Efisiensi Kinerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh:

RIFANI AULIA

082103048

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : RIFANI AULIA

NIM : 082103048

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal:…………Juli 2012 Ketua Program Studi DIII Keskretariatan

(

NIP. 19741012 200003 2 003 DR. Beby Karina Fawzeea, SE,MM)

Tanggal:…………Juli 2012 Dekan

(

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : RIFANI AULIA

NIM : 082103048

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juli 2012

Menyetujui Pembimbing

NIP. 19760214 200501 1 002 (Syafrizal H Situmorang,SE,Msi)

(4)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur Alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFESIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat

(5)

menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzzea, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik.

6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua saya Gusman Amran (Ayahanda) dan Isniwati Tanjung (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada mereka dan semoga jerih payah saya dapat menjadi pelega dan penyejuk keletihan ayah dan bunda selama ini.

(6)

8. Saudaraku Rizky Ananda dan Ridho Arbi. Terima kasih atas dukungannya yang merupakan pendorong semangat bagi penulis.

9. Buat seseorang yang spesial (Ananda) yang telah banyak memberikan semangat dan dorongannya serta perhatiannya selama ini.

10.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008. Ihsan, Yossi, Noni, Wenny, Vina, Mira, Fairuz serta seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan lainnya. Kalian adalah teman-teman terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

11.Sahabat-sahabatku Alvin, Imby, Iwan, Master, Dodo serta seluruh teman-teman ku yang lainnya yang tidak dapat penulis cantumkan satu persatu, terima kasih atas motivasi dan dukungannya.

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Medan, Juli 2012 Penulis

(7)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 6

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 6

D. Jadwal Kegiatan ... 7

E. Sistematika Penulisan ... 8

BAB II PROFIL INSTANSI DAN PEMBAHASAN ... 10

A. Profil Instansi ... 10

1. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 10

2. Jenis Usaha/Kegiatan ... 12

3. Struktur Organisasi... 13

4. Job Description ... 16

5. Kinerja Usaha Terkini ... 19

6. Rencana Kegiatan ... 21

B. Pembahasan ... 24

1. Pengertian Sistem Informasi ... 24

(8)

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 27

3. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 29

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN ... 32

A. Kesimpulan ... 32

B. Saran ... 32

(9)

DAFTAR TABEL

No. Halaman

(10)

DAFTAR GAMBAR

No Halaman

(11)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, untuk mencapai tujuannya diperlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Di samping itu, harus pula ditetapkan kaitan kerja sama antara satu aspek dengan aspek lainnya untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis. Organisasi adalah sebuah badan hokum yang di dalamnya terdapat sejumlah anggota yang memiliki visi dan misi yang sama agar terciptanya tujuan bersama, dalam organisasi ada yang disebut dengan efektivitas organisasi.

Pentingnya efisiensi dan efektivitas pada organisasi adalah sebagai tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran. Namun sering kali para manajer membuat kealahan yang sama. Mereka memulai kegiatan-kegiatan dan membuat keputusan-keputusan tanpa penetapan suatu kerangka tujuan terlebih dahulu, dimana hal ini akan mengarahkan pembuatan keputusan pada organisasi.

Berbagai penulis membedakan arti tujuan dan sasaran. Tujuan mempunyai pengertian luas,ssedangkan sasaran adalah lebih khusus. Tetapi banyak penulis dan manajer tidak membedakan keduanya. Isyilah tujuan dan sasaran digunakan dalam pengertian yang sama. Untuk menunjukkan hasil akhir yang dicari akan dicapai.

(12)

Sumber daya yang terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia. Orang-orang yang memberikan tenaga,bakat, kreatifitas, dan usaha mereka kepada organissai. Beberapa tugas-tugas kepemimpinan kritis manajer mencakup penarikan, penyeleksian, pengembangan dan oenggunaaan sumber daya manusia dalam mencapai tujuan organisasi, tanpa orang-orang yang cakap, organisasi dan manajemen akan gagal mencapai tujuannya. Bagaimana manajer melaksanakan fungsi penyusunan personalia (staffing) secara efektif akan

menentukan sukses atau kegagalan mereka sebagai manajer.

