinsi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Efesiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan.

Penggunaan fasilitas yang efisien dan efektif akan mampu mempermudah pelaksaan pekerjaan karyawan, sehingga kinerja atau produktivitas Departemen Manajemen akan dapat mewujudkan tujuanya. Fasilitas sarana kantor meliputi : Komputer, Telepon, Faksimile, Printer, Fotocopy, Mesin Tik dan In Foccus. Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.


(12)

2. Virus komputer yang sering menggangu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengelolaan data dan penyimpanan data. Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menggunakan berbagai macam fasilitas kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dan ketepatan waktu pengerjaan tugas oleh karyawan maupun pegawai. Dengan tersedianya fasilitas kerja yang terdapat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menyebabkan peningkatan produktivitas kerja secara terus-menerus.

Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis memilih judul “Efisiensi Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas EkonomiUniversitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat.


(13)

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian a. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian adalah:

1. Untuk mengetahui pelaksanaan pekerjaan yang mempengaruhi efisiensi kerja staf dan pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Mengidentifikasi terhadap sistem kearsipan staf dan pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Manfaat penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

1. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Sebagai bahan masukkan dan pertimbangan Departemen Manajemen untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.


(14)

D. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.di bawah ini.

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian Tugas Akhir

NO. KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3 4

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. PenulisanLaporan

E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan, manfaat penelitian jadwal penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan,


(15)

kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III. PEMBAHASAN

Dalam Bab ini membahas tentang penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas akhir. Pembahasan berupa efisiensi kerja, penilaian terhadap pelaksanaan pekerjaan, penilaian terhadap sistem kearsipan dan azas-azas efisiensi pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis mencoba menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penelitian dan memberikan saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data yang dapat membangun di bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di masa yang akan datang.


(16)

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Univeritas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan surat Keputusan Meteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Pengertian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.


(17)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 05350 /1983 tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984. dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Pendidikan Diploma-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

1. Departemen Akuntansi 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Ekonomi Pembangunan Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :

1. Jurusan Akuntansi 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Kesekertariatan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara( BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.


(18)

Dasar

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan


(19)

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan shareholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian dan

pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan perubahan.

C. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan


(20)

ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :


(21)

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha D Kepala Bagian Tata UsahaFakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas


(22)

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Drs. Ami Dilham, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA,Ak Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si Prof.Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS Prof.Dr.Ramli,MS

Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak Drs. Bongsu Hutagalung, MSi Dr. Murni Daulay, SE, MSi


(23)

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis,SE,M.SocSc Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekertaris : Dr. Endang Sulistya Rini , SE, MSi Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarief, M. Si, Ak Sekertaris : Drs. Rustam, M. Si, Ak

DIPLOMA Keuangan

Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung, MSi

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M. Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, M.Si Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE

Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE


(24)

Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca

Kepala Perpustakaan : O.K. Raffii, SE

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Manajemen FE USU

Ketua Departemen S1 Manajemen Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris Departemen S1 Manajemen Dra. Marhayani, M.Si

Ketua Program Studi S1 Manajemen Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

Staf Administrasi Charunnunisa

Staf administrasi Jumadi

Staf Administrasi Melvina Sari


(25)

A. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari Departemen Manajemen Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Menyimpan arsip nilai.

2. Memasukkan nilai kedalam kartu

evaluasi nilai.

3. Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa

persemester ke dalam kertu evaluasi.

4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.

5. Menyimpan dan menyusun dokumen,

surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.

6. Membuat surat undangan seminar

proposal.

7. Menyiapkan ruangan seminar dan

menyediakan perlengkapan infokus.

8. Memasukkan judul skripsi ke dalam

database skripsi Manajemen.

9. Menerima/memeriksa berkas mahasiswa

yang berhak mengikuti dan meja hijau (comprehenship) Departemen Manajemen.

10. Menyiapkan berkas ujian Meja Hijau

(comprehenship).

11. Mengawas ujian semester (6 bulan

sekali).

12. Membuat laporan evaluasi diri (LED)


(26)

13. Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester.

