DIY. Petugas yang menyimpan surat merupakan petugas yang mengelola surat menyurat di Kantor BKD DIY.
2. Pengelolaan Surat Keluar Elektronik di Kantor Badan Kepegawaian
Daerah DIY
Surat keluar merupakan surat yang dikirim oleh suatu organisasi ke pihak lain. Sedangkan surat keluar elektronik adalah surat yang dikirim
oleh suatu organisasi ke pihak lain melalui media elektronik. Penggunaan media elektronik pada suatu organisasi memberikan kemudahan dan
kelancaran dalam melakukan aktivitas-aktivitas organisasi, termasuk di dalamnya kegiatan surat menyurat. Di era teknologi, kegiatan surat
menyurat pada suatu organisasi telah banyak yang menggunakan surat elektronik e-mail. Hal tersebut menuntut adanya pengelolaan surat
menyurat yang dilakukan secara elektronik agar tetap dapat menjaga dan memelihara surat-surat elektronik yang masuk ke dalam organisasi secara
baik dan tepat. BKD DIY telah menggunakan surat elektronik dalam kegiatan surat menyuratnya, sebagai pendukung dari surat menyurat secara
manual atau berbasis kertas. BKD DIY memiliki prosedur-prosedur dalam pengelolaan surat elektronik baik surat masuk maupun surat keluar.
Prosedur pengelolaan surat elektronik pada umumnya di BKD DIY adalah sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep
Pembuatan surat diawali dengan mengonsep surat untuk dimintakan persetujuan kepada pimpinan atau pejabat yang
berwenang. b.
Persetujuan pimpinan Konsep surat dimintakan persetujuan dan koreksi dari pimpinan.
Apabila pimpinan masih memberikan koreksi terhadap konsep surat maka surat perlu diperbaiki sebelum dikirim.
c. Pengetikan
Surat keluar yang telah memperoleh persetujuan dari pimpinan atau pejabat yang berwenang kemudian diketik untuk selanjutnya
dikirim melalui e-mail. d.
Pengiriman surat Surat yang telah selesai diketik kemudian dikirim melalui surat
elektronik e-mail. Surat dapat dikirim langsung oleh bagian atau subbagian yang bersangkutan maupun melalui induk yang menangani
surat menyurat di Badan Kepegawaian Daerah DIY. e.
Penyimpanan Surat-surat keluar secara elektronik disimpan ke dalam folder-
folder dalam komputer. Setiap jenis surat memiliki folder masing- masing. Hal tersebut bertujuan untuk memudahkan penemuan surat,
apabila sewaktu-waktu surat diperlukan kembali.
Surat yang telah dikirim melalui surat elektronik selanjutnya disertai dengan surat biasa kertas dengan langkah sebagai berikut:
a. Konsep dan pengetikan surat
Surat keluar dikonsep terlebih dahulu sebelum diajukan kepada pimpinan untuk memperoleh persetujuan. Konsep surat tersebut
diajukan kepada pimpinan untuk memperoleh persetujuan pimpinan. Setelah itu surat diketik sesuai dengan arahan pimpinan dan dicetak
rangkap dua untuk dikirim dan keperluan penyimpanan. b.
Penandatanganan Surat yang telah diketik kemudian dimintakan tanda tangan
kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang terhadap surat keluar yang bersangkutan.
c. Pencatatan
Surat yang telah diketik dan ditandatangani oleh pimpinan kemudian dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk
memperoleh nomor surat. d.
Pemberian sampul Surat asli yang telah memperoleh nomor surat kemudian dilipat
dan dimasukkan ke dalam sampul surat. Sedangkan surat tembusannya disimpan sebagai arsip.
e. Mengarsip
Salinan surat keluar yang telah siap kirim kemudian disimpan atau diarsip sehingga jika sewaktu-waktu surat diperlukan kembali
sebagai bukti dapat dicari keberadaannya. f.
Mengirim Surat asli siap dikirim ke instansi yang dituju melalui caraka
Badan Kepegawaian Daerah DIY. Surat keluar secara elektronik di BKD DIY pada umumnya masih
disertai dengan adanya surat biasa. Akan tetapi, pada umumnya penggunaan surat elektronik untuk surat keluar masih jarang. Surat-surat
yang dikirim dengan menggunakan surat elektronik biasanya hanya untuk surat-surat yang memerlukan jawaban secara cepat. Setelah itu, surat
elektronik masih disertai dengan surat biasa atau berbasis kertas. Pengelolaan surat keluar dengan cara seperti di atas memerlukan waktu
yang cukup lama. Hal tersebut disebabkan oleh adanya dua perlakuan terhadap setiap surat yang keluar dari BKD DIY.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan surat di BKD DIY sudah cukup baik namun belum optimal.
Prinsip efisiensi dalam hal penggunaan waktu belum dapat tercapai. Padahal, dalam satu hari BKD DIY tidak hanya mengelola surat dalam
jumlah yang kecil, akan tetapi banyak surat yang harus diselesaikan setiap harinya. Selain itu, sumber daya manusia perlu ditingkatkan lagi agar
dapat memperlancar pengelolaan surat menyurat di BKD DIY baik surat masuk maupun surat keluar.
3. Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Surat Elektronik di Kantor
Kategori