Ini merupakan konsep matematik atau merupakan perhitungan ratio antara keluaran (output) dan masukan (input). Seorang manajer efisien adalah seorang yang mencapai keluaran yang lebih tinggi (hasil produktivitas,performance) disbanding masukan-masukan (tenaga, bahan, uang, mesin, dan waktu) yang digunakan, dengan kata lain, manajer yang dapat meminimumkan biaya penggunaan sumber daya untuk mencapai keluaran yang telah ditentukan disebut manajer yang efisien. Atau sebaliknya, manajer disebut efisien bila dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang terbatas. Oleh sebab itu,maka perlu lebih dipahamilagi mengenai efektivitas organisasi,agar dalam organisasi tercapainya sebuah tujuan yang sudah dirumuskan dalan visi dam misi awal sebuah organisasi.

Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain,seorang menajer efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau cara yang tepat untuk mencapai tujuan.

(13)

Menurut ahli manajemen Peter Drucker efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar. Bagi para manajer, pernyataan yang paling penting adalah bukan bagaimana menemukan pekerjaan yang benar, tetapi bagaimana menemukan pekerjaan yang benar untuk dilakukan,dan memusatkan sumber daya dan usaha pada pekerjaan tersebut.

Mengenai efektivitas organisasi terdapat beberapa criteria pengukuran berdasarkan model-model pendekatan yang digunkan.

Menurut Quinn dan Rohrbough (Kasim, 1993) mengusulkan empat model atau perspektif teoritis mengenai criteria efektivitas organisasi, yaitu (1) model tujuan rasional (rasional goal model), (2) model hubungan manusia(human relations model), (3) model system terbuka (open system model) dan (4) model proses internal (internal system model).

Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi adalah sebagai berikut: (1) Adanya tujuan yang jelas, (2) Struktur organisasi, (3) Adanya dukungan atau partisipasi masyarakat, (4) Adanya system nilai yang dianut.

Tercapinya tingkat efektivitas yang tinggi perlu memperhatikan criteria-kriteria efektivitas sebagaimana yang dikemukakan oleh Richard M Steers (1985: 46) sebagai berikut: (1) Produktivitas, (2) Kemampuan berlaba, (3) Kesejahteraan pegawai.

Menurut Sedarmayanti (2001:2), efisiensi adalah usah pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang

(14)

dikerjakan dengan cara paling mudah menerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya.

Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil guna atau efektif, ekonimis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan, pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggungjawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Titik berat yang utama dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien. Akan tetapi, tidak jarang pegawai yang bekerja tanpa memperhatikan efisiensi pekerjaannya dan mereka hanya mengutamakan kecepatan dalam melakukan pekerjaan.

Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai masalah efisiensi kinerja Akademik, maka dari itu penulis memilih judul mengenai “Efisiensi Kinerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Dari uraian di atas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.

Adapun perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan adalah: Bagaimanakah Efisiensi Kinerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

(15)

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana efisiensi kinerja pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

Manfaat penelitian antara lain: 1. Bagi Fakultas Ekonomi USU

Hasil tugas akhir ini akan dijadikan sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran dalam bidang efisinsi kinerja. Khususnya mengenai efisiensi kinerja pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. 2. Pihak yang berkepentingan

Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya.

3. Bagi penulis

Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen yang diterima penulis selama perkuliahan.

D. Jadwal Kegiatan

Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di Tabel 1.1 berikut ini:

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No. Kegiatan

Minggu Ke - I

22 November s/d 7 Desember

II 14 Desember s/d 20 Januari

III 25 Januari s/d

selesai

1. Penyusunan Draft Tugas Akhir

2. Pengumpulan Data

(16)

Keterangan:

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku-buku refrensi mengenai efisiensi kinerja. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan penulis dengan magang di Fakultas Ekonomi USU. Magang dilaksanakan sejak tanggal 16 Juni 2011 – 17 Agustus 2011. Setelah melakukan observasi, penulis memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

E. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Ahhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang,permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan Job Description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(17)

BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai efektivitas organisasi dan faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas.

BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang efisiensi kinerja pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(18)

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU

A. Sejarah Singkat

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada tahun 1950 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan dalam lingkungan USU tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI

(19)

No.42/U/1975 tanggal 13 Meret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep 1987 dan S.K. Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pangolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII,serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yangbaik dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penentapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Visi Fakultas Ekonomi USU

Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi USU

(20)

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar,

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa aelaku pelanggan (costumer) dan stakeholders lainnya,

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapakan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterpkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan

(21)

melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,malalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat di gambar ini,

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Unniversitas Sumatera Utara Sumber : Buku pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Ketua dan Sekretaris Departement Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Dewan Pembimbing Fakultas Ketua program Studi Intra Departement Ketua Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Inter Departement Ketua program Studi Intra Departement Ketua Lab/Studio/ Bengkel

(22)

1. Pimpinan Universitas

Rektor : Prof.Dr.dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, M.Sc (CTM (,Sp.A (K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, MLI Pembantu Rektor V : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac

2. Pimpinan Fakultas Ekonomi

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si

3. Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

(23)

Ami Dilham, SE, M Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

4. Bagian Tata Usaha

Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE,M.Si Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.Sos

5. Departemen

a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si c. Akuntansi

Ketua : Dr. Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

(24)

6. Program Studi

a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan

Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

b. Program Studi S1 Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si c. Program Studi S1 Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak d. Program Studi DIII Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

e. Program DIII Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak f. Program DIII Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :

1. Dekan

a. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian.

(25)

b. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara denagn dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian.

c. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara denagn dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian.

2. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

(26)

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang

berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

3. Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyususnan rencana kebutuhan sarana akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target

kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemusn ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

(27)

4. Bagian Umum dan Keuangan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulakan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kersiapan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melaukan pembayaran haji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyususnan laporan bagian.

5. Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian.

(28)

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverfikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengankatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

(29)

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan.

7. Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

f. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahakan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan

(30)

masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan yang mempunyai kualitas sebagai berikut :

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka,tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat,khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai

dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada dalam keahliannya. 5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehimgga mampu berfikir, bersikap,

dan tidak bertindak sebagai ilmuan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidang.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah di gariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak

(31)

mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar kepada masyarkat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

B. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

(32)

BAB III

TEORI EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI USU

A. Kinerja Pada Fakultas Ekonomi USU 1. Pengertian Efisiensi

Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah mengerjakannya, paling mudah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya.

2. Pengertian Kinerja

Kinerja adalah rasio antara hasil pekerjaan dengan hasil manajemen yang dipergunakan atau sebagaimana lazimnya perbandingan output (sumber

efisiensi) terhadap input (hasil dari pekerjaan itu sendiri).

3. Pengertian Efisiensi Kinerja

Efisiensi kinerja adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin serta dapat dipertanggungjawabkan agar dapat bekerja secara efisien.

Menurut saya, efisiensi kinerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah dijalankan dengan cukup baik, serta mempunyai tanggung jawab secara sistematis yang mununjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi

(33)

yang baik sehingga tujuan Universitas dapat dicapai. Adapun sumber efisiensi utama pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah pegawai itu sendiri dengan menggunakan akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada sehingga pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien.

Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yaitu :

1. Keahlian pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.

Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat dari pada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi dari pada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terjamin dan diakui. Hal ini dapat kita lihat dari perekrutan pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang sebelumnya melalui beberapa test dengan pemenuhan syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai disetiap masing-masing bagian yang telah ditentukan pada kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.

2. Kesadaran pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha kearah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan hasil dan dengan proses yang panjang.