14. Membuat form pengesahan seminar

proposal.

15. Memasukkan judul skripsi ke dalam

buku daftar judul.

16. Menempel nomor urut di skipsi.

17. Menstempel skripsi yang telah selesai

ditanda tangani oleh ketua jurusan.

18. Membersihkan dan merapikan

lemariketua jurusan.

19. Menyusun buku-buku dan tugas-tugas

mahasiswa kedalam lemari.

Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Umum dan Keuangan:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas

4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan


(27)

7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah di teliti kebenarannya 8. Mengoperasionalkan system informasi keuangan

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan

10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersipkan penyusunan laporan bagian. Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Akademik:

2. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKTA Bagian

3. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat

4. Melaksanakan administrasi akademik

5. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik 6. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian taget kurikulum 7. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilimiah dilingkungan falkultas

8. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas

9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Perlengkapan:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan 4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan


(28)

6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan

7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian E. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah


(29)

menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil d. Wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan


(30)

2. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

3. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.

4. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

5. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

6. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

7. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

8. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.

9. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

10. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima

11. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

12. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

13. Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.

14. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik


(31)

BAB III PEMBAHASAN A. Efisiensi Kerja

1. Pengertian Efisiensi Kerja

Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Efisiensi dapat memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih yang nyata dengan pengorbanan yang diberikan. Efisiensi menurut kamus besar bahasa Indonesia(2001:112) adalah tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat.

Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan atau apabila mencapai suatu tingkat hasil tertentu dengan usaha terkecil yang mungkin diberikan.

Tujuan efisiensi kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisinsi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Pengertian efisiensi dikemukakan oleh Robert N Anthony Di Perguruan Tinggi Negeri Efisiensi kerja merupakan salah satu faktor penting dalam penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum suatu pekerjaan. Efisiensi hanya dapat


(32)

dievaluasi dengan penilaian relative, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima.

Menurut Kurniawan Tjakrawala (2002:114) bahwa “efisiensi adalah perbandingan output per unit input,” sama halnya dengan pengertian efisiensi yang dikemukakan oleh Horngren (2003:503) bahwa “ efisiensi merupakan perbandingan yang optimum antara masukan dan pengeluaran. Sedangkan “efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi waktu, metode kerja dan besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.

Berdasarkan uraian-uraian tentang pengertian efisiensi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan, yaitu bahwa yang dimaksud efisiensi yang mana dapat diukur dengan membandingkan antara waktu, metode kerja, dan biaya guna pencapaian hasil yang optimum suatu pekerjaan.

Pada umumnya harus perwujudan dari cara-cara bekerja yang efisien, dilihat dari segi usaha yang meliputi 2 unsur yaitu waktu dan metode kerja (tenaga dan pikiran), suatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang dengan tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai.

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu berusaha meningkatkan mutu kerja pegawai melalui peningkatan efisiensi. Para pegawai dan staf diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja serta ketepatan waktu pekerjaan tugas-tugas dan menghasilkan keefisienan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan yang semua itu sangat berperan dengan pencapaian produksi Perguruan Tinggi Negeri.

Efisiensi kerja suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Efisiensi merupakan perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang


(33)

terbatas. Dengan kata lain hubungan apa yang telah diselesaikan oleh para pegawai bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU agar dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepada pegawai fungsi-fungsi pekerjaan tertentu /kegiatan selama waktu tertentu dimana hasil kerja yang dicapai oleh kecakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai yang bersangkutan.

Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor. Sesuatu pekerjaan itu dilakukan secara efisien kalau untuk mencapai suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan dengan cara yang paling mudah (tidak terlalu banyak menggunakan pikiran), cara yang paling ringan (tidak terlalu banyak menggunakan tenaga),cara yang paling cepat (tidak terlalu banyak memerlukan waktu), cara yang paling murah (tidak terlalu banyak mengunakan ruang, hemat dan tidak boros dalam penggunaan material termasuk uang).

