Pada setiap perusahaan, prosedur penerimaan kas mempunyai peranan yang sangat penting karena kas merupakan salah satu faktor utama jalanya
kegiatan perusahaan. Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagin dalam perusahaan agar transaksi kas tidak terpusat pada satu bagian saja, hal
ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip pengawasan intern kas. Adapun badian-bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas pada PT PLN
Persero UPT MEDAN adalah Bagian Administrasi, Seksi Anggaran dan Keuangan, dan Akuntansi.
a. Bagian Administrasi
Bagian Administrasi bertugas menerima semua surat yang diterima perusahaan. Surat-surat yang berisikan penerimaan kas harus dipisahkan
dari surat lainnya.
b. Seksi Anggaran dan Keuangan
Semua penerimaan kas harus disetor ke Seksi Anggaran dan Keuangan kecuali yang langsung ke bank.
c. Seksi Akuntansi
Seksi Akuntansi mempunyai fungsi melakukan pencatatan transaksi penerimaan kas dan memasukkan transaksi tersebut ke program. Selain itu
Seksi Akuntansi juga harus membuat pembukuan tahunan neraca. Adapun Bagan Prosedur Penerimaan Kas PT PLN Persero UPT MEDAN dapat
dilihat pada Lampiran II.
2. Pengawasan Internal Penerimaan Kas
Setiap perusahan mempunyai sumber penerimaan kas, baik yang bersifat rutin maupun tidak. Dengan adanya prosedur penerimaan kas yang
baik, maka dpat dipastikan bahwa semua penerimaan kas sudah dicatat, diklasifikasikan secara tepat dan akurat dengan didukung buktipenerimaan kas.
Untuk setiap penerimaan kas memuat: a.
Berapa jumlah uang yang diterima b.
Tanggal penerimaan c.
Transaksi apa yang berhubungan dengan penerimaan itu d.
Nama orang atau perusahaan yang melakukan pembayaran e.
Nama orang atau perusahaan yang menerima kas Seperti halnya pada PT PLN Persero UPT MEDAN, bukti penerimaan
kas dibuat dalam rangkap tiga yaitu: 1.
Lembar pertama untuk Seksi Akuntansi. 2.
Lembar kedua untuk Seksi Anggaran dan Keuangan. 3.
Lembar ketiga untuk Kasir. Untuk dapat mengawasi penerimaan kas perlu adanya pemisahan fungsi
pencatat dan pengelola kas. Adapun tujuan dari pengawasan intern atas penerimaan kas adalah:
a. Untuk menjamin bahwa seluruh penerimaan kas benar diterimadan
dicatat sebagaimana mestinya. b.
Untuk menciptakan kegunaan sebesar-besarnya dari jumlah uang yang diterima, yang dimiliki oleh perusahaan untuk menciptakan
pengawasan intern kas yang baik.
Dalam pengawasan intern penerimaan kas, PT PLN Persero UPT MEDAN telah melakukan pemisahan fungsi pencatat dan pengola kas, serta membuat
laporan penggunaan kas setiap harinya yang dilakukan oleh seksi Anggaran dan Keuangan, dan Seksi Akuntnsi. Untuk pengawasan harus disesuaikan dengan
keadaan khusus dari suatu perusahaan, pada umumnya sistem pengawasan intern kas menolak praktek pencatatan kas dan penanganan uang kas berada dalam satu
tangan. Kemungkinan besar untuk menyalahgunakan kas untuk sebagian besar dapat dikurangi apabila dua atau lebih pegawai bekerjasama untuk melawan
maksud-maksud penggelapan uang kas. Dengan diadakannya pemeriksaan intern kas dalam selang waktu yang tidak teratur, dapat mendorong pegawai melakukan
pekerjaannya dengan benar. Hal ini dapat dilakukan dengan cara analisa, penilaian rekomendasi dan komentar-komentar terhadap kinerja perusahaan dan kegiatan
operasi perusahaan.
H. Pengawasan Atas Pengeluaran Kas
1. Prosedur Pengeluaran Kas
Rangkaian prosedur pengeluaran kas pda PT PLN Persero UPT
MEDAN dapat diuraikan sebagai berikut: a.
Bagian yang membutuhkan dana
Membuat surat permohonan kepada Bagian Administrasi untuk
mengeluarkan dana, disertai dengan rincian penggunaan dana. b.
Bagian Administrasi
Menyampaikan permohonan ke PT PLN Persero UPT MEDAN.
c. Seksi Anggaran dan Keuangan