3. Disiplin. Kedua unsur di atas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting

(34)

yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU antara lain dilakukan penyebaran tugas (job description) dan wewenang

yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka.

Efisiensi menggambarkan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu sebagai berikut:

a.

Segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja yakni pikiran, tenaga, ruang, benda termasuk uang.

b.

Segi hasil, suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik mengenai mutu ataupun jumlah suatu hasil tersebut.

Dalam beberapa hal ada persamaan antara efisiensi dari prroduktivitas terutama dalam pencapaian kinerja. Namun demikian kedua istilah itu tidak selamanya dapat dipergunakan karena lapangan efisiensi pekerjaan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sangat luas, mulai pemakaian, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan dari perencanaan, sedangkan produktivitas baerkenaan dengan sesuatu yang dapat diukir secara jelas dan luas lingkupnya terbatas pada hasil secara nyata atau fisik.

Pelaksanaan efisiensi kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU tidak hanya meliputi di tingkat atas saja, tetapi juga meliputi tingkat

(35)

pekerjaan yang paling bawah, justru efisiensi tingkat bawah ini yang paling sulit untuk dilaksanakan karena meliputi banyak pegawai, tidak mudah atau cepat kelihatan dan meliputi hal-hal yang sangat kecil. Perhatian terhadap efisiensi harus dilakukan terus menerus hingga merupakan suatu kebiasaan. Efisiensi dalam pekerjaan adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Dalam perkembangan lebih lanjut efisiensi diartikan pula dengan pengertian produktivitas, kepraktisan, nasionalitas, penghematan dan lain-lain. Efisiensi dapat juga dari segi teknis, segi ekonomis, dengan memperhatikan faktor-faktor yang mendukung atau menunjang.

Adapun faktor yang diperhatikan untuk mendukung atau menunjang efisiensi pekerjaan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah adanya spesifikasi khusus dari pihak Universitas Sumatera Utara. Contohnya adalah pengadaan barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar aktivitas operasional pekerjaan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dimana barang-barang yang akan dipergunakan sebelumnya sudah terjamin dan teruji coba oleh pihak Universitas Sumatera Utara. Aturan berbentuk spesifikasi barang mengikuti spesifikasi Universitas Sumatera Utara. Kemudian Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU memakai memakai terhadap barang-barang yang diperlukan sesuai dengan standart aturan spesifikasi Universitas Sumatera Utara.

B. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Organisasi

Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi adalah sebagai berikut:

(36)

1. Adanya tujuan yang jelas, 2. Struktur organisasi.

3. Adanya dukungan dan partisispasi masyarakat. 4. Adanya sistem nilai yang dianut.

Berikut ini penjelasan dari faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi :

1. Adanya tujuan yang jelas,

Tujuan yang jelas adalah sesuatu (apa) yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu satu sampai lima tahun. Tujuan ditetapkan dengan mengacu kepada pernyataan visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu analisis strategis.

2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

3. Adanya dukungan atau partisipasi masyrakat.

Ikut sertanya seluruh anggota masyarakat dan membantu memecahkan permasalahan-permasalahan masyarakat tersebut. Di dalam hal ini, masyarakat sendirilah yang aktif memikirkan, memecahkan, melaksanakan serta mengevaluasikan program-program masyarakat tersebut secara

(37)

sukarela yang didasari oleh determinan kesadaran masyarakat itu sendiri dalam program pembangunan.

4. Adanya Sistem Nilai yang Dianut

Artinya secara moral diterima kalau dengan nilai-nilai yang disepakati dan dijunjung tinggi oleh masyarakat tersebut dilakukan.

Organisasi akan berjalan terarah jika memiliki tujuan yang jelas. Adanya tujuan akan memberikan motivasi untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Selanjutnya tujuan organisasi mencakup beberapa fungsi diantaranya yaitu memberikan pengarahan dengan cara menggambarkan keadaan yang akan datang yang senantiasa dikejar dan diwujudkan oleh organisasi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi harus mendapat perhatian yang seriuas apabila ingin mewujudkan suatu efektivitas.