Jadi efisiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang maksimal dengan cara yang paling mudah, paling ringan, paling cepat, paling dekat dan paling murah, atau dengan perkataan lain dengan pemberian pengorbanan yang minimal.

2. Job Description Departemen Manajemen

Adapun job description pegawai yang terdapat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi :

1. Menyimpan arsip nilai.

Pegawai bertanggung jawab menyimpan arsip nilai setiap mahasiswa/mahasiswi Departemen Manajemen didalam lemari arsip yang telah tersedia sesuai dengan stambuknya.


(34)

2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.

Pegawai setiap akhir semester bertanggung jawab untuk memindahkan nilai-nilai mahasiswa kedalam kartu evaluasi dan mahasiswa/mahasiswi diwajibkan menyerahkan fotocopy KHS kepada pegawai sebagai bukti arsip.

3. Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa persemester ke dalam kertu evaluasi. Pegawai diharapkan untuk menghitung setiap indeks prestasi mahasiswa setiap stambuk persemester kedalam kartu evaluasi untuk dapat mempermudah mengetahui data mahasiswa yang lebih akurat.

4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.

Setiap mahasiswa yang telah menyelesaikan semester wajib, meja hijau dan skripsi dapat menyerahkan bukti kepada pegawai untuk dikoreksi dan hasil koreksi tersebut mahasiswa dapat menyerahkan ke bagian Akademik untuk diproses.

5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.

Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. Pegawai bertanggung jawab menjaga kerahasian dan keamanan surat-surat penting baik itu surat masuk ataupun yang dikeluarkan kantor departemen Manajemen agar disimpan dan disusun ditempat yang aman.

6. Membuat surat undangan seminar proposal.

Mahasiswa/Mahasiswi yang akan mengikuti seminar dapat melapor kepada pegawai untuk diperiksa kelengkapan data-data apakah mahasiswa/mahasiswi tersebut dapat memperoleh surat undangan seminar.

7. Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus.


(35)

mahasiswa/mahasiswi dan perlengkapan yang diperlukan seperti infokus sudah diperiksa dalam kondisi baik.

8. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen.

Mahasiswa/mahasiswa yang telah mendapat persetujuan dari dosen pembimbing atas judul skripsi yang dibuat bertanggung jawab melaporkan bukti pengesahan yang sah kepada pegawai bagian Manajemen.

9. Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti dan meja hijau (comprehenship) Departemen Manajemen.

Mahasiswa/mahasiswi yang akan mengikuti meja hijau dapat menyerahkan

data-data nya yang jelas dan lengkap sesuai syarat yang diajukan oleh pihak departemen Manajemen agar dapat diperiksa oleh pegawai apakah dapat diberi izin untuk mengikuti meja hijau.

10. Menyiapkan berkas ujian Meja Hijau (comprehenship).

Setelah data-data yang diserahkan telah jelas dan lengkap sesuai dengan syarat yang diajukan untuk mendapat izin mengikuti Meja Hijau, pegawai akan menyiapkan berkas ujian Meja Hijau kepada mahasiswa/mahasiswi yang telah menyerahkan data tersebut.

11. Mengawas ujian semester (6 bulan sekali).

Para pegawai bagian Manajemen mempunyai tugas yang diberikan oleh pihak Fakultas Ekonomi USU untuk bersedia mengawas mahasiswa/mahasiswi yang akan melaksanakan Ujian, baik itu Ujian Tengah Semester maupun Ujian Akhir Semester. 12. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester. Pegawai diharapkan dapat membuat laporan evaluasi diri setiap mahasiswa/mahasiswi bagian departemen Manajemen.


(36)

13. Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester.

Tugas pegawai membuat surat keluar yang dikeluarkan departemen manajemen setiap semester dan melaporkanya ke bagian Sekretaris Dekan.

14. Membuat form pengesahan seminar proposal.

Mahasiswa/mahasiswi dapat meminta kepada pegawai yang bertanggung jawab membuat form pengesahan seminar proposal untuk sebagai bukti telah mengikuti seminar.

15. Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.