Di bawah ini penulis menguraikan empat faktor yang mempengaruhi efektivitas, yaitu :

1. Karakteristik Organisasi adalah hubungan yang sifatnya relatif tetap seperti susunan sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi. Struktur merupakan cara yang unik menempatkan manusia dalam rangka menciptakan sebuah organisasi. Dalam struktur, manusia ditempatkan sebagai bagian dari suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan pola interaksi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas.

2. Karakteristik Lingkungan, mencakup dua aspek. Aspek pertama adalah lingkungan ekstern yaitu lingkungan yang berada di luar batas organisasi dan sangat berpengaruh terhadap organisasi, terutama dalam pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan. Aspek kedua adalah lingkungan intern

(38)

yang dikenal sebagai iklim organisasi yaitu lingkungan yang secara keseluruhan dalam lingkungan organisasi.

3. Karakteristik Pekerja merupakan faktor yang paling berpengaruh terhadap efektivitas. Di dalam diri setiap individu akan ditemukan banyak perbedaan, akan tetapi kesadaran individu akan perbedaan itu sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Jadi apabila suatu rganisasi menginginkan keberhasilan, organisasi tersebut harus dapat mengintegrasikan tujuan individu dengan tujuan organisasi.

4. Karakteristik Manajemen adalah strategi dan mekanisme kerja yang dirancang untuk mengkondisikan semua hal yang di dalam organisasi sehingga efektivitas tercapai. Kebijakan dan praktek manajemen merupakan alat bagi pimpinan untuk mengarahkan setiap kegiatan guna mencapai tujuan organisasi. Dalam melaksanakan kebijakan dan praktek manajemen harus memperhatikan manusia, tidak hanya mementingkan strategi dan mekanisme kerja saja. Mekanisme ini meliputi penyusunan tujuan strategis, pencarian dan pemanfaatan atas sumber daya, penciptaan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, serta adaptasi terhadap perubahan lingkungan inovasi organisasi.

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur

organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalitasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu

(39)

dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar

setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif.

Proses pengorganisasi dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :

1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu. 3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan

pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak.

C. Misi dan Tujuan Organisasi

Sebelum organisasi menentukan tujuan-tujuan, terlebih dahulu harus menetapkan misi atau maksud organisasi.

Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Misi suatu organisasi adalah maksud atau khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan

(40)

mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar. Misi merupakan perwujudan dasar filsafat para pembuat keputusan strategic perusahaan, mencerminkan konsep diri perusahaan, serta menunjukkan bidang-bidang produk atau jasa pokok dan kebutuhan-kebutuhan langganan utama yang akan dipuaskan perusahaan. Secara singkat, misi menggambarkan bidang-bidang produk, pasar dan teknologi yang ditekankan perusahaan, di mana hal ini mencerminkan nilai-nilai dan berbagai prioritas dari para pembuat keputusan srtategik. Misi organisasi juga menunjukkan fungsi yang hendak dijalankannya dalam sistem sosial atau ekonomi tertentu.

Etztioni mendefenisikan tujuan organisasi sebagai “suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginklan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan” dan sebagai “pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang dimana organisasi sebagai kolektivitas mencoba untuk menimbulkannya”. Tujuan organisasi merupakn pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai diwaktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi. Jadi, dua unsur penting tujuan adalah (1) hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang (2) usaha atau kegiatan-kegiatan sekarang yang diarahkan. Tujuan-tujuan ini dapat berupa tujuan umum atau khusus, tujuan akhir, ataupun tujuan antara.

Tujuan umum, atau sering disebut tujuan strategi secara operasional tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu ke dalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk suatu hirarki tujuan. Tujuan-tujuan khusus, meskipun secara

(41)

kegiatan yang memiliki arah sama yaitu memberikan pedoman pencapaian tujuan organisasi.

Penetapan tujuan-tujaun strategi organisasi merupakan tahap paling kritis dalam proses perencanaan strategi. Tujuan-tujuan strategi yang dipilih akan menentukan kegiatan-kegiatan dan mengikat sumber daya-sumber daya organisasi untuk jangka waktu yang panjang. Karena alasan ini, tujuan-tujuan strategi sering ditetapkan oleh para manajer puncak atau tingakatan atas, biasanya setelah mempertimbangkan sejumlah alternatif tujuan.

D. Fungsi Tujuan Organisasi

Fungsi adalah tugas yang segera dapat dibedakan dengan tugas lain. Tujuan merupakan hal di mana seluruh kegiatan diarahkan. Tindakan manajemen pertama kali ialah menentukan tujuan yang akan dicapai.

Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Berbagai fungsi tujuan antara lain sebagai berikut :

1. Pedoman bagi kegiatan. Melalui penggambaran hasil-hasil akhir di waktu

yang akan datang, tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan para anggota organisasi. Dalam hal ini, fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang “harus” dan “harus tidak” dilakukan. 2. Sumber legitimasi. Tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi suatu

organisasi melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya, dan disamping itu, keberadaannya di kalangan kelompok-kelompok seperti pelanggan, politikus, karyawan, pemegang saham, dan masyarakat umumnya.

(42)

3. Standar pelaksanaan. Bila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, hal

ini akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi. Setelah organisasi menetapkan tujuan-tujuan dalam bidang –bidang yang dapat dikuantifikasikan seperti penjualan, posisi pasar, atau laba, derajat kesuksesan yang dicapai dapat dengan mudah diukur. 4. Sumber motivasi. Tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi

dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota. Phenomena ini tampak paling jelas dalam organisasi yang menawarkan bonus bagi pencapaian tingkat penjualan tertentu, dan sebagainya, yang dikaitkan secara langsung dengan laba tahunan. Contoh lain, dalam organisasi olahraga profesional (bahkan amatir), status dan prestasi sebagai anggota tim juara hampir selalu, menjadi sumber motivasi kuat.

5. Dasar rasional pengorganisasian. Dinyatakan secara sederhana, tujuan

organisasi merupakan suatu dasart perencanaan organisasi. Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan, pola penggunaan sumber daya, implementasi berbagai unsur perancangan organisasi: pola komunikasi, mekanisme pengawasan, departementalisasi, dan sebagainya.

E. Tipe-tipe Tujuan

Suatu kepentingan dalam perilaku pencapaian tujuan organisasi dapat ditelusur pada berbagai penulisan teori manajemen. Dalam banyak literatur, hal tersebut tercermin pada maksud untuk membuat klasifikasi tujuan yang dicari

(43)

organisasi. Diarahkan bagi organisasi pada umumnya. Klasifikasi membedakan diantara lima tipe tujuan menurut “sudut pandang mereka yang berkepentingan”, yaitu masyarakat, langganan, investor, eksekutif puncak atau lainnya. Kelima tipe tujuan tersebut dapat diperinci sebagai berikut:

1. Tujuan kemasyarakatan. Keterangan: masyarakat pada umumnya. Sebagai contoh: memproduksi barang dan jasa, mempertahankan pesanan, mengembangkan dan memelihara nilai-nilai budaya, dan sebagainya. Kategori ini berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat.

2. Tujuan keluaran. Keterangan: publik dalam hubungannya dengan organisasi. Kategori ini berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh: barang-barang konsumen, jasa bisnis, pemeliharaan kesehatan, pendidikan, dsb.

3. Tujuan sistem. Keterangan: pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi, tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi atau tujuan yang diambil. Contoh: penekanan pada pertumbuhan, stabilitas, laba atau cara-cara pelaksanaan fungsi, seperti menjadi ketat atau longgar dikendalikan dan disusun.

4. Tujuan produk, atau lebih tepat tujuan karakteristik produk. Keterangan: berbagai karakteristik barang-barang atau jasa-jasa yang diproduksi. Contoh: penekanan pada kualitas atau kuantitas, gaya, ketersediaan, keunikan, keanekaragaman, atau pembaharuan produk.