Mahasiswa/mahasiswa yang telah mendapat persetujuan atas judul yang telah dibuat, pegawai dapat memindahkan data tersebut kedalam buku daftar judul dan untuk memastikan judul tersebut tidak ada kesamaan dengan judul-judul mahasiswa lain, pegawai mencek ulang judul tersebut.

16. Menempel nomor urut skripsi.

Skripsi mahasiswa/mahasiswi yang telah diserahkan kepada pihak departemen Manajemen, pegawai akan menempelkan nomor urut skripsi sesuai dengan urutanya. 17. Menstempel skripsi yang telah selesai ditanda tangani oleh ketua jurusan. Mahasiswa/mahasiswi harus melaporkan skripsi yang mana telah ditantanda tangani kepada pegawai untuk kemudian skripsi tersebut akan distempel.

18. Membersihkan dan merapikan lemari ketua jurusan.

Pegawai bertanggung jawab membersihkan dan merapikan ruangan arsiparis ketua jurusan departemen Manajemen.

19. Menyusun buku-buku dan tugas-tugas mahasiswa kedalam lemari.

Data-data penting mahasiswa seperti buku-buku dan tugas-tugas, pegawai dapat menyusunnya kedalam lemari dan jika sewaktu-waktu mahasiswa tersebut


(37)

membutuhkan data tersebut pegawai dapat dengan mudah menyerahkanya kembali kepada mahasiswa yang bersangkutan.

Dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dipergunakan juga tenaga lain/ tenaga pembantu (mahasiswa /mahasiswi magang yang terdiri dari Program Diploma 3 Keuangan, Akuntansi, dan Kesekretariatan) yang membantu para pegawai Departemen Manajemen dalam menyelesaikan pekerjaan kantor. Selain itu, guna mendukung efisiensi kerja di Departemen Manajemen diusahakan menempatkan pegawai pada posisi yang tepat sesuai dengan latar belakang pendidikan dan keahlianya.

B. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Pekerjaan

Pekerjaan dapat dikatakan efisien jika suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimal. Adapun dasar-dasar penilaian yang saya nilai selama magang di Departemen Ekonomi USU pada penilaian prestasi kerja pegawai saat ini adalah sebagai berikut :

1. Ada beberapa karyawan kinerja pekerjaan tidak efektif, seperti pembagian pekerjaan hanya menitik beratkan hanya pada satu pegawai.

2. Pembagian pekerjaan tidak efisien sehingga mengakibatkan hasil kerja yang dicapai pegawai tidak dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik dan kurangnya pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Kemampuan pegawai untuk bekerjasama dengan pegawai lainya kurang terjalin dengan baik karena setiap pelaksanaan pekerjaan kebanyakan hanya dikuasai pada beberapa pegawai saja.

4. Pada saat jam kerja, pegawai belum menggunakan waktu kerja dengan baik yang ada hanya menunda waktu dalam menyelesaikan pekerjaannya.

5. Kehadiran pegawai telah terpenuhi dengan baik hal ini dapat dilihat dari daftar absensi pada Departemen Manajemen.


(38)

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dalam meningkatkan pelaksanaan pekerjaan yang efisien pada umumnya harus perwujudan dari cara-cara bekerja yang efisien meliputi unsur-unsur yang terkait didalamnya yaitu waktu dan metode kerja (tenaga dan pikiran) :

1. Pemakaian Waktu yang efisien

Pemakaian waktu pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin tanpa membuang-buang waktu untuk hal-hal yang tidak berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Pada pekerjaan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Rencana Kerja

Pada kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan tepat waktu. Misalnya membuat surat undangan seminar proposal bagi para mahasiswa/mahasiswi yang akan mengikuti meja hijau.

b. Disiplin

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Tujuan kedisiplinan adalah : “untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).


(39)

Pada pekerjaan kantor di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari:

• Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus, memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen, menyiapkan berkas ujian meja hijau (comprehenship).

• Semua langkah pekerjaan pegawai di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat. • Setiap tempat penyimpanan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi

USU diberi tanda pengenal mengenai isinya. Misalnya membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester dan menyimpanya di dalam lemari arsip yang tersedia.