5. Tujuan turunan. Keterangan: tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaannya dalm pencapaian tujuan-tujuan lain. Contoh: maksud politik,

(44)

pelayanan masyarakat, pengembangan karyawan, kebijaksanaan investasi dan lokasi pabrik yang mempengaruhi keadaan ekonomi dan masa depan masyarakat tertentu.

Tujuan itu secara konkret berupa : 1. Tujuan mencapai keuntungan

2. Menjamin kelangsungan hidup organisasi 3. Memperoleh penghargaan dari masyarakat

4. Mempertahankan keajegan aktivitas (bekerja) dengan aman 5. Membantu kehidupan masyarakat, dan lain-lain.

F. Bidang-bidang Tujuan

Menurut Peter Drucker, mengidentifikasikan secara terperinci 7 bidang pokok dimana perusahaan harus menetapkan tujuan, antara lain sebagai berikut:

1. Produktivitas

Produktivitas atau efisiensi adalah rasio antara masukan dengan keluaran organisasi. Tujuan-tujuan produktivitas dapat ditetapkan dalam beberapa bidang, mencakup metode kerja, kemajuan mesin dan peralatan dan peningkatan efisiensi karyawan.

2. Sumber daya fisik dan keuangan

Bagaimana sumber daya fisik dan keuangan organisasi akan dikembangkan dan digunakan? Tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikkan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku.

(45)

3. Profitabilitas

Tujuan-tujuan laba penting untuk mencapai tujuan-tujuan lain, menyangkut penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi, kekuatan keuangan untuk mengganti mesin dan peralatan, dan pengupahan yang dibutuhkan untuk menarik personalia.

4. Inovasi

Ada kebutuhan terus manerus akan produk atau jasa baru dan inovatif. Walaupun sesuatu yang baru selalu mengandung resiko, tetapi juga mempunyai kemungkinan hasil yang tinggi.

5. Prestasi dan pengembangan manajer

Kelangsungan hidup banyak organisasi tergantung pada kekuatan manajemen yang inovatif. Organiosasi perlu menetapkan tujuan sehubungan dengan kualitas pelaksanaan manajemen dan untuk menjamin pengembangan para manajer di semua tingkatan.

6. Prestasi dan sikap karyawan

Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar pekerjaan normal dan rutin di setiap organisasi. Oleh karena itu, organisasi perlu menetapkan tujuan yang menyangkut faktor-faktor karyawan seperti keluaran per karyawan, kualitas produk, dan tingkatan semangat kerja yang memberikan kegunaan bagi manajemen dalam pencapaian efektifitas.

7. Tanggung jawab sosial dan publik

Tujuan-tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk menangani boikot publik, kegiatan-kegiatan hukum, kegiatan-kegiatan pemerintah, kelompok-kelompok berkepentingan dan sebagainya.

(46)

Tujuan perubahan organisasi menurut Sondang P. Siagian, 1982:

a. Meningkatkan kemampuan organisasi untuk menampung akibat dari pada perubahan yang terjadi dalam berbagai bidang kehidupan dan terjadi di luar organisasi;

b. Meningkatkan peranan organisasi dalam turut menentukan arah perubahan yang mungkin teradi;

c. Melakukan penyesuaian-penyesuaian secara intern demi peningkatan kemampuan melakukan kedua hal tersebut di atas;

d. Meningkatkan daya tahan organisasi, bukan saja utuk mampu tetap bertahan akan tetapi juga untuk terus bertumbuh dan berkembang;

e. Mengendalikan suasana kerja dan terjamin meskipun terjadi perubahan-perubahan di dalam dan di luar organisasi.

Pengembangan Organisasi menurut Michael E. Mc Gill, 1980 adalah suatu proses sadar dan terencana untuk mengembangkan kemampuan suatu organisasi sehingga mencapai dan mempertahankan suatu tingkat optimium prestasi yang diukur penting dan pantas dikembangkan dan digaris bawahi.