Pelaksanaan disiplin kerja pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka, untuk itu para pegawai Departemen Manajemen bertanggung jawab untuk meningkatkan disiplin kerja dan membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.


(40)

Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : 1) Masuk kerja pukul 08.15 wib

2) Pulang kerja pukul 14.00 wib

Para pegawai yang bekerja di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah taat dengan peraturan yang ada, terkadang masih ada beberapa pegawai yang masih tidak melaksanakan disiplin kerja dengan baik sehingga disiplin pada pekerjaanya berkurang. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Pimpinan bertanggung jawab untuk melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik.

Absensi kehadiran para pegawai Departemen Manajemen juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Departemen Manajemen mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dimasa yang akan datang.

2. Metode kerja

Pemakaian metode kerja dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang efisien. Pada pekerjaan kantor di departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari:

a. Para pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU berperan aktif dalam membantu mahasiwa/mahasiswi menyiapkan berkas ujian meja hijau dan menerima/memeriksa berkas yang berhak mengikuti meja hijau di Departemen Manajemen.

b. Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU setiap staf pekerja bertanggung jawab dalam menyiapkan fasilitas ruangan seminar dan menyediakan


(41)

perlengkapan infocus, membuat form pengesahan seminar proposal, membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester, dan memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen.

c. Setiap pekerjaan yang dikerjakan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang. Seperti Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.

C. Penilaian Terhadap Sistem Kearsipan

Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa.

Berikut Kegunaan Arsip pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Untuk Keperluan Administrasi.

2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian. 3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.

4. Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu :input kepada 5. Sistem, proses dari input, dan output sistem.

6. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.


(42)

Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.

6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama. Walaupun sistem kearsipan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :

1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak. 2. Masih banyak ditemukanya folder-folder dengan nama masalah yang sama.

3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.

4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.

5. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis terkadang pegawai masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di Departemen Manajemen USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.


(43)

Berikut ini adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahsiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkn meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka. h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan

arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.


(44)

3. Guna Arsip

Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, maupun para Pegawai

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu :input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

7.

Gambar 2.3 Unsur Sitem Kearsipan Sumber: Surojo (2006:20)

PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,

Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan

Penyusutan INPUT

Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang

OUTPUT Warkat/arsip

TUJUAN Menjamin keselamatan

arsip dan penyediaan kembali arsip


(45)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah menganalisa dan mengevaluasi uraian – uraian pada bab terdahulu, maka terdapat kesimpulan sebagai berikut:

1. Efisiensi kerja pada pegawai di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah baik walaupun masih ada terdapat kekurangan dalam penerapan efisiensi pekerjaan.

2. Kemampuan pegawai Departemen Manajemen untuk bekerjasama dengan pegawai lainya masih kurang terjalin dengan baik karena setiap pelaksanaan pekerjaan kebanyakan dikuasai pada beberapa pegawai saja.

3. Sarana kantor yang tersedia pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi berupa: Komputer, Printer, Faksimile, Telepon, Mesin Photo Copy, Mesin Tik, Filling Cabinet, Brankas, AC dalam keadaan baik walaupun sering terdapat kendala dalam mengoperasikan komputer karena komputer terkena virus dan data-data didalam komputer sudah penuh.

4. Sistem kearsipan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada beberapa kekurangan-kekurangan.


(46)

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut :

1. Peningkatan terhadap efisiensi kerja hendaknya mendapatkan perhatian yang lebih serius sehingga dapat mendatangkan motivasi tersendiri kepada karyawan untuk bekerja lebih baik lagi.

2. Pada kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU di harapkan dapat selalu menyusun rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan tepat waktu. 3. Untuk mendapatkan suatu hasil kerja yang baik seharusnya diimbangi dengan pemenuhan

fasilitas kerja yang baik pula. Contohnya : yang pertama, fasilitas komputer yang mana fasilitas ini sangat kurang. Yang kedua, di departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU kurang dilengkapi In Foccus. BanyakIn Foccus yang hilang saat pengrehapan kantor departemen Manajemen beberapa waktu lalu. Yang ketiga, seharusnya kenyamanan di tempat kerja perlu ditingkatkan. Dengan menjadikan ruang yang sejuk dan nyaman dan mampu memotivasi karyawan di dalam malaksanakan kewajibannya.