Prestasi merupakan suatu fungsi potensi. Mencapai dan memelihara prestasi optimum memerlukan berbagai proses keorganisasian yang memungkinkan orang dan program mewujudkan potensi mereka secara sepenuhnya. Semua proses ini adalah kemampuan yang akan dikembangkan dalam suatu organisasi.

(47)

G. Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini membatasi kedudukan anggota tim dalam hubungannya dengan anggota yang lain serta dengan tujuan organisasi. Adapun tujuan struktur ialah membentuk, mengatur dan mengarahkan usaha-usaha dalam organisasi sedemikian rupa hingga usaha tersebut terkoordinir dan sejalan dengan tujuan-tujuan organisasi.

Ada tiga macam struktur organisasi dasar yang dikenal seperti:

a. Struktur garis, yaitu bila tanggung jawab, kekuasaan dan pelaporan diciptakan satu arah.

b. Struktur garis dan staf c. Struktur fungsional.

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

2. Teknologi yang digunakan, perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

(48)

3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berfikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.

4. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:

1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).

2. Standarisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.

3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.

5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Bernard menyumbangkan pendapatnya mengenai unsur kekayaan dari sesuatu organisasi, antara lain :

a. Organisasi terdiri dari serangkaian kegiatan yang dicapai lewat suatu proses kesadaran, kesengajaan, dan koordinasi yang bersasaran.

(49)

b. Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang untuk melaksanakan kegiatan yang bersasaran tersebut.

c. Organisasi memerlukan adanya komunikasi, yakni suatu hasrat dari sebagian anggotanya untuk mengambil bagian pencapaian tujuan bersama anggota lainnya. Dalam hal ini Bernard menekankan peranan seseorang dalam organisasi, diantaranya ada sebagian anggota yang harus diberi informasi atau dimotivasi, dan sebagian lainnya yang harus membuat keputusan.

H. Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja pegawai sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja yang akan mempengaruhi kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai dalam menyelesaikan beban tugas yang harus diselesaikan.

Cara mengevaluasi kerja yang diterapkan pada Kinerja Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para pegawai di dalamnya terdapat nilai yang sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan pengelolaan dari setiap pegawai sesuai dengan job description setiap unit

(50)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis dari pembahasan ini adalah : 1. Efisensi kinerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU ditempuh

dengan mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikiit biayanya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya

2. Pelaksanaann efisiensi kinerja pada kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terlaksana dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan pencapaian efisiensi pekerjaan kantor. Disertai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki pegawai kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang the right man on the right place. Sehingga berdampak terhadap

kinerja pegawai yang dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan efektif.

3. Semua pekerjaan di kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah dilakukan dengan sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit dihindarkan dan dicarikan alternatif yang lebih mudah. Sehingga sedapat mungkin menghindarkan penggandaan pekerjaan yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

B. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut : 1. Diharapkan efisiensi kinerja dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan

(51)

2. Diharapkan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU dapat mempertahankan pelaksanaan efisiensi yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi dengan selalu memperhatikan efisiensi setiap pekerjaan yang dilakukan dan selalu menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan efisien.

3. Diharapkan pegawai dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan, baik mahasiswa, dosen maupun sesama pegawai dalam hal pengurusan administrasi mahasiswa S1 maupun Diploma III.

(52)

DAFTAR PUSTAKA

Pandji Anoraga, Sri Suyati, 1995. Perilaku Keorganisasian. Penerbit: Jakarta.

Sukanto Rekshodiprodjo, Heidjrachman Ranupandojo dan Irawan, 1980. Pengantar Ekonomi Perusahaan: buku 1. Penerbit: BPFE – Yogyakarta.

Thoha Miftah, 1983. Perilaku Organisasi dan Konsep Dasar dan Aplikasinya. Penerbit: Jakarta.

T. Hani Handoko, 1985. Manajemen. Penerbit: BPFE - Yogyakarta.

(1)