(47)

DAFTAR PUSTAKA

Achmad. 2007. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.

Anonim. 2001. Ensiklopedia Indonesia. Cetakan kedua. Jakarta: PT. Cipta Pustaka.

Danfar. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi, Jakarta: Penerbit Bumi Aksara

Horngren. 2003:503. Human Resource Management. Cetakan Pertama, Penerbit Macmillan Publishing Company.

Robert N Anthony. 2001. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.

Tjakrawala Kurniawan. 2002:114. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.


(1)

Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.

6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama. Walaupun sistem kearsipan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :

1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak. 2. Masih banyak ditemukanya folder-folder dengan nama masalah yang sama.

3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.

4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.

5. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis terkadang pegawai masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di Departemen Manajemen USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.


(2)

Berikut ini adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahsiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkn meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka. h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan

arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.


(3)

3. Guna Arsip

Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, maupun para Pegawai

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu :input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

7.

Gambar 2.3 Unsur Sitem Kearsipan Sumber: Surojo (2006:20)

PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,

Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan

Penyusutan INPUT

Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang

OUTPUT Warkat/arsip

TUJUAN Menjamin keselamatan

arsip dan penyediaan kembali arsip


(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah menganalisa dan mengevaluasi uraian – uraian pada bab terdahulu, maka terdapat kesimpulan sebagai berikut:

1. Efisiensi kerja pada pegawai di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah baik walaupun masih ada terdapat kekurangan dalam penerapan efisiensi pekerjaan.

2. Kemampuan pegawai Departemen Manajemen untuk bekerjasama dengan pegawai lainya masih kurang terjalin dengan baik karena setiap pelaksanaan pekerjaan kebanyakan dikuasai pada beberapa pegawai saja.

3. Sarana kantor yang tersedia pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi berupa: Komputer, Printer, Faksimile, Telepon, Mesin Photo Copy, Mesin Tik, Filling Cabinet, Brankas, AC dalam keadaan baik walaupun sering terdapat kendala dalam mengoperasikan komputer karena komputer terkena virus dan data-data didalam komputer sudah penuh.

4. Sistem kearsipan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada beberapa kekurangan-kekurangan.


(5)

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut :

1. Peningkatan terhadap efisiensi kerja hendaknya mendapatkan perhatian yang lebih serius sehingga dapat mendatangkan motivasi tersendiri kepada karyawan untuk bekerja lebih baik lagi.

2. Pada kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU di harapkan dapat selalu menyusun rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan tepat waktu. 3. Untuk mendapatkan suatu hasil kerja yang baik seharusnya diimbangi dengan pemenuhan

fasilitas kerja yang baik pula. Contohnya : yang pertama, fasilitas komputer yang mana fasilitas ini sangat kurang. Yang kedua, di departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU kurang dilengkapi In Foccus. BanyakIn Foccus yang hilang saat pengrehapan kantor departemen Manajemen beberapa waktu lalu. Yang ketiga, seharusnya kenyamanan di tempat kerja perlu ditingkatkan. Dengan menjadikan ruang yang sejuk dan nyaman dan mampu memotivasi karyawan di dalam malaksanakan kewajibannya.


(6)

DAFTAR PUSTAKA

Achmad. 2007. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.

Anonim. 2001. Ensiklopedia Indonesia. Cetakan kedua. Jakarta: PT. Cipta Pustaka.

Danfar. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi, Jakarta: Penerbit Bumi Aksara

Horngren. 2003:503. Human Resource Management. Cetakan Pertama, Penerbit Macmillan Publishing Company.

Robert N Anthony. 2001. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.

Tjakrawala Kurniawan. 2002:114. Manajemen Bisnis. